Ugostiteljstvo i hotelijerstvo

• MHD / FEFO: Zalihe sortirane po datumu isteka — otpisati ili dozvoliti AIRIS-u da ponovo naruči.
• HACCP samokontrola: Unos temperatura hlađenja/zamrzavanja; odstupanja se odmah prijavljuju crvenom bojom.
• Evidencija dolazaka/odlazaka i knjiga smena: Zaposleni evidentiraju dolazak/odlazak po stanici — pravo praćenje vremena.
• Evidentiranje dolaska/odlaska na lokaciji: Pod Evidencija vremena, vlasnici, administratori i menadžeri uključuju pravilo „Evidentiranje dolaska/odlaska samo na lokaciji“ za svaku poslovnicu i određuju „Radijus u metrima“. Tada je evidentiranje dolaska/odlaska moguće samo ako je mobilni telefon unutar radijusa — u aplikaciji i na vebu.

• Knjiga rezervacija: Dnevni prikaz sa vremenskom osom pod Knjiga rezervacija — Stolovi × vreme, klik na slobodno polje kreira rezervaciju (broj osoba, trajanje, sto automatski ili fiksno).
• Stolovi i oblasti: pod „Upravljanje stolovima“ kreirate stolove sa sedištima i direktno ih dodeljujete oblasti (npr. trpezarija ili terasa) — nove oblasti kreirate u istom dijalogu.
• Želje gostiju i alergije: prava polja na rezervaciji i na CRM kontaktu — Napomene o alergijama se prikazuju crveno u dnevnom prikazu i automatski se preuzimaju za stalne goste.
• Potvrda gostu: WhatsApp potvrda direktno iz knjige rezervacija još uvek nije dostupna (biće dostupna tek nakon odobrenja od strane Mete) — Vaš tim šalje potvrdu samostalno.
• Telefonska rezervacija: Primite poziv i unesite rezervaciju u knjigu rezervacija. Telefonsko prihvatanje poziva putem AI trenutno nije aktivirano.

• Pod Događaji unosite povod, termin, broj osoba, salu ili stolove, meni iz artikala kase (cena po osobi), paket pića, raspored i alergije.
• „Kreiraj ponudu“ generiše ponudu kao premium PDF putem standardne funkcije ponuda. Nakon prihvatanja, „Potvrdi“ blokira stolove u knjizi rezervacija — u slučaju preklapanja, rezervacija se navodi i ništa se ne knjiži.
• Nakon toga sledi avansni račun (npr. 30%, iskazano po poreskim stopama) i konačni račun sa stvarnim brojem osoba — avans se automatski odbija. Banketni list (PDF) je dokument za kuhinju i servis.
• Kuhinja i tim dobijaju podsetnik dva dana ranije i na sam dan u 08:00 (lokalno vreme vašeg objekta) sa brojem osoba, menijem i alergijama.

• Pod Pekara → „Podešavanje“ definišete koja lokacija je pekara, koje lokacije naručuju, do kada (rok za naručivanje za sledeći dan, lokalno vreme vašeg objekta) i kojom rutom se isporučuju. Za svaki artikal podešavate testo, peć, vreme pečenja i veličinu pleha.
• Naručivanje filijale: Svaka filijala ujutru vidi unapred popunjen predlog narudžbine i šalje ga do roka za naručivanje — na kasi pod „Filijala“ ili na vebu pod „Narudžbine filijala“. Nakon toga izmene može vršiti samo pekara/rukovodstvo; takve naknadne izmene su označene.
• Lista pečenja: zbir svih poslatih narudžbina filijala plus prednarudžbine, grupisano prema testu, peći i vremenu pečenja, sa plehovima — dostupno i kao PDF. „Knjiži kao ispečeno“ prebacuje robu u magacin pekare.
• Isporuka: „Polazak“ generiše otpremnicu za svaku filijalu (prenos u magacinu); filijala potvrđuje prijem i unosi odstupanja sa razlogom.
• Povraćaj uveče: po artiklu, šta je preostalo i gde odlazi (otpis, socijalni supermarket, Too Good To Go, osoblje, povrat u pekaru) i kada je artikal rasprodat. Iz toga se dobija stopa povraćaja po filijali, artiklu i danu.
• Prognoza: predlog računa transparentno — isti dani u nedelji, trend, vremenske prilike, praznici, vreme rasprodaje i sigurnosna rezerva iz vaše marže. „Ovako je izračunato“ prikazuje svaki korak; retrospektiva poredi prognozu i stvarno stanje. AIRIS sme samostalno da pošalje samo ako to dozvolite putem dugmeta za autonomiju.
• Zadato po poslovnici: U kartici „Prognoza“, pod „Zadato za predlog porudžbine“ birate između „uravnoteženo“ (što manje povrata, bez češćih rasprodaja) i „štedljivo“ (još manje povrata, ali češće rasprodaje). Ispod toga je prikazano kako bi povrat i rasprodaja izgledali sa drugim zadatim vrednostima u istom periodu. Isti izbor ćete naći u „Podešavanjima“ u koloni „Predlog“; on važi od sledećeg predloga porudžbine za tu poslovnicu.
• Prednarudžbine: torte i plate sa terminom preuzimanja, filijalom i kupcem iz CRM-a; avans je standardni račun za avans. Količina se nalazi na listi pečenja na dan preuzimanja, a tim dobija podsetnik u 07:00.

