Eiendomforvaltning: Leie, WEG, avregning, måletjeneste, sameiermøte

Åpne eiendomshåndtering

Åpne «Alle apper» og velg «Eiendomshåndtering». Oversikten viser alle eiendommer med antall enheter, utleide og ledige enheter; øverst filtrerer du etter Østerrike eller Tyskland.

Opprett eiendom

Klikk på «Opprett eiendom». Veiviseren spør etter stamdata og land, bygningen med dens juridiske egenskaper (for eksempel dato for byggetillatelse eller støtte), enhetene og kontoene. Landet bestemmer hvilken lov som gjelder senere.

Opprett enheter i serie

I trinnet «Enheter» oppretter du mange enheter samtidig, for eksempel enhet 1 til 24, med felles brukstype og areal. Du endrer deretter individuelle enheter i deres fil; arealet versjoneres med gyldighetsdato.

Registrer eierskap og andeler

Under fanen «Eiere» legger du inn eierne med deres andel. Ved seksjonert eierskap i Østerrike registrerer du bruksverdiene fra bruksverdivurderingen, i Tyskland sameieandeler og fellesordningen. Summen kontrolleres.

Opprett leieforhold

Under «Bruksforhold» klikker du på «Ny». Veiviseren leder deg gjennom enhet, kontrakt og tidsbegrensning, leietaker fra dine kontakter, leieprisbestanddeler med merverdiavgift per linje, depositum og leiejustering (verdisikring, indeks- eller trappeleie) samt de juridiske egenskapene.

Kontroller juridisk klassifisering

I siste trinn ser du hvilken leierett som gjelder – begrunnet trinn for trinn, med referanse og lenke til lovteksten. Hvis informasjon mangler, er klassifiseringen «ubestemt» og de manglende feltene er lenket som en liste. Klassifiseringen lagres med leieforholdet.

Bekreft eller overstyr klassifisering

I leieforholdets fil kan du beregne klassifiseringen på nytt, bekrefte den eller overstyre den med en begrunnelse på minst 20 tegn. Hver versjon forblir synlig i historikken.

Forside „Mine eiendommer i dag“

Etter innlogging åpnes „Mine eiendommer i dag“. Du ser hva som skjer i dag i dine eiendommer: nødsituasjoner, kommende kontroller, frister, restanser og nye meldinger fra kundemappen. Øverst fører „Eiendommer“, „Skader“ og „Les inn kontoutskrift“ direkte videre.

Eiendommer du er ansvarlig for

Kortene viser eiendommene du er ansvarlig for, hver med trafikklys. Hvis ingen eiendom er tildelt deg ennå, ser du alle eiendommene. „Vis alt“ åpner hele listen under „Objekt & kontor“.

Objekt & kontor

I menyen „Objekt & kontor“ finner du den samme daglige listen og under den inngående posten fra kundemappen (skade, målerstand, tilbakemelding fra håndverker). Øverst fører „Skader“ og „Kontroller & frister“ videre; innehavere og administratorer ser i tillegg „Forskrifter“.

Forskrifter fra din forvaltning

Under „Forskrifter“ setter innehavere og administratorer responstider, forløp og grenser – atskilt fra lovpålagte frister: for eksempel „Fire-øyne-godkjenning fra (€, netto)“ for oppdrag, „Fristene i tillegg som avtale i kalenderen“ og firmapostkassen for e-postforsendelse. Det sendes aldri automatisk, alltid først etter godkjenning.

Åpne fanen «Avregning»

Åpne eiendommen og velg fanen «Avregning». Oversikten viser åpne kostnader, manglende avlesninger, frister med trafikklys og forfalte justeringer.

Definere kretser og nøkler

Under «Kretser og nøkler» oppretter «Foreslå kretser» driftskostnadskretsen, i tillegg opprettes en egen krets for oppvarming/varmtvann ved sentral forsyning, og for heis eller vaskerom. En avvikende fordelingsnøkkel krever rettsgrunnlag og bilag; eiere eller administratorer setter den gyldig. På varmekretsen legger du inn opplysningene for fyringsutgiftsavregningen (Østerrike: separasjon oppvarming/varmtvann, avtale om forbruksandel; Tyskland: varmtvannsmetode, CO2-bygningstype). Kostnadstyper som kun kan fordeles med dokumentert forutsetning, krysser du av på kretsen så snart beviset foreligger.

