VVS: Vakttelefon, planleggingstavle, vedlikehold, kontrollprotokoller, kuldemedium

• Service & VVS › Oppdrag: alle nød-, reparasjons- og vedlikeholdsoppdrag med fagområde, sted og postnummer, prioritet, frist, montør, anlegg og status. Filtre „I dag“, „Denne uken“, „Åpne“, „Fullført“, „Kun mine“ og „Uten montør“; søket finner sted, postnummer, kunde og fagområde. „Frist overskredet“ og „Nødoppdrag åpent“ er fargemerkt.
• Ett klikk åpner oppdraget: Kunde og oppdragssted, anlegg med „Tidligere på dette anlegget“, tid og montør („Endre oppdragssted / tid“), status på nødalarmen, „Meld deg på vei“ og „Informer kunde“, service rapporten og under „Rapport & faktura“ fakturaen. Historikken viser hvem som endret hva på oppdraget når.

Et akuttoppdrag varsler beredskapen i henhold til beredskapsplanen (se ovenfor). Den som trykker på «Jeg overtar», føres umiddelbart opp som montør på oppdraget og i sin rad på planleggingstavlen.

• Varsle kunden: Montøren melder «Jeg er på vei» i AIRIS-appen med ankomst om ca. 15–60 minutter. Kunden mottar «Teknikeren er på vei — ankomst ca. …» på e-post (klokkeslett i bedriftens tidssone). Om meldingen sendes automatisk, avgjøres av autonomi-innstillingen; ellers sender montøren eller kontoret med «Varsle kunde nå».
• Under oppdraget ser montøren hva som sist ble gjort og montert på anlegget, og hvilke passende deler som finnes i egen servicebil. Ved materialsøk vises bilbeholdningen ved siden av hver artikkel.
• Vakttillegg: Under Oppdrag › Vakttillegg angir De prisreglene — prosent på arbeidstid eller fastbeløp, nattintervall, lørdag fra, søn- og helligdager. Fakturaen fra servicerapporten legger automatisk til en egen linje; oppdragsstart er avgjørende (overtagelse eller «på vei»).
• Om morgenen viser dagsrapporten nattens vaktutrykninger: når meldt, hvem som overtok, når fullført, hvilken rapport — og fakturaen som venter som utkast på Deres godkjenning.

• Montøren jobber i dag i nettappen airis.divinemind.ai/app: „Mine oppdrag i dag“ viser dagens oppdrag. I oppdraget ser han anlegget med „Tidligere på dette anlegget“ (siste rapporter og installert materiale) og under „I egen bil“ de passende delene fra sitt bilager. Derfra melder han „Jeg er på vei“, skriver service rapporten og lar kunden signere.
• Servicebil i bilparken: Opprett bil med registreringsnummer og sjåfør; oversikten viser neste §57a-vurdering (Østerrike) eller EU-kontroll (Tyskland) og markerer biler der den snart forfaller. Materialet i bilen administreres under Kjøretøylager.

Under Oppdragsplan ser De teknikerne som rader og dagen eller uken som kolonner. Oppdrag fra telefon, helpdesk og forfalt vedlikehold dras over på en tekniker og et klokkeslett – teknikeren mottar oppdraget umiddelbart i appen.

• Farger: Blå planlagt, gul underveis/på stedet (meldes av teknikeren i appen), lilla venter, grønn utført, rød vaktutrykning. En stiplet rød ramme angir en konflikt, en stiplet gul ramme en merknad.
• Konflikter: godkjent eller omsøkt fravær, to oppdrag på samme tid, kalenderoppføring, postnummer utenfor området, oppdrag utenfor arbeidstid uten vakt og for kort hviletid etter et nattoppdrag (regel iht. firmaets land, med kilde og status).
• Sertifikat: Mangler teknikeren nødvendig godkjenning eller er den utløpt (f.eks. gassertifisering), tillater ikke planleggingstavlen tildelingen. Andre røde konflikter kan De bekrefte bevisst; dette loggføres på oppdraget.
• Planlegge vedlikehold: Å dra et forfalt vedlikehold over på tavlen oppretter oppdraget med anlegg og kunde, og lukker den åpne kundepåminnelsen slik at det ikke oppstår en dobbel booking.
• Uten mus: Trykk på kortet, velg tekniker, dato, klokkeslett og varighet, lagre. Ledelsen (eier, administrator, leder) kan planlegge; ansatte ser tavlen.
• Hviletid etter nattarbeid: Hvis tavlen planlegger noen for tidlig etter et oppdrag utenom arbeidstid, vises en melding med regelen i firmaets land — Østerrike 11 timer (Arbeidstidsloven § 12), ellers i EU 11 timer (Arbeidstidsdirektiv 2003/88/EF art. 3), hver med kilde og status. Dette er en veiledning, ikke juridisk rådgivning; tariffavtale og bedriftsavtale går foran.

