Engroshandel og distribusjon

I menyen „Grossist“ er punktene i rekkefølgen av dagens gang, under „Grossist · mer“ de sjeldnere sidene. Det som forklares trinn for trinn i kapittelet Lager og beholdning nevnes her bare kort.

• Lager: Lager-oversikt med underbestand, utgående partier og de siste bevegelsene.
• Ordreinngang: Kontroller og godkjenn bestillinger fra e-post, PDF/faks, WhatsApp, talemelding og AIRIS-chat — se „Ordreinngang“ nedenfor.
• Plukking: Plukkeliste per ordre med lagerplass, mengde og FEFO-parti. Under „Prosess“ stiller du inn om varen reserveres ved bestilling, om delleveranser er tillatt, om følgeseddel og faktura forberedes automatisk („Lag følgeseddel automatisk“, „Lag faktura automatisk“ — begge kun via Autonomi-knappen) og margenvokteren.
• Forsendelse: Forsendelse alltid til en følgeseddel, med posttjeneste, sporingsnummer og sporingslenke.
• Ruter: Fordel følgesedler på ruter per kjøretøy og sjåfør; sjåføren fullfører stoppene sine i AIRIS-appen.
• Kundesortiment: Sortiment, kundenes artikkelnummer og stamliste per kunde — se nedenfor.
• Betingelser: Prislister med mengdetrinn og per kunde betalingsfrist, skonto, kredittgrense og leveringsstopp; der oppretter du også den personlige bestillingslenken.
• Følgesedler: Opprett og send følgeseddel som ordrebekreftelse — se „Følgesedler og ordrekjede“ nedenfor.
• Grossist · mer: Tilbakekallinger, EDI, returer, innkjøp, varemottak, varetelling og lagerlokasjoner forklares grundig i kapittelet Lager & Bestand.
• Pant og prognose forklares i avsnittet „Prognose-etterbestilling og engangspant-mengder“, Innkjøp & 3-veis avstemming i avsnittet med samme navn lenger nede.

• Bestillinger: se åpne kundeordrer og spør AIRIS via talekommando.
• Picklist / Plukking: behandle varer sortert etter lagerlokasjon.
• Varemottak: registrer mottatte varer — beholdningen oppdateres umiddelbart.

• Ordre hos kunden: Åpne kunden under Kontakter i AIRIS-appen og trykk på «Opprett ordre». Katalogen viser prisene for DENNE kunden fra prislisten, kvantumstrinnene («fra 10») og forpakningsenheten — + og − hopper med én forpakningsenhet.
• «Gjenta forrige bestilling» fyller handlekurven med mengdene fra forrige ordre; deretter er det bare å justere og sende. Ordren opprettes på kontoret på samme måte som en bestilling fra kundemappen, med ordrebekreftelse og reservasjon.
• Kredittgrense overskredet: Ordren lagres, men godkjennes først etter frigivelse (autonomi-bryter). Ved leveringssperre godkjennes den ikke i det hele tatt; eier og administrator varsles.
• Varetelling med kamera: Velg et lager (eller en lokasjon) under Lager › «Tell varelager», skann varer med EAN, GS1-kode eller artikkelnummer og tast inn mengden. Bokført antall ser De først i rapporten (blindtelling).
• Fullføring bokfører differansene mot beholdningen i fullføringsøyeblikket. Store avvik (fra 250 € eller 25 % ved minst 3 enheter) krever godkjenning; beholdningen endres først etter «Godkjenn». I backoffice finnes de samme tellelistene under Vareopptelling.

• I AIRIS-appen under Kontakter åpner du kunden: „Kundeakt“ viser omsetning (betalt), utestående og forfalte beløp, siste kontakt, kontaktpersoner samt kommende avtaler, åpne tilbud, åpne fakturaer og åpne oppgaver.
• „Hva han kjøper“: kundens varegrupper fra hans utstedte fakturaer de siste 12 månedene, uten pant — med beløpet som ble brukt til beregningen.
• „Pågående kampanje“: en aktuell kampanje som passer til hans varegrupper, med begrunnelse („Passer til“ varegruppe og andel). Under dette står hans følgesedler og — hvis det finnes en avtale — hans bonusstatus. Herfra starter du „Registrer ordre“.