Tilordne kostnader

Under «Kostnader» står inngående fakturaer med treffårsak (kostnadssted, leverandør, målepunkt, adresse). «Tilordne» fordeler en faktura til krets og kostnadstype, om nødvendig i flere deler. Vedtak, egeninnsats og inntekter registrerer du med bilag.

Lese av målere

Under «Målere» registrerer du avlesningene ved periodens slutt – på mobilen via «Les av på mobil» med bilde – eller leser inn filen fra måletjenesten. En korreksjon oppretter en ny linje med årsak.

Opprette avregning

«Ny avregning» åpner veiviseren. Velg periode og omfang: i Østerrike driftskostnader og fyringsutgifter separat, i Tyskland en felles avregning.

Kontrollere og beregne

I trinnet «Kontroller» trykker du «Beregn». Du ser poster, individuelle avregninger med MVA-spesifikasjon og en forhåndsvisning som PDF. Et klikk på en blokkering fører til riktig trinn.

Fastsette

Eiere eller administratorer fastsetter avregningen. Den får et bilagsnummer og er deretter uforanderlig; feil korrigeres av en rettelse som en ny versjon.

Sende og registrere mottak

I Østerrike henger du opp driftskostnadsavregningen og registrerer datoen for opphenging. I Tyskland registrerer du mottak per leietaker – det setter forfallsdato og innsigelsesfrist.

Bokføre

«Bokføre» skriver etterbetalinger som krav og tilgodehavender som kreditnota på leietakerkontoen. Åpne forskuddsbetalinger for perioden avskrives i Tyskland; ledighet vises kun.

Nye forskuddsbetalinger

I det siste trinnet genereres forslag til nye forskuddsbetalinger fra resultatet – med brev og overføring til husleien.

Åpne fakturering

Åpne eiendommen, fane „Penger / Saldoliste“, og klikk på „Fakturering“. Velg måned, eiendom og hva som skal faktureres. Leien kommer fra leiekomponentene, felleskostnader fra den fastsatte budsjettplanen; hvis forfaller på lørdag eller helligdag, blir det flyttet til neste virkedag.

Sjekk forhåndsvisning (tørrkjøring)

„Beregn forhåndsvisning“ bokfører ingenting. Du ser hva som bokføres, hva som er blokkert (med manglende opplysninger) og hva som hoppes over. Hvis noe har endret seg siden forhåndsvisningen, bokfører systemet ingenting og krever en ny forhåndsvisning.

Bokfør

„Bokfør nå“ tildeler bilagsnummer og bokfører på leietaker- eller eierkontoene; et leietakerkonto opprettes ved første bokføring. En andre kjøring for samme måned bokfører ingenting dobbelt. Innehavere, administratorer og ledere kan bokføre.

Stornere i stedet for å overskrive

En feilaktig fakturering kansellerer du med „Stornere“ ved motbokføring – den blir aldri overskrevet; allerede betalte beløp forblir som kreditt. Betalinger avregnes etter loven: Østerrike § 1415/§ 1416 ABGB, Tyskland §§ 366, 367 BGB. Saldolisten i fanen „Penger / Saldoliste“ viser debet, kredit og saldo per konto; et klikk åpner kontobladet.

Purreløp

I menyen „Purring“ velger du eiendom og dato. „Forhåndsvisning“ beregner neste purrestadium for hver konto med sperrer, frister og renter; „Opprett forslag“ oppretter purreforslagene for gjennomgang.

Morarenter og purregebyrer

Ved godkjenning velger du om „Morarenter frem til dato“ og „Purregebyrer“ skal inkluderes. Foreløpige perioder (grunnsats ennå ikke kunngjort) bokføres ikke; purregebyrer kun hvis de er avtalt eller tillatt.