• Fakturaer opprettes av kontoret med rettigheten «Skriv økonomi»; montøren ser ikke knappen.
• For privatkunder i Tyskland spesifiserer fakturaen arbeidskostnader inkludert mva for § 35a EStG; kunder i Østerrike får ikke denne spesifikasjonen.
• I dagsbrevet finner du nattens vaktutrykninger, fakturaen som venter på din godkjenning, og forfalte servicer med lenke til anlegget.

Under Anlegg ser du alle kundens anlegg og forestående vedlikehold. Noen uker før forfall mottar kunden en påminnelse med tre ledige tidspunkter fra montørenes ruter i området; den valgte timen blir umiddelbart en jobb.

• Påminnelse: AIRIS sender kun hvis helpdesk-agentens autonomi-knapp tillater det – ellers havner den i godkjenning. Med «Minn kunden» sender du selv, «Sjekk nå» starter prosessen umiddelbart.
• Fullføring: Montøren fullfører servicerapporten – dermed er vedlikeholdet registrert (hvem, når) og neste avtale flyttes frem med intervallet.
• Vedlikeholdsavtale: «Opprett avtale» gjør anleggets avtalepris om til en abonnementsfaktura (årlig, kvartalsvis eller månedlig).
• Import: Importer anlegg og avtaler via CSV – sjekk først, deretter importer; eksisterende anlegg blir aldri overskrevet.
• CSV-import steg for steg: Anlegg › fane „Import“ › velg fil › „Sjekk“ viser rad for rad hva som ville blitt overtatt og hva som mangler — først „… importer anlegg“ skriver. Eksisterende anlegg blir aldri overskrevet.
• Vedlikeholdsavtale: I anleggslisten eller på anlegget „Opprett avtale“ — fra avtaleprisen opprettes en abonnementsfaktura („Vedlikeholdsavtale opprettet — abonnementsfaktura … € fra …“), som du ser og kan endre under Gjentakende. Anlegg med avtale har „Med vedlikeholdsavtale“.
• AIRIS svarer på «Hvilket vedlikehold forfaller?», lister opp anlegg og registrerer utført vedlikehold på forespørsel — også som montør i AIRIS-chatten i web-appen.

Under Anleggs-QR skriver De ut klistremerker for anleggene Deres — 24 eller 10 per A4-ark, også fra en bestemt posisjon på påbegynte ark. I et oppdrag skriver «Skriv ut QR-klistremerke» ut merket for akkurat dette anlegget.

• Kunden skanner klistremerket på enheten. Siden viser kun firmanavnet Deres og anleggstypen — ingen personnavn, ingen adresse, ingen enhetsmodell.
• «Meld feil» oppretter umiddelbart et oppdrag på riktig anlegg (kunde og adresse fra registeret Deres). Haster henvendelsen og vaktalarmen er aktivert, varsles vakttelefonen. En ny melding på samme anlegg legges til i det åpne oppdraget.
• «Bestill vedlikehold» viser ledige tider fra vedlikeholdssyklusen; valget blir et oppdrag med montør og tidspunkt. Under «Forespørsler via klistremerke» ser De alle meldinger; «Ny kode» gjør tapte eller gamle klistremerker ugyldige.

• Opprett bestillingsside: Kalender › Bestillingssider › «Ny bestillingsside», f.eks. «Kjelvedlikehold» med 60 minutter, buffertid og dine tider. Kunden bestiller uten konto og ser kun ledige tider.
• Påminnelsen fra vedlikeholdssyklusen inneholder lenken til bestillingssiden. Hvilken side som lenkes, angir du under Anlegg › «Innstillinger» › «Bestillingsside i lenke»; «Automatisk» velger siden med «Vedlikehold» i navnet.
• I samme fane stiller du inn hvor mange «Uker før forfall» det skal varsles. Via QR-klistremerket bestiller kunden direkte med «Bestill vedlikehold».