• Utesalg uten nett: Katalogen og kundeprisene som appen sist lastet inn, blir værende på telefonen – øverst vises dato og klokkeslett for når de er fra. En ordre uten nett lagres som et utkast («venter på nett») og sendes automatisk så snart det er nett igjen. DivineMind beregner alltid prisene på nytt (prisliste, kvantumsskala, kredittgrense, leveringssperre). Avviker en pris fra den viste, merkes ordren med «med merknad» i appen: gammel pris → ny pris.
• Lager uten nett: Pick-mengder (også delmengder med − / +) og varetellinger lagres og ettersendes. Forsendelse og fullføring av varetelling er først mulig når alt er mottatt. Har kontoret levert i mellomtiden, reduserer DivineMind pick-mengden til det som gjenstår; har noen andre telt en linje senere, gjelder dennes telling. Begge deler vises tydelig i appen.
• Sjåfør uten nett: Med nett på lageret forhåndslaster appen alle dagens åpne stopp. Underveis fungerer «Ankommet», signatur, tomgods, avvik, ikke til stede og kassannotat også uten nett; tidspunktet for registrering gjelder. Har kontoret i mellomtiden fullført stoppet, overskrives ingenting – oppføringen vises som «ikke godtatt» med årsak.
• Aldri duplikat: Hver sending har en unik nøkkel. Tapes svaret i en dekningstomt og appen sender på nytt, opprettes det ingen ekstra ordre, ingen dobbel pantebestilling og ingen duplikat telling. For pris og beholdning har serveren alltid forkjørsrett.

• Bestillinger fra kundene Deres via e-post (også med PDF- eller faksvedlegg) og via WhatsApp (tekst, talemelding, bilde/PDF) leses automatisk av AIRIS så snart avsenderen finnes som kunde i CRM. Under Lager › «Ordreinnboks» kan De i tillegg lime inn tekst, laste opp en PDF, en faksskanning eller et bilde, eller spille inn en talemelding.
• AIRIS gjenkjenner kunden (avsenderadresse, telefonnummer, kundenummer, firmanavn) og hver artikkel i denne rekkefølgen: kundens artikkelnummer, EAN, produsent- eller leverandørnummer, Deres artikkelnummer, innlært kundebetegnelse, tekst. Er en artikkel tvetydig, vises et avklaringsspørsmål med forslag – AIRIS gjetter aldri.
• Prisen er alltid kundeprisen fra prisliste og volumtrapp (beregnet av serveren). Kredittgrense, leveringssperre, disponibel beholdning og tidligste holdbarhetsdato (best før) vises som merknader ved siden av.
• «Godkjenn» oppretter salgsordren med ordrebekreftelse og reservasjon – samme vei som kundemappe og utesalg. Hvis kredittgrensen er overskredet, venter ordren på kredittgodkjenning. Hva AIRIS kan gjøre uten Deres klikk, stiller De inn i autonomi-oppsettet (Lager › bestelleingang_annehmen); avklaringer går alltid til et menneske.
• AIRIS skriver svaret til kunden på kundens språk – alltid bare som et utkast. For e-post havner det etter godkjenning som et utkast i DivineMail; for WhatsApp kopierer De teksten inn i chatten. Bekreftede tilordninger huskes av AIRIS per kunde til neste gang.
• I AIRIS-chatten: «Registrer bestillingen fra PDF-en» (med vedlegg) eller «Bestilling fra Eiscafé Venezia: 10 kasser Export Hell, 5 Aperol» – det opprettes samme forslag i ordreinnboksen.
• Fra DivineMail: Åpne en kundemail med høyreklikk og velg „Registrer som ordre“ i kontekstmenyen. AIRIS leser teksten og PDF- eller faksvedlegget; så snart „Ordre gjenkjent — kontroller i ordreinngang“ vises, ligger forslaget under Ordreinngang.
• Dobbeltbeskyttelse: Samme inngang blir bare én gang et forslag, selv om den kommer inn en gang til eller leses inn på nytt. E-poster uten ordre — som „Takk for leveringen“ — genererer ingen inngang.

