Fra romplanlegger til faktura — i ett system.
Reservasjon, egen bookingside, portal-kalender, gjestekonto, turistskatt, gjesteliste og kasse henger sammen: Gjesten booker på din side, restauranten booker til rommet, ved utsjekking opprettes fakturaen med mottaker, riktig skattesats og turistskatt.
Belegg i portalen, faktura i Word, turistskatt i kalkulatoren.
Hva et lite hus trenger hver dag.
For pensjonater, hoteller gjestgiveri, gjestgiverier og leilighetshoteller med opptil ca. 30 rom i Østerrike og Tyskland, med eller uten restaurant.
Belegningskalender og reservasjoner
↳ Hvem som sover i hvilket rom når, står i boken, i portalen og i hodet. Sesongpriser regnes ut for hånd.
→ En belegningskalender for alle rom: Klikk på en ledig dag for å opprette reservasjonen. Hver reservasjon går fra forespørsel via bekreftet og innsjekket til utsjekket. Et rom kan ikke bekreftes dobbelt for samme natt. Prisen gjelder per natt i sesongen som natten faller i; romkategorier fra enkeltrom til leilighet.
Egen bookingside
↳ Direktebestillinger kommer via telefon og e-post. Gjestene ser ikke hva som er ledig, og hver henvendelse koster tid.
→ En bookinglenke uten registrering: Gjesten ser den ledige måneden per kategori med pris, systemet foreslår det minste passende rommet. Forespørselen vises umiddelbart i belegningskalenderen; du får en e-post og en melding, gjesten en mottaksbekreftelse på sitt språk. Først når du bekrefter, er rommet booket, og gjesten mottar bekreftelsen. Siden viser prisen inkludert mva., turistskatten, personvernerklæringen og avbestillingsvilkårene.
Portal-kalender via iCal med konflikthåndtering
↳ Booking.com, Airbnb og egen reservasjon vet ingenting om hverandre. Dobbeltbookinger oppdages først ved ankomst.
→ For hvert rom en eksport-kalender for portalen og en import av portal-kalenderen, synkronisert hver time. Hvis en portalbooking overlapper med en egen, oppretter DivineMind den kun som en forespørsel med konfliktmerke og varsler deg via bjelle og e-post. iCal overfører kun opptatt eller ledig: ingen priser, ingen kvoter, ingen gjestedata. Dette er ikke en Channel Manager.
Faktura ved utsjekking med mottaker
↳ Forretningsreisende trenger en faktura til firmaet sitt, med adresse og organisasjonsnummer. Fakturaen fra notatblokken er ikke tilstrekkelig for dette.
→ Ved utsjekking velger du en kontakt fra CRM eller oppgir firma, adresse og organisasjonsnummer. Over beløpsgrensen for småbeløpsfakturaer krever DivineMind adressen. Fakturaen inneholder overnatting, servering, poster fra gjestekontoen og turistskatt, og trekker fra et depositum automatisk. Den opprettes som et utkast i fakturamodulen og frigis der.
Skattesatser per land
↳ Logi, frokost og drikke har forskjellige skattesatser, og disse er annerledes i Østerrike enn i Tyskland.
→ Satsene kommer fra landet til firmaet ditt: i Østerrike overnatting 10 % og normalsats 20 %, i Tyskland 7 % og 19 %. Frokosten står som en egen linje på fakturaen, i Tyskland delt i mat 7 % og drikke 19 %. Halvpensjon med drikke deles også i mat og drikke; andelen setter du selv.
Turistskatt som gjennomgående post
↳ Per person per natt eller i prosent, barn fritatt eller ikke, med eller uten frokost: Turistskatten er forskjellig i hver kommune.
→ Du setter modus, sats og aldersgrense for barn, for Wien finnes en mal. På fakturaen står turistskatten som en egen linje med utledning, i Østerrike som en gjennomgående post uten mva. I Tyskland velger du om gjesten skylder avgiften i henhold til vedtektene. For avregning med kommunen finnes turistskatt-månedslisten som PDF; innrapportering og betaling skjer som før av deg.
„Til rommet“ fra kassen, med signatur
↳ Middag, bar og minibar havner på lapper. Ved utsjekking mangler halvparten, og gjesten spør hva han har signert.
→ I kassen (RKSV) bokfører betjeningen kupongen med „Til rommet“ på gjestekontoen. Knappen er først aktiv når gjesten har signert på enheten. Minibar og ekstras booker du direkte i gjestekontoen. Til fakturaen følger en vedlegg med alle signaturer som PDF. Bar eller kort i resepsjonen går via kassen: kvittering med signatur, faktura betalt, turistskatt som egen kassepost.
Depositum med betalingslenke
↳ Depositum etterspørres via bankoverføring, spores og trekkes manuelt fra sluttfakturaen.
→ Depositumsfakturaen (30 % eller et fritt beløp) opprettes fra reservasjonen. Med „Send til gjest (PDF + betalingslenke)“ får gjesten fakturaen og en lenke for å betale via din betalingskonto hos Mollie. Ved sluttfakturaen trekkes depositumet fra som en egen linje.