Under Testprotokoller — eller direkte i oppdraget og servicerapporten — oppretter du testprotokoller med måleverdier. Hver måleverdi har enhet og grenseverdi; trafikklyset viser umiddelbart om den er i orden (grønn), i grenseområdet (gul) eller ikke i orden (rød).

• Maler: Gasstetthet (AT/DE), varmekontroll for Wien, Niederösterreich, Oberösterreich og Steiermark, varmevedlikehold DE, varmepumpesjekk § 60a GEG, igangkjøring, drikkevann og UK Gas Safety Record (CP12). Det settes opp det som passer til firmaets land.
• Hver mal oppgir referanse og kildestatus, men ingen standardtekst. Grenseverdier er forslag — tilpass dem under sjekklister; en fullført protokoll beholder de opprinnelige verdiene.
• Fullføring: Kontrollørens signatur (obligatorisk) og kundens ved ønske. PDF-en i firmadesign lagres privat og sendes som lenke til kunden; neste kontroll beregnes ut fra intervallet.
• På mobil: I AIRIS-appen oppretter montøren protokollen under oppdraget — samme felter, samme trafikklys.

Under Kjølemidler — eller direkte fra et oppdrag — registrerer De én eller flere kuldekretser per anlegg: kuldemedium, fyllmengde i kg, GWP og derav tonn CO₂-ekvivalenter. Kontrollintervallet beregnes automatisk basert på bedriftens land.

• EU/EØS (VO (EU) 2024/573): fra 5 t CO₂e hver 12. måned, fra 50 t hver 6., fra 500 t hver 3. måned — med lekkasjedeteksjonssystem dobbelt så lenge. Hermetisk lukket under 10 t: ingen kontroll. UK etter britisk F-gass-forordning, Canada etter halokarbon-regler (merk provinslovgivning).
• USA (EPA Section 608 / AIM Act): intet fast intervall — ved hver etterfylling beregnes lekkasjeraten; over terskelen (komfortkjøling 10 %, kommersiell kjøling 20 %, industrikjøling 30 %) utløses en reparasjonsfrist på 30 dager.
• Føringer (fylling, etterfylling, gjenvinning, tetthetskontroll, lekkasjereparasjon, utfasing) krever en kontrollør med gyldig F-gass-sertifikat i riktig kategori på datoen for arbeidet (Personalkartotek → Sertifikater). Sertifikatet lagres sammen med oppføringen; oppføringer kan kun legges til.
• Forfalte kontroller vises i dagsrapporten og på planleggingstavlen under «Må planlegges». Driftsrapporten (PDF i firmadesign, lagret privat) viser regelverk, lovreferanse og status samt loggen for de siste 5 årene.

Under Kjøretøylager oppretter De et lager per servicebil og tilordner kjøretøy og montør. For hver vare angir De minimums- og målbeholdning.

• Når montøren fullfører servicerapporten, trekkes katalogmateriellet automatisk fra bilen hans. Mangler noe i bilen, trekkes det fra hovedlageret; finnes det ikke på lager, føres det som manglende mengde på rapporten.
• Faller en vare under minimumsbeholdningen, genereres et etterfyllingsforslag: overføring fra hovedlageret opp til målbeholdning, og resten som innkjøpsforespørsel. Hvorvidt AIRIS oppretter dette automatisk, styres av autonomi-knappen; ellers venter forslaget på Deres godkjenning.
• Når varene er i bilen, bokfører et klikk på «Varer er i bilen — bokfør» overføringen. Montøren ser bilen sin i AIRIS-appen under oppdrag.

Under Tilbudsvarianter — eller i et oppdrag via «Nytt alternativ-tilbud» — setter De to eller tre alternativer opp mot hverandre, f.eks. ny gasskjele, varmepumpe eller varmepumpe med varmtvann. Linjer hentes fra katalogen (med pris og kostnadstype) eller fritt.

