Kontroll over beholdning, lagerbevegelser og etterbestilling.
Typisk arbeidsflyt
Opprett vare som produkt → bokfør startbeholdning/varemottak → salg/forbruk reduserer beholdningen → etterbestillingsregler utløser en bestilling når varslingsmengden er under.
Lagermodulen er delt inn i fire områder — Oversikt, Beholdning, Innkjøp og Utlevering. Hver funksjon er beskrevet individuelt nedenfor, i samme rekkefølge som i sidefeltet.
Oversikt
Dashboard — Lageret på et øyeblikk
Lager-dashboardet oppsummerer alle lokasjoner og viser umiddelbart hvor det er behov for handling. Nøkkeltall som underbeholdning og snart utløpende partier pulserer rødt så snart et problem foreligger — et klikk fører direkte til den relevante detaljsiden.
- Nøkkeltall i sanntid: Antall lager, produkter og total beholdning på tvers av alle lokasjoner.
- Advarsel om underbeholdning: Varer under meldebeholdningen markeres rødt.
- Utløpende partier (60 dager), sortert etter best før-dato — oransje under 45, rødt under 14 dager (FEFO).
- Siste bevegelser: de ti nyeste transaksjonene med retning (+/−) og tidsstempel.
Lager
Lager & Lokasjoner
Administrer alle fysiske lagerlokasjoner og deres egenskaper — fra standardlager til temperaturkontrollert kjølekjede. Standardlageret (merket med stjerne) brukes når ingen lager er valgt ved en transaksjon.
Opprett nytt lager
Klikk på 'Nytt lager', tildel en lagerkode (f.eks. BERLIN-01) og et navn.
Type & Adresse
Velg lagertype (Standard, Kjølekjede, BtM, Transit, Virtuell, Konsignasjon); for kjølekjede, registrer min-/maks-temperatur samt valgfritt adresse.
Lagre & vedlikehold
Lagre med Opprett. Lager kan redigeres senere; sletting er kun mulig hvis beholdningen er 0.
Beholdning
Beholdningsoversikten viser sanntidsmengder per lager for hvert produkt — inkludert reservert og faktisk tilgjengelig mengde (Tilgjengelig = Beholdning − Reservert). Filtrer etter lager eller vis kun varer under meldebeholdningen med ett klikk.
- Fargekode: rød linje = tom (0), oransje = underbeholdning, grønn = normal.
- Søk etter produktnavn, SKU eller strekkode; filter per lager.
- Meldebeholdning (bestillingspunkt) og neste best før-dato per vare synlig.
- Flere partier per produkt vises med antall partier.
Transaksjoner — Inn- & Utbokføring
Bokfør beholdning raskt manuelt inn eller ut — optimalisert for strekkodeskanneren. Etter hver transaksjon hopper fokus tilbake til skannefeltet, slik at du kan fortsette å skanne uten avbrudd.
Velg modus
Velg 'Varemottak +' eller 'Vareutgang −' øverst.
Skann vare
Skann strekkode eller skriv inn SKU/navn og trykk Enter — gjeldende beholdning vises umiddelbart.
Bokfør mengde
Registrer mengde, lager og valgfritt parti/best før-dato (kun innkommende) samt en årsak, og bokfør inn eller ut.
Bevegelser — Fullstendig historikk
Hver lagerendring loggføres. Bevegelseslisten er ditt fullstendige revisjonsspor – søkbar etter produkt og filtrerbar etter bevegelsestype.
- Bevegelsestyper med symbol: Innkommende, Utgående, Korreksjon, Varetelling, Flytting, Retur, Startbeholdning.
- Beholdning før og etter hver transaksjon vises.
- Referanse, lager, bruker og tidsstempel per oppføring; partinummer, hvis relevant.
- Filter etter type og søk etter produktnavn/SKU; sidevis (50 per side).
Varetelling
Utfør fysiske tellinger og sammenlign faktisk beholdning med systemet (forventet). Forskjeller bokføres som korreksjoner ved et tastetrykk — med analyse av over- og undermengder i Euro.