• Du vedlikeholder kredittgrense, betalingsfrist, skonto og leveringsstopp (med grunn) per kunde under Betingelser. Kontroll utføres før hver ordreaksept og før hver følgeseddel — på alle måter: tilbud, bestillingslenke, kundemappe, selger, ordreinngang, EDI og AIRIS.
• Hvis en ordre overskrider kredittgrensen, lagres den og venter på godkjenning. Ved leveringsstopp lagres den, men aksepteres ikke — det opprettes ingen ordrebekreftelse. Kunden din ser ingen kredittinformasjon.
• Ved følgeseddelen vises meldingen „Kredittgrense / Leveringsstopp“. Innehavere og administratorer godkjenner selv med „Opprett likevel“; ellers sendes en godkjenningsforespørsel til regnskapsavdelingen, og følgeseddelen opprettes først etter godkjenning. Beslutningen loggføres hos kunden.
• Betingelser via AIRIS („Kunde X: 30 dagers frist, 2 % skonto ved 10 dager, kredittgrense 20 000 €“) følger din Autonomi-knapp. En kredittgrense fra 50 000 € setter AIRIS alltid først etter din godkjenning.
• Margenvokter: Ordrer under innkjøpspris eller under ditt minimale dekningsbidrag holder DivineMind tilbake for godkjenning; prisen forblir uendret. Innstilling under Plukking › „Prosess“, detaljer i kapittelet Lager & Bestand.

Hver ordre følger samme vei: Tilbud → Ordrebekreftelse → Følgeseddel → Faktura — uansett om den kommer fra ordreinngang, bestillingslenke, kundemappe, selger eller via EDI.

Utløpsdato-varsel: Hver morgen rapporterer DivineMind ledelsen om partiene hvis utløpsdato snart utløper; samme varsel står i dagligrapporten. Sporbarhet og tilbakekalling er en henvisning med funnsted, ikke juridisk rådgivning.

• Kundesortiment: Velg en kunde under Lager › «Kundesortiment» for å administrere artikler, kundens egne artikkelnumre og standardlisten med mengder. «Foreslå fra bestillinger» analyserer ordrene fra de siste 12 månedene og foreslår sortiment og standardliste; dette tas først i bruk etter at De bekrefter.
• «Etterbestill standardliste» fyller handlekurven med ett trykk – i kundeportalen, via bestillingslenken og ved ordreopprettelse for uteselgere i appen. Prisene hentes alltid fra kundens prisliste og beregnes av serveren ved innsending.
• Med «Kunden ser kun sitt sortiment» viser kundeportalen og bestillingslenken bare disse artiklene; uteselgeren ser fortsatt alt og kan filtrere på «Sortiment». Søket finner også artikler via kundens artikkelnummer, likeledes i ordremottaket.
• Matvareinformasjon (matinformasjonsforordningen): Administrer de 14 hovedallergenene (inneholder/spor), ingredienser, næringsinnhold per 100 g eller 100 ml, opprinnelse, alkoholinnhold og oppbevaring under «Matvareinformasjon» på varen. Allergenene er de samme som i POS-systemet for servering.
• Kundene Deres ser produktdatabladet (PDF) i kundeportalen, via bestillingslenken og via følgeseddellenken – slik oppfyller De videreformidlingsplikten i henhold til matinformasjonsforordningen (forordning (EU) nr. 1169/2011) art. 8 nr. 8.
• BMEcat: Under Produkter › Ny › «Grossist» kan De importere BMEcat 1.2 og 2005 (XML, også som ZIP) i tillegg til DATANORM. Forhåndsvisning, duplikatgjenkjenning (leverandørens artikkelnummer, artikkelnummer, EAN) og prisrapport fungerer på samme måte; leverandøren foreslås fra kataloghodet. Ingenting slettes – utgåtte artikler forblir i databasen.

