Funkcije maloprodaje u aplikaciji AIRIS i u Back-officeu — od skladišta do poslovnice.
U aplikaciji AIRIS (poslovnica)
- Lagerbestand: Provjerite zalihe po lokaciji i zatražite ih od AIRIS-a glasovnom naredbom.
- Nachbestellung: Prepoznajte artikle ispod minimalne zalihe i neka ih AIRIS ponovno naruči.
- Wareneingang & Etiketten: Zabilježite isporuke i ispišite cijene/naljepnice za police.
U Back-Officeu (Uprava)
- Proizvodi i katalog: Artikle s EAN-om, cijenom i poreznom stopom održavajte pod Proizvodi (varijante po veličini ili boji ne postoje). U blagajnu ih preuzimate u blagajničkom Backoffice-u pod „Proizvodi“.
- Lager & Filialen: Zalihe, premještanja između lokacija i inventura pod Upravljanje zalihama.
- Lieferanten: Izvori nabave i uvjeti kupnje pod Dobavljači.
Na blagajni: Povrat, povratna naknada, polog blagajne, zaslon za kupca
- Povrat: Gumb „Povrat“, skenirajte račun (QR) ili unesite broj računa, odaberite količinu i stanje po artiklu, izvršite povrat u gotovini, na karticu ili kao poklon-bon. Nastaje zaseban račun s negativnim iznosom (RKSV-potpisan); izvorni račun ostaje nepromijenjen. Ispravna roba odmah se vraća na skladište poslovnice, a otvorena, oštećena ili neispravna roba u zalihu u karanteni (Skladište → Povrati).
- Povratna naknada: Ako je za artikl definirana naknada (Skladište → Naknade), blagajna automatski evidentira naknadu kao zasebnu stavku. Gumb „Ambalaža“: preuzimanje ambalaže prema vrsti naknade ili unovčenje bona za ambalažu s automata — obračunava se s kupnjom. Količine se prikazuju u izvještaju o količinama naknada (stupci „Blagajna“).
- Sravnjenje blagajne: gumb „Sravnjenje blagajne“, unesite početno stanje i broj pojedinačnih novčanica i kovanica. Knjigovodstveno stanje (od gotovinskog prometa, povrata, ambalaže, gotovine po računima, poklon-bonova, napojnica) i razlika prikazuju se odmah i spremaju kao zapisnik brojanja. Razlika se bilježi kao stavka „Razlika“ u blagajničkom dnevniku poslovnice; ako se prebroji prije Z-izvješća, knjiži se s dnevnim utrškom, nikada dvostruko. Manjak koji je veći od stanja blagajne ostaje kao otvorena stavka („Otvorene razlike blagajne“ na nadzornoj ploči).
- Zaslon za kupca: Gumb „Zaslon za kupca“ otvara prozor za drugi zaslon. Kupac vidi artikle, naknadu i ukupan iznos, a nakon plaćanja račun kao QR kod za svoj mobitel (bez aplikacije, bez prijave).
- Popis količina ambalaže: Pod Skladište › „Količine jednokratne ambalaže“ za svaki mjesec stoji „Artikl po crtičnom kodu — stavljeno u promet“ s prijavljenom količinom; stupci „Prodano na blagajni“ i „Povratna ambalaža na blagajni“ dolaze iz blagajne. Izvoz kao CSV ili PDF, zatim „Označi kao prijavljeno“.
Na blagajni: bon, kartica vjernosti, račun, offline, pravila povrata
- Prodaja bona: Gumb „Gutschein“ (Bon) na blagajničkoj traci otvara „Wertgutschein“ (Vrijednosni bon). Na kartici „Verkaufen“ (Prodaja) unesite vrijednost bona – račun će biti ispisan; „Restwert prüfen“ (Provjeri preostalu vrijednost) prikazuje što je još preostalo na bonu. Iskoristite ga u dijalogu plaćanja s „Gutschein einlösen“ (Iskoristi bon) → „Einlösen“ (Iskoristi), a poništite s „Gutschein entfernen“ (Ukloni bon).
- Kartica vjernosti i bodovi vjernosti: U dijalogu plaćanja pod „Kundenkarte“ (Kartica vjernosti) skenirajte karticu ili unesite telefonski broj i kliknite „Hinzufügen“ (Dodaj); „Neue Karte“ (Nova kartica) → „Karte erstellen“ (Kreiraj karticu) kreira karticu, „Prämie einlösen“ (Iskoristi nagradu) iskorištava nagradu. Svoje programe postavljate u bočnoj traci blagajne pod „Kundenbindung“ (Vjernost kupaca).
- Blagajnički račun: prikazuje osnovnu cijenu po artiklu, uz to poslovnicu i blagajnu te QR kod RKSV potpisa. Možete ga izdati ispisano, putem e-pošte ili kao online račun.
- Online račun putem QR koda: Nakon plaćanja, zaslon za kupce prikazuje račun kao QