For rekrutteringsbyråer og rekrutterere: fra kundens oppdragsbekreftelse via talentpool, KI-samsvar og anonymt utkast til faktura med garanti. Alt i menyen „Formidling“.
1. Opprett og signer oppdragsbekreftelse
Ny oppdragsbekreftelse
Under Søkeoppdrag „Ny oppdragsbekreftelse“: Kunde fra CRM, stilling, sted, lønnsintervall, honorar i % av brutto årslønn eller som fastpris, retainer-satser, eksklusivitet og garanti i måneder. Samme oppdrag finnes også i kundens mappe under fanen „Oppdragsbekreftelser“.
Opprett tilbud
„Opprett tilbud“ oppretter et utkast til tilbud med retainer og resultatbasert honorar. Ved honorar i % beregner tilbudet basert på midten av lønnsintervallet; fakturering skjer senere basert på faktisk lønn. Hvis kunden aksepterer via lenke, blir oppdraget „aktivt“.
Få signert via lenke
Under „Kundens signatur“: „Opprett lenke for signatur“ (gyldig i 14 dager): Kunden leser vilkårene, om ønskelig som PDF, og signerer på skjermen. Navn, tidspunkt, enhet og kontrollsummen for innholdet lagres. Hvis du endrer oppdraget etterpå, kreves en ny lenke. Du sender lenken selv.
2. Samle kandidater: Talentpool og CV
Importer CV
Meny „Importer CV“: Velg stilling eller oppdragsbekreftelse og last opp CV-en (PDF, JPG, PNG eller Word/DOCX). KI-en fyller ut navn, e-post, telefon og sted; du sjekker og lagrer. Samtykke er obligatorisk, ingen e-post sendes til søkeren.
Talentpool
Under Talentpool finner du alle kandidater, også uten stilling: ferdigheter, nåværende stilling, lønnskrav, tilgjengelig fra, oppsigelsestid. Søk og filtrer etter ferdighet, sted og lønnskrav. En kandidat kan tilordnes flere oppdragsbekreftelser („Tilordne“).
Samtykke og slettefrist
Standard er 6 måneders lagring uten og 24 måneder med samtykke til talentpool. Oversikten finner du under „Slettefrister“. Dette er en standard, ikke juridisk rådgivning – sjekk fristene for ditt land.
3. KI-samsvar: Foreslå passende kandidater
I oppdragsbekreftelsen under „Passende kandidater (KI)“ starter „Søk kandidater“ en gjennomgang av talentpoolen. Hvert forslag har en poengsum fra 0 til 100, en begrunnelse og listen „passer“ / „mangler“. KI-en ser ingen navn, alder, kjønn eller opprinnelse. Mennesker bestemmer om de vil overta (kandidaten kommer i pipelinen) eller forkaste; vurdering og beslutning loggføres.
4. I kandidatmappen
Intern notat og intervju
Interne notater ser kun teamet ditt. „Registrer intervju“ åpner intervju-verktøyet med den forhåndsutfylte kandidaten; transkripsjon og sammendrag vises deretter i mappen. Avtaler for samtaler som kan bookes selv, oppretter du under „Samtaleavtaler“ (bookingsider).
Melding fra mal
„Melding til kandidaten“: Mottaksbekreftelse, mellomstatus, invitasjon til samtale eller avslag. Teksten åpnes i DivineMail med navn og stilling satt inn; du sjekker og sender selv.
Anonymt utkast for kunden
„Utkast for kunden“ oppretter en lenke (gyldig i 60 dager) og en PDF uten navn, kontaktinformasjon, bilde og arbeidsgivernavn, om ønskelig med din vurdering. Kunden svarer uten pålogging med „interessant“, „ønsker samtale“ eller „ingen interesse“ med kommentar; du mottar en melding i bjellen.
5. Formidling, faktura og garanti
Registrer formidling
Hvis kandidaten har signert hos kunden, velger du i oppdragsbekreftelsen under „Formidling“ kandidaten, arbeidsstart og brutto årslønn i henhold til kontrakten.
Utkast til faktura
Fakturaen til kunden for oppdragsbekreftelsen opprettes som et utkast i Finans: prosent av faktisk lønn eller fastpris, med henvisning til garantien. Du sjekker og sender.
Overvåk garanti
Ved garantiens utløp får rådgiveren en oppgave. Hvis kandidaten slutter innenfor garantiperioden, melder du „Garantitilfelle“ med en notat; dette oppretter oppgaven „Sjekk kreditt“. Selve kreditten oppretter du i Finans.
Del provisjon
Under hver rekruttering finner du «Del provisjon». Med «Endre fordeling» kan du fordele honoraret til et valgfritt antall ansatte, med en fritt navngitt rolle (f.eks. oppsøkende, kandidatsøk) og en prosentandel, som til sammen utgjør 100 %. Regelen bestemmes av firmaet ditt; uten egen fordeling teller 100 % for personen som registrerte rekrutteringen. Evalueringen «Honorar per rekrutterer» beregner med disse andelene.
6. Evaluering
Under Analyse: Formidlinger, honorar netto, gjennomsnittlig ansettelsestid, garantitilfeller, honorar per rekrutterer, kandidatkilder, oppdragsbekreftelser etter status og åpen pipeline – med tidsfilter og kun fra dine faktiske data.
7. Med AIRIS
AIRIS kjenner oppdragsbekreftelser, talentpool og evaluering. Eksempler: „Hvilke oppdragsbekreftelser har vi?“, „Søk i talentpoolen etter lønnsadministrasjon“, „Utfør KI-samsvar for SA-0238“, „Opprett et anonymt utkast av … for SA-0238“, „… har signert, arbeidsstart 1. februar, 62 000 € – registrer formidlingen“. Lenker og fakturautkast gir AIRIS kun til deg; ingenting sendes ut. Hva AIRIS selv kan gjøre, stiller du inn i autonomi-oppsettet – med „av“ avviser AIRIS.
Utleie av arbeidskraft (timesedler for utleide, faktura til leietaker, Equal Pay og maksimale varighetsfrister) og lønnsadministrasjon er ikke inkludert. Signatur via lenke er en enkel elektronisk signatur, ikke en kvalifisert.
Stillingsannonser, karriereside og kandidatpipeline finnes i kapittelet Team og personal.