Upravljanje nekretninama: Zakup, etažno vlasništvo, obračun, merne službe, skupština

Otvorite upravljanje nekretninama

Otvorite „Sve aplikacije“ i izaberite „Upravljanje nekretninama“. Pregled prikazuje sve nekretnine sa brojem jedinica, iznajmljenih i praznih jedinica; gore filtrirate po Austriji ili Nemačkoj.

Kreirajte nekretninu

Kliknite na „Kreiraj nekretninu“. Asistent redom traži osnovne podatke i zemlju, zgradu sa njenim pravnim karakteristikama (npr. datum građevinske dozvole ili subvencije), jedinice i račune. Zemlja određuje koje će se pravo kasnije primenjivati.

Kreirajte jedinice u seriji

U koraku „Jedinice“ kreirate mnogo „Top“ jedinica odjednom, na primer Top 1 do 24, sa zajedničkom vrstom korišćenja i površinom. Pojedinačne jedinice kasnije menjate u njihovom dosijeu; površina se verzira sa datumom važenja.

Evidentirajte vlasništvo i udele

U kartici „Vlasnici“ unosite vlasnike sa njihovim udelom. Kod etažnog vlasništva u Austriji evidentirate korisne vrednosti iz procene korisne vrednosti, u Nemačkoj udele suvlasništva i zajednički pravilnik. Proverava se zbir.

Kreirajte zakupni odnos

Pod „Ugovori o korišćenju“ kliknite na „Novo“. Asistent vas vodi kroz jedinicu, ugovor i ograničenje, zakupce iz vaših kontakata, komponente zakupnine sa PDV-om po redu, kauciju i prilagođavanje zakupnine (indeksiranje vrednosti, indeksna ili stepenasta zakupnina) kao i pravne karakteristike.

Proverite pravnu klasifikaciju

U poslednjem koraku vidite koje se zakupno pravo primenjuje — korak po korak obrazloženo, sa referencom i linkom ka tekstu zakona. Ako nedostaju podaci, klasifikacija je „neodređena“ i nedostajuća polja su povezana kao lista. Klasifikacija se čuva sa zakupnim odnosom.

Potvrdite ili preinačite klasifikaciju

U dosijeu zakupnog odnosa možete ponovo izračunati, potvrditi ili preinačiti klasifikaciju sa obrazloženjem od najmanje 20 znakova. Svaka verzija ostaje vidljiva u istoriji.

Početna stranica „Moji objekti danas“

Nakon prijave, otvara se „Moji objekti danas“. Vidite šta je danas na redu u Vašim objektima: hitni slučajevi, dospele provere, rokovi, zaostaci i nove poruke iz korisničkog foldera. Gore, „Nekretnine“, „Štete“ i „Učitavanje izvoda računa“ vode direktno dalje.

Objekti za koje ste Vi zaduženi

Kartice prikazuju objekte za koje ste Vi zaduženi, svaki sa semaforom. Ako Vam još nije dodeljen nijedan objekat, vidite sve objekte. „Prikaži sve“ otvara celu listu pod „Objekat i kancelarija“.

Objekat i kancelarija

U meniju „Objekat i kancelarija“ nalazi se ista dnevna lista i ispod nje unosi iz korisničkog foldera (šteta, stanje brojila, povratna informacija majstora). Gore, „Štete“ i „Provere i rokovi“ vode dalje; vlasnici i administratori dodatno vide „Smernice“.

Smernice Vaše administracije

Pod „Smernice“ vlasnici i administratori određuju vreme reakcije, rokove i granice – odvojeno od zakonskih rokova: na primer, „Odobrenje po principu četiri oka od (€, neto)“ za naloge, „Rokovi dodatno kao termin u kalendaru“ i korporativni poštanski sandučić za slanje e-pošte. Nikada se ne šalje automatski, uvek tek nakon odobrenja.

Otvorite karticu „Obračun“

Otvorite nekretninu i izaberite karticu „Obračun“. Pregled prikazuje otvorene troškove, nedostajuća očitavanja, rokove sa semaforom i dospele korekcije.

Definišite krugove i ključeve

Pod „Krugovi i ključevi“, opcija „Predloži krugove“ kreira krug operativnih troškova, dodatno grejanje/toplu vodu za centralno snabdevanje, a poseban krug za lift ili vešernicu. Odstupajući ključ raspodele zahteva pravni osnov i dokument; vlasnici ili administratori ga postavljaju kao važećeg. U krugu grejanja unosite podatke za obračun troškova grejanja (Austrija: odvajanje grejanja/tople vode, sporazum o udelu potrošnje; Nemačka: metoda tople vode, vrsta CO2 zgrade). Vrste troškova koje se mogu preneti samo uz dokumentovani preduslov, označite u krugu čim dokaz bude dostupan.

