Utfør prosesser regelbasert — med godkjenninger og tilsyn.
AIRIS utfører oppgaver live — med godkjenning i chatten
Du sier til AIRIS hva som skal gjøres, og ser på: AIRIS oppretter kontakten, oppretter tilbudet fra malen din og forbereder følge-e-posten. Det sendes først når du trykker på «Godkjenn og send» i chatten — både på nett og i AIRIS-appen.
Oppgave i én setning
For eksempel: «Opprett kunden og forbered tilbudet fra malen vår med følge-e-post.» En klar kommando som «opprett» utføres uten spørsmål. «Forbered» forblir et utkast.
Se på
Stripen «AIRIS jobber» viser trinnene (Kontakt, tilbud, følge-e-post). På nett åpner AIRIS den passende listen og markerer den nye raden kort. «Stopp» stopper oppgaven.
Endre med oppfølgingskommando
«Gjør tilbudet gyldig i 14 dager» — AIRIS tilpasser det. En godkjenning gjelder alltid for den sist kontrollerte versjonen; endres dokumentet etterpå, utløper den, og AIRIS presenterer et nytt kort.
Godkjenn og send
Kortet i chatten viser mottaker, emne, beløp og vedlegg. Et trykk på «Godkjenn og send» utfører umiddelbart; «Utført» vises først når sendingen er bekreftet. «Nei» avviser, ingenting sendes ut.
Oppdatering avbryter ingenting
Oppgaven kjører på serveren. Etter en oppdatering, fane- eller enhetsbytte melder stripen seg med «Gjenopprettet forbindelse — ingenting er tapt». Samme kommando utføres ikke en gang til innen 10 minutter.
Spør du om noe («Hvor mange fakturaer er åpne?»), får du svaret i chatten og i tillegg listen med det passende filteret på nett. Ansatte uten godkjenningsrettigheter ser «venter på eier eller administrator» på kortet.
Mobilenheten snakker, datamaskinen reagerer
Gi AIRIS oppdraget i AIRIS-appen — via tekst eller tale. Hvis samme konto i samme firma er logget inn på datamaskinen, bidrar datamaskinen: Den åpner den passende listen, markerer den nye linjen og viser tilbud og godkjenningskort i AIRIS-vinduet. Ingen sammenkobling, ingen kode — bare din konto.
Begge enheter logget inn
Åpne DivineMind på datamaskinen, AIRIS-appen på mobilenheten. Datamaskinen logger seg inn som aktiv enhet hvert parte sekund. Hvis flere datamaskiner er åpne, reagerer bare den sist brukte.
Spør eller gi oppdrag på mobilenheten
„Hvor mange fakturaer er åpne?“ — svaret kommer til mobilenheten, datamaskinen åpner fakturalisten med filteret „åpen“. Et helt oppdrag („Opprett kunden og forbered tilbudet med følge-e-post“) kjører på datamaskinen som en stripe „AIRIS jobber · fra mobilenheten“.
Åpnet på datamaskinen
Så snart datamaskinen har åpnet listen, står det i appen „Åpnet på datamaskinen“. Godkjenningskortet vises på begge enheter.
Godkjenn der du er
Trykk på „Godkjenn og send“ på mobilenheten — kortet på datamaskinen viser kort tid etter „utført“. Også omvendt: Det du starter på datamaskinen, viser mobilenheten med svar og kort, merket med „fra datamaskinen“.
Slå av
I AIRIS-vinduet på datamaskinen slår mobilenhetssymbolet av eller på styringen fra mobilenheten. Når den er slått av, fortsetter oppdragene, men datamaskinen reagerer ikke lenger på dem.
Bare én datamaskin reagerer, en som du selv er logget inn på i samme firma — aldri en annen brukers skjerm. En godkjenning gjelder nøyaktig den kontrollerte versjonen, uansett hvilken enhet du trykker på.
Kontakt fra bilde, skjermbilde, signatur eller PDF
Send AIRIS et bilde av et visittkort, en skjermdump (f.eks. profil eller impressum), en innlimt e-postsignatur eller et PDF-dokument med brevpapir. AIRIS leser ut navn, firma, tittel, e-post, telefonnummer, nettsted, adresse og bransje, og viser et kort i chatten – både på nettet og i AIRIS-appen.
Legg ved eller lim inn
I AIRIS-chatten, legg ved bildet, skjermdumpen eller PDF-dokumentet (i appen også direkte med kameraet) eller lim inn signaturen i meldingen. Legg til en setning som «opprett som kunde» eller «merk som lead».
Kontroller kortet
Hvert felt viser sin kilde («fra bildet», «fra setningen din»). Manglende informasjon vises som et tomt felt og kan fylles ut direkte i kortet. Hvis kontakten allerede finnes, gir AIRIS beskjed og tilbyr «Koble sammen» eller «Opprett likevel ny».