• U svakom dosijeu kontakta postoji kartica „Zaštita podataka“: uvid prema Art. 15 kao PDF i potpuna kopija podataka prema Art. 20 kao JSON datoteka — sa rezervacijama, pozivima, imejlovima, računima i saglasnostima.
• Zahtevi se evidentiraju kao predmet sa datumom prijema i rokom (1 mesec); vlasnici i administratori dobijaju podsetnik 7 dana pre isteka.
• Brisanje prema Art. 17: probno pokretanje prvo prikazuje šta se briše, anonimizuje ili zadržava zbog obaveze čuvanja. Računi ostaju nepromenjeni (pseudonimizovani); izvršenje mogu pokrenuti samo vlasnici i administratori, uz zapisnik o brisanju kao PDF.

• Izvoz revizije: pod HACCP Kontrolne liste u kartici „Istorija“ preuzmite kompletnu istoriju kontrolnih lista kao CSV ili PDF za inspekciju hrane (period se može izabrati, odstupanja su označena).
• Povezivanje rashladnih uređaja: Kontrolne tačke temperature se mogu dodeliti uređajima koji se održavaju pod Rashladne jedinice — Naziv uređaja se pojavljuje prilikom unosa, u istoriji i u izvozu revizije.
• Zaboravljene provere: Svakog jutra u 07:00 sistem proverava koje su kontrolne liste otvorene ili prekoračene. Odgovorni dobijaju zadatak sa brojem otvorenih i prekoračenih provera i obaveštenje u zvonu — Vi ne morate ništa da uključujete za to.

• Oba menija otvaraju gotov predložak u Workflow-editoru — još uvek ništa ne radi. Proverite naziv, okidač i korake, sačuvajte sa „Sačuvaj“ i zatim aktivirajte workflow. Sa „Testiraj“ ga isprobajte pre toga (prvo sačuvajte).
• No-Show-workflow (Gastro › No-Show-workflow): Okidač „ručno“ za kontakt, tj. gosta. Korak 1 mu šalje prijateljski podsetnik na današnju rezervaciju sa molbom za kratku potvrdu (tekst od AI), korak 2 čeka jedan dan, korak 3 Vam javlja „Proveriti No-Show i po potrebi pratiti“.
• Porudžbine (Gastro › Porudžbine): Predložak „Pokreni dopunu zaliha“ sa nedeljnim rasporedom u ponedeljak ujutru (može se promeniti u okidaču). Javlja „Proveriti potrebu za porudžbinom — artikli ispod minimalnog stanja“ i kreira zadatak „Pokreni porudžbinu kod dobavljača“, sa rokom sledećeg dana. Sama porudžbina se ne generiše — to radi dnevni predlog porudžbine u skladištu (videti dole).
• Mejlovi gostima se šalju automatski samo onoliko koliko to dozvoljava Vaše dugme za autonomiju za automatizacije — inače mejl čeka Vaše odobrenje. Izvršene procese možete videti pod Automatizacija › Pokretanja.

