Od dokladu po mesačnú uzávierku: účtovanie, vyhodnotenie, súbory pre daňového poradcu, likvidita a bankové spojenie.
Oblasti
Hlavná kniha
Denník, obratová predvaha, hlavná kniha účtu, otvorené položky, mesačná uzávierka
Evidencia majetku
Majetok, odpisový plán (AfA) lineárny alebo degresívny, ročný beh odpisov (AfA), vyradenie majetku
Pôžičky
Hlavná kniha, záložka „Darlehen“ — požičané a prijaté peňažné prostriedky podľa osôb, otvorené k rozhodujúcemu dňu
Výsledovka a súvaha
Hlavná kniha, záložka „GuV & Bilanz“ — náhľad k rozhodujúcemu dňu a balík pre daňového poradcu
UVA, ZM, Intrastat
Hlavná kniha, záložka „UVA“ — výpočet daňovej povinnosti, stiahnutie súboru U30, resp. ELSTER
Likvidita
Mesačný prehľad a prognóza na nasledujúcich 13 týždňov
Bankové spojenie
Výpisy z účtu a Došlé faktúry → Nastavenia → „Bankverbindung“ (Ponto, EBICS)
Personálne náklady
Zaúčtovanie miezd s hrubou mzdou a odvodmi zamestnávateľa (nie mzdové účtovníctvo)
Daňové poradenstvo
Exporty do súboru, prístup pre daňovú kanceláriu, história
Hlavná kniha: účtovanie a mesačná uzávierka
Otvoriť hlavnú knihu
Otvorte Hlavná kniha a hore zvoľte obdobie pomocou „von“ a „bis“.
„Jetzt buchen“
Tlačidlo prevezme všetky doklady, bankové pohyby, pokladňu a cestovné náklady za dané obdobie ako účtovné zápisy na strane Má dať a Dal.
Kontrola
V záložkách „Journal“, „Saldenliste“ a „Kontoblatt“ vidíte každý zápis. Kliknutím na číslo účtu sa otvorí karta účtu. „Offene Posten“ zobrazuje neuhradené položky odberateľov a dodávateľov.
Uzamknúť mesiac
Na karte „Monatsabschluss“ funkcia „Festschreiben“ definitívne uzavrie mesiac. Tento krok nie je možné vrátiť späť; neskoršie opravy sa zobrazia ako storno a nový záznam v nasledujúcom otvorenom mesiaci.
Evidencia majetku: Majetok a odpisy (AfA)
„Neues Anlagegut“
V časti Majetok vytvoríte majetok. Povinné sú názov, dátum obstarania, obstarávacia cena a doba použiteľnosti; k tomu kategória, zostatková hodnota, dodávateľ a referencia faktúry. Vytvárať môžu Owner a Admin.
Metóda odpisovania (AfA) a odpisový plán
Zvoľte „Linear“ alebo „Degressiv“ so sadzbou odpisov (AfA), na želanie s pomerným prvým odpisom podľa mesiaca obstarania. Odpisový plán sa vypočíta automaticky; detailné zobrazenie ho zobrazuje vedľa skutočne zaúčtovaných položiek a aktuálnej účtovnej hodnoty.
„AfA-Jahreslauf“
Zvoľte účtovný rok (zvyčajne: predchádzajúci, k 31. 12.), potvrďte a zvoľte „AfA-Lauf starten“. Beh záväzne zaúčtuje odpisy (AfA) pre všetok aktívny majetok; výsledný zoznam zobrazí sumu za každý majetok, v hlavnej knihe sa zobrazí v denníku. Beh smie spustiť len Owner.
„Anlagenabgang“
V detailnom zobrazení zadajte dátum vyradenia, dôvod (predaj, zošrotovanie, darovanie, strata / krádež) a výnos, potom kliknite na „Abgang buchen“ — len Owner. Majetok je možné zmazať iba vtedy, ak neboli zaúčtované žiadne odpisy (AfA).
O metóde, dobe použiteľnosti a sadzbe odpisov (AfA) rozhodujete vy. Pred spustením prvého ročného behu ich konzultujte so svojím daňovým poradcom.
Výsledovka, súvaha a balík ročnej účtovnej závierky
Karta „GuV & Bilanz“
Zobrazuje výkaz ziskov a strát a súvahu k rozhodujúcemu dňu z hlavnej knihy v skrátenom členení podľa UGB/HGB. Riadok „Aktiva = Passiva“ potvrdzuje, že je všetko vyrovnané.
Balík pre daňového poradcu
„Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung“ vygeneruje súbor ZIP pre vašu účtovnú kanceláriu. Oznámenie informuje, či je kontrolný zoznam kompletný alebo koľko bodov ešte zostáva otvorených.