Dodeli troškove

Pod „Troškovi“ nalaze se ulazne fakture sa razlogom podudaranja (troškovno mesto, dobavljač, merna tačka, adresa). „Dodeli“ raspoređuje fakturu na krug i vrstu troška, po potrebi u više delova. Odluke, sopstvene usluge i prihode evidentirate sa dokumentom.

Očitajte brojila

Pod „Brojila“ evidentirate stanja na kraju perioda — putem mobilnog telefona preko „Očitavanje putem mobilnog telefona“ sa fotografijom — ili učitavate datoteku merne službe. Korekcija kreira novi red sa razlogom.

Kreirajte obračun

„Novi obračun“ otvara asistenta. Izaberite period i obim: u Austriji su operativni troškovi i troškovi grejanja odvojeni, u Nemačkoj je to zajednički obračun.

Proverite i izračunajte

U koraku „Provera“ pritisnite „Izračunaj“. Videćete stavke, pojedinačne obračune sa specifikacijom PDV-a i pregled u PDF formatu. Klik na blokator vodi do odgovarajućeg koraka.

Potvrdi

Vlasnici ili administratori potvrđuju obračun. On dobija broj dokumenta i nakon toga je nepromenljiv; greške se ispravljaju ispravkom kao nova verzija.

Pošaljite i evidentirajte prijem

U Austriji objavljujete obračun operativnih troškova i evidentirate datum objavljivanja. U Nemačkoj evidentirate prijem po zakupcu — to određuje rok dospeća i rok za prigovor.

Knjiženje

„Knjiženje“ upisuje doplate kao zaduženje, a potraživanja kao kredit na račun zakupca. Otvorene avansne uplate perioda se u Nemačkoj otpisuju; prazni stanovi se samo iskazuju.

Nove avansne uplate

U poslednjem koraku, na osnovu rezultata, kreiraju se predlozi za nove avansne uplate — sa pismom i preuzimanjem u zakupninu.

Otvorite predračun

Otvorite nekretninu, karticu „Novac / Lista salda“, i kliknite na „Predračun“. Izaberite mesec, nekretninu i šta se predračunava. Zakupnina dolazi iz komponenti zakupnine, WEG avansi iz utvrđenog plana avansa; ako datum dospeća pada na subotu ili praznik, pomera se na sledeći radni dan.

Proverite pregled (probni rad)

„Izračunaj pregled“ ne knjiži ništa. Vidite šta će biti proknjiženo, šta je blokirano (sa nedostajućim podacima) i šta će biti preskočeno. Ako se nešto promenilo od pregleda, sistem ne knjiži ništa i zahteva novi pregled.

Knjiženje

„Knjiži sada“ dodeljuje brojeve dokumenata i knjiži na račune zakupaca, odnosno vlasnika; račun zakupca nastaje pri prvom knjiženju. Drugi prolaz za isti mesec ne knjiži ništa dvaput. Knjiženje je dozvoljeno vlasnicima, administratorima i menadžerima.

Storniranje umesto prepisivanja

Pogrešan predračun poništavate sa „Storniraj“ putem kontrabilansa – nikada se ne prepisuje; već izmireni iznosi ostaju kao kredit. Plaćanja se izmiruju po zakonu: Austrija § 1415/§ 1416 ABGB, Nemačka §§ 366, 367 BGB. Lista salda u kartici „Novac / Lista salda“ prikazuje dugovnu, potražnu stranu i saldo za svaki račun; klik otvara konto karticu.

Proces opomena

U meniju „Mahnwesen“ birate nekretninu i datum preseka. „Pregled“ izračunava za svaki račun sledeći nivo opomene sa blokadama, rokovima i kamatama; „Kreiraj predloge“ kreira predloge opomena za proveru.

Zatezne kamate i troškovi opomena

Prilikom odobravanja birate da li će se „Knjiženje zateznih kamata do datuma preseka“ i „Knjiženje troškova opomena“ izvršiti. Privremeni periodi (osnovna kamatna stopa još nije objavljena) se ne knjiže; troškovi opomena samo ako su dogovoreni ili dozvoljeni.