Start varetelling
Klikk på 'Ny varetelling', tildel en betegnelse og valgfritt begrens til en kategori.
Tell
Registrer den telte faktiske mengden for hver vare — lagres automatisk hvert 60. sekund.
Bokfør forskjeller
Fullfør tellingen, kontroller avvik i gjennomgangen og bekreft med 'Bokfør forskjeller'.
Skriv ut etiketter og strekkoder
Skriv ut prislapper og strekkodeetiketter direkte fra lageret — klare for hylle eller varemottak. De samme strekkodene fungerer med kamera-skanneren for varetelling.
Velg produkter
I fanen «Etiketter» søk etter og legg til varer etter navn eller varenummer.
Format og antall
Velg etikettformat (liten, standard eller stor) og angi antall kopier per produkt.
Skriv ut
Klikk på «Skriv ut (PDF)» — DivineMind genererer et ark med navn, pris og skannbar strekkode for hver etikett.
Innkjøp
Send bestilling til leverandør
Under Innkjøp åpner du en bestilling, sjekker leverandør og varer/linjer, og sender den med ett klikk — DivineMind genererer PDF-en og sender den direkte til leverandøren via e-post. AIRIS kan også automatisk utarbeide bestillinger basert på etterbestillingsreglene.
Åpne bestilling
Velg bestillingen fra listen — leverandør, nøkkeldata, varer/linjer og summer på et øyeblikk.
Send til leverandør
Klikk på 'Send til leverandør' — bestillingen genereres som PDF og sendes via e-post (status endres til 'Sendt').
Følg opp
Følg opp bekreftelse og varemottak via statusendringer; den sendte PDF-en forblir arkivert.
Varemottak
Kontroller og bokfør innkommende leveranser til dine bestillinger. Hvert varemottak viser den tilhørende bestillingen, leverandøren, lageret og dens kontrollstatus.
Åpne varemottak
Velg det passende mottaket fra listen eller opprett et nytt med 'Nytt varemottak'; filtrer etter status (åpen, akseptert, delvis, avvist).
Kontroller posisjoner
Sammenlign leverte mengder med bestillingen og valgfritt registrer følgeseddelnummeret.
Aksepter eller avvis
Sett statusen til akseptert, delvis akseptert eller avvist — beholdningen bokføres deretter.
Bestillingsregler
Definer per produkt når etterbestilling skal skje basert på lagerbeholdning. Automatisk etterbestilling avgjør når en ordre genereres, basert på gjenbestillingspunkt, bestillingsmengde og foretrukket leverandør.
Finn regel
Søk etter produkt eller filtrer på allerede aktiverte varer med 'Kun auto-etterbestilling'.
Sett terskler
Gjenbestillingspunkt (Reorder-Point), bestillingsmengde, leverandør og leveringstid vedlikeholdes per produkt på detaljsiden for lagerbeholdning.
Aktiver automatikk
Aktiver automatisk etterbestilling med auto-bryteren per linje; modusen (forslag, godkjenning, autonom) styrer hvor selvstendig bestillingen utføres.
Leverandørkatalog
Sammenlign sentralt hvilken leverandør som leverer hvilket produkt til hvilken pris. Katalogen er ditt beslutningsgrunnlag for bestillinger — med pris, minimumsbestillingsantall, leveringstid og pålitelighet.
- Per kobling: Produkt, leverandør, enhetspris og leverandørens varenummer.
- Minimumsbestillingsantall (MOQ) og leveringstid i dager.
- Pålitelighetsverdi 0–100 % (grønn ≥ 90, oransje ≥ 70, rød under).
- Dato for siste bestilling per leverandør-produkt-kombinasjon.
Auto-etterbestilling — Logg
Auto-etterbestillingsloggen viser når automatisk etterbestilling ble aktiv og hva den besluttet — fra opprettet bestillingsforslag til eskalert unntak.
- Tre nøkkeltall øverst: opprettede bestillinger, forslag og eskalerte saker.
- Per oppføring: Produkt, lagerbeholdning ved utløsning, gjenbestillingspunkt, bestillingsmengde og leverandør.
