Наличности, складови движения и контрол на пренареждането.
Типичен процес
Създаване на артикул като продукт → записване на начална наличност/приемане на стоки → Продажбите/потреблението намаляват наличността → Правилата за пренареждане задействат поръчка при спадане под минималното количество за уведомяване.
Модулът „Склад“ е разделен на четири секции — Преглед, Наличност, Покупки и Доставки. Всяка функция е описана поотделно по-додолу, в същия ред, както е в страничната лента.
Преглед
Табло — Склад с един поглед
Таблото на склада обобщава всички местоположения и веднага показва къде са необходими действия. Ключови показатели като ниски наличности и скоро изтичащи партиди пулсират в червено при проблем — едно кликване води директно до съответната страница с подробности.
- Показатели в реално време: брой складове, продукти и обща наличност във всички местоположения.
- Предупреждение за ниски наличности: артикулите под минималното ниво за поръчка се открояват в червено.
- Изтичащи партиди (60 дни), сортирани по срок на годност — оранжево под 45, червено под 14 дни (FEFO).
- Последни движения: десетте най-скорошни транзакции с посока (+/−) и времеви печат.
Наличност
Складове и местоположения
Управлявайте всички физически складови местоположения и техните характеристики — от стандартен склад до хладилна верига с контролирана температура. Стандартният склад (маркиран със звезда) се използва, когато не е избран склад при транзакция.
Създаване на нов склад
Кликнете върху „Нов склад“, въведете код на склада (напр. BERLIN-01) и име.
Тип и адрес
Изберете тип склад (Стандартен, Хладилна верига, BtM, Транзитен, Виртуален, Консигнационен); за хладилна верига въведете мин./макс. температура и по желание адрес.
Запазване и поддръжка
Запазете със „Създаване“. Складовете могат да бъдат редактирани по-късно; изтриването е възможно само ако наличността е 0.
Наличност
Прегледът на наличностите показва количествата в реално време за всеки продукт по склад — включително резервирани и действително налични количества (Налично = Наличност − Резервирано). Филтрирайте по склад или с едно кликване покажете само артикули под минималното ниво за поръчка.
- Цветови код: червен ред = празен (0), оранжев = ниска наличност, зелен = нормален.
- Търсене по име на продукт, SKU или баркод; филтър по склад.
- Минимално ниво за поръчка (Reorder-Point) и следващ срок на годност за всеки артикул са видими.
- Множество партиди за всеки продукт се показват с броя на партидите.
Транзакции — Приемане и издаване
Бързо въвеждайте или извеждайте наличности ръчно — оптимизирано за баркод скенер. След всяка транзакция фокусът се връща към полето за сканиране, така че можете да продължите да сканирате без прекъсване.
Избор на режим
Изберете „Приемане +“ или „Издаване −“ отгоре.
Сканиране на артикул
Сканирайте баркод или въведете SKU/име и натиснете Enter — текущата наличност ще бъде показана незабавно.
Записване на количество
Въведете количество, склад и по желание партида/срок на годност (само за приемане), както и причина, след което приемете или издайте.
Движения — Пълна история
Всяка промяна в наличностите се регистрира. Списъкът с движения е Вашата пълна одитна следа — с възможност за търсене по продукт и филтриране по вид движение.
- Типове движения със символ: Приемане, Издаване, Корекция, Инвентаризация, Преместване, Връщане, Начална наличност.
- Наличността преди и след всяка транзакция се показва.
- Референция, склад, потребител и времеви печат за всеки запис; номер на партида, ако е приложимо.
- Филтър по тип и търсене по име на продукт/SKU; по страници (50 на страница).
Инвентаризация
Извършвайте физически преброявания и сравнявайте действителната наличност с тази в системата (очаквана). Разликите се записват като корекции с едно натискане на бутон — с оценка на излишъците и липсите в евро.
Стартиране на инвентаризация
Кликнете върху „Нова инвентаризация“, въведете описание и по желание ограничете до категория.