Odobri i pošalji

„Odobri“ daje opomeni broj dokumenta – pri tome se ništa ne šalje. „Pošalji“ je šalje „Pošalji e-poštom“ kao PDF; poštu, preporučeno pismo ili ličnu dostavu obavljate sami i beležite ih sa „Zabeleži kao poslato“. Nakon toga, sa „Zabeleži prijem“ unosite dan prijema i po potrebi prilažete dokaz (npr. povratnicu).

Razlog za otkaz samo kao obaveštenje

Opomena pokazuje da li i od kada može postojati razlog za otkaz zbog kašnjenja u plaćanju (Nemačka § 543 BGB, Austrija § 30 MRG). Ovo je samo obaveštenje: sistem nikada ne pokreće otkaz – o tome odlučuje administracija.

Kreiraj SEPA mandat

Pod „SEPA direktno zaduženje“ (takođe u kartici „Novac / Lista salda“) birate nekretninu. Potreban je aktivan račun sa IBAN-om i ID-om poverioca vlasnika računa. „Kreiraj mandat“ evidentira mandat za svaki lični račun – osnovno direktno zaduženje (CORE) ili poslovno direktno zaduženje (B2B) – sa skenom potpisanog mandata.

Kreiraj proces direktnog zaduženja

„Novi proces direktnog zaduženja“ uključuje proknjižene predračune sa načinom plaćanja direktnim zaduženjem i aktivnim mandatom; „Kreiraj proces“ ga kreira. Ako termin više nije dostupan, pomerite ga sa „Promeni datum“; „Odbaci proces“ ponovo oslobađa predračune.

Bankarski fajl (pain.008) i podnošenje

„Kreiraj fajl“ generiše SEPA fajl direktnog zaduženja (pain.008) za preuzimanje. Podnošenje obavljate u online bankarstvu i nakon toga ga prijavljujete sa „Prijavi kao podneto“.

Preuzimanje izvoda (EBICS)

Ako je za firmu uspostavljena EBICS veza (Ulazne fakture → Podešavanja → Preuzimanje izvoda), izvodi računa objekata stižu automatski svakodnevno. Oni se nalaze samo u upravljanju nekretninama, nikada u bankarstvu firme – novac stanara i vlasnika je poverenički novac.

Učitavanje izvoda računa kao fajla

Bez EBICS-a, otvorite „Izvod računa i primljene uplate“ i sa „Učitaj izvod računa“ učitajte fajl Vaše banke (CAMT.053 ili MT940). IBAN određuje račun objekta; drugo učitavanje istog izvoda ne knjiži ništa dvaput.

Dodela plaćanja

Pod „Izvod računa i prilivi plaćanja“ za svako plaćanje postoji predlog sa semaforom: referenca plaćanja, poznati IBAN (čak i kod delimičnih, prekomernih ili zbirnih plaćanja) ili ime platioca. Ako svrha plaćanja navodi drugi račun, račun IBAN-a se ne predlaže. Automatski se knjiži samo ono što je nedvosmisleno – i to samo ako podešavanje autonomije to dozvoljava.

Obratite pažnju na napomene

Referenca druge nekretnine, zatvorenog računa ili „Kaucija“ na računu objekta nikada se ne knjiži kao zakupnina – napomena kaže šta treba učiniti (povratni prenos ili preknjižavanje na račun kaucije).

Prevucite izvod računa u AIRIS-chat

Možete takođe prevući fajl izvoda u AIRIS-chat. AIRIS ga učitava i prijavljuje račun, period i transakcije; jedinstvene stavke se knjiže tek nakon Vašeg „Da, knjiži“, ostatak ostaje pod „Izvod računa i primljene uplate“ za ručno dodeljivanje. Drugo učitavanje ne knjiži ništa dvaput. Podaci izvoda (imena, IBAN, svrha plaćanja) se pri tome ne šalju nijednom jezičkom modelu.

Predloži prenos

Pod „Odliv plaćanja“ nalaze se otvorene fakture dobavljača, potraživanja i kaucije za raskinute ugovore. „Predlog“ kreira prenos sa računa objekta nekretnine – novac još uvek ne teče.

Odobri (četiri oka)

Vlasnici i administratori smeju da odobravaju. Iznad granice nadležnosti ugovora o upravljanju (bez vrednosti: 1.000 €) moraju odobriti dve različite osobe; plaćanja na račun uprave uvek.

Bankarski fajl ili EBICS

„Generiši bankarski fajl“ kreira SEPA fajl za prenos (pain.001) za svaki račun objekta. Učitajte ga u bankarstvo i zabeležite to – ili ga direktno podnesite putem EBICS veze.

