Gastro & Hospitality

• MHD / FEFO: Lager sortert etter utløpsdato – avskriv eller la AIRIS bestille på nytt.
• HACCP-egenkontroll: Registrer kjøle-/frysetemperaturer; avvik rapporteres umiddelbart rødt.
• Stempling & vaktbok: Ansatte stempler inn/ut etter stasjon – ekte tidsregistrering.
• Stempling på lokasjonen: Under Tidsregistrering aktiverer eiere, administratorer og ledere regelen per filial i kortet „Kun stempling på lokasjonen“ og angir „Radius i meter“. Deretter er stempling kun mulig når mobilen er innenfor radiusen — i appen og på nettet.

• Reservasjonsbok: Dagsvisning med tidslinje under Reservasjonsbok — Bord × klokkeslett, klikk på et ledig felt oppretter en reservasjon (personer, varighet, bord automatisk eller fast).
• Bord og områder: under «Administrer bord» oppretter du bord med sitteplasser og tildeler dem direkte til et område (f.eks. spisesal eller terrasse) – nye områder oppretter du i samme dialog.
• Gjesteforespørsler og allergier: ekte felt på reservasjonen og CRM-kontakten — Allergimerknader vises rødt i dagsvisningen og overtas automatisk for stamgjester.
• Bekreftelse til gjesten: Det finnes ennå ingen WhatsApp-bekreftelse direkte fra reservasjonsboken (den kommer først etter godkjenning fra Meta) — teamet ditt sender bekreftelsen selv.
• Telefonreservasjon: Ta imot samtalen og legg inn reservasjonen i reservasjonsboken. KI-basert telefonsvarer er for øyeblikket ikke aktivert.

• Under Arrangementer oppretter De anledning, dato, antall personer, rom eller bord, meny fra kasseartikler (pris per person), drikkepakke, tidsplan og allergier.
• «Opprett tilbud» genererer tilbudet som premium-PDF via standard tilbudsfunksjon. Etter aksept sperrer «Bekreft» bordene i reservasjonsboken — ved overlappende reservasjoner varsles det, og ingenting bestilles.
• Deretter forskuddsfaktura (f.eks. 30 %, spesifisert per mva-sats) og sluttfaktura med faktisk antall personer — forskuddet trekkes fra automatisk. Kjøreplanen (PDF) er oversikten for kjøkken og servering.
• Kjøkken og personale varsles to dager før og samme dag kl. 08:00 (lokal tid for Deres virksomhet) med antall personer, meny og allergier.

• Under Bakeri → «Oppsett» definerer De hvilket sted som er bakeriet, hvilke steder som bestiller, tidsfrist (bestillingsfrist for neste dag, bedriftens lokale tid) og hvilken rute de leveres med. For hver vare angir De deig, ovn, steketid og brettstørrelse.
• Filialbestilling: Hver filial ser et forhåndsutfylt bestillingsforslag om morgenen og sender det innen bestillingsfristen – i kassen under «Filial» eller på nettet under «Filialbestillinger». Deretter kan bare bakeriet/ledelsen gjøre endringer; slike etterregistreringer markeres.
• Bakeliste: summen av alle innsendte filialbestillinger pluss forhåndsbestillinger, gruppert etter deig, ovn og steketid, med brett – også som PDF. «Bokfør som bakt» legger varene til bakeriets lager.
• Levering: «Avgang» oppretter følgeseddel per filial (en intern overføring i lageret); filialen bekrefter mottak og registrerer eventuelle avvik med årsak.
• Returer om kvelden: per vare hva som er til overs og hvor det går (avskrivning, sosialmarked, Too Good To Go, personale, retur til bakeri) og når en vare ble utsolgt. Dette danner returprosenten per filial, vare og dag.
• Prognose: forslaget beregnes transparent – samme ukedager, trend, vær, helligdager, utsolgt-tidspunkt og et sikkerhetstillegg basert på marginen Deres. «Slik beregnet» viser hvert trinn; tilbakeblikket sammenligner prognose og faktisk verdi. AIRIS kan bare sende automatisk hvis De tillater det i autonomi-knappen.
• Anbefaling per filial: I fanen „Prognose“ velger du under „Anbefaling for bestillingsforslag“ mellom „balansert“ (så lite retur som mulig, uten å bli utsolgt oftere) og „sparsommelig“ (enda mindre retur, men oftere utsolgt). Under dette står det hvordan retur og utsolgt ville ha blitt med den andre anbefalingen i samme tidsrom. Samme valg finner du i „Oppsett“ i kolonnen „Forslag“; det gjelder fra neste bestillingsforslag for denne filialen.
• Forhåndsbestillinger: kaker og fat med hentetidspunkt, filial og kunde fra CRM; forskuddet er en vanlig forskuddsfaktura. Mengden vises på bakelisten på hentedagen, og teamet varsles kl. 07:00.