• Under Produkter › Ny › „Grossistkatalog (DATANORM · BMEcat)“ leser du inn DATANORM 4 eller 5 fra grossisten din — individuelle filer eller alt samlet som ZIP: artikler, listepriser, dine rabattgrupper, varegrupper og prisendringer (DATPREIS). Filene får du i kundeporteralen hos grossisten din.
• Velg grossist eller „+ opprett ny grossist“, fastsett skattesatsen for nye artikler og bestem hva som skjer med salgsprisene dine: Salgspris = grossistens listepris (ved prisendringer kun så lenge du ikke har endret den selv) eller „Ikke rør salgspriser — kun ta innkjøpspriser“.
• Forhåndsvisningen viser per linje artikkelnummer, betegnelse, varegruppe, listepris, din innkjøpspris og handlingen (ny, oppdater, uendret); mangler rabattgruppen, står „uten EK“. „Importer nå“ tar inn, prisrapporten viser deretter gamle og nye liste- og innkjøpspriser. Dubletter gjenkjennes av DivineMind via artikkelnummer og EAN; ingenting slettes. Tidligere kjøringer står under „Siste katalogimporter“.
• Fremmed valuta: Hvis en katalog er i en annen valuta, regner DivineMind om prisene med ECB-referansekursen på prisdatoen til euro. Forhåndsvisningen viser kursen per valuta („1 EUR = … den …“) og på prisen det opprinnelige beløpet. Mangler ECB-kursen for en valuta, tas linjen ikke med („avvist – kurs mangler“).

• Opprett en avtale under kunden i fanen «Bonus & rabatt»: Periode (år, halvår eller kvartal), trinnskala «fra omsetning X → Y %» og om oppnådd sats gjelder med tilbakevirkende kraft på hele omsetningen eller bare for meromsetning per trinn. Valgfritt kun bestemte varegrupper.
• Bonusberettiget er nettoomsetningen fra utstedte fakturaer i perioden, minus utstedte kreditnotaer (også returer). Valgfritt telles kun betalte fakturaer. Utkast, krediterte fakturaer samt pant, tomgods og frakt telles aldri.
• Fanen viser løpende: omsetning hittil, neste trinn og hva som mangler, bonus ved nåværende status samt prognose frem til periodeslutt. Det samme ser salgsrepresentanten i appen hos kunden; i kundeportalen bare hvis «Vis status i kundeportalen» er aktivert.
• Ved periodeslutt beregner AIRIS bonusen per mva-sats fra fakturalinjene og oppretter et forslag under Automatisering › Godkjenninger. Først etter godkjenningen din opprettes et kreditnota-utkast (én linje per mva-sats, uten referanse til en faktura) — det sendes aldri automatisk. Det gis maksimalt én bonuskreditnota per kunde og periode.
• Leverandørbonus: Registrer rabatten du forventer under leverandøren. Det forventede beløpet fra inngående fakturaer vises; ingenting bokføres ennå.
• Avstemming ved leverandørbonus: Ved siden av „Forventet refusjon nå“ ser du „Allerede kreditert“ (fra leverandørens kreditter) og „Åpen“. Returer og leverandørens bonuskreditter reduserer innkjøpsomsetningen. Bokføringen gjøres av regnskapsavdelingen din.