• U AIRIS-četu: Pošaljite račun kao fotografiju ili PDF, AIRIS pita „Da li da ovo knjižim u skladište?“. Da li AIRIS direktno knjiži ili čeka Vaše odobrenje, određuje Vaše dugme za autonomiju za skladište.
• Dnevni predlog porudžbine: Pod Automatsko ponovno naručivanje sistem svakog jutra proverava aktivna pravila za dopunu zaliha i kreira nacrt porudžbine po dobavljaču; vlasnici, administratori i menadžeri bivaju obavešteni. „Proveri sada“ pokreće proveru odmah. Istekle serije se ne računaju kao zalihe. Da li se nacrt samo predlaže, podnosi na odobrenje ili direktno šalje dobavljaču, odlučuje dugme za autonomiju.

Pravila za dopunu zaliha, porudžbine i FEFO su detaljno opisani u poglavlju Skladište i zalihe.

Podešavanje, raspored stolova, naplata, kuhinjski ekran i štampač su detaljno opisani u poglavlju DivinePOS — sistem kase. Ovde je opisano šta se dodaje u svakodnevnom radu ugostiteljstva.

• Više preduzeća: Ako posedujete više firmi sa kasom, nakon prijave na pos.divinemind.ai/firmenwahl izaberite firmu. Izbor ostaje zapamćen; možete ga promeniti u bilo kom trenutku u Backoffice-u preko menija profila → „Promeni firmu“. Aktivna kasa svake firme pamti uređaj — pri povratku je dovoljan PIN.
• Napojnica: U dijalogu za plaćanje pod „Napojnica“ izaberite „Nema“, „Zaokruži“ ili „Sopstveni iznos“ — takođe i kod „Podeljeno plaćanje“ (gotovina i kartica). Napojnica nije promet i ne stoji u potpisanom iznosu. Pod Izveštaji, „Promet po konobaru“ prikazuje promet i napojnicu po osobi; Z-bon prikazuje napojnicu po konobaru, sa „od toga bezgotovinski, za isplatu“. Kako isplaćujete bezgotovinsku napojnicu (gotovinom iz kase ili preko obračuna zarada), odlučujete sami — ne knjiži se automatski.
• Otvoreni račun na šanku: Kasa → dugme „Račun“, pronađite račun i naplatite gotovinom ili karticom. Iznos dolazi iz računa, kreira se potpisani fiskalni račun, račun je nakon toga plaćen. U Z-bonu plaćanje stoji u posebnom bloku „Plaćanja na računima“ i ne računa se drugi put kao promet.
• Prikaz spremnosti za preuzimanje: Na kuhinjskom ekranu dugme „Preuzimanje“ otvara korisnički prikaz za ekran na šanku — „U pripremi“ i „Spremno za preuzimanje“ sa brojem preuzimanja, za poneti i za šank. Ako kuhinja javi da je porudžbina gotova, broj skače na „Spremno za preuzimanje“.
• Dnevni obračun: Z-bon se automatski generiše svakog jutra u 05:00 po lokalnom vremenu Vašeg objekta za protekli poslovni dan — sa prometom po poreskoj stopi i načinu plaćanja i napojnicom po konobaru. Ručni obračun možete i dalje pokrenuti; nijedna porudžbina se neće dvaput brojati.

• Skraćenice se pojavljuju na kasi, na kuhinjskom bonu i na kuhinjskom ekranu. Na računu za kupca, na dodacima i na online meniju nema alergena — za to je namenjena kartica alergena.
• Marža po jelu: Pod Izveštaji → kartica „Marža po jelu“ kasa neto izračunava iz recepture i poslednje nabavne cene — sa troškom robe i Food-Cost-kvotom po jelu. Ako nekom sastojku nedostaje nabavna cena, to stoji kod jela, umesto da se izmišlja broj. Recepture održavate pod Skladište › Dodela.