Izvršenje i knjiženje

Ako se prenos pojavi u sledećem izvodu računa, status će biti „izvršeno“. „Knjiženje“ evidentira plaćanje troškova, isplatu potraživanja ili povraćaj kaucije. Prijavljuje se povratni prenos.

Otvorite dospele prilagodbe

U kartici „Obračun“ pod „Indeksacija vrednosti“ (Austrija) odnosno „Indeks i stepen“ (Nemačka) nalaze se ugovori sa dospelim prilagođavanjem, sa indeksom i rokom blokade.

Izračunaj

„Izračunaj“ kreira protokol: stari i novi indeks sa izvorom i verzijom, promena, ograničenje, zaokruživanje i datum stupanja na snagu.

Odobri i napiši

Nakon odobrenja od strane vlasnika ili administratora, pismo je dostupno kao PDF.

Slanje i prijem

Pošaljite pismo i evidentirajte prijem. Efekat se ponovo izračunava sa prijemom; u Nemačkoj asistent prikazuje godišnju blokadu indeksirane zakupnine.

Preuzmi

„Preuzmi“ završava dosadašnji iznos i kreira novu komponentu zakupnine. Predlog je koristi od sledećeg perioda.

Priprema povećanja zakupnine (Nemačka)

U dosijeu ugovora, kartica „Povećanja“ otvara asistenta „Priprema povećanja zakupnine (§ 558 BGB)“: početna situacija, period zabrane i čekanja, obrazloženje sa indeksom zakupnina, procenom ili uporednim stanovima, gornja granica, nova zakupnina i provera. Izračunavanje se vrši u motoru; svaki broj ima putanju izračunavanja.

Odobrite, pošaljite, evidentirajte prijem

Vlasnici ili administratori odobravaju dopis — broj predmeta i status se zamrzavaju. DivineMind ne šalje ništa sam: preuzmite PDF, pošaljite, zabeležite slanje i evidentirajte prijem. Tek sa prijemom počinju rokovi za saglasnost i tužbu.

Odgovor i preuzimanje

Evidentirajte saglasnost (delimičnu ili putem plaćanja), odbijanje, tužbu i presudu. „Preuzmi u zakupninu“ završava prethodni iznos dan ranije i primenjuje novi od datuma stupanja na snagu; doplate za modernizaciju su prikazane kao posebna stavka.

Modernizacija i ograničenje cene zakupa

Kartica „Modernizacija“ nekretnine vodi od projekta, preko najave i završetka, do povećanja po zakupcu. U jedinici, kartica „Zakupnina“ proverava dozvoljenu zakupninu pri novom izdavanju i kreira informaciju pre izjave o ugovoru.

Austrija: Formiranje zakupnine i obračun glavne zakupnine

U kartici „Zakupnina“ jedinice, gornja granica prema § 16 MRG (referentna vrednost ili kategorija) nastaje sa dodacima i odbicima, lokacijom, rokom i dokazom, kao PDF. Povećanje § 45, ulazak § 46, § 46a, § 12a i sanacija § 16 st. 10 počinju u kartici „Povećanja“ ugovora; obračun glavne zakupnine prema § 20 MRG nastaje u kartici „Glavna zakupnina“ nekretnine, takođe kao PDF.

Rokovi i indeksi zakupnina

Pod „Zakupnina i preuzimanje“ nalaze se svi rokovi sa semaforom i indeksi zakupnina (uvek sa izvorom). Početna stranica prikazuje otvorene procese, rokove, prigovore i nedostajuće osnove kao što su status područja ili nove referentne vrednosti.

Prenos podataka

Pod „Preuzimanje podataka“ preuzimate Excel šablon, otpremate popunjen fajl, dodeljujete kolone i pokrećete probni rad. On ne knjiži ništa i prikazuje listu grešaka po redu. Nakon usklađivanja osoba i kontrolnih suma, vlasnici ili administratori preuzimaju seriju, proveravaju je u proizvodu i fiksiraju salda.

Otvorite WEG upravljanje

Preko menija „WEG upravljanje“ ili kartice „WEG“ nekretnine sa etažnim vlasništvom. Gore su otvoreni rokovi svih zgrada sa semaforom, ispod su podkartice Pregled, Ekonomski plan, Godišnji obračun, Rezerva, Sastanci, Odluke i Upravljanje.

Ekonomski plan odnosno predviđanje

Asistent Vas vodi kroz period, pozicije, ključeve raspodele, podatke, pojedinačne planove po jedinici i utvrđivanje. Akontacije se nakon toga propisuju putem novčanog toka.