Godkjenn og send

„Godkjenn“ gir purringen et bilagsnummer – ingenting sendes. „Send“ sender den „Send via e-post“ som PDF; post, rekommandert brev eller personlig overlevering ordner du selv og merker det med „Merk som sendt“. Deretter registrerer du med „Registrer mottak“ mottaksdatoen og legger ved en kvittering ved behov (f.eks. returkvittering).

Oppsigelsesgrunn kun som varsel

Purringen viser om og fra når en oppsigelsesgrunn på grunn av betalingsmislighold kan foreligge (Tyskland § 543 BGB, Østerrike § 30 MRG). Dette er kun et varsel: En oppsigelse utløses aldri av systemet – det er forvaltningen som bestemmer.

Opprett SEPA-mandat

Under „SEPA-mandat“ (også i fanen „Penger / Saldoliste“) velger du eiendommen. Den trenger en aktiv konto med IBAN og kreditor-ID til kontoeieren. „Opprett mandat“ registrerer mandatet per personkonto – basismandat (CORE) eller firmamandat (B2B) – med skann av det signerte mandatet.

Opprett belastningsløp

„Nytt belastningsløp“ tar med bokførte faktureringer med betalingsmåte belastning og aktivt mandat; „Opprett løp“ oppretter det. Hvis en dato ikke lenger er tilgjengelig, flytter du den med „Endre dato“; „Forkast løp“ frigjør faktureringene igjen.

Bankfil (pain.008) og innlevering

„Opprett fil“ genererer SEPA-belastningsfilen (pain.008) for nedlasting. Innlevering gjøres i nettbanken og meldes deretter med „Meld innlevert“.

Bankhenting (EBICS)

Hvis det er opprettet en EBICS-forbindelse for firmaet (Inngående fakturaer → Innstillinger → Bankhenting), kommer kontoutskriftene for eiendomskontoene automatisk daglig. De havner kun i eiendomsforvaltningen, aldri i firmabanken – leietaker- og eierpenger er klientmidler.

Les inn kontoutskrift som fil

Uten EBICS åpner du „Kontoutskrift & betalingsmottak“ og leser inn filen fra banken din med „Les inn kontoutskrift“ (CAMT.053 eller MT940). IBAN bestemmer objektkontoen; en ny innlesing av samme utskrift bokfører ingenting dobbelt.

Tilordne betalinger

Under «Kontoutskrift & Inngående betalinger» vises et forslag med trafikklys for hver betaling: betalingsreferanse, kjent IBAN (også ved del-, over- eller samlebetaling) eller betalers navn. Hvis formålet med betalingen angir en annen konto, foreslås ikke IBAN-kontoen. Kun entydige betalinger bokføres automatisk – og kun hvis autonomiinnstillingen tillater det.

Vær oppmerksom på merknader

En referanse fra en annen eiendom, en lukket konto eller «Depositum» på eiendomskontoen blir aldri bokført som husleie – merknaden sier hva som skal gjøres (tilbakeføring eller omføring til depositumskontoen).

Dra kontoutskrift inn i AIRIS-chatten

Du kan også dra utskriftsfilen inn i AIRIS-chatten. AIRIS leser den inn og melder konto, periode og bevegelser; entydige transaksjoner bokføres først etter ditt „Ja, bokfør“, resten forblir under „Kontoutskrift & betalingsmottak“ for manuell tilordning. En ny innlesing bokfører ingenting dobbelt. Utgiftdataene (navn, IBAN, betalingsformål) sendes ikke til noen språkmodell.

Foreslå overføring

Under «Utgående betalinger» vises åpne leverandørfakturaer, tilgodehavender og depositum fra avsluttede kontrakter. «Forslag» oppretter en overføring fra eiendomskontoen – ingen penger flyter ennå.

Godkjenn (fire øyne)

Innehavere og administratorer kan godkjenne. Over kompetansegrensen i forvaltningsavtalen (uten verdi: 1 000 €) må to forskjellige personer godkjenne; betalinger til en forvaltningskonto alltid.

Bankfil eller EBICS

«Generer bankfil» oppretter en SEPA-overføringsfil (pain.001) per eiendomskonto. Last den opp i banken og noter det – eller send den direkte via EBICS-forbindelsen.