• Prognosebasert etterbestilling: Under Lager › «Prognose-etterbestilling» aktiverer De prognosen per etterbestillingsregel. I stedet for et fast bestillingspunkt beregner AIRIS forventet etterspørsel frem til neste levering: ukedag, trend, sesong fra fjoråret, helligdager i lagerets delstat/fylke og for drikkevarer været (varsel fra Deutscher Wetterdienst, historikk fra Copernicus ERA5).
• Per artikkel angir De bestillingssyklus (dager til overneste levering) og standarden «balansert» eller «sparsom». «Beregningsmåte» viser hver dag med forventet mengde, spredning, helligdag og vær — ingen svart boks. Mangler salgsdata, gjelder det faste bestillingspunktet.
• Bestilling skjer som før: Morgenkjøringen (eller «Opprett bestillingsforslag nå») oppretter et bestillingsutkast per leverandør. Det sendes kun til leverandøren dersom autonomi-knappen tillater det eller noen godkjenner det. Salgstall fra tidligere system importeres som CSV (dato; artikkelnummer eller EAN; mengde). I AIRIS-appen ser De prognosen under Lager › «Prognose-etterbestilling».
• Engangspantmengder: Under Lager › «Engangspantmengder» tilordner De systemet til hver pantetype (engangspant AT, engangspant DE, ombruk), samt materiale og volum, og legger inn stykklister på artikkelen (f.eks. 1 brett = 24 bokser).
• Per måned ser De artiklene per strekkode (utlevert, tapt, meldemengde, korrigering) og pantekontoen per emballasjetype (utlevert, mottatt, saldo). Eksport som CSV eller PDF med kilde og status. I Østerrike melder førstegangsdistributører antallet per strekkode i løpet av de første 5 dagene i påfølgende måned i portalen til Recycling Pfand Österreich (forsinket frem til den 9.); i Tyskland brukes rapporten til avstemming mot DPG-clearing.
• Kundens pantekonto: Pant og returemballasje håndteres per enhet via pantekontoet. Sjåføren bokfører mottatt returemballasje på turen, en retur tar med panten tilbake med utkast til kreditnota. Saldo per enhet ser du under Pant i området „Enheter — returemballasjeflyt med kunder (pantekonto)“, kunden din i sin kundemappe.
• Før fristen minner AIRIS eier, admin og ledelse (bjelle og pushvarsel) helt til De «markerer måneden som rapportert». Kun mengder rapporteres — pantebeløp håndteres fortsatt via følgeseddel, pantekonto og faktura.

• Leverandører og innkjøp: Innkjøpskilder under Leverandører, bestillinger og treveisavstemming (bestilling/varemottak/faktura).
• Lager og beholdning: Beholdninger, minimumslagre, etterbestillingsregler og automatisk etterbestilling under Lagerstyring.
• Priser og betingelser: Vedlikehold kunde- og volumbaserte priser — flyter direkte inn i tilbud og ordrer.

Under „Innkjøp & 3-veis avstemming“ (siden åpner 3-Way Match) sammenligner DivineMind din bestilling hos leverandøren, varemottaket og inngående faktura. Toleranse: pris ±2 % eller ±50 €, mengde ±1 % (løsvekt ±3 %).

• Du vedlikeholder netto innkjøpspris på artikkelen under „Innkjøp & Intrastat“. Hver endring huskes av DivineMind med dato (innkjøpshistorikk) — en dato verdsettes med innkjøpsprisen som gjaldt den dagen.
• DivineMind beregner lagerbeholdningen ved datoen tilbake fra lagerbevegelsene, i firmaets tidssone: En avganger 31.12. kl. 23:30 tilhører det gamle året.
• Mangler en innkjøpspris, verdsettes den med dagens innkjøpspris eller salgsprisen — alltid merket som nødløsning. I grossist-dashbordet står „Lagerværdi i dag · … posisjoner“ og, der det er nødvendig, „… verdsatt uten innkjøpspris“.
• Ved årsavslutning inneholder „Årsavslutningspakke for skatterådgiver“ under Hovedbok lagerværdien per 31.12. per artikkel (beholdning, innkjøpspris, verdi, verdivurdering) som CSV med sammenligning med forrige år. Lagerværdien leses kun — ingenting bokføres.

• Samlefaktura: Velg kunde og periode under Samlefaktura, kontroller åpne følgesedler og ordrer i forhåndsvisningen, og opprett som utkast. AIRIS kan også gjøre dette («Opprett samlefaktura for kunde X for september»).
• Konsernintern avregning: Så snart det mottakende selskapet bokfører mottaket av en konsernintern overføring, opprettes det nøyaktig ett fakturautkast hos avsenderen — innenlands med merverdiavgift, over landegrenser med Reverse Charge hvis begge mva-numre er gyldige.
• Retur → Kreditnota: Ved varemottak av en retur opprettes det nøyaktig ett kreditnotautkast til den opprinnelige fakturaen — til faktisk fakturert pris med rabatt, med samme mva-sats og med pant for den returnerte varen.
• Alle tre er utkast: Sending skjer først når De har kontrollert og godkjent dokumentet.