Преброяване
Въведете преброеното действително количество за всеки артикул — автоматично се запазва на всеки 60 секунди.
Записване на разлики
Завършете преброяването, проверете отклоненията при прегледа и потвърдете с „Записване на разлики“.
Печат на етикети и баркодове
Отпечатайте ценови етикети и етикети с баркодове директно от склада — готови за рафт или за стоков прием. Същите баркодове работят с камера-скенера за инвентаризация.
Избор на продукти
В раздел „Етикети“ търсете и добавяйте артикули по име или артикулен номер.
Формат и количество
Изберете формат на етикета (малък, стандартен или голям) и задайте брой копия за всеки продукт.
Печат
Кликнете върху „Печат (PDF)“ — DivineMind генерира лист с име, цена и сканируем баркод за всеки етикет.
Доставки
Изпращане на поръчка до доставчик
В Покупки отворете поръчка, проверете доставчика и позициите и я изпратете с едно кликване — DivineMind генерира PDF файла и го изпраща директно по имейл на доставчика. AIRIS може също така автоматично да създава поръчки въз основа на правилата за пренареждане.
Отваряне на поръчка
Изберете поръчката от списъка — доставчик, основни данни, позиции и суми с един поглед.
Изпращане до доставчик
Кликнете на 'Изпращане до доставчик' — поръчката се генерира като PDF и се изпраща по имейл (статусът се променя на 'Изпратена').
Проследяване
Проследявайте потвърждението и получаването на стоки чрез промяна на статуса; изпратеният PDF файл остава архивиран.
Приемане на стоки
Проверявайте и записвайте входящи доставки към вашите поръчки. Всяко приемане на стоки показва свързаната поръчка, доставчика, склада и статуса на проверка.
Отваряне на приемане на стоки
Изберете съответното приемане от списъка или създайте ново с „Ново приемане на стоки“; филтрирайте по статус (отворено, прието, частично, отхвърлено).
Проверка на позиции
Сравнете доставените количества с поръчката и по желание въведете номер на товарителница.
Приемане или отхвърляне
Задайте статуса на прието, частично прието или отхвърлено — наличността ще бъде записана съответно.
Правила за пренареждане
Задайте за всеки продукт минималното количество на склад, при което трябва да се направи пренареждане. Въз основа на точката за пренареждане, количеството за поръчка и предпочитания доставчик, автоматичното пренареждане решава кога да се генерира поръчка.
Намиране на правило
Търсете продукт или филтрирайте по 'Само автоматично пренареждане' за вече активирани артикули.
Задаване на прагове
Точката за пренареждане, количеството за поръчка, доставчикът и времето за доставка се поддържат за всеки продукт на страницата с подробности за инвентара.
Активиране на автоматизация
Активирайте автоматичното пренареждане с превключвателя 'Авто' за всеки ред; режимът (предложение, одобрение, автономен) контролира степента на самостоятелно поръчване.
Каталог на доставчици
Централизирано сравнете кой доставчик доставя кой продукт на каква цена. Каталогът е вашата основа за вземане на решения за поръчки — с цена, минимално количество за поръчка, време за доставка и надеждност.
- За всяка връзка: продукт, доставчик, единична цена и артикулен номер на доставчика.
- Минимално количество за поръчка (MOQ) и време за доставка в дни.
- Стойност на надеждност 0–100 % (зелено ≥ 90, оранжево ≥ 70, червено под).
- Дата на последна поръчка за всяка комбинация доставчик-продукт.
Автоматично пренареждане — Протокол
Протоколът за автоматично пренареждане показва кога е било активирано автоматичното пренареждане и какво е решило — от създадено предложение за поръчка до ескалирано изключение.
- Три ключови показателя горе: създадени поръчки, предложения и ескалирани случаи.
- За всеки запис: продукт, наличност при задействане, точка за пренареждане, количество за поръчка и доставчик.