Utførelse og bokføring

Hvis overføringen vises i neste kontoutskrift, står den som «utført». «Bokfør» registrerer kostnadsbetalingen, utbetalingen av tilgodehavendet eller tilbakebetalingen av depositumet. En tilbakeført overføring blir meldt.

Åpne forfalte justeringer

I fanen «Avregning» under «Verdisikring» (Østerrike) hhv. «Indeks & Trappetrinnsleie» (Tyskland) står kontraktene med forfalt justering, med indeksverdi og sperrefrist.

Beregn

«Beregn» oppretter en protokoll: Indeks gammel og ny med kilde og versjon, endring, tak, avrunding og virkningsdato.

Frigi og brev

Etter godkjenning av eiere eller administratorer er brevet klart som PDF.

Sending og mottak

Send brevet og registrer mottak. Virkningen beregnes på nytt med mottaket; i Tyskland viser veiviseren den årlige sperren for indeksregulert leie.

Overtak

«Overtak» avslutter det tidligere beløpet og oppretter den nye leiekomponenten. Kravet bruker den fra neste periode.

Forbered leieøkning (Tyskland)

I kontraktsmappen åpner fanen «Økninger» veiviseren «Forbered leieøkning (§ 558 BGB)»: Utgangspunkt, sperre- og ventefrist, begrunnelse med leieprisoversikt, takst eller sammenlignbare boliger, takgrense, ny leie og kontroll. Beregningen utføres i motoren; hvert tall har en beregningsmetode.

Godkjenn, send, registrer mottak

Eiere eller administratorer godkjenner brevet – saksnummer og status fryses. DivineMind sender ikke noe selv: Last ned PDF, send, noter forsendelse og registrer mottak. Først med mottaket løper samtykke- og klagefristen.

Svar og overtakelse

Registrer samtykke (også delvis eller ved betaling), avslag, klage og dom. «Overta i leien» avslutter det tidligere beløpet dagen før og legger inn det nye fra virkningsdatoen; moderniseringstillegg vises som en egen linje.

Modernisering og leieprisbrems

Fanen «Modernisering» i eiendommen fører fra prosjekt via kunngjøring og ferdigstillelse til økning per leietaker. I enheten kontrollerer fanen «Leiepris» den tillatte leien ved nyutleie og utarbeider informasjonen før kontraktsinngåelsen.

Østerrike: Leieprisdannelse og hovedleieprisavregning

I fanen „Leieinntekt“ for enheten opprettes øvre grense i henhold til § 16 MRG (referanseverdi eller kategori) med tillegg og fradrag, beliggenhet, tidsbegrensning og bevis, som PDF. Økning § 45, inntreden § 46, § 46a, § 12a og renovering § 16 Abs 10 starter i fanen „Økninger“ i kontrakten; hovedleieoppgjøret i henhold til § 20 MRG opprettes i fanen „Hovedleieinntekt“ for eiendommen, også som PDF.

Frist og leieprisoversikt

Under «Leie & Overtakelse» finner du alle frister med trafikklys og leieprisoversikter (alltid med kilde). Startside viser åpne prosesser, frister, innsigelser og manglende grunnlag som områdestatus eller nye referanseverdier.

Dataimport

Under „Dataovertakelse“ laster du ned Excel-malen, laster opp den utfylte filen, tilordner kolonner og starter tørrkjøringen. Den bokfører ingenting og viser en feilliste per linje. Etter personavstemming og kontrollsummer overtar innehavere eller administratorer ladningen, kontrollerer den i produktet og fastsetter saldiene.

Åpne WEG-forvaltning

Via menyen «WEG-forvaltning» eller fanen «WEG» for en eiendom med eierseksjoner. Øverst vises åpne frister for alle bygninger med trafikklys, deretter underfanene Oversikt, Driftsbudsjett, Årsregnskap, Reserve, Møter, Vedtak og Forvaltning.

Driftsbudsjett eller prognose

Assistenten veileder deg gjennom periode, poster, fordelingsnøkler, opplysninger, individuelle planer per enhet og fastsettelse. Forskuddene blir deretter krevd inn via pengestrømmen.

