Organisering, tidsregistrering, fravær og rekruttering.
Viktigste områder
- Organisering — Struktur og hierarki.
- Personal — Ansattprofiler og stamdata.
- Tidsregistrering — Arbeidstider og timesatser.
- Fravær — Ferie og fravær, skiftbytte.
- Onboarding — Sjekklister og maler for nye kolleger.
- Vurderinger og ytelse — Evalueringer.
- Rekruttering — Stillinger og søknader.
- Reisekostnader — Utlegg og refusjon.
Opprett og onboard ansatte
Hver ansatt opprettes én gang under Ansatte — stamdata, kontrakt og tilganger er deretter tilgjengelig for alle HR-områder. Med en onboarding-mal starter hver nyansettelse umiddelbart fullstendig.
Opprett ansatt
Under Ansatte, klikk på «Ny ansatt» — registrer navn, stilling, avdeling og startdato.
Fullfør stamdata
Gå gjennom fanene i profilen: bankdetaljer, nødkontakt, kvalifikasjoner, skatte- og kontraktsdata.
Tildel onboarding-mal
Velg en mal fra Onboarding-maler — sjekklisten med alle oppgaver opprettes automatisk.
Følg fremdrift
Kryss av fullførte trinn; statusen viser når den ansatte er fullt onboardet.
Gi AIRIS-tilgang
Inviter ved behov under AIRIS-tilgang — den ansatte registrerer da tid og fravær selv.
Tidsregistrering og godkjenning
Arbeidstider registreres i Tidsregistrering, godkjennes av leder og flyter automatisk inn i analyser og lønnsforberedelse.
Registrer tid
Ansatte stempler inn/ut eller registrerer tider manuelt — med pauser og prosjekt/aktivitet.
Sjekk teamoversikt
Lederen ser alle registrerte tider i teamet og identifiserer manglende eller uvanlige registreringer.
Godkjenn
Godkjenn korrekte oppføringer — kun godkjente tider teller for analyser og avregning.
Analyser
Eksporter timer, overtid og saldoer per ansatt eller periode via rapportene.
Ved skiftarbeid planlegger du hele uker i vaktplanen (Roster) — de planlagte tidene fungerer da som mal for registreringen.
For natt- og helgevakt (f.eks. VVS-beredskap) finnes fanen «Vakt» i timeregistreringen: Opprett rotasjon blant de valgte montørene, overfør vakt eller kanseller med begrunnelse – planen beholdes som dokumentasjon.
Melder en kunde en akutt feil via QR-klistremerket på anlegget sitt, varsles personen som har vakt ifølge vaktplanen. Med «Jeg overtar» knyttes vedkommende til oppdraget; uten overtakelse går alarmen videre til neste person etter angitt frist, til slutt til driftsledelsen. Kontoret ser status på oppdraget («Vakthavende varslet», «Vakthavende har overtatt»). Bryteren «Alarm aktiv» og tidsfristen stiller De inn under fanen «Vaktordning» på kortet «Nødvaktsalarm»; under «Siste alarmer» vises hva som ble levert eller hoppet over for hvert trinn. DivineMind mottar for øyeblikket ikke telefoniske nødanrop automatisk — detaljer finnes i kapittelet VVS.
Automatisk vaktplan: basert på behov og tilgjengelighet
AIRIS oppretter ukeplanen automatisk: basert på personalbehov per lokasjon, åpningstider og ansattes tilgjengelighet. Godkjente fravær (ferie/sykdom) og allerede planlagte vakter tas med i betraktningen.
Registrer åpningstider og behov
Innstillinger → Lokasjoner → Innstillingsikon ved lokasjon → Fanen „Vaktplan“: Registrer åpningstider per ukedag og minimumsbemanning (dag, tidsrom, rolle, antall).
Tilgjengelighet og ønsker per ansatt
I ansattprofilen under „HR-innstillinger“ registrerer du tilgjengelighet per ukedag (tidsrom) og valgfrie ønsker. Tomt = ikke tilgjengelig den dagen.
Opprett automatisk
I vaktplanen velger du uken og klikker „Opprett automatisk“. AIRIS viser en forhåndsvisning med dekning i %, hvem som er bemannet og hvor det er ledige vakter — med „Godta“ blir planen lagret.
