A kiskereskedelmi funkciók az AIRIS alkalmazásban és a back-office-ban — a raktártól az üzletig.
Az AIRIS alkalmazásban (üzlet)
- Készlet: Ellenőrizze a készleteket helyszínenként, és kérdezze le AIRIS-től hangutasítással.
- Utánrendelés: Azonosítsa az alacsony készletszintű termékeket, és rendelje újra AIRIS-szel.
- Áruátvétel és címkék: Rögzítse a szállítmányokat, és nyomtasson ár-/polccímkéket.
A back-office-ban (vezetés)
- Termékek és katalógus: cikkek EAN-kóddal, árral és adókulccsal a Termékek alatt kezelhetők (méret vagy szín szerinti variációk nincsenek). A kasszába a Kassza-Backoffice „Termékek” menüpontja alatt veheti át őket.
- Raktár és üzletek: Készletek, helyszínek közötti átrakások és leltár a Készletkezelés alatt.
- Beszállítók: Beszerzési források és vásárlási feltételek a Beszállítók alatt.
A kasszánál: Visszavétel, betétdíj, kasszaellenőrzés, ügyfélkijelző
- Visszavétel: „Visszavétel” gomb, nyugta beolvasása (QR) vagy nyugtaszám megadása, mennyiség és állapot kiválasztása cikkenként, visszatérítés készpénzben, kártyára vagy utalványként. Külön bizonylat keletkezik negatív összeggel (RKSV-aláírással); a korábbi nyugta változatlan marad. A hibátlan áru azonnal visszakerül az üzlet raktárába, a bontott, sérült vagy hibás áru a zárolt készletbe kerül (Raktár → Visszáruk).
- Betétdíj: Ha a cikkhez betétdíjtípus van rendelve (Raktár → Betétdíj), a kassza a betétdíjat automatikusan külön tételként rögzíti. „Göngyöleg” gomb: Göngyöleg visszavétele betétdíjtípusonként vagy automata göngyölegjegyének beváltása — elszámolásra kerül a vásárlással. A mennyiségek megjelennek a betétdíj-mennyiségi jelentésben („Kassza” oszlopok).
- Kasszaellenőrzés: „Kasszaellenőrzés” gomb, nyitókészlet és címletenkénti darabszám megadása. Az elvárt összeg (készpénzes forgalomból, visszárukból, göngyölegből, számlák készpénzéből, utalványokból, borravalóból) és a különbözet azonnal megjelenik, és számlálási jegyzőkönyvként mentésre kerül. A különbözet „Különbözet” tételként szerepel a fiók pénztárkönyvében; a napi zárás (Z-bizonylat) előtt megszámolva a napi bevétellel együtt kerül lekönyvelésre, soha nem duplán. A kasszakészletnél nagyobb hiány nyitott tételként marad fenn („Nyitott kasszakülönbözetek” a vezérlőpulton).
- Ügyfélkijelző: Az „Ügyfélkijelző” gomb megnyit egy ablakot a második képernyő számára. Az ügyfél látja a cikkeket, a betétdíjat és a végösszeget, fizetés után pedig a nyugtát QR-kódként a telefonjára (alkalmazás és bejelentkezés nélkül).
- Betétdíj-mennyiségi lista: A Raktár › „Egyutas betétdíj-mennyiségek“ alatt havonta szerepel a „Cikkek vonalkódonként — forgalomba hozva“ a bejelentendő mennyiséggel; a „Pénztár eladva“ és „Pénztár göngyöleg“ oszlopok a pénztárból származnak. Exportálás CSV-ként vagy PDF-ként, majd „Megjelölés bejelentettként“.
A pénztárnál: utalvány, ügyfélkártya, blokk, offline, visszáru szabályok
- Utalvány értékesítése: Az „Utalvány” gomb a pénztár sávban megnyitja az „Értékutalvány” ablakot. Az „Értékesítés” fülön adja meg az utalvány értékét – a bizonylat kinyomtatódik; a „Maradványérték ellenőrzése” megmutatja, mennyi van még egy utalványon. Beváltás a fizetési párbeszédablakban az „Utalvány beváltása” → „Beváltás” gombbal, visszavonás az „Utalvány eltávolítása” gombbal.