• I hver kontaktfil finnes fanen «Personvern»: Innsyn iht. art. 15 som PDF og en fullstendig datakopi iht. art. 20 som JSON-fil — med reservasjoner, anrop, e-poster, bilag og samtykker.
• Forespørsler registreres som en sak med mottaksdato og frist (1 måned); eiere og administratorer varsles 7 dager før utløp.
• Sletting iht. art. 17: Først viser en testkjøring hva som slettes, anonymiseres eller beholdes grunnet oppbevaringsplikt. Fakturaer og kassekvitteringer forblir uendret (pseudonymisert); kan kun utføres av eiere og administratorer, sletteprotokoll fås som PDF.

• Revisjonseksport: under HACCP-Sjekklister i fanen «Historikk» last ned hele sjekkliste-historikken som CSV eller PDF for mattilsynet (periode kan velges, avvik markert).
• Kjøleenhetstilknytning: Temperaturkontrollpunkter kan tilordnes enheter som er vedlikeholdt under Kjøleenheter — Enhetsnavn vises ved registrering, i historikken og i revisjonseksporten.
• Glemte sjekker: Hver morgen kl. 07:00 sjekker systemet hvilke sjekklister som er åpne eller forsinkede. Ansvarlige får en oppgave med antall åpne og forsinkede sjekker og en melding i bjellen — du trenger ikke å slå på noe for dette.

• Begge menypunktene åpner en ferdig mal i arbeidsflyteditoren — ingenting kjører ennå. Sjekk navn, utløser og trinn, lagre med „Lagre“ og aktiver deretter arbeidsflyten. Med „Test“ prøver du den ut på forhånd (lagre først).
• No-show arbeidsflyt (Gastro › No-show arbeidsflyt): Utløser „manuell“ for en kontakt, altså gjesten. Trinn 1 sender en vennlig påminnelse om dagens reservasjon med en forespørsel om kort bekreftelse (tekst fra KI), trinn 2 venter en dag, trinn 3 melder „Sjekk no-show og følg opp ved behov“.
• Bestillinger (Gastro › Bestillinger): Mal „Utløs etterbestilling“ med tidsplan ukentlig mandag morgen (kan endres i utløseren). Den melder „Sjekk bestillingsbehov — artikler under minimumsbeholdning“ og oppretter oppgaven „Utløs bestilling hos leverandør“, forfall neste dag. Den oppretter ikke selve bestillingen — det gjør det daglige bestillingsforslaget i lageret (se nedenfor).
• E-poster til gjester sendes kun så selvstendig ut som din autonomiknapp for automatiseringer tillater — ellers venter e-posten på din godkjenning. Utførte kjøringer ser du under Automatisering › Utførelser.

• I AIRIS-chatten: Send faktura som bilde eller PDF, AIRIS spør „Skal jeg bokføre dette i lageret?“. Om AIRIS bokfører direkte eller venter på din godkjenning, bestemmer din autonomiknapp for lageret.
• Daglig bestillingsforslag: Under Automatisk etterbestilling sjekker systemet hver morgen de aktive etterbestillingsreglene og oppretter et bestillingsutkast per leverandør; eiere, administratorer og ledere blir varslet. „Sjekk nå“ starter sjekken umiddelbart. Utløpte ladninger teller ikke som beholdning. Om utkastet kun foreslås, legges frem for godkjenning eller sendes direkte til leverandøren, bestemmer autonomiknappen.

Etterbestillingsregler, bestillinger og FEFO står utførlig i kapittelet Lager og beholdning.

Oppsett, bordplan, kassering, kjøkkenskjerm og skriver står utførlig i kapittelet DivinePOS — Kassesystem. Her står det som kommer i tillegg i gastrohverdagen.

• Flere bedrifter: Eier du flere firmaer med kasse, velger du firmaet etter innlogging under pos.divinemind.ai/firmenwahl. Valget beholdes; du kan bytte når som helst i backoffice via profilmenyen → „Bytt firma“. Den aktiverte kassen for hvert firma huskes av enheten — ved tilbakemelding holder det med PIN-koden.
• Drikkepenger: I betalingsdialogen under „Drikkepenger“ velger du „Ingen“, „Avrund“ eller „Eget beløp“ — også ved „Delt betaling“ (kontant og kort). Drikkepenger er ikke omsetning og står ikke i det signerte beløpet. Under Rapporter viser „Omsetning per servitør“ omsetning og drikkepenger per person; Z-kvitteringen viser drikkepengene per servitør, med „derav ikke-kontant, utbetales“. Hvordan du utbetaler ikke-kontante drikkepenger (kontant fra kassen eller via lønn), bestemmer du selv — det bokføres ikke automatisk.
• Åpen regning ved disken: Kasse → knapp „Faktura“, søk opp regningen og ta betalt kontant eller med kort. Beløpet kommer fra regningen, det opprettes en signert kassakvittering, regningen er deretter betalt. I Z-kvitteringen står betalingen i en egen blokk „Betalinger på fakturaer“ og teller ikke dobbelt som omsetning.
• Klar for henting-visning: I kjøkkenskjermen åpner knappen „Henting“ kundevisningen for en skjerm ved disken — „Under tilberedning“ og „Klar for henting“ med hentenummer, for take-away og disk. Når kjøkkenet melder en bestilling ferdig, hopper nummeret til „Klar for henting“.
• Dagsavslutning: Z-kvitteringen opprettes hver morgen kl. 05:00 lokal tid for din bedrift automatisk for den avsluttede forretningsdagen — med omsetning per sats og betalingsmåte og drikkepenger per servitør. En manuell avslutning kan du fortsatt utløse; ingen bestilling blir talt dobbelt.