• Vaučeri za vrednost: Na kasi dugme „Vaučer“ → „Prodaj“ ili „Proveri preostalu vrednost“. Kod stoji sa QR kodom na računu i može se iskoristiti u svakoj poslovnici, takođe u više koraka — u dijalogu za plaćanje pod „Iskoristi vaučer“. Prodate i otvorene vaučere vidite u Backoffice-u u kartici „Vaučeri“.
• U kartici „Izveštaj“ vidite članove, pečate, nagrade i vaučere po poslovnici. Reklamiranje putem SMS-a ili WhatsApp-a vlasnicima kartica samo ako je gost to posebno odobrio.

• Stranica „Fiskalna kasa (RKSV)“ u Kasa-Backoffice-u pod Podešavanja: Status svake kase, podaci za FinanzOnline, lista računa, „DEP-Export“ i „Proveri lanac“. Provera kontroliše potpise, brojeve računa, povezivanje, brojače prometa, početni račun, kvarove i QR kodove. Svaka kasa ima svoj potpisni lanac.
• Nulti, mesečni, godišnji i završni račun kreirate na istoj stranici. Završni račun trajno isključuje kasu iz rada — to se ne može poništiti.
• Kvar potpisne jedinice: Kasa nastavlja sa radom; računi nose napomenu „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Kada se jedinica ponovo uspostavi, kreira se potpisani zbirni račun o kvaru. Na demo kasi to možete demonstrirati sa „Ausfall vorführen“.
• Nastavite sa naplatom bez interneta — takođe u pretraživaču: Ako kasa prikazuje „Offline spremno“, radi i u slučaju prekida mreže, čak i nakon ponovnog učitavanja stranice. Porudžbine i plaćanja završavaju u „Offline-redu čekanja“ na ovom uređaju; gost dobija Ersatzbeleg bez QR koda („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Kada se mreža vrati, procesi se naknadno unose redosledom evidentiranja — nikada dvaput — i potpisuju se sa napomenom „Nacherfassung“ i stvarnim vremenom prodaje. Sa „Signierten Beleg für den Gast drucken“ gost nakon toga dobija svoj potpisani račun. Ako uređaj nema štampač, kasa javlja da porudžbina mora usmeno ići u kuhinju — kuhinjski bon se ne štampa naknadno.

• Rad poslovnica: Kase, cene (u Kasa-Backoffice-u pod Proizvodi, asortiman po poslovnici) i blagajničku knjigu vodite po poslovnici. „Ketten-Cockpit“ u Kasa-Backoffice-u upoređuje poslovnice, uključujući lojalnost kupaca.
• Blagajnička knjiga (Gastro & Hotel › Blagajnička knjiga): Gotovina iz dnevnog obračuna automatski se knjiži u blagajničku knjigu poslovnice, sa proverenim hash-lancem.
• DATEV: Pod Poreski savetnik izvozite DATEV-knjigovodstveni paket kao CSV datoteku — sa dnevnim prometom kase, u Austriji u kontnom okviru SKR07, u Nemačkoj SKR03 ili SKR04. Promet kartica kase se knjiži kao novčani tranzit. To je datoteka, a ne interfejs.

• AIRIS odgovara iz Vaših sopstvenih podataka, na primer: „Koliko prometa i napojnica ima svaki konobar danas?“, „Ko je danas na dužnosti?“, „Koja su jela bez glutena?“ ili „Koliko kroasana treba da naruči poslovnica sutra?“ — sa načinom izračunavanja.
• AIRIS sme da deluje (naručuje, knjiži, šalje) samo onoliko koliko to dozvoljava Vaše dugme za autonomiju.

Svi alati po industriji su detaljno opisani u poglavlju Šta AIRIS može po delatnostima — svi alati.

• Kreiranje dobavljača: Ručno uneti dobavljače hrane pod Dobavljači.
• Kreiranje zaposlenog: bez e-pošte → AIRIS-PIN, pomoću kojeg se zaposleni prijavljuje u aplikaciju.
• Prijava bolovanja: Podneti zahtev za odsustvo (bolest) — odmah se pojavljuje na listi tima.
• Odobravanje zahteva za porudžbine: Pregledajte i odobrite zahteve zaposlenih za porudžbine pod Zahtevi za porudžbine i pošaljite ih direktno dobavljaču kao e-poštu klikom na „Bestellung senden“ (Status se automatski menja u „bestellt“).