Juster sykefravær
Hvis noen blir syke: „Juster sykefravær“ → velg ansatt og tidsrom. AIRIS markerer vaktene som „syk“ og søker etter erstatning; hvis ingen blir funnet, oppstår en ledig vakt som kan overtas.
Hvis en vakt forblir ubesatt, oppretter AIRIS den som en „ledig vakt“ — synlig på tvers av lokasjoner, slik at tilgjengelige kolleger kan overta den.
I ansattprofilen under «HR-innstillinger» → «Filialer» angir De hovedfilialen, ytterligere filialer personen kan jobbe i, eller bryteren «Vikar» (alle filialer). Automatisk vaktplanlegging, vikarforespørsler og overtakelse av ledige vakter i appen følger disse reglene – i tillegg til hviletid (EU/UK 11 timer, Canada 8), uketimer og kvalifikasjoner.
Dersom noen melder seg syk (app, AIRIS eller fravær), blir vakten ledig, og systemet søker etter en erstatter: først i egen filial, deretter i godkjente nabofilialer, så vikarer – blant dem som er tilgjengelige, kvalifiserte og har ledige timer. Filialledelsen mottar umiddelbart push-varsel og bjelle med forslaget og trykker på «Send forespørsel» i vaktplanen; tillater De det i autonomi-oppsettet (HR · Be om erstatter), sender systemet forespørselen automatisk. Kollegaen mottar push-varsel og WhatsApp med «Jeg tar den» / «Jeg kan ikke» – uten å få vite hvem som er borte eller hvorfor. Uten svar går forespørselen videre til neste person etter tidsfristen (10 til 60 minutter, avhengig av vaktstart).
Søk om og godkjenn fravær
Ferie og fravær går via Fravær som søknad → godkjenning → kalenderoppføring. Restferie og kvoter avregnes automatisk.
Send søknad
Ansatt velger type (ferie, sykdom, permisjon), periode og legger til en notis ved behov.
Sjekk kvote
Systemet viser gjenstående rettighet og varsler ved overlappinger i teamet.
Godkjenn eller avslå
Lederen bestemmer i godkjennings-innboksen; den ansatte blir automatisk varslet.
Kalender og saldo
Godkjente fravær vises i teamkalenderen, restferien oppdateres umiddelbart.
Ansatte kan bytte skift direkte med hverandre — byttet videresendes til leder for bekreftelse.
Rekruttering: fra stilling til ansettelse
Under Rekruttering lyser du ut stillinger og fører søkere langs en pipeline til ansettelse — strukturert og sporbar.
Opprett stilling
Registrer tittel, avdeling, krav og utlysningstekst via stillingsassistenten.
Publiser
Aktiver stillingen og del søknadslenken — innkommende søknader havner automatisk i første pipelinesteg.
Flytt søkere
Flytt kandidater i Kanban-tavlen med dra og slipp gjennom stegene (f.eks. vurdering → intervju → tilbud).
Vurder og bestem
Registrer vurderinger og notater per kandidat; et utfall (ansettelse/avslag) avslutter søknaden.
Overfør til teamet
Ved ansettelse, opprett kandidaten som ansatt under Ansatte og start onboarding.
Send inn og refunder reisekostnader
Forretningsreiser registreres i Reiseutgifter som en reise med individuelle poster, kontrolleres og refunderes — inkludert kilometergodtgjørelse og satser.
Opprett reise
Registrer anledning, destinasjon og periode for reisen.
Poster og kvitteringer
Legg til individuelle utgifter (hotell, tog, bevertning) med kvittering; reiser via kilometerkalkulatoren, dagsatser via sats-tabellen.
Send inn
Send inn fullstendig reise for kontroll — summen beregnes automatisk.
Kontroller og refunder
Lederen godkjenner i innboksen; det godkjente beløpet er klart for refusjon.
Vurderinger og ytelse
- Reviews — strukturerte medarbeidersamtaler og vurderingssykluser.
- Mål og OKR — sett mål, mål fremdrift, registrer resultater.
- 1:1-samtaler — dokumenter regelmessige møter med agenda og notater.
- 360°-tilbakemelding — innhent tilbakemeldinger fra flere perspektiver.
Definer onboarding-maler grundig én gang — hver ny ansettelse starter dermed umiddelbart fullstendig og enhetlig.