• Forkortelsene vises på kasseflisen, på kjøkkenslippen og i kjøkkenskjermen. På kundebeviset, ved tillegg og på et online-spisekart vises ingen allergener — til det er allergenkartet der.
• Margin per rett: Under Rapporter → fane „Margin per rett“ regner kassen ut netto fra oppskrift og siste innkjøpspris — med varekostnad og food cost-andel per rett. Mangler en ingrediens innkjøpspris, står det ved retten i stedet for å finne opp et tall. Oppskrifter vedlikeholder du under Lager › Tilordning.

• Verdigavekort: Ved kassen knapp „Gavekort“ → „Selg“ eller „Sjekk restverdi“. Koden står med QR på kvitteringen og kan løses inn i enhver filial, også i flere trinn — i betalingsdialogen under „Løs inn gavekort“. Solgte og åpne gavekort ser du i backoffice i fanen „Gavekort“.
• I fanen „Rapport“ ser du medlemmer, stempler, premier og gavekort per filial. Reklame via SMS eller WhatsApp til kortholdere kun hvis gjesten separat har samtykket.

• Side „Registreringskasse (RKSV)“ i kasse-backoffice under Innstillinger: Status for hver kasse, data for FinanzOnline, kvitteringslisten, „DEP-eksport“ og „Sjekk kjede“. Sjekken kontrollerer signaturer, kvitteringsnumre, kjeding, omsetningsteller, startkvittering, feil og QR-koder. Hver kasse har sin egen signaturkjede.
• Null-, måneds-, års- og sluttkvittering oppretter du på samme side. Sluttkvitteringen tar kassen permanent ut av drift — dette kan ikke angres.
• Signeringsenhet feil: Kassen fortsetter å ta betalt; kvitteringene har merknaden „Sikkerhetsinnretning feilet“. Når enheten er tilbake, opprettes en signert samlekvittering for feilen. På en demo-kasse demonstrerer du dette med „Vis feil“.
• Fortsett å ta betalt uten internett — også i nettleseren: Hvis kassen viser „Klar for offline“, fortsetter den ved nettverksfeil, også etter ny lasting av siden. Bestillinger og betalinger havner i „Offline-køen“ på denne enheten; gjesten får en erstatningskvittering uten QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Når nettet kommer tilbake, blir transaksjonene ettersendt i rekkefølgen de ble registrert — aldri dobbelt — og signert med merknaden „Nacherfassung“ og det ekte salgstidspunktet. Med „Skriv ut signert kvittering for gjesten“ får gjesten deretter sin signerte kvittering. Hvis enheten ikke har skriver, sier kassen at bestillingen må gis muntlig til kjøkkenet — kjøkkenslippen skrives ikke ut på nytt.

• Filialdrift: Kasser, priser (i kasse-backoffice under Produkter, sortiment per filial) og kassebok fører du per filial. „Kjedekontrollpanelet“ i kasse-backoffice sammenligner filialene, inkludert kunderelasjoner.
• Kassebok (Gastro & Hotell › Kassebok): Kontantene fra dagsavslutningen havner automatisk i kasseboken for filialen, med verifisert hash-kjede.
• DATEV: Under Skatteveileder eksporterer du DATEV-bokføringsbunten som CSV-fil — med kasseløsningen, i Østerrike i kontoramme SKR07, i Tyskland SKR03 eller SKR04. Kortomsetningen fra kassen bokføres som pengemidling. Det er én fil, ikke et grensesnitt.

• AIRIS svarer fra dine egne data, for eksempel: „Hvor mye omsetning og drikkepenger har hver servitør i dag?“, „Hvem har vakt i dag?“, „Hvilke retter er glutenfrie?“ eller „Hvor mange croissanter skal filialen bestille i morgen?“ — med utregningsmetode.
• Handle (bestille, bokføre, sende) kan AIRIS kun så langt som din autonomiknapp tillater.

Alle verktøy per bransje står i kapittelet Hva AIRIS kan gjøre per bransje – alle verktøy.

• Lieferant anlegen: Registrer matleverandører manuelt under Leverandører.
• Mitarbeiter anlegen: uten e-post → AIRIS-PIN, som den ansatte logger seg inn med i appen.
• Krankmeldung: Send inn fraværsforespørsel (sykdom) – vises umiddelbart i teamlisten.
• Frigi bestillingsforespørsler: Gå gjennom og godkjenn ansattes bestillingsforespørsler under Bestillingsforespørsler – og send dem direkte som e-post til leverandøren med «Bestellung senden» (statusen blir automatisk «bestellt»).