Innkalle til møte

Under „Møter“ oppretter du dato, sted eller online-rom og dagsorden. Invitasjonen registreres med leveringsmåte og frister per eier og sendes først via knapp. Online-deltakere kommer via venterommet fra DivineMeet; det er ingen opptak. Et referat er kun mulig med samtykke fra alle tilstedeværende (se „Møte live“).

Avstemming og protokoll

I møteledelsen registrerer du tilstedeværelse og fullmakter samt stemmene per dagsordenpunkt. Resultatet beregnes med utregningsmetode i henhold til landets lov. Deretter følger protokoll, underskrifter og – i Tyskland – vedtakssamlingen.

Sirkulasjonsvedtak

Vedtak uten møte starter du under «Møter» med «Start sirkulasjon»; stemmene registreres per eier med frist og evalueres som i møtet.

Årsregnskap

Under «Årsregnskap» beregner du fellesskapets regnskap og de individuelle regnskapene per eier, fastsetter dem, sender dem ut og bokfører tilleggsinnbetalinger og tilgodehavender på eierkontoen – hvert trinn med en knapp.

Reserve og forvaltning

«Reserve» viser status, tilførsler og uttak; der oppstår også formuesrapporten (Tyskland) eller reserveberegningen ved forvalterbytte (Østerrike). Under «Forvaltning» vedlikeholder du forvalterbestilling, styre, eierskifte, leveringsopplysninger og stemmeenheter.

Lede møte

På møtedagen åpner du møtet under „Sameieforvaltning“ → „Møter“ og klikker på „Lede møte“. Hvis det ikke finnes noe online-rom ennå, oppretter „Opprett online-rom“ det; „Åpne som vert“ starter DivineMeet, „Kopier lenke for eiere“ gir lenken for online-deltakelse.

Tilordne Meet-gjester til enheten

Eiere kommer via venterommet. Etter innlogging sjekker du som møteleder identiteten, velger stemmeberettiget og klikker „Identitet sjekket – tilordne“. Først da kan gjesten stemme; for tredjeparts stemmeberettigede er stemmegivning sperret.

Avstemming live

For hvert punkt på dagsordenen starter „Åpne avstemming“ avstemmingen. Online stemmer Meet-gjester og kundemappen selv; stemmer i rommet registrerer du i stemmekortet. Du ser fortløpende avgitte stemmer, oppmøte, online-deltakelse og beslutningsdyktighet.

Registrere resultat

I Tyskland lukker „Lukk, kunngjør og legg inn i protokollsamlingen“ punktet og legger inn beslutningen direkte i protokollsamlingen. I Østerrike registrerer „Lukk og registrer resultat“ resultatet; deretter følger oppslag i bygget og utsendelse (§ 24 Abs 5 WEG 2002), fra når ankefristen løper. Innehavere og administratorer kan registrere.

Referat kun med samtykke fra alle

Under „Transkripsjon for protokoll“ slår du på „Slå på transkripsjon“ for et referat – det kjører kun så lenge alle tilstedeværende har samtykket. Hvis noen kommer uten samtykke, stopper det umiddelbart. Det er ingen opptak. Protokollen skrives av forvaltningen; resultatene kommer alltid fra tellingen.

DATEV/BMD-eksport per eiendom

Under «DATEV/BMD-eksport» velger De eiendom, konto og periode (et kalenderår). Forhåndsvisningen viser alle posteringer med konto, motkonto og merknader; «Last ned eksport» genererer en ZIP-fil med posteringsbunt, personkontoer og kontotilordning og arkiverer den med kontrollsum. Eksporten er en egen klient for eierens regnskapsfører – leieinntekter og felleskostnader vises aldri i Deres firmas regnskapseksport.

Kontoplan og kontotilordning

I fanen «Innstillinger» angir De format (DATEV eller BMD), kontoplan, rådgiver- og klientnummer. Kontoene er forslag fra kontoplanen; hver kategori kan endres til en egen konto – vennligst avstem dette med regnskapsfører.