• Hvert alternativ blir et eget tilbud med eget nummer; mva-sats og Reverse Charge for byggetjenester styres av firmaets land og kunden. De kan markere ett alternativ som anbefaling.
• «Vis på nettbrett» åpner kundesiden: Kunden sammenligner priser, fordeler og ytelser, velger et alternativ og signerer med fingeren. Alternativt kan De sende lenken på e-post.
• Ved signering aksepteres det valgte alternativet og gjøres om til ordre: Ordrebekreftelse sendes til kunden, varsel til Dem, og de andre alternativene regnes som erstattet. Signaturen og en PDF «Ordre — valgt alternativ» lagres sikkert.

Dersom et tilbud inneholder en varmepumpe, ved- eller pelletsfyring eller fjernvarmetilkobling, åpnes kortet «Støttesjekk» i tilbudsredigeringen. En oversikt over alle slike tilbud og gjeldende regelverk finner De under Støtte.

• Programmer: Østerrike – Bundesförderung Kesseltausch (tidligere «Raus aus Öl und Gas»), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) og Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Tyskland – KfW 458 Heizungsförderung med klimabonus og inntektsbonus. Kundens land er avgjørende, uten kundeadresse gjelder Deres firmas land; delstaten hentes fra postnummeret og kan endres.
• Støttebeløpet er alltid et estimat med beregningsgrunnlag. Manglende opplysninger (gammel oppvarming, eierandel, inntekt, boareal) etterspørres av kortet; enhver endring beregnes på nytt umiddelbart. Forhold kun kunden kjenner til, står under «må verifiseres av kunde».
• Frister: Hos KfW må søknaden sendes inn før arbeidet starter, etter at det er inngått kontrakt med utsettende betingelse – kortet varsler, og ved ønske skriver tilbudet ut denne kontraktsbetingelsen med forventet gjennomføringsdato.
• Etter lagring skriver tilbuds-PDF-en ut estimatet, fristene, sjekklisten for dokumentasjon og kildene. Fakturaen for tilbudet inneholder støtteorganets obligatoriske opplysninger (f.eks. eiendommens adresse, støtteberettigede kostnader, søknadsfrist Wien).
• Hver regel oppgir kilde og hentedato. Støtteorganer endrer budsjetter og vilkår løpende – opplysningene er faglig undersøkelse, ikke støtte- eller juridisk rådgivning. Med KfW-støtte er skattefradrag i henhold til § 35a EStG ikke mulig for samme tiltak.

Under Produkter → Opprett produkt → «Grossist» leser De inn grossistens DATANORM-filer (versjon 4 eller 5, enkeltvis eller som ZIP): artikler med listepris, Deres rabattgrupper, varegrupper og prisendringer. Først viser forhåndsvisningen hva som vil skje – data lagres først med «Importer nå».

• Importen gjenkjenner duplikater via grossistens artikkelnummer, artikkelnummeret i stamdata og EAN. Ingenting slettes: Hvis grossisten stryker en artikkel fra sortimentet, markeres kun betingelsen som utgått.
• Deres innkjøpspris (innkjøpspris) beregnes ut fra nettoprisen i filen eller fra listepris og rabattgruppe. Importen setter salgsprisen (VK) til listeprisen – ved senere prisendringer kun så lenge De ikke har endret den selv. Etter ønske forblir salgspriser uendret.
• Prisendringsfiler (DATPREIS) genererer en prisrapport: hvilke artikler som blir dyrere eller billigere, med hvor mange prosent, samt som CSV for nedlasting.
• IDS-Connect: Under bestillingsforespørsler legger De inn grossistens IDS-adresse og påloggingsinformasjon (kryptert). «Sett sammen i nettbutikk» åpner butikken innlogget; «Overfør til grossistens nettbutikk» sender en bestillingsforespørsel dit som handlekurv. Tilbake kommer artikkelnumre, mengder og Deres nettopriser – ved «Bestill» i nettbutikken markeres forespørselen som bestilt.
• For testing finnes det en testbutikk (simulator) – den er ingen ekte grossist. Demobedrifter kan kun bruke testbutikken.

Større oppdrag som baderomsrenovering eller bytte av varmeanlegg utfører du med byggefunksjonene: en byggeplass under Byggeplasser med mannskap, timer, materialer og byggedagbok, direkte kostnadsrapport med signatur, oppmåling med del- og sluttregning i byggetilbudet. Oppdragsveien (service rapport → faktura) beholdes for kundeservice og vedlikehold. Til kapittel Bygg