Sazovite sastanak

Pod „Sastanci“ kreirate termin, mesto ili online sobu i dnevni red. Pozivnica se evidentira sa načinom dostave i rokovima za svakog vlasnika i šalje se tek pritiskom na dugme. Online učesnici dolaze preko čekaonice DivineMeet-a; snimanje ne postoji. Zapisnik je moguć samo uz saglasnost svih prisutnih (videti „Sastanak uživo“).

Glasanje i zapisnik

U vođenju sastanka evidentirate prisustvo i punomoćja, kao i glasove po tački dnevnog reda. Rezultat se utvrđuje sa metodom izračunavanja prema zakonu zemlje. Nakon toga slede zapisnik, potpisi i — u Nemačkoj — zbirka odluka.

Odluka u opticaju

Odluke bez sastanka pokrećete pod „Sastanci“ sa „Pokreni cirkulaciju“; glasovi se evidentiraju po vlasniku sa rokom i procenjuju se kao na sastanku.

Godišnji obračun

Pod „Godišnji obračun“ izračunavate obračun zajednice i pojedinačne obračune po vlasniku, utvrđujete ih, šaljete ih i knjižite doplate i potraživanja na račun vlasnika — svaki korak pritiskom na dugme.

Rezerva i upravljanje

„Rezerva“ prikazuje stanje, uplate i isplate; tamo se takođe kreira izveštaj o imovini (Nemačka) odnosno obračun rezervi prilikom promene upravnika (Austrija). Pod „Upravljanje“ održavate imenovanje upravnika, savet, promenu vlasnika, podatke o dostavi i jedinice za glasanje.

Vođenje sastanka

Na dan sastanka, otvorite sastanak pod „WEG-Verwaltung“ → „Sastanci“ i kliknite na „Vodi sastanak“. Ako još nema online sobe, „Kreiraj online sobu“ je kreira; „Otvori kao domaćin“ pokreće DivineMeet, „Kopiraj link za vlasnike“ pruža link za online učešće.

Dodeljivanje Meet-gostiju jedinici

Vlasnici dolaze preko čekaonice. Nakon ulaska, Vi kao predsedavajući proveravate identitet, birate nosioca glasa i kliknete „Identitet proveren – dodeli“. Tek nakon toga gost može glasati; za strane nosioce glasa glasanje je blokirano.

Glasanje uživo

Za svaku tačku dnevnog reda, „Otvori glasanje“ pokreće glasanje. Online glasaju Meet-gosti i sam korisnički folder; glasove u prostoriji unosite u glasačku karticu. Stalno vidite predate glasove, prisutnost, online učešće i kvorum.

Zabeležite rezultat

U Nemačkoj, „Zatvori, objavi i u zbirku odluka“ zaključuje tačku i unosi odluku direktno u zbirku odluka. U Austriji, „Zatvori i zabeleži rezultat“ beleži rezultat; nakon toga sledi objavljivanje u zgradi i slanje (§ 24 st. 5 WEG 2002), od kada teče rok za žalbu. Beleženje je dozvoljeno vlasnicima i administratorima.

Zapisnik samo uz saglasnost svih

Pod „Transkript za zapisnik“ uključujete zapisnik sa „Uključi transkript“ – on radi samo dok su svi prisutni dali saglasnost. Ako neko dođe bez saglasnosti, odmah se zaustavlja. Snimanje ne postoji. Zapisnik piše administracija; rezultati uvek dolaze iz prebrojavanja.

DATEV/BMD izvoz po nekretnini

U odeljku „DATEV/BMD izvoz“ birate nekretninu, račun i period (kalendarska godina). Pregled prikazuje sva knjiženja sa kontom, protivkontom i napomenama; „Preuzmi izvoz“ generiše ZIP datoteku sa paketom knjiženja, analitičkim kontima i mapiranjem konta i arhivira je sa kontrolnom sumom. Izvoz predstavlja zasebnog klijenta za poreskog savetnika vlasnika – zakupnine i troškovi održavanja se nikada ne pojavljuju u izvozu za poreskog savetnika Vaše firme.

Kontni okvir i mapiranje konta

Na kartici „Podešavanja“ definišete format (DATEV ili BMD), kontni okvir, broj savetnika i broj klijenta. Konta su predlozi iz kontnog okvira; svaka kategorija se može promeniti na sopstveni konto – molimo uskladite sa poreskim savetnikom.