Eieroppgjør

Under «Eieroppgjør» velger De forvaltningsavtalen (utleie- eller seksjonsforvaltning) og måneden. Forhåndsvisningen viser innbetalt leie, betalte kostnader/felleskostnader, forvaltningshonorar i henhold til avtale, avsetning, saldo og utbetalingsforslag. «Opprett som utkast», deretter «Fastsett» – etter dette er oppgjøret låst for endringer og lagret som PDF.

Utsendelse og utbetaling

Send oppgjøret per e-post eller gjør det tilgjengelig i eierens kundeportal. «Bestill utbetaling» oppretter en overførsel fra eiendomskontoen i utbetalingsoversikten; godkjenning, fire-øyne-prinsipp og bankfil håndteres der.

E-faktura for leiekrav

Under «E-faktura» vises alle bokførte leiekrav med merverdiavgift og om e-faktura er obligatorisk (Tyskland: § 14 UStG med overgangsregler; Østerrike: frivillig med samtykke). «Kontroller» viser manglende opplysninger, «Last inn» genererer XRechnung, ZUGFeRD eller ebInterface og arkiverer originalen.

Månedlig forbruksinformasjon (§ 6a HeizkostenV)

Ved fjernavleste målere importerer De månedstallene fra måletjenesten via avlesningsimporten. Under «Forbruksinformasjon» ser De forbruket i kWh per bruker sammenlignet med forrige måned, samme måned i fjor og en gjennomsnittsbruker. «Opprett» låser verdiene, «Send» sender dem per e-post eller gjør dem tilgjengelige i kundeportalen. Manglende verdier spesifiseres og blir aldri estimert.

Start avregningsdag

Under «Avregningsdag» velger De eiendom, år og omfang (driftskostnader, fyringskostnader eller begge deler). Alternativt kan De si til AIRIS «Lag driftskostnadsoppgjøret 2025 for L-003» – veiviseren og samtalen deler samme status underveis.

Fakturaer fra innboksen

«Les innboks» videresender e-poster med fakturvedlegg til bilagsgjenkjenningen i DivineFinance. Gjenkjennes eiendomsnummer eller adresse, tildeles fakturaen eiendommens kostnadssted. «Overfør entydige som kostnadsbilag» oppretter kostnadsbilagene; fakturaer uten entydig kostnadsart tilordner De selv i avregningen. E-poster fra leietakere og eiere leses aldri.

Krev inn manglende måleravlesninger

Mangler det en målerstand ved periodeslutt, ber «Krev inn fra leietakere» dagens brukere om målerstanden: i kundemappen (push og varsling) eller per e-post, eventuelt som brev til utskrift. Leietakeren melder fra i kundemappen under «Meld målerstand»; De overtar målerstanden som vanlig under «Fra kundemappen».

Utkast og kontrollprotokoll

«Beregn utkast» benytter eiendomsforvaltningens beregningsmotor. «Kontroller» lagrer en kontrollprotokoll med trafikklys: blokkeringer, poster uten bilag, fakturaer som ikke er overført, manglende måleravlesninger, fjorårssammenligning per kostnadsart (fra 20 % og 100 €), påfallende etterbetalinger og fristen. Protokollen er tilgjengelig som PDF; den gjelder kun for utkastet den ble kontrollert mot.

Godkjenning og utsendelse

Uten rød markering kan eiere eller administratorer godkjenne: Avregningen fastsettes (Østerrike: «Legung» i dag) og sendes til kundemappen eller per e-post. Mottakere med postforsendelse listes opp til utskrift. AIRIS sender kun ut etter Deres uttrykkelige godkjenning.

Leietaker spør, AIRIS forklarer

I kundemappen kan leietakeren stille spørsmål om avregningen sin, for eksempel «Hvorfor er etterbetalingen min så høy?». AIRIS svarer kun basert på beregningsprotokollen for akkurat denne avregningen (andel, forskuddsbetalinger, største poster, fjoråret), viser bilagene for vedkommendes poster og oppgir innsigelsesfristen med kildereferanse. AIRIS foretar ingen beregninger: Hvert tall i svaret kontrolleres mot protokollen; AIRIS har ikke innsyn i andre leietakeres data.