Lead eller kunde, opprett deretter
Velg Lead eller Kunde, og trykk på «Opprett kontakt». Hvis setningen allerede inneholder en klar kommando som «opprett … som kunde», oppretter AIRIS umiddelbart – uten å spørre. «Opprettet» vises først når kontakten er lagret; på nettet hopper kontaktlisten til den nye linjen.
Bilde kun ved forespørsel
Bildet leses kun for gjenkjenning. Med «Lagre bilde i saken» lagrer AIRIS visittkortet i tillegg som et dokument til kontakten – ellers ikke.
Samme utkast oppretter aldri to kontakter: et nytt trykk gir samme kontakt. I demo-firmaer er kun eksempeldata tillatt (f.eks. max@firma.example).
Opprett arbeidsflyt
Åpne Automatisering
Område Automatisering — Dashboard med status og maler.
Opprett ny arbeidsflyt
Definer utløsere (hendelse/tidsplan) og handlinger via Ny arbeidsflyt.
Betingelser og trinn
Sett sammen regler, forgreninger og handlinger.
Aktiver og observer
Aktiver arbeidsflyten; følg kjøringer under Automatisering › Utførelser.
Styring og kontroll
- Maler for vanlige prosesser.
- Tidsplaner for gjentakende utførelse.
- Godkjenninger — kritiske trinn krever bekreftelse.
- Tilsyn og statistikk — fullstendig sporbarhet.
Startmaler per bransje
Noen bransjemenyer åpner direkte en ferdig mal i arbeidsflytredigereren. Den er først inaktiv — tilpass tekster og tider og aktiver den først deretter.
- Serveringsbransjen: No-show-arbeidsflyt (påminnelse før reservasjonen) og utløse etterbestilling (sjekk bestillingsbehov på mandager).
- Engroshandel og farmasi: Tilbakekallingsarbeidsflyt for et parti.
- Detaljhandel: Retur-arbeidsflyt. Bygg: Tilleggs-arbeidsflyt for merkostnader.
- Byggrengjøring: Kvalitetskontroll på objektet — ukentlig kontroll oppgave og deretter anmodning om tilbakemelding til kunden.
- Legekontor: Påminnelse om fornyelse av resept — påminnelse til pasienten uten helsedata i e-posten, utstedelsen havner som en oppgave hos praksisteamet.
- Skatteveiledning: Fristpåminnelse — klienten blir minnet om manglende dokumenter, etter fem dager kommer en oppgave for oppfølging.
Lagre og aktiver
Lagre malen, deretter „Aktiver nå“ → „Ja, aktiver“. Hvis firmaets automatisering fortsatt er av, slås den på.
Kjør for en kontakt
I arbeidsflyteditoren, klikk på „Test“: „Kjør arbeidsflyt for en kontakt“ åpnes. Søk etter kontakt (navn eller e-post), „Kjør nå“. AIRIS skriver e-posten basert på arbeidsflytens mål.
Godkjenn e-post
Hvis godkjenningsmodusen er på, ligger e-posten først under Godkjenninger. Først etter din „Godkjenn“ sendes den til kontakten; oppgaven opprettes umiddelbart.
AIRIS-minne & ferdigheter
AIRIS husker notater, tilbud, fakturaer, e-poster og chat-samtaler for hver kunde. Basert på dette gjenkjenner AIRIS prosesser som gjentar seg hos flere kunder, og foreslår dem som en ferdighet.
Se forslag
Under Automatisering › AIRIS-ferdigheter: Utløser, hvert trinn og hos hvor mange kunder prosessen forekom. Nye forslag varsles av bjellen.
Bekreft eller avslå
Først din bekreftelse aktiverer ferdigheten — den kjører da som en arbeidsflyt. Avslåtte forslag kommer ikke tilbake.
Observer & pause
AIRIS teller vellykkede og mislykkede kjøringer; pause er mulig når som helst.
- E-poster til kunder sendes alltid først etter din godkjenning når det gjelder ferdigheter.
- AIRIS svarer fra minnet kun med kilder du har lov til å lese — andres postbokser og private samtaler forblir skjult.
- Bestem deg direkte i AIRIS-chatten: Spør „Hvilke ferdigheter har du identifisert for oss?“ — AIRIS svarer med et kort med knappene Adoptér, Juster og Avvis. Resultatet vises umiddelbart på kortet.
- Med «Søk etter prosesser nå» starter du gjenkjenningen umiddelbart; ellers sjekker AIRIS én gang i uken.
La konsekvensrike handlinger først kjøre via godkjenninger. Øk autonomien først når prosessen er testet (se «Onboarding — Autonomi»).