- Utløserårsak (f.eks. gjenbestillingspunkt underskredet) og handlingsstatus fargemarkert.
- Koblet ordrenummer — ett klikk åpner den genererte bestillingen.
Levering
Ordreplukking & Forsendelse
Under Plukking ser du alle åpne ordre for ordreplukking — med dellevering og sporing av restordre.
Åpne ordre
Arbeidslisten viser per ordre bestilte, leverte og åpne mengder per produkt.
Reserver lagerbeholdning
Med et klikk reserverer du lagerbeholdningen for kunden — slik at ingenting selges dobbelt.
Plukke- og pakkeliste
Generer plukke-/pakkeliste som PDF — lagerbeholdningen tildeles etter tidligste utløpsdato (FEFO).
Forsendelse
Hold oversikt over alle utgående forsendelser — fra utkast via sendt og underveis til levert. Sendingsnummer, fraktleverandør og sporingsnummer er tilgjengelig når som helst.
- Søk etter sendingsnummer, mottaker eller sporingsnummer.
- Statusfilter (utkast, plukket, pakket, sendt, underveis, levert, kansellert, retur).
- Per forsendelse: Fraktleverandør, sporing, kildelager, mottakersted, antall posisjoner og forsendelsesdato.
Returer (RMA)
Håndter kundereturer strukturert via RMA-prosessen — fra forespørsel via kontroll og refusjon til fullføring.
Kontroller retur
Søk etter RMA-nummer eller kunde; se og godkjenn åpne forespørsler via statusfilteret (forespurt).
Kontroller vare
Kontroller mottatte varer og returårsak, og sett status til 'mottatt' eller 'kontrollert'.
Refunder & avslutt
Registrer refusjonsbeløp og -metode, utløs refusjonen og avslutt saken.
Reservasjoner
Reservasjoner låser lagerbeholdning for åpne tilbud og ordrer, slik at samme vare ikke selges dobbelt. Du ser hvilket tilbud eller hvilken ordre som har bundet hvor mye lagerbeholdning.
Finn reservasjon
Søk etter produkt, SKU eller referanse (tilbuds-/ordrenummer); filteret er som standard satt til 'aktiv'.
Forbruk
Ved levering, marker den aktive reservasjonen som forbrukt med det grønne haken.
Frigi
Utløper et tilbud, frigi reservasjonen med det røde X-et — lagerbeholdningen blir igjen tilgjengelig.
Farmasi og Samsvar
Under Pharma administrerer du partitilbakekallinger og kundelisenser (apotekdriftslisens/grossistdistribusjonstillatelse) — med full sporbarhet over alle leveranser.
Kundelisenser
Registrer per kunde apotek-, grossist- eller næringsmiddeltillatelse. Utløpte lisenser markeres rødt og blokkerer levering automatisk.
Spor parti
Ved tilbakekalling sjekker DivineMind hvilke leveranser som har mottatt det berørte partiet — over alle følgesedler.
Utløs tilbakekalling
Opprett tilbakekallingen som en kvalitetshendelse (CAPA); de berørte kundene blir forberedt og varslet med et klikk.
Eksporter tilbakekallingsrapport
I fanen «Tilbakekallingsrapport» velger du produkt og batch — du ser alle kunder og leveranser som har mottatt varer fra denne batchen, og eksporterer listen som CSV for myndigheter og dokumentasjon.
Tilbakekalling og sporing (næringsmidler, drikkevarer, handelsvarer)
Under Tilbakekallinger finner De tilbakekalling, tilbakekallingsrapport og sporing uten farmasøytiske lisenser — for næringsmiddel-, drikkevare- og generell engroshandel. Grunnlaget er sporbarhet «ett trinn frem, ett trinn tilbake» (forordning (EF) nr. 178/2002, art. 18/19). Dataene er de samme som under Pharma & Compliance.
Opprett tilbakekalling
Søk etter vare, angi parti, «Kontroller berørte»: De ser hvor mange leveranser som mottok partiet — og hvor mange leveranser uten parti som gjør tilbakekallingen ufullstendig.