Obračun za vlasnika

U odeljku „Obračun za vlasnika“ birate ugovor o upravljanju (upravljanje zakupom ili upravljanje posebnim delom zgrade) i mesec. Pregled prikazuje prilive od zakupnine, plaćene troškove odn. akontaciju za troškove održavanja, naknadu za upravljanje prema ugovoru, rezervu, saldo i predlog isplate. „Kreiraj kao nacrt“, a zatim „Fiksiraj“ – nakon toga je obračun nepromenljiv i sačuvan kao PDF.

Slanje i isplata

Pošaljite obračun putem e-pošte ili ga stavite na raspolaganje u korisničkoj fascikli vlasnika. „Naloži isplatu“ kreira nalog za prenos sa računa objekta u izlaznim plaćanjima; odobrenje, princip četiri oka i bankarska datoteka se obrađuju tamo.

E-faktura uz zaduženja

U odeljku „E-faktura“ nalaze se sva proknjižena zaduženja sa PDV-om i informacija o tome da li je e-faktura obavezna (Nemačka: § 14 UStG sa prelaznim rokovima; Austrija: dobrovoljno uz saglasnost). „Proveri“ prikazuje podatke koji nedostaju, „Učitaj“ generiše XRechnung, ZUGFeRD ili ebInterface i arhivira original.

Mesečne informacije o potrošnji (§ 6a HeizkostenV)

Kod merača sa daljinskim očitavanjem uvozite mesečne vrednosti merne službe putem uvoza očitavanja. U odeljku „Informacije o potrošnji“ vidite potrošnju u kWh po korisniku uz poređenje sa prethodnim mesecom, istim mesecom prethodne godine i prosečnim korisnikom. „Kreiraj“ zamrzava vrednosti, „Pošalji“ ih šalje e-poštom ili stavlja na raspolaganje u korisničkoj fascikli. Vrednosti koje nedostaju se navode, nikada se ne procenjuju.

Započni dan obračuna

U odeljku „Dan obračuna“ birate nekretninu, godinu i obim (operativni troškovi, troškovi grejanja ili oboje). Alternativno, možete reći AIRIS-u: „Uradi obračun operativnih troškova za 2025. za L-003“ – asistent i razgovor dele isti međustatus.

Fakture iz poštanskog sandučeta

Opcija „Pročitaj sanduče“ prosleđuje imejlove sa prilozima faktura modulu za prepoznavanje računa DivineFinance. Ako prepozna broj objekta ili adresu zgrade, faktura dobija mesto troška nekretnine. Opcija „Preuzmi nedvosmislene kao troškovne račune“ kreira troškovne račune; fakture bez jasne vrste troška dodeljujete sami u obračunu. Imejlovi zakupaca i vlasnika se nikada ne čitaju.

Zatražite očitavanja koja nedostaju

Ako na kraju perioda nedostaje stanje brojila, opcija „Zatraži od zakupaca“ traži stanje od trenutnih korisnika: u korisničkoj fascikli (push-obaveštenje i notifikacija) ili putem imejla, a u suprotnom kao pismo za štampu. Zakupac prijavljuje stanje u korisničkoj fascikli pod „Prijavi stanje brojila“; Vi preuzimate stanje kao i obično pod „Iz korisničke fascikle“.

Nacrt i zapisnik o proveri

Opcija „Izračunaj nacrt“ koristi računski mehanizam upravljanja nekretninama. Opcija „Proveri“ čuva zapisnik o proveri sa semaforom: blokatori, stavke bez računa, nepreuzete fakture, očitavanja koja nedostaju, poređenje sa prethodnom godinom po vrsti troška (od 20% i 100 €), upadljive doplate i rok. Zapisnik je dostupan kao PDF; odnosi se isključivo na nacrt sa kojim je izvršena provera.

Odobrenje i slanje

Ukoliko nema crvene tačke, vlasnici ili administratori mogu dati odobrenje: obračun se finalizuje (Austrija: Legung/isticanje danas) i šalje u korisničku fasciklu, odnosno putem imejla. Primaoci sa dostavom putem pošte biće navedeni za štampanje. AIRIS šalje dokumente samo nakon Vašeg izričitog odobrenja.

Zakupac pita, AIRIS objašnjava

U korisničkoj fascikli zakupac može postaviti pitanje u vezi sa svojim obračunom, npr. „Zašto je moja doplata tako visoka?“. AIRIS odgovara isključivo na osnovu računskog zapisnika tog konkretnog obračuna (udeo, akontacije, najveće stavke, prethodna godina), prikazuje račune za njegove stavke i navodi rok za prigovor sa referencom. AIRIS ne vrši proračune: svaki broj u odgovoru se proverava u odnosu na zapisnik, a AIRIS nema uvid u podatke drugih zakupaca.