- Причина за задействане (напр. точката за пренареждане е подмината) и статус на действие, маркирани с цвят.
- Свързан номер на поръчка — едно кликване отваря генерираната поръчка.
Изпълнение на поръчки
Комплектоване & Изпращане
В Комплектоване виждате всички отворени поръчки за комплектоване — с проследяване на частични доставки и поръчки за доизпълнение.
Отворени поръчки
Работният списък показва за всяка поръчка поръчани, доставени и отворени количества за всеки продукт.
Резервиране на наличност
С едно кликване резервирайте наличността за клиента — така нищо няма да бъде продадено два пъти.
Pick & Pack списък
Генерирайте Pick/Pack списък като PDF — наличността се разпределя по най-ранен срок на годност (FEFO).
Изпращане
Следете всички изходящи пратки — от чернова през изпратени и в процес на доставка до доставени. Номерът на пратката, куриерът и номерът за проследяване са достъпни по всяко време.
- Търсене по номер на пратка, получател или номер за проследяване.
- Филтър по статус (чернова, комплектована, опакована, изпратена, в процес на доставка, доставена, анулирана, върната).
- За всяка пратка: куриер, проследяване, изходен склад, място на получател, брой позиции и дата на изпращане.
Връщания (RMA)
Обработвайте клиентски връщания структурирано чрез RMA процеса — от заявка през проверка и възстановяване до приключване.
Проверка на връщане
Търсене по RMA номер или клиент; преглед и одобрение на отворени заявки чрез филтъра за статус (заявени).
Проверка на стока
Проверете получените артикули и причината за връщане и задайте статуса на 'получено' или 'проверено'.
Възстановяване и приключване
Въведете сумата и метода за възстановяване, инициирайте възстановяването и затворете случая.
Резервации
Резервациите блокират наличност за отворени оферти и поръчки, за да не се продава една и съща стока два пъти. Виждате коя оферта или поръчка колко наличност е обвързала.
Намиране на резервация
Търсене по продукт, SKU или референция (номер на оферта/поръчка); филтърът по подразбиране е 'активен'.
Изразходване
При доставка маркирайте активната резервация като изразходвана със зелената отметка.
Освобождаване
Ако оферта изтече, освободете резервацията с червения X — наличността става отново достъпна.
Фарма и съответствие
Под Фармация управлявате изтегляния на партиди и клиентски лицензи (разрешителни за аптеки/търговия на едро) — с пълна проследяемост на всички доставки.
Клиентски лицензи
За всеки клиент въведете разрешително за аптека, търговия на едро или храни. Изтеклите лицензи се маркират в червено и автоматично блокират издаването.
Проследяване на партида
При изтегляне DivineMind проверява кои доставки са получили засегнатата партида — през всички товарителници.
Иницииране на изтегляне
Създайте изтеглянето като качествено събитие (CAPA); засегнатите клиенти се подготвят и се уведомяват с едно кликване.
Експортиране на доклад за изтегляне
В раздел „Доклад за изтегляне“ изберете продукт и партида — ще видите всички клиенти и доставки, които са получили стоки от тази партида, и ще експортирате списъка като CSV за властите и документация.
Изтегляне и проследимост (храни, напитки, стоки)
В Изтегляния ще намерите функции за изтегляне, справка за изтегляне и проследимост без фармацевтични лицензи — за търговия на едро с храни, напитки и общи стоки. Основата е проследимостта „една стъпка напред, една стъпка назад“ (Регламент (ЕО) № 178/2002, чл. 18/19). Данните са същите като в Pharma & Compliance.
Създаване на изтегляне
Търсене на артикул, въвеждане на партида, „Проверка на засегнатите“: Виждате колко доставки са получили партидата — и колко доставки без партида правят изтеглянето непълно.
Уведомяване на клиенти
Уведомителните писма за изтегляне се изпращат само след ваше кликване — по един имейл на клиент, дори ако е имал няколко доставки.