Registrere oppsigelse

Under «Leietakerskifte» → «Nytt leietakerskifte» velger De eiendom og enhet, og registrerer hvem som har sagt opp, når oppsigelsen ble mottatt og i hvilken form (med skanning av brevet). Sluttdato for kontrakten beregnes automatisk med beregningsmetode og lovhjemmel: Tyskland § 573c BGB (3. virkedag, utleierfrister etter 5 og 8 år, skriftlig form § 568 BGB), Østerrike § 560 ZPO og § 33 MRG. En oppsigelse per e-post vises som formelt ugyldig. «Før inn kontraktslutt i leiekontrakt» setter sluttdatoen først ved Deres klikk.

Overlevering

«Opprett overtakelsesprotokoll» åpner den kjente overleveringsprotokollen: rom, mangler med bilder, målerstander, nøkler og underskrift fra begge parter. Målerstandene overføres til avregningen ved fullføring.

Annonse og søkere

Annonsen opprettes i meglermodulen, koblet til enheten. Når den publiseres får den en lenke; henvendelser havner som kontakter i CRM og gjøres om til søkere via «Overfør henvendelser fra annonse». For hver søker registrerer De visning og egenerklæring – kun tillatte spørsmål, tilpasset prosessens fremdrift.

Samtykke og kredittsjekk

Før kredittsjekken samtykker søkeren (tekst med kontrollsum, signatur på skjerm, papir eller e-post; kan trekkes tilbake når som helst). Oppslag hos KSV1870 (Østerrike) el. SCHUFA (Tyskland) krever avtale med leverandøren – inntil da kjører det i testmodus i demoselskaper, tydelig merket som «ikke reell opplysning». Kan brukes uten avtale: last opp opplysning fremlagt av søkeren og registrer resultatet. Kun trafikklyset lagres; etter et avslag anonymiseres dataene etter fristens utløp.

Leiekontrakt med underskrift

Etter aksept opprettes kontrakten fra malen med Deres beløp; depositumet kontrolleres av DivineMind mot maksimalbeløpet (§ 551 BGB). En tidsubegrenset kontrakt er formfri: Leietakeren signerer på skjerm eller via en lenke på mobilen, forvaltningen signerer likeledes. Krever kontrakten skriftlig form (tidsbegrenset, lang oppsigelsesfraskrivelse), er kun papir med egenhendig underskrift eller en kvalifisert elektronisk signatur gyldig. «Fullfør kontrakt» oppretter det nye leieforholdet.

Depositum og innflytting

Depositumet registreres på den nye kontrakten – som pengebeløp kun på en depositumskonto for eiendommen, adskilt fra driftskontoen. Ved innflytting: innflyttingsprotokoll med målerstander, «Beregn forhåndsvisning» og «Bokfør leiekrav» for første måned (dette oppretter leietakerkontoen) og «Meld brukerskifte» som ARGE-fil for måletjenesten. Når alle trinn er utført, fullfører De leietakerskiftet. AIRIS kjenner statusen til enhver tid.

Registrer måletjeneste

Under «Måletjeneste» velger De leverandør, utvekslingsformat (ARGE-HeiWaKo 3.10 eller avlesningsfil) samt Deres kunde- og eiendomsnummer hos måletjenesten for hver eiendom.

Importer filer

Last opp filen fra måletjenesten og start en prøvekjøring. ARGE-filer: Målerstander overføres til avlesningene, avregningsresultater per bruker lagres for krysssjekk. Avlesningsfiler (CSV/Excel) gjenkjennes via kolonnenavnene – De ser tilordningen før De overtar den. Leverandørprofilene er ikke kontrollert mot originalfiler uten avtale.

Meld brukerskifte

«Last ned» el. «Opprett og arkiver i mappen» genererer ARGE-filen med alle brukere og boperioder i avregningsperioden, inkludert lediggang. Fra leietakerskiftet melder «Meld brukerskifte» kun den aktuelle leiligheten.

Fjernavlesning

Eiere og administratorer aktiverer grensesnittet: En trådløs gateway eller måletjenesten sender målerstander med nøkkelen til DivineMind; de gjennomgår samme kontroll som enhver import. Nøkkelen vises bare én gang.