Evidentiranje otkaza

Pod „Promena zakupca“ → „Nova promena zakupca“ izaberite nekretninu i jedinicu i unesite ko je dao otkaz, kada je otkaz primljen i u kom obliku (uz skenirani dopis). Kraj ugovora izračunava obračunski modul uz prikaz obračuna i pravnog osnova: Nemačka § 573c BGB (3. radni dan, rokovi za stanodavca nakon 5 i 8 godina, pisana forma § 568 BGB), Austrija § 560 ZPO i § 33 MRG. Otkaz putem e-pošte prikazuje se kao formalno nevažeći. „Upiši kraj ugovora u ugovor o zakupu“ postavlja datum završetka tek na Vaš klik.

Primopredaja

„Kreiraj zapisnik o primopredaji“ otvara poznati primopredajni zapisnik: prostorije, nedostaci sa fotografijama, stanja brojila, ključevi i potpis obeju strana. Stanja brojila se prilikom zaključivanja prenose u obračun.

Oglas i kandidati

Oglas nastaje u modulu za posredovanje, povezan sa jedinicom. Nakon objave dobija link; upiti dospevaju kao kontakti u CRM i pomoću „Preuzmi upite iz oglasa“ postaju kandidati. Za svakog kandidata unosite termin razgledanja i upitnik o solventnosti – samo dozvoljena pitanja, stepenovana prema fazi postupka.

Saglasnost i bonitet

Pre provere boniteta kandidat daje saglasnost (tekst sa kontrolnim zbirom, potpis na ekranu, papiru ili putem e-pošte; može se opozvati u svakom trenutku). Za upit kod KSV1870 (Austrija) odn. SCHUFA (Nemačka) potreban je ugovor sa pružaocem usluge – do tada u demo kompanijama radi u test režimu, jasno označen kao „nije pravi izveštaj“. Upotrebljivo bez ugovora: otpremite izveštaj koji je priložio kandidat i unesite rezultat. Čuva se samo semafor; nakon odbijanja podaci se anonimizuju po isteku roka.

Ugovor o zakupu sa potpisom

Nakon prihvatanja ponude ugovor se generiše iz šablona sa Vašim iznosima; depozit proverava DivineMind u odnosu na maksimalni iznos (§ 551 BGB). Ugovor na neodređeno vreme nema propisanu formu: zakupac potpisuje na ekranu ili putem linka na mobilnom telefonu, a uprava takođe potpisuje. Ako ugovor zahteva pisanu formu (na određeno vreme, dugoročno odricanje od otkaza), moguć je samo papir sa svojeručnim potpisom ili kvalifikovani elektronski potpis. „Zaključi ugovor“ kreira novi zakupni odnos.

Depozit i useljenje

Depozit se unosi u novi ugovor – u novcu isključivo na račun depozita nekretnine, odvojeno od računa objekta. Za useljenje: zapisnik o useljenju sa stanjima brojila, „Izračunaj pregled“ i „Proknjiži zaduženje“ za prvi mesec (time se otvara lični račun) i „Prijavi promenu korisnika“ kao ARGE datoteka za mernu službu. Kada su svi koraci završeni, zaključujete promenu zakupca. AIRIS u svakom trenutku zna status.

Unos merne službe

Pod „Merna služba“ izaberite za svaku nepokretnost pružaoca usluge, format razmene (ARGE-HeiWaKo 3.10 ili datoteka očitanja), kao i Vaš broj klijenta i broj nepokretnosti kod merne službe.

Učitavanje datoteka

Otpremite datoteku merne službe i pokrenite probni rad. ARGE datoteke: stanja brojila se prenose u očitanja, rezultati obračuna po korisniku se čuvaju radi unakrsne provere. Datoteke očitanja (CSV/Excel) se prepoznaju po nazivima kolona – mapiranje vidite pre preuzimanja. Profili pružalaca usluga nisu provereni prema originalnim datotekama bez ugovora.

Prijava promene korisnika

„Preuzmi“ odn. „Kreiraj i odloži u spis“ generiše ARGE datoteku sa svim korisnicima i periodima stanovanja u obračunskom periodu, uključujući periode praznog prostora. Iz promene zakupca, opcija „Prijavi promenu korisnika“ prijavljuje samo dotični stan.