Проследяване назад
В раздел „Проследимост“ въвеждате номер на стокова разписка или фактура и виждате партида, приета стока и доставчик.
Планиране на курсове и екран на шофьора
В Склад › Планиране на курсове планирате за всеки ден кое превозно средство с кой шофьор кои чакащи стокови разписки доставя и в каква последователност. Шофьорът изпълнява курса си в приложението AIRIS в „Курсове“.
Създаване на курс
Изберете ден, „Нов курс“, превозно средство от автопарка, шофьор и товарен пункт. Предупрежденията се показват веднага: изтекъл ГТП, заето превозно средство, отсъстващ шофьор, втори курс за същия ден.
Разпределяне на стокови разписки
Плъзнете чакащите стокови разписки отляво в даден курс или изберете „Към курс…“. В курса пренареждайте с плъзгане или ↑/↓, премахвайте с ×. Дадена стокова разписка може да бъде само в един курс.
Предложи последователност
„Предложи последователност“ локализира адресите за доставка на картата и изчислява най-кратката последователност по права линия от мястото за товарене. Адреси без съвпадение се сортират по пощенски код. Маршрутът се променя едва след „Прилагане“.
При клиента (приложение)
Шофьорът вижда спирките, навигацията и стоковата разписка с партида. Клиентът се подписва на телефона (или се отбелязва „Оставена стокова разписка“/„Стоката е оставена“), шофьорът начислява върнатия амбалаж по депозитната сметка и докладва несъответствия (липси, повреди) — от това се генерира проект за връщане.
Инкасиране
Ако шофьорът приеме пари, въвежда сумата и начина на плащане като бележка. Не се осчетоводява нищо — плащането се регистрира от счетоводството. Ненамерен клиент или отказано приемане: стоковата разписка се появява отново в „Отворени стокови разписки“.
Снимка като доказателство за доставка
На съответния стоп прикачвате до пет снимки чрез „+ Снимка“ (напр. разтоварена стока, палет, повреда). Снимките са защитени и достъпни само след вход в системата.
Превозното средство е заето в автопарка
Маршрут с превозно средство блокира автомобила от тръгването до следващия маршрут или до края на деня. Автопаркът и строителният график показват маршрута; ако автомобилът вече е зает там за друго, планирането на маршрути сигнализира за това.
Пратка към стокова разписка
В Склад › Пратка винаги създавате пратка към стокова разписка. Клиентът, получателят и позициите с партида се вземат от стоковата разписка; наличността вече е отписана там, „Изпратено“ не отписва повторно.
Създаване на пратка
„Създаване на пратка“, потърсете стокова разписка (номер или клиент), изберете куриер, въведете номер за проследяване. Към една стокова разписка може да има само една отворена пратка.
Проследяване на пратка
За DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS и Canada Post линкът за проследяване се генерира автоматично. DivineMind не печата куриерски етикети.
Смяна на статус
В страницата на пратката вдясно: комисионирано, опаковано, изпратено, доставено. Връщанията към тази пратка се намират отдолу.
Връщане с блокирана наличност
Връщането винаги е свързано със стокова разписка: може да се върне само доставеното със съответната доставена партида. При приемане изправната стока отива в склада, унищожената се отписва — повредената или непроверената стока постъпва в блокираната наличност и не се продава, нито комисионира.
Създаване на връщане
Склад › Връщания › „Създаване на връщане“, изберете стокова разписка, маркирайте позициите, въведете количество и състояние.
Стоката е приета
Одобрете, след това „Стоката е приета“. Към връщането се създава чернова на кредитно известие както досега.
Решение за блокираната наличност
За всяка позиция: годно за продажба (отива в склада), унищожаване или връщане на доставчика. Решението следва настройката на превключвателя за автономия на склада — веднага или след одобрение. Приключването е възможно само когато няма останала блокирана наличност.