• Spørsmål om beholdning, utløpsdato og utestående poster hos en kunde besvares umiddelbart av AIRIS i chatten — lesing krever ingen godkjenning.
• AIRIS registrerer bestillinger fra PDF eller chat (som forslag i ordreinngangen), skriver tilbud til kundepris og oppretter samlefakturaer som utkast. Alt som oppretter noe, følger din Autonomi-knapp; svar til kunder forblir utkast.
• Bonusavtaler oppretter ikke AIRIS — det gjøres kun på nettet hos kunden. Alle verktøy med navn står i kapittelet „Hva AIRIS kan per bransje“.

Selskaper i farmasøytisk grossistvirksomhet bruker de samme lager- og ordre funksjonene som grossistvirksomhet og ser i tillegg menyen „Pharma“. Sporbarhet og tilbakekalling er en henvisning med funnsted, ikke juridisk rådgivning.

• Kjølekjede: åpner lager-oversikten med underbestand og utgående partier. Kjølelager oppretter du under Lagerlokasjoner med lagertype „Kjølekjede“ og min-/maks-temperatur; intervallet står på lagerkortet. Temperaturer registreres via sjekklister, ikke via sensorer.
• Tilbakekallings-arbeidsflyt: åpner malen „Tilbakekallings-arbeidsflyt (parti)“ i arbeidsflyt-editoren — melding „Identifiser og sperr berørt parti“, e-post til kunden for parti-tilbakekalling, oppgave „Dokumenter og fullfør tilbakekalling“ (forfaller etter 2 dager). Malen er foreløpig inaktiv og startes manuelt per kontakt; e-posten til kunden sendes alltid først etter din godkjenning.
• Pharma-lager og tilbakekallinger: kundelisenser, tilbakekalling per parti, tilbakekallingsrapport og sporing — trinn for trinn i kapittelet Lager & Bestand under „Pharma & Compliance“ og „Tilbakekalling & Sporing“. Tilbakekallingsbrev sendes kun ved ditt klikk.
• Kjøleutstyr: med „Nytt kjøleutstyr“ opprett kjøleskap, fryser, kjølerom eller kjøledisk med lokasjon og innstilt verdi (mål min/maks i °C). Temperaturkontrollpunkter i sjekklistene tilordner du et utstyr; utstyrsnavnet står da ved registrering, i historikken og i revisjonseksporten.
• EDI: les inn bestillinger som EDIFACT ORDERS eller openTRANS og generer leveringsmeldingen med parti og utløpsdato — se kapittelet Lager & Bestand, „EDI: Les inn bestillinger, send leveringsmelding“. Systemene til kundene dine bruker en API-nøkkel fra Innstillinger › Integrasjoner til dette.
• Korrektive tiltak: opprett „Ny CAPA“; tavlen viser utkast, åpen, under arbeid, effektsjekk og lukket. I CAPA registrerer du grunnårsak, korrigerende tiltak, forebygging, „Forfaller den“ og „Effektsjekk den“, bygger en handlingsplan med „Legg til handling“ og ser tilknyttede kvalitetshendelser. „Lukk CAPA“ gjøres kun med effektdokumentasjon og kun for innehavere, administratorer og QM-ansvarlige; hvert trinn står i revisjonssporet.
• Parti og utløp: Beholdning per parti med utløpsdato, FEFO ved plukking og på følgeseddelen, morgenvarsel om utløp. I tillegg samme ordrekjede som i grossistvirksomhet — kundepriser med trinn, kredittgrense og leveringsstopp med godkjenning.
• AIRIS besvarer spørsmål om beholdning, utløp og utestående poster; all skriftlig kommunikasjon går via Autonomi-knappen.