Hotell og gjestgiveri: Rom, bestilling, gjesteskjema, turistskatt

Rom, reservasjoner, gjestekonto og fakturering — med en beleggskalender over to uker som sentral.

• Dagsstatistikker øverst: Ankomster og avganger i dag, okkuperte rom, frokost for i morgen tidlig, rom som skal rengjøres.
• Beleggskalender rom per dag: Klikk på et ledig felt åpner reservasjonen med forhåndsutfylt rom og dato; fargen viser status.
• Håndtere reservasjon: bekrefte, sjekke inn, sjekke ut; i tillegg kansellere eller markere som ikke møtt.
• Gjestekonto: Overnatting, bestilte poster og turistskatt; på hotellet kan tjenester med mengde og avgiftssats bookes til rommet.
• Fakturering: Utsjekk med samlefaktura, forskuddsfaktura på 30 prosent, gjesteblad som PDF.
• Engangsoppsett: Rom med kategori og pris, sesonger med prisfaktor, turistskatt, portalkalender via iCal og den offentlige bookinglenken.
• Fakturamottaker: Velg en CRM-kontakt i reservasjonen eller skriv inn firma/navn, adresse og UID. Over 400 € (AT) eller 250 € (DE) brutto krever systemet navn og adresse.
• Moms-satser kommer fra firmalandet (AT overnatting 10 %, poster 20 %; DE 7 % / 19 %). Hvis frokost er inkludert i romprisen, vises det som en egen linje på fakturaen (DE: mat 7 %, drikke 19 %).
• Sett opp byskatt under innstillinger – det finnes ingen standardverdi. Malen for Wien setter 5 % av overnatting uten frokost og moms (fra 01.07.2027 8 %), med kilde; barn under en aldersgrense er fritatt.
• Priser gjelder per natt: Hvis et opphold strekker seg inn i en sesong, får hver natt sin egen sesongpris – i modulen, på bookingsiden og i AIRIS.
• iCal: Hvis en portalbestilling overlapper med en egen bestilling, blir ingenting dobbeltbooket – den vises som en forespørsel med konflikt i kalenderen, og klokke og e-post varsler om det.
• Bookingside: Endelige priser inkl. moms, byskatt-informasjon, personvern- og avbestillingsinformasjon; slå av og på under innstillinger. Nye forespørsler varsles med klokke og e-post; gjesten mottar bekreftelses- og inngangs-e-post på sitt språk.
• Gjesteblad: i Østerrike gjestelisten i henhold til vedlegg A i gjesteliste-forordningen, i Tyskland det spesielle registreringsskjemaet (kun utenlandske gjester) – med løpenummer.

• «På rommet» i kassen: Gjesten signerer på kasseskjermen. Signaturen lagres privat på posten i gjestekontoen og vises på «Vedlegg med signaturer» (PDF) til fakturaen.
• Betal faktura i resepsjonen (Gjestemappe → Fakturaer): «Kontant (kasse)» eller «Kort (kasse)» registreres via din kasse – med kvittering og signatur der; fakturaen blir deretter markert som betalt.
• Forskuddsbetaling: Fra den godkjente forskuddsfakturaen opprettes en betalingslenke. Gjesten betaler på en egen side via hotellets Mollie-konto. Et utkast eller et hotell uten betalingsleverandør får ingen lenke.
• Forpleining per reservasjon (kun rom, frokost, halvpensjon, helpensjon): egne fakturalinjer for matvaregruppe, frokostliste og antall middager per dag (knapp «Frokostliste»).
• Husøkonomi på mobilen: Utsjekk setter rommet til «må rengjøres», og bjellen varsler «Rom … er ledig — vennligst rengjør». «Rent» lagrer navn og klokkeslett, «Sperret» fjerner også rommet fra bookingsiden.
• Rapporter: Belegg, ADR, RevPAR, overnattinger etter opprinnelsesland og månedsliste for turistskatt som PDF for kommunen. Registreringsnummeret (VO (EU) 2024/1028) står på bookingsiden og fakturaen; AIRIS kan bekrefte, sjekke inn/ut, bokføre poster, gjesteblad og forskuddsbetaling – skrivende kun via autonomi-knappen.
• Turistskatt i kassen: Hvis kassen krever inn turistskatten, vises den som en egen post «utlegg» med 0 % på kvitteringen. Halv- og helpensjon med drikke deler regningen inn i mat og drikke; andelen angir De selv.
• AIRIS uten frigivelse: sjekk ledige rom, vis dagens status på hotellet og opprett en forespørsel. Dersom flere reservasjoner passer, spør AIRIS om avklaring.

• Firmaets tid: Oversikt, beleggskalender, „i dag“ ved iCal-synkronisering og dagsoversikten fra AIRIS regner i husets tidssone (fra firmadata eller firmaland) — ikke i serverens tidssone. Ankomst, avreise og „Frokost for i morgen“ endres derfor ved midnatt lokal tid.
• Registreringsnummer (VO (EU) 2024/1028, korttidsutleie): Hotell › „Innstillinger“ › „Objektets registreringsnummer“ og „Utstedt av / Dato“. Hvis en leilighet har eget nummer, registrerer du det under „Administrer rom“ › Rom › „Reg.nr. (kun hvis avvikende)“. Nummeret vises på bookingsiden og på fakturaer; sjekk der om din kommune eller ditt land har registreringsprosedyre.
• Signaturer er private: Signaturen „på rommet“ ved kassen er ikke offentlig tilgjengelig — kun via en signert, tidsbegrenset lenke fra gjestekontoen eller i „Vedlegg med signaturer“. En tom eller skadet signatur avvises, knappen „på rommet“ er først tilgjengelig etter signering, og kun gjester som er på huset kan velges.
• Språk: Grensesnittet og den offentlige bookingsiden finnes på 30 språk; gjesten mottar e-post ved ankomst og bekreftelse på sitt språk. DivineMind inneholder ikke en channel manager (synkronisere priser og kvoter med bookingsider) — synkronisering med portaler skjer via iCal (kun opptatt/ledig).