Hotel i pansion: Sobe, rezervacije, evidencija gostiju, boravišna taksa

Sobe, rezervacije, račun gosta i naplata — sa kalendarom zauzetosti za dve nedelje kao centralnom tačkom.

• Dnevni brojevi gore: dolasci i odlasci danas, zauzete sobe, doručak za sutra ujutru, sobe za čišćenje.
• Kalendar zauzetosti soba po danima: klik na slobodno polje otvara rezervaciju sa unapred popunjenom sobom i datumom; boja pokazuje status.
• Upravljanje rezervacijom: potvrditi, prijaviti se, odjaviti se; takođe otkazati ili označiti kao nepojavljivanje.
• Račun gosta: noćenje, rezervisane stavke i boravišna taksa; u hotelu se usluge sa količinom i poreskom stopom mogu knjižiti na sobu.
• Naplata: odjava sa zbirnim računom, račun za avans od 30 procenata, gostinski list kao PDF.
• Jednokratno podešavanje: sobe sa kategorijom i cenom, sezone sa faktorom cene, boravišna taksa, kalendar portala putem iCal-a i javni link za rezervaciju.
• Primalac računa: Izaberite CRM kontakt u rezervaciji ili unesite naziv/ime, adresu i PDV broj. Za iznose preko 400 € (AT) odnosno 250 € (DE) bruto, sistem zahteva ime i adresu.
• Poreske stope potiču iz zemlje preduzeća (AT smeštaj 10 %, stavke 20 %; DE 7 % / 19 %). Ako je doručak uključen u cenu sobe, on se prikazuje kao posebna stavka na računu (DE: hrana 7 %, piće 19 %).
• Podesite gradsku taksu u podešavanjima — ne postoji podrazumevana vrednost. Predložak Beč postavlja 5 % od smeštaja bez doručka i PDV-a (od 01.07.2027. 8 %), sa izvorom; deca ispod starosne granice su oslobođena.
• Cene važe po noćenju: Ako boravak obuhvata više sezona, svako noćenje dobija svoju sezonsku cenu — u modulu, na stranici za rezervacije i u AIRIS-u.
• iCal: Ako se rezervacija sa portala preklapa sa sopstvenom, ništa se ne rezerviše dvaput — ona se prikazuje kao upit sa konfliktom u kalendaru, a zvono i mejl to prijavljuju.
• Stranica za rezervacije: Konačne cene uključuju PDV, napomenu o gradskoj taksi, napomenu o zaštiti podataka i otkazivanju; uključite i isključite u podešavanjima. Nova pitanja prijavljuju zvono i mejl; gost dobija mejl potvrde prijema i potvrde na svom jeziku.
• Gostinski list: u Austriji list evidencije gostiju prema Prilogu A Uredbe o evidenciji gostiju, u Nemačkoj poseban obrazac za prijavu (samo strani gosti) — sa rednim brojem.

• „Na račun sobe“ na kasi: Gost se potpisuje na ekranu kase. Potpis je privatno zabeležen uz stavku na gostovom računu i pojavljuje se na „Prilogu sa potpisima“ (PDF) uz račun.
• Plaćanje računa na recepciji (Dosije gosta → Računi): „Gotovina (kasa)“ ili „Kartica (kasa)“ naplaćuje se preko Vaše fiskalne kase — sa fiskalnim računom i potpisom tamo; račun se nakon toga označava kao plaćen.
• Avans: Iz odobrenog avansnog računa nastaje link za plaćanje. Gost plaća na posebnoj stranici preko Mollie naloga Vašeg objekta. Nacrt ili objekat bez pružaoca platnih usluga ne dobija link.
• Ishrana po rezervaciji (samo soba, doručak, polupansion, pun pansion): sopstvene stavke računa za set obroka, lista doručka i broj večera po danu (dugme „Lista doručka“).
• Održavanje soba na telefonu: Odjava postavlja sobu na „za čišćenje“, a zvonce javlja „Soba … je slobodna — molimo očistite“. „Čisto“ čuva ime i vreme, „Blokirano“ uklanja sobu i sa stranice za rezervacije.
• Izveštaji: Popunjenost, ADR, RevPAR, noćenja po zemlji porekla i mesečna lista boravišne takse kao PDF za opštinu. Registracioni broj (VO (EU) 2024/1028) nalazi se na stranici za rezervaciju i računu; AIRIS može da potvrdi, prijavi/odjavi, knjiži stavke, gostov list i avans — upisivanje samo preko dugmeta za autonomiju.
• Boravišna taksa na kasi: Ako fiskalna kasa naplaćuje boravišnu taksu, ona se na računu nalazi kao zasebna stavka „prolazna stavka“ sa 0%. Polupansion i pun pansion sa pićem dele račun na hranu i piće; udeo podešavate sami.
• AIRIS bez odobrenja: provera slobodnih soba, prikaz dana u objektu i kreiranje upita. Ako odgovara više rezervacija, AIRIS postavlja dodatno pitanje.

• Vreme firme: Pregled, kalendar popunjenosti, „danas“ pri iCal sinhronizaciji i dnevni pregled AIRIS-a računaju se u vremenskoj zoni vašeg objekta (iz podataka firme ili zemlje firme) — ne u vremenskoj zoni servera. Dolazak, odlazak i „Doručak za sutra“ se stoga menjaju u ponoć po lokalnom vremenu.
• Unesite registracioni broj (VO (EU) 2024/1028, kratkoročni najam): Hotel › „Podešavanja“ › „Registracioni broj objekta“ i „Izdato od / Stanje“. Ako apartman ima sopstveni broj, unesite ga pod „Upravljanje sobama“ › Soba › „Reg.-br. (samo ako se razlikuje)“. Broj se pojavljuje na stranici za rezervaciju i na računima; proverite kod vaše opštine ili zemlje da li postoji postupak registracije.
• Potpisi su privatni: Potpis „na sobu“ na kasi nije javno dostupan — samo putem potpisanog, vremenski ograničenog linka iz naloga gosta ili u „Prilogu sa potpisima“. Prazan ili oštećen potpis biće odbijen, dugme „na sobu“ je dostupno tek nakon potpisa, a mogu se izabrati samo gosti koji su u objektu.
• Jezici: Interfejs i javna stranica za rezervaciju dostupni su na 30 jezika; ulazni i potvrdni e-mail gost dobija na svom jeziku. DivineMind ne sadrži Channel Manager (sinhronizacija cena i kontingenata sa portalima za rezervaciju) — sinhronizacija sa portalima se odvija putem iCal-a (samo zauzeto/slobodno).