Номер на производителя, единици, ценови скали в линка за поръчка
При артикула номерът на производителя (MPN) е отделно поле до артикулния номер и EAN. Търсенето, сканирането в приложението и сканирането на етикети намират артикула и чрез него; импортът от DATANORM го попълва от референтния номер на B-записа, без да презаписва въведените стойности. Мерни единици като „piece“ се показват на Вашия език. Връзката за поръчка показва количествените ценови нива от Вашата ценова листа, а количката изчислява с цената за съответното ниво — цената при изпращане остава обвързваща.
Трансфери
Премествайте наличност между вашите складове и проследявайте трансфера от чернова през в процес на доставка до завършен.
Създаване на трансфер
Кликнете на 'Нов трансфер' и изберете изходен и целеви склад.
Въвеждане на позиции
Добавете артикули и количества за трансфера и инициирайте преместването.
Проследяване и приключване
Проследявайте трансфера чрез статус 'в процес на доставка' и маркирайте като завършен при получаване в целевия склад.
Свързани функции
EDI: Импортиране на поръчки, изпращане на авизо за доставка
В Склад › EDI интерфейс импортирате поръчки от клиенти като EDIFACT ORDERS (D.96A) или openTRANS ORDER. От тях се генерира поръчка като предложение за одобрение — по цени от Вашата ценова листа, с проверка на кредитен лимит, блокиране на доставки и марж. Фактурите (INVOIC, Peppol) се обработват през DivineFinance, а не тук.
Въвеждане на собствен GLN
Вашият 13-цифрен GLN се посочва като подател в авизото за доставка. GLN на клиента се запаметява при първото импортиране, след като го изберете веднъж.
Проверка и създаване на поръчка
Изберете файл, „Проверка“: виждате всяка позиция със съответния артикул (чрез GTIN или Вашия каталожен номер) и цената според ценовата листа. „Създаване като предложение за поръчка“ — поръчката се създава след одобрение в Автоматизация › Одобрения. Един и същ номер на поръчка от клиент не се създава повторно.
Генериране на авизо за доставка
Към всяка стокова разписка изтегляте DESADV (EDIFACT) или DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — с партида и срок на годност за всяка позиция и номера на поръчката на клиента.
Чрез интерфейс (API)
Системите на клиентите Ви изпращат поръчки към Интерфейс за поръчки (API) с API ключ на Вашата компания (Настройки › API ключове, право orders:write). Авизото за доставка се изтегля с orders:read.
Контрол на маржа
Ако продажната цена е под себестойността на артикула или под минималния Ви марж на покритие, поръчката изчаква одобрение — при поръчка през линк, от клиентския профил, от търговски представители, по EDI и когато AIRIS приема поръчка. Цените никога не се променят. Настройва се в Склад › Пикиране › Процес (по подразбиране: включено, 0% = само под себестойност). Дали поръчката ще премине без одобрение зависи от Вашата Настройка за автономия на склада.
Себестойност и Интрастат за артикула
В артикула поддържате доставната цена и данните за Интрастат: код на стоката (КН, 8-цифрен), нетно тегло в kg, държава на произход (код по ISO) и — където КН го изисква — допълнителната мерна единица с количество за единица. При импортиране от CSV/Excel се разпознават колони като „Покупна цена“, „Код на стоката“, „Нетно тегло“ и „Държава на произход“.
Клиентска връзка за поръчка
Предоставете на редовни клиенти персонална връзка за поръчка: Те я отварят без вход, виждат Вашия каталог с техните договорени цени и поръчват директно — при Вас автоматично се генерира поръчка.
Създаване на връзка
Създайте връзка за поръчка за всеки клиент в секция 'Условия' (Ценова листа, минимална стойност на поръчката, валидност).
Споделяне на връзка
Изпратете персоналната връзка на клиента — той не се нуждае от акаунт.
Клиентът поръчва
Клиентът избира от каталога и изпраща — генерира се потвърждение на поръчката с неговите условия.
Задайте минимални наличности и доставчици за всеки артикул. Автоматичното пренареждане предотвратява недостиг на доставки без ръчно проследяване.