- Ügyfélkártya és törzspontok: A fizetési párbeszédablakban az „Ügyfélkártya” alatt olvassa be a kártyát, vagy adja meg a telefonszámot, és nyomja meg az „Hozzáadás” gombot; az „Új kártya” → „Kártya létrehozása” létrehoz egy kártyát, a „Jutalom beváltása” bevált egy jutalmat. Az Ön programjait a pénztár oldalsávjában a „Törzsvásárlói hűség” alatt állíthatja be.
- Pénztári blokk: minden cikkhez megmutatja az alapárat, hozzá a fiókot és a pénztárt, valamint az RKSV-aláírás QR-kódját. Nyomtatva, e-mailben vagy online bizonylatként adja meg.
- Online bizonylat QR-kóddal: Fizetés után az ügyfél kijelzője a blokkot QR-kódként jeleníti meg. Az ügyfél ezzel nyitja meg a bizonylatot a mobiltelefonján – alkalmazás nélkül, regisztráció nélkül, ügyféladatok nélkül. Egy megváltoztatott link nem nyit meg bizonylatot.
- Offline kasszálás: Ha kimarad az internetkapcsolat, megjelenik az „OFFLINE – a pénztár tovább dolgozik” banner. Az eladásokat az eszköz tárolja, az aláírt blokk helyett a pénztár egy pótbizonylatot nyomtat. Amint a kapcsolat helyreáll, a bizonylatok utólag elküldésre és aláírásra kerülnek; az „Offline várólista” alatt az „Átvitel most” gombbal Ön is elindíthatja ezt.
- Visszáru szabályok (tulajdonos): A pénztárban a Beállítások › Üzlet, „Visszáruk a pénztárnál” szekció alatt jelölje be, mely szerepkörök fogadhatnak el visszárukat PIN-kóddal – a tulajdonos mindig megteheti, alapértelmezés szerint a tulajdonos és a vezető. A „Törzspontok levonása visszáru esetén” kapcsoló határozza meg, hogy a visszaküldött cikkek után a törzspontokat és a törzskártya-pecséteket levonják-e (alapértelmezés: igen, pontok az arányosan visszatérített összeghez, pecsétek minden visszaküldött darabhoz), vagy az ügyfél megtarthatja őket.
- Dupla védelem: Egy cikket csak egyszer lehet visszaküldeni. Ha egy bizonylathoz már tartozik visszáru, azt nem lehet törölni – a pénztár jelzi: „Ehhez a bizonylathoz tartozik visszáru – további cikkek a „Visszáru” alatt vehetők vissza”. Magát a visszáru-tranzakciót nem lehet törölni; ha hiba történt, adja el újra a cikket.
- Ár fiókonként: A pénztárban a Termékek › „Fiók kínálat” alatt határozza meg fiókonként az árat és a kínálatot. Fiókár nélkül az alap cikkár érvényes. A pénztár, a blokk és a címke („Fiók ára”) a fiókárral számolnak.
- Árubeszállítás a pénztárnál: A pénztárban a „Készlet”, „Készlet és árubeszállítás” fül alatt könyvelje be a szállítmányt közvetlenül az adott pénztár fiókjának raktárába.
Árváltozás és címkék
- Minden árváltozás (cikk- vagy üzletspecifikus ár) dátummal mentésre kerül. A Raktár → Címkék menüpontban az „Árváltozások (nyomtatási lista)” lekéri az összes olyan cikket, amelynek címkéjén még a régi ár szerepel; nyomtatás után ezek kipipálásra kerülnek.
- „Áthúzott ár”: Az áthúzott ár mindig az árengedmény előtti utolsó 30 nap legalacsonyabb ára (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Valós árengedmény nélkül vagy 30 napnál rövidebb árelőzmény esetén a DivineMind nem nyomtat áthúzott árat, és jelzi ennek okát.