Výsledovka a súvaha v DivineMind predstavujú náhľad. Ročnú účtovnú závierku zostavuje váš daňový poradca; pred každým podaním s ním čísla odsúhlaste.
Koniec roka: Časové rozlíšenie a rezervy
- V záložke „GuV & Bilanz“ sa pod súvahou nachádza karta „Jahresende …: Abgrenzungen und Rückstellungen“ pre rok, ktorý zvolíte hore pri „bis“.
- Ak faktúra presahuje koniec roka (napr. ročná licencia alebo ročné predplatné), DivineMind navrhne aktívne, resp. pasívne časové rozlíšenie s dokladom a odôvodnením. „Buchen“ ho zaúčtuje k 31. 12. a k 01. 01. ho opäť rozpustí. Ak nie je čo časovo rozlišovať, zobrazí sa „Keine Abgrenzung nötig“.
- Pre rezervy (napr. náklady na daňové poradenstvo pre ročnú účtovnú závierku) a očakávané pohľadávky existujú návrhy. „Als Rückstellung buchen“, resp. „Als Forderung buchen“ vyzve na zadanie sumy — rozhodujete o nej vy.
- Účtovať môžu Owner a Admin. Návrhy sú východiskovým bodom pre závierku; konzultujte ich so svojím daňovým poradcom.
Pôžičky osobám a od osôb
- Záložka „Darlehen“ v hlavnej knihe zobrazuje podľa osôb „Darlehen an die Person (Forderung)“ alebo „Darlehen an die Firma (Verbindlichkeit)“ s vyplatenou, vrátenou a otvorenou sumou k rozhodujúcemu dňu — rovnaké čísla ako v hlavnej knihe.
- Prevod s textom „Darlehen“ v účele platby sa pri párovaní bankového výpisu navrhne ako pôžička.
- Pri každej pôžičke zaznamenáte, či existuje zmluva, a ročný úrok; riadok z toho zobrazí odhad ročného úroku. Úroky sa neúčtujú automaticky.
Pri pôžičkách spoločníkom alebo konateľom si písomnú zmluvu, trhový úrok a splácanie dohodnite s daňovým poradcom. DivineMind zobrazuje kontrolné body, neposkytuje však poradenstvo.
UVA, súhrnný výkaz a Intrastat
- Karta „UVA“: DPH, odpočet dane a daňová povinnosť (alebo nadmerný odpočet) z denníka, rozpísané podľa číselných kódov. Výpočet prebieha výhradne podľa fakturačného princípu (Soll-Versteuerung).
- „FinanzOnline-Datei (U30)“ pre Rakúsko, resp. „ELSTER-Datei (UStVA)“ pre Nemecko stiahne súbor. DivineMind neodosiela žiadne dáta do FinanzOnline ani ELSTER — to vykonávate vy alebo váš daňový poradca.
- „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ uvádza dodania tovaru a služieb podnikateľom v EÚ; „ZM als CSV“ stiahne tento zoznam. Ak odberateľovi chýba IČ DPH, zobrazí sa nižšie ako neohlásiteľný.
- „Intrastat (Versendungen)“ kalkuluje dodávky tovaru do iných krajín EÚ podľa colného sadzobníka z kmeňových údajov artiklov (kód tovaru, hmotnosť, krajina pôvodu). Prah oslobodenia od vykazovania si kontrolujete sami.
Súbory a prístup pre daňového poradcu
Účtovný súbor z hlavnej knihy
V sekcii Hlavná kniha poskytujú „Export (CSV)“, „BMD-Import“ a „RZL-Import“ účtovné riadky s účtom, protiúčtom a daňovým kódom; „Personenkonten“ k nim priraďuje odberateľov a dodávateľov. Pred stiahnutím sa účet po účte overuje voči denníku.
Nastavenia exportu
V časti Daňový poradca v sekcii „Konfiguration“ volíte formát a interval: DATEV účtovná dávka (CSV), ebInterface 6.1, balík BMD, XRechnung, CSV alebo Excel — manuálne alebo časovo riadené e-mailom, s PDF súbormi v ZIP.
Pozvať kanceláriu (voliteľné)
V sekcii „Prístup“ tlačidlo „Pozvať“ pozve Vašu daňovú kanceláriu s vlastným prihlásením; potom tam aktivujete jej prístup. Kancelária sa zaregistruje prostredníctvom odkazu z e-mailu a po prihlásení sa dostane priamo do svojho prehľadu klientov. Uvidí prijatie a odoslané faktúry, dobropisy a upomienky, môže upravovať prijatie faktúry a sťahovať exporty. Na export e-mailom nie je potrebná žiadna registrácia.