Varsle kunder
Tilbakekallingsbrevene sendes først ved Deres klikk — én e-post per kunde, selv om kunden har hatt flere leveranser.
Spor bakover
I fanen «Sporing» angir De et følgeseddel- eller fakturanummer og ser parti, varemottak og leverandør.
Ruteplanlegging og sjåførskjerm
Under Lager › Ruteplanlegging planlegger De per dag hvilket kjøretøy og hvilken sjåfør som skal levere hvilke åpne følgesedler i hvilken rekkefølge. Sjåføren utfører ruten sin i AIRIS-appen under «Ruter».
Opprett rute
Velg dag, «Ny rute», kjøretøy fra bilparken, sjåfør og lasteplass. Advarsler vises umiddelbart: EU-kontroll forfaller, kjøretøy opptatt annet sted, sjåfør fraværende, andre rute samme dag.
Planlegg følgesedler
Dra åpne følgesedler til venstre over på en rute, eller velg «Til rute …». Sorter i ruten med dra-og-slipp eller ↑/↓, ta ut med ×. En følgeseddel kan bare ligge på én rute.
Foreslå rekkefølge
«Foreslå rekkefølge» finner leveringsadressene på kartet og beregner korteste rekkefølge i luftlinje fra ladestedet. Adresser uten treff sorteres etter postnummer. Ruten endres først ved «Bruk».
Hos kunden (app)
Sjåføren ser stopp, navigasjon og følgeseddel med batch. Kunden signerer på mobilen (eller sjåføren noterer «Følgeseddel lagt igjen» / «Vare levert»), returnert tomgods føres på pantekontoen og avvik meldes inn (manko, skadet) – dette oppretter et returutkast.
Oppgjør
Mottar sjåføren betaling, registreres beløp og betalingsmåte som et notat. Ingenting bokføres – betalingen registreres av regnskap. Ved ikke truffet eller nektet mottak: følgeseddelen vises igjen under «Åpne følgesedler».
Bilde som leveringsbevis
På stoppet legger De til opptil fem bilder med «+ Bilde» (f.eks. avleverte varer, pall, skade). Bildene lagres sikkert og er kun tilgjengelige ved innlogging.
Kjøretøy opptatt i vognparken
En rute med kjøretøy reserverer bilen fra avreise til neste rute eller til slutten av dagen. Vognpark og planleggingstavle viser ruten; er bilen allerede opptatt annetsteds, varsler ruteplanleggingen om dette.
Forsendelse til følgeseddel
Under Lager › Forsendelse oppretter De alltid en forsendelse til en følgeseddel. Kunde, mottaker og varelinjer med batch kommer fra følgeseddelen; beholdningen er allerede trukket der, «Sendt» trekker ikke på nytt.
Opprett forsendelse
«Opprett forsendelse», søk etter følgeseddel (nummer eller kunde), velg transportør, angi sporingsnummer. Det finnes kun én åpen forsendelse per følgeseddel.
Spor forsendelse
For DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS og Canada Post genereres sporingslenken automatisk. DivineMind skriver ikke ut fraktetiketter.
Oppdater status
Til høyre på forsendelsessiden: plukket, pakket, sendt, levert. Returer for denne forsendelsen vises nederst.
Retur med sperret lager
En retur tilhører alltid en følgeseddel: kun det som ble levert, med den leverte batchen, kan returneres. Ved varemottak går feilfrie varer til lageret, ødelagte varer avskrives — skadede eller ukontrollerte varer går til sperret lager og blir verken solgt eller plukket.
Opprett retur
Lager › Returer › «Opprett retur», velg følgeseddel, kryss av for varelinjer, oppgi antall og tilstand.
Varer mottatt
Godkjenn, deretter «Varer mottatt». Det opprettes et kreditnota-utkast for returen som vanlig.
Avgjør sperret lager
Per varelinje: salgbar igjen (går til lager), destruer eller returner til leverandør. Avgjørelsen følger Deres autonomi-bryter for lageret — avhengig av innstillingen umiddelbart eller via godkjenning. Fullføring er først mulig når ingenting lenger er sperret.