Servering og frokostliste
↳ Kjøkkenet vet ikke om morgenen hvor mange gjester som spiser frokost og hvem som har halvpensjon om kvelden.
→ Per reservasjon: uten servering, frokost, halvpensjon eller fullpensjon. Frokostlisten viser kun gjester med frokost, oversikten teller „Frokost i morgen tidlig“ og „Middag i dag (HP/VP)“. På fakturaen står serveringen som en egen linje med riktig skattesats.
Gjesteliste for utfylling og signering
↳ Gjestelisten kopieres fra en mal, numre og obligatoriske felt mangler.
→ For Østerrike gjestefortegnelsesbladet i henhold til vedlegg A i Gästeverzeichnis-Verordnung med løpenummer, kjønn, reisedokument og medreisende. For Tyskland den spesielle innmeldingsskjemaet i henhold til § 30 BMG. Begge som PDF for utfylling og signering. En elektronisk melding til kommune eller myndighet utfører ikke DivineMind.
Housekeeping og rapporter
↳ Etter utsjekking vet ingen hvilket rom som må rengjøres. Hvor godt huset var belagt, vises først av regnskapsføreren.
→ Ved utsjekking blir rommet automatisk „til rengjøring“, teamet får en melding. På siden Housekeeping, også i nettleseren på mobilen, trykker man på „Rent“; navn og tidspunkt lagres, rom kan sperres. Rapportene viser per måned belegg, gjennomsnittlig rompris (ADR), RevPAR, overnattinger etter opprinnelsesland og turistskatt-månedslisten.
AIRIS bak godkjenningsknappen
↳ En tilgjengelighetsforespørsel om kvelden blir liggende til i morgen.
→ Med KI-assistenten AIRIS (i pakken for 999 €) spør du i chatten hva som er ledig, lar en reservasjon opprettes som forespørsel eller viser deg dagen i huset. Bekreftelse, innsjekking, utsjekking, bokføring av poster, gjesteliste og depositum utfører AIRIS kun hvis du har godkjent det via autonomi-knappen; ellers legger den frem steget for deg. Hvis det er uklart hvilken reservasjon det gjelder, spør AIRIS.
En pris per bruker. Hotellmodulen er inkludert.
Romplanlegger, bookingside, iCal-synkronisering, fakturaer, turistskatt, gjesteliste, housekeeping og rapporter koster ingenting ekstra. Alle priser ekskl. mva.
per bruker per måned: DivineMind med hotellmodul, fakturaer, CRM, DivineMail, kalender og arkiv.
per bruker per måned med KI-assistenten AIRIS.
Kasseregisteret (RKSV) er inkludert i planen til € 749 — ingen ekstra kostnad per kasseplass.
Ofte stilte spørsmål
For hvilke typer eiendommer er DivineMind laget?+
For pensjonater, gjestgiverier, vertshus og leilighetshoteller med opptil ca. 30 rom. Ikke inkludert er en kanalbehandler med priser og kvoter, online innsjekking, prisplaner med minimumsopphold og elektronisk gjestemelding til kommune eller myndighet. De som trenger dette, er bedre tjent med et stort hotellprogram.
Fungerer dette med Booking.com og Airbnb?+
Ja, via iCal: For hvert rom oppgir du eksportadressen din til portalen og abonnerer på portalens kalender. Synkroniseringen skjer hver time og overfører kun opptatt eller ledig. Overlappinger rapporteres, ikke dobbeltbookinger. Du vedlikeholder fortsatt priser og kvoter i portalen.
Hvordan beregnes turistskatten?+
Slik du setter det opp for din kommune: per person per natt eller i prosent av romprisen uten frokost og MVA, med aldersgrense for barn. For Wien er en mal lagret. Satsene er kommune- eller statsrett; vennligst sjekk verdien for ditt sted.
Hva er registreringsnummeret?+
Siden 20.05.2026 gjelder EU-forordning 2024/1028 om korttidsutleie. Der din kommune tildeler et registreringsnummer, legger du det inn per eiendom eller leilighet. DivineMind viser det på bookingsiden og skriver det ut på hver faktura.
Hva koster DivineMind for et hotell?+
DivineMind koster € 749 per bruker per måned, med AI-assistenten AIRIS € 999, begge ekskl. mva. Hotelmodulen og kasseregisteret (RKSV) er inkludert uten ekstra kostnad.
Hvor befinner dataene våre seg?+
I EU, i Frankfurt og Berlin. Signaturer og gjesteblader er private og kun synlige for registrerte brukere av din eiendom. Grensesnittet finnes på 30 språk.
Bransjespesifikke AI-innblikk — ukentlig
Hver onsdag en case fra din bransje: hva som fungerer, hva som ikke gjør det, hva det egentlig koster.
Din eiendom i ett system, fra romplan til faktura.
I førstegangsamtalen viser vi deg DivineMind på et demonstrasjonspensjonat med 17 rom, bookingside, portal-kalender, kasse og rapporter.
Eller skriv til oss direkte.
Beskriv kort hva du trenger – vi kontakter deg innen 24 timer.