Kiskereskedelem és fiókok: egységár, számla a kasszánál, átadás, címkék
- Egységár (Termék → „Egységár” kártya): adja meg az értékesítési egység töltőtömegét/mennyiségét és mértékegységét (pl. 200 g). A címke és a blokk ezután az 1 kg / 1 l / 1 m egységárat jeleníti meg — a 100 g, 100 ml vagy 0,5 l csak ott használatos, ahol a helyi jogszabályok megengedik (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Ha egy fióküzletben eltérő ár érvényes, a blokk azzal számol.
- Címkék: „A mai szállítás cikkei” átveszi az összes cikket a mai árubevételekből; „Fióküzlet ára” a fióküzleti árat nyomtatja ki. AIRIS: „Nyomtass árcímkéket a mai szállításhoz”.
- Címkeívek: Formátum választása — „Kicsi (40/ív)“, „Standard (24/ív)“ vagy „Nagy (10/ív)“ —, cikkenként a darabszám megadása és „Nyomtatás (PDF)“. Minden címke tartalmazza a nevet, árat, egységárat, cikkszámot és az EAN-vonalkódot.
- Nyitott számla a pénztárnál (Pénztár → „Számla” gomb): keresse meg a számlát, válasszon készpénzt vagy kártyát. Az összeg a számlából származik, aláírással ellátott pénztárbizonylat jön létre, a számla ezután fizetetté válik — nincs dupla forgalom. A tervezet ekkor kiadásra és zárolásra kerül.
- Áttárolás: hozza létre, egy második személy ellenőrzi (a tulajdonosok és adminisztrátorok a saját áttárolásukat is ellenőrizhetik), majd hajtsa végre — a készlet átkönyvelése csak ekkor történik meg. Az AIRIS az áttárolásokat csak tervezetként hozza létre.
- Pénztári értékesítés készletlevonás nélkül: ha a készlet negatívvá válna, a pénztár akkor is lezárja az eladást — az eset megjelenik a Raktár → Készlet menüpontban, az értesítéseknél (harang) és a napi jelentésben, amíg a javítás után be nem pipálja. A pénztárnál végzett árubevételezés a kiválasztott fióküzletbe könyvel.
Beszerzés és 3-utas egyeztetés
Oldal megnyitása
A „Beszerzés és 3-utas egyeztetés” menüpont megnyitja a „3-utas egyeztetés” oldalt. Ott a DivineMind összeveti a megrendelést, az árubeszállítást és a beérkező számlát – tűréshatár az árnál ±2% vagy ±50 €.
Egyeztetés indítása
Tulajdonosok és adminisztrátorok kattintsanak a „Manuális indítás” gombra, adják meg a megrendelés („Purchase-Order-ID”) és, ha van, az árubeszállítás és a számla számát, majd válasszák a „Egyeztetés végrehajtása” gombot. Az egyeztetést az AIRIS-re is bízhatja. Nem indul el magától, ha egy árubeszállítás vagy számla érkezik.
Eredmény ellenőrzése
A „3-utas egyeztetés futtatások” lista minden futtatásnál megmutatja a megrendelésből, árubeszállításból és számlából származó összegeket, az eltérést és a döntést – szűrhető „Automatikus jóváhagyás”, „Jóváhagyás szükséges”, „Megjelölt” és „Elutasított” szerint. Ha a számla még hiányzik, a futtatás legalább „Jóváhagyás szükséges” állapotban marad.
Eltérések tételenként
Egy futtatásra kattintva megnyílik az „Eltérések tételenként” ablak: rendelt és kapott mennyiség, ár a rendelés szerint és az árubeszállítás szerint, valamint az eltérés cikkekként.
Szállítólevelek és üzleti ügyfelek átutalással
Áttekintés
A Szállítólevelek alatt minden ügyfélhez az ajánlat, a megrendelés visszaigazolás, a számla és a szállítólevél láncolata látható, mindegyik PDF-ben. Keressen szállítólevél-, számla-, visszaigazolási vagy ajánlatszám, vagy ügyfél alapján.