Produsentens delenummer, enheter, staffelpriser i bestillingslenken
På varen finnes produsentens delenummer (MPN) som et eget felt ved siden av varenummer og EAN. Søk, skanning i appen og etikettskanning finner også varen via dette; DATANORM-importen fyller det ut fra referansenummeret i B-posten uten å overskrive eksisterende verdier. Enheter som «piece» vises på ditt språk. Bestillingslenken viser mengdestiftene i prislisten din, og handlekurven beregner med trinnprisen – prisen ved innsending forblir bindende.
Vareflytting
Flytt lagerbeholdning mellom dine lagre og spor overføringen fra utkast via underveis til fullført.
Opprett vareflytting
Klikk på 'Ny vareflytting' og velg kilde- og destinasjonslager.
Registrer posisjoner
Legg til varer og mengder for overføringen og start vareflyttingen.
Spor & avslutt
Spor overføringen via status 'underveis' og marker som fullført ved mottak på destinasjonslageret.
Relaterte funksjoner
EDI: Lese inn bestillinger, sende leveringsvarsel
Under Lager › EDI-grensesnitt leser dere inn bestillinger fra kunder som EDIFACT ORDERS (D.96A) eller openTRANS ORDER. Dette oppretter et ordreforslag til godkjenning — med priser fra prislisten deres, samt sjekk av kredittgrense, leveringssperre og margin. Fakturaer (INVOIC, Peppol) håndteres via DivineFinance, ikke her.
Legge inn eget GLN
Deres 13-sifrede GLN står som avsender i leveringsvarselet. Kundens GLN lagres ved første innlesing når kunden velges én gang.
Kontrollere og opprette bestilling
Velg fil, «Kontroller»: Dere ser hver linje med tilordnet vare (via GTIN eller deres varenummer) og pris iht. prisliste. «Opprett som ordreforslag» — ordren opprettes etter godkjenning under Automasjon › Godkjenninger. Samme bestillingsnummer fra en kunde blir ikke opprettet som ordre to ganger.
Generere leveringsvarsel
For hver følgeseddel kan dere laste ned DESADV (EDIFACT) eller DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — med batch og holdbarhetsdato per linje samt kundens bestillingsnummer.
Via grensesnitt
Kundenes systemer sender bestillinger til Bestillingsgrensesnitt (API) med en API-nøkkel fra firmaet deres (Innstillinger › API-nøkler, rettighet orders:write). De henter leveringsvarselet med orders:read.
Margin-vokter
Hvis en salgspris ligger under varens inntakskost eller under deres minste dekningsbidrag, settes ordren på vent for godkjenning — via bestillingslenke, fra kundemappen, ved utesalg, via EDI og når AIRIS mottar en ordre. Priser endres aldri. Konfigureres under Lager › Plukking › Prosess (standard: på, 0 % = kun under inntakskost). Hvorvidt den slippes gjennom uten godkjenning, bestemmes av autonomi-innstilling for lager.
Inntakskost og Intrastat på varen
I artikkelen vedlikeholder De inntakskost og Intrastat-opplysningene: varenummer (KN, 8 siffer), egenmasse netto i kg, opprinnelsesland (ISO-kode) og – der KN krever det – supplerende enhet med mengde per enhet. Ved import fra CSV/Excel gjenkjennes kolonner som «Innkjøpspris», «Varenummer», «Nettovekt» og «Opprinnelsesland».
Kundens bestillingslenke
Gi faste kunder en personlig bestillingslenke: De åpner den uten innlogging, ser katalogen din med sine avtalte priser og bestiller direkte — hos deg opprettes en ordre automatisk.
Opprett lenke
Opprett en bestillingslenke per kunde under 'Vilkår' (prisliste, minimumsordreverdi, gyldighet).
Del lenke
Send den personlige lenken til kunden — han trenger ingen konto.
Kunden bestiller
Kunden velger fra katalogen og sender inn — det opprettes en ordrebekreftelse med kundens vilkår.
Angi minimumsbeholdning og leverandører per vare. Automatisk etterbestilling forhindrer leveringsflaskehalser uten manuell oppfølging.