Fane „Drift“ og „Kontor“

I eiendommen samler fanen „Drift“ skader, oppdrag, „Anlegg & kontroller“ og frister for bygget, fanen „Kontor“ samler rundskriv, tjenesteleverandører, leietakerliste og nøkler. På tvers av alle eiendommer når du de samme listene fra „Objekt & kontor“.

Skademelding fra e-post

Under „Skader & meldinger“ viser blokken „Fra telefon & e-post“ skademeldinger fra e-poster til din tilkoblede postkasse. Melder gjenkjennes via din kontaktliste og tilordnes riktig enhet; hvis kun navnet passer, gis ingen gjetning – du tilordner selv. Oppretting skjer i henhold til din autonomiinnstilling eller med „Opprett som melding“; etter ønske får melder en bekreftelse på mottak.

Håndverkere: tilbud og tildeling

Under „Oppdrag“ starter „Tildel oppdrag“ – fra en skade eller direkte. „Be om tilbud fra tjenesteleverandør“ og „Send forespørsler“ innhenter tilbud, „Registrer tilbud“ registrerer dem; sammenligningen viser differansen til det billigste. Fra din beløpsgrense godkjenner en annen person („Godkjenn dette nivået“), deretter følger „Bestill“. Under „Opplysninger til håndverkeren“ bestemmer du hva som videreformidles. Etter „Registrer mottak“ registrerer fristregisteret garantien.

Kontrollplikter for anleggene

Under „Anlegg & kontroller“ registrerer du heis, oppvarming, røykvarslere og andre anlegg. Systemet beregner kontrollfristene fra lov, norm og kontrakt – med henvisning: røykvarslerplikten og ansvar for alle 16 tyske og 9 østerrikske delstater, heisen for alle østerrikske delstater. Hvis ingen regel er lagret for et land, står der „ikke lagret“ i stedet for en oppdiktet frist. En lovpålagt kontrollplikt kan kun deaktiveres med grunn.

Fristregister

„Kontroller & frister“ viser „Kommende kontroller“ og „Fristene“ med etikett Lov, Kontrakt, Norm eller Forskrifter fra din forvaltning. Hver frist har en ansvarlig; hvis „Forskrifter“ har „Fristene i tillegg som avtale i kalenderen“ aktivert, står den også i kalenderen. „Synkroniser nå“ oppdaterer registeret; en frist kan kun forkastes med begrunnelse.

Helligdager på stedet

Fristene og responstidene tar hensyn til de lovpålagte helligdagene per delstat og kommune. Hvilke som gjelder, ser du i fanen „Oversikt“ for eiendommen under „Helligdager på stedet“. Hvis kommunen mangler, er en berørt frist „ubestemt“.

Overtakelsesprotokoll

„Ny overtakelse“ → „Opprett og start“ åpner overtakelsesprotokollen; rom, målere og nøkler forhåndsutfylles fra enheten og siste protokoll. Mangler med bilder og begge parters underskrifter står deretter i PDF-en.

Rundskriv og oppslag

I fanen „Kontor“ under „Rundskriv“ klikker du „Skriv rundskriv“, velger under „Til hvem?“ rollene og „Finn mottakere“. „Sjekk“ viser hva som må endres; etter „Godkjenn“ opprettes brev per mottaker, massebrev og oppslag som PDF. E-poster sendes individuelt per mottaker, post skrives ut som massebrev. Oppsigelser og andre skriftlige erklæringer sendes ikke som rundskriv.

Leietakerliste

I fanen „Kontor“ viser „Leietakerliste“ leietakersituasjonen for eiendommen – „Last ned som Excel“ eller „Last ned som PDF“.

Åpne regelkatalog

I menyen „Regelkatalog“ finner du alle regler som DivineMind bruker for klassifisering og beregning. Filtrer etter Østerrike eller Tyskland, etter lov og etter type.

Forstå regel

Hver regel viser betingelse, resultat, henvisning, kilde med kildestatus, gyldighet og testtilfeller. Erstattede versjoner forblir synlige; åpne spørsmål til advokaten er merket.