História
„Verlauf“ zobrazuje každý odoslaný export s obdobím, formátom a stavom; „Erneut senden“ ho odošle znova.
DATEV, BMD a RZL dostávajú súbor, nejde o priamy online prenos. Bezchybné načítanie súboru BMD, resp. RZL v programe vašej kancelárie zatiaľ nie je overené reálnym importom — pošlite najprv skúšobný súbor a odsúhlaste ho s kanceláriou.
Likvidita: nasledujúcich 13 týždňov
Otvoriť cash flow
Pod Peňažný tok vidíte otvorené pohľadávky, položky po splatnosti, otvorené záväzky a mesačný prehľad s očakávanými príjmami a výdavkami.
„Likvidita nasledujúcich 13 týždňov“
Karta vychádza zo zostatku na účte plus pokladnice a zobrazuje týždenné príjmy, výdavky a zostatok na konci týždňa, ako aj najnižší zostatok a stav po 13 týždňoch.
Odkiaľ čísla pochádzajú
Od posledného výpisu z účtu pre každý účet: otvorené odberateľské faktúry podľa splatnosti a doterajšej platobnej disciplíny, otvorené dodávateľské faktúry, predplatné, mzdy, cestovné náklady a daňová povinnosť k DPH. Položky po splatnosti sa započítavajú do 1. týždňa. Konzervatívny výpočet predpokladá, že zákazníci zaplatia o 14 dní neskôr.
Scenár „Opatrný“
Vedľa položky „Najnižší stav“ zobrazuje karta „Opatrný (zákazníci platia o 14 dní neskôr), najnižší stav“. Ak táto hodnota sčervená, situácia sa stane napätou, len čo zákazníci zaplatia o dva týždne neskôr, než sa čakalo.
Bankové spojenie: súbor, Ponto, EBICS
Súbor výpisu z účtu (funguje vždy)
Pod Výpisy z účtu načítate MT940, CAMT.053, CSV alebo PDF výpis z účtu. DivineMind navrhne zodpovedajúce faktúry; priradíte ich potvrdením.
Otvoriť „Bankové spojenie“
V došlých faktúrach pod Nastavenia → „Bankové spojenie“ sú k dispozícii dve možnosti: „Pripojiť bankový účet (Ponto)“ a pod tým EBICS.
Ponto: „Pripojiť bankový účet“
Vyberte banku, prihláste sa do banky, povoľte účty. DivineMind číta iba zaúčtované položky a zostatok na účte, platby nie sú možné. „Načítať teraz“ stiahne nové položky; po približne 180 dňoch obnovte autorizáciu pomocou „Znovu pripojiť“.
„Bankové sťahovanie (EBICS)“
EBICS si objednáte vo svojej banke. Pod „Pripojiť banku“ zadajte EBICS URL, Host ID, ID zákazníka a ID účastníka, kliknite na „Odoslať kľúč do banky“, podpíšte inicializačný list a pošlite ho banke. Po aktivácii bankou: „Skontrolovať aktiváciu“ — potom sa výpisy z účtu sťahujú denne.
Párovanie
Jednoznačné zhody (suma súhlasí, veľmi vysoká zhoda) zaúčtuje AIRIS automaticky len vtedy, ak to vaša spoločnosť povoľuje v pravidlách. Všetko ostatné potvrdzujete vy.
Ponto je zatiaľ overené len v testovacej prevádzke (sandbox), o prístup do produkčnej prevádzky je požiadané. Ak prístup ešte nie je zriadený, karta zobrazuje „Bankové pripojenie sa práve nastavuje a čoskoro bude k dispozícii.“ Ani EBICS ešte nie je overený v produkčnej prevádzke so skutočnou bankou. Súbor výpisu z účtu funguje s každou bankou.
Zaúčtovanie osobných nákladov (spracovanie miezd)
„Vytvoriť mzdovú uzávierku“
Pod Osobné náklady vytvoríte mzdovú uzávierku pre dané obdobie. Obsahuje hrubú mzdu a odvody zamestnávateľa na sociálne poistenie pre každého zamestnanca.
Skontrolovať a „Zaúčtovať (finálne)“
V uzávierke vidíte položky zamestnancov a zaúčtovania Má dať a Dal. „Zaúčtovať (finálne)“ ich prenesie do hlavnej knihy; potom je možné už len „Stornovať“, čo vytvorí storno uzávierku so zápornými sumami. „CSV export“ stiahne uzávierku.
DivineMind nepočíta čistú mzdu, daň zo mzdy ani nevytvára hlásenia do sociálnej poisťovne či výplatné pásky. Mzdy počíta vaša daňová poradňa, resp. mzdový program; hodiny zo sledovania času slúžia ako podklad.