Szállítólevél létrehozása
Egy szállítólevél a megrendelés visszaigazolásából jön létre: az üres szállítólevéllel rendelkező sorban kattintson a „Szállítólevél létrehozása” gombra, válassza ki a szállítási címet (vagy használja a „Számlázási cím használata” opciót), adja meg az e-mail címzettet, és nyomja meg a „Létrehozás és küldés” gombot. Ha egy hitelkeret túllépésre került, a DivineMind előtte rákérdez.
Készletből való kivétel
A szállítólevéllel az áru lekönyvelésre kerül a raktárból, az ajánlatból és a megrendelés visszaigazolásából származó foglalások feloldódnak, a részleges és a fennmaradó mennyiségek frissítésre kerülnek.
Üzleti ügyfeleknek számla ellenében szállítani
A teljes láncolat: Ajánlat → Megrendelés visszaigazolás → Szállítólevél raktári könyveléssel → Számla, kérésre elektronikus számlaként XRechnung. Törzsvásárlók a saját rendelési linkjükön keresztül rendelnek (Lager fejezet). Egy nyitott számlát az ügyfél a pénztárnál készpénzben vagy kártyával is kifizethet.
E-kereskedelem: Visszáru-munkafolyamat, készlethiány-riasztások, értékelési kampány, API
Visszáru-munkafolyamat
A „Visszáru-munkafolyamat” menüpont létrehoz egy munkafolyamatot a „Visszáru-munkafolyamat” sablonból. Az ügyfélkapcsolaton indítható el manuálisan: 1. lépés létrehozza a „Visszáru ellenőrzése és cikkek raktárba helyezése” feladatot (esedékesség egy napon belül), 2. lépés egy KI által megfogalmazott e-mailt, amely visszaigazolja a beérkezést az ügyfélnek és visszatérítést vagy cserét ígér. A munkafolyamat létrehozás után ki van kapcsolva – ellenőrizze a lépéseket és a szöveget, majd kapcsolja be Ön. Magát az árut a Raktár › Visszáruk alatt könyvelje vissza a szállítólevélre: a zárolt készletbe, jóváírás-tervezettel.
Készlethiány-riasztások
A „Készlethiány-riasztások” megnyitja a raktár áttekintést. A „Kevés készlet” csempe elvezet az összes hiánycikk listájához (Szűrő „Kevés készlet”). Egy utánrendelési szabállyal a DivineMind a minimális készlet alatti cikkekhez egy rendelést hoz létre a szállítónál tervezetként – Ön küldi el.
Értékelési kampány
A „Értékelési kampány” megnyitja a DivineMarketingot. Nincs külön értékelési kampány: Kérje meg ügyfeleit egy e-mail kampánnyal egy értékelésre – ez csak hozzájárulással rendelkező címzetteknek megy (DivineMarketing fejezet).
Megrendelések API-n keresztül
Tulajdonosok és adminisztrátorok a Beállítások › „Integrációk” fül alatt az „API-kulcsok (Fejlesztői API & MCP)” kártyán hoznak létre egy kulcsot: adják meg a nevet, pipálják be az „orders:write” jogosultságot, majd kattintsanak az „Kulcs létrehozása” gombra. A kulcs csak egyszer jelenik meg – azonnal mentse el a „Kulcs másolása” gombbal; a „Visszavonás” blokkolja azt. A Megrendelés interfész (API) (JSON, openTRANS vagy EDIFACT ORDERS) útvonalon érkező megrendeléseket a DivineMind tervezetként hozza létre; hogy ezek visszakérdezés nélkül átvételre kerülnek-e, azt az Ön autonómia kapcsolója dönti el.
Webáruházak (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL) csatlakoztatása, automatikus rendelési státusz a csomagküldőtől, visszáru címke és automatikus visszatérítés fizetési szolgáltatón keresztül. A rendelések rendelési linken, API-n vagy rögzítéssel érkeznek; a szállításnál ott van a követési link.
Ugyanez a videó közvetlenül az AIRIS alkalmazásban is megtalálható az „Útmutatók” alatt — így a back-office hozzáférés nélküli üzleti alkalmazottak is megtalálják.