Daljinsko očitanje

Vlasnici i administratori aktiviraju interfejs: bežični mrežni prolaz (gateway) ili merna služba šalje stanja brojila pomoću ključa u DivineMind; ona prolaze kroz istu proveru kao i svaki uvoz. Ključ se prikazuje samo jednom.

Kartice „Operacije“ i „Kancelarija“

U nekretnini, kartica „Operacije“ objedinjuje štete, naloge, „Postrojenja i provere“ i rokove kuće, kartica „Kancelarija“ cirkularna pisma, pružaoce usluga, listu zakupaca i ključeve. Preko svih kuća, iste liste su dostupne iz „Objekat i kancelarija“.

Prijava štete putem e-pošte

Pod „Štete i prijave“ blok „Iz telefona i e-pošte“ prikazuje prijave štete iz mejlova na Vaš povezani poštanski sandučić. Prijavilac se prepoznaje preko Vašeg kontakta i dodeljuje pravoj jedinici; ako se samo ime podudara, ne pogađa se – Vi sami dodeljujete. Kreira se prema Vašim postavkama autonomije ili sa „Kreiraj kao prijavu“; po želji, prijavilac dobija potvrdu prijema.

Majstori: Ponude i dodela

Pod „Nalozi“ počinje „Dodeli nalog“ – iz štete ili direktno. „Zatraži ponude od pružalaca usluga“ i „Pošalji upite“ prikupljaju ponude, „Unesi ponudu“ ih unosi; poređenje pokazuje razliku do najpovoljnije. Iznad Vaše granice iznosa, druga osoba odobrava („Odobri ovo stanje“), zatim sledi „Naruči“. Pod „Podaci za majstora“ određujete šta se prosleđuje. Nakon „Zabeleži prijem“ registar rokova unosi garanciju.

Obaveze provere postrojenja

Pod „Postrojenja i provere“ evidentirate lift, grejanje, detektore dima i druga postrojenja. Sistem izračunava termine provere prema zakonu, normi i ugovoru – sa referencom: obaveza detektora dima i nadležnost za svih 16 nemačkih i 9 austrijskih zemalja, lift za sve austrijske zemlje. Ako za neku zemlju nije definisano pravilo, stoji „nije definisano“ umesto izmišljenog roka. Zakonsku obavezu provere isključujete samo sa razlogom.

Registar rokova

„Provere i rokovi“ prikazuje „Dospele provere“ i „Rokove“ sa etiketom Zakon, Ugovor, Norma ili Smernica Vaše administracije. Svaki rok ima odgovornu osobu; ako je pod „Smernice“ uključeno „Rokovi dodatno kao termin u kalendaru“, stoji i u kalendaru. „Uskladi sada“ ažurira registar; rok odbacujete samo sa obrazloženjem.

Praznici na lokaciji

Rokovi i vreme reakcije uzimaju u obzir zakonske praznike po saveznoj zemlji i opštini. Koje važe, vidite u kartici „Pregled“ nekretnine pod „Praznici na lokaciji“. Ako opština nedostaje, pogođeni rok je „neodređen“.

Zapisnik o primopredaji

„Nova primopredaja“ → „Kreiraj i pokreni“ otvara zapisnik o primopredaji; prostorije, brojila i ključevi se unapred popunjavaju iz jedinice i poslednjeg zapisnika. Nedostaci sa fotografijama i potpisi obe strane su nakon toga u PDF-u.

Cirkularna pisma i obaveštenja

U kartici „Kancelarija“ pod „Cirkularna pisma“ kliknite „Napiši cirkularno pismo“, izaberite pod „Kome?“ uloge i „Odredi primaoce“. „Proveri“ pokazuje šta treba promeniti; nakon „Odobri“ nastaju pismo po primaocu, serijsko pismo i obaveštenje kao PDF. E-mailovi idu pojedinačno po primaocu, pošta se štampa kao serijsko pismo. Otkazi i druge izjave koje zahtevaju pisanu formu ne idu kao cirkularna pisma.

Lista zakupaca

U kartici „Kancelarija“ „Lista zakupaca“ prikazuje pregled zakupaca nekretnine – „Preuzmi kao Excel“ ili „Preuzmi kao PDF“.

Otvorite katalog pravila

U meniju „Katalog pravila“ nalaze se sva pravila po kojima DivineMind klasifikuje i računa. Filtrirajte po Austriji ili Nemačkoj, po zakonu i po vrsti.

Razumevanje pravila

Svako pravilo prikazuje uslov, rezultat, referencu, izvor sa statusom izvora, validnost i svoje test slučajeve. Zamenjene verzije ostaju vidljive; otvorena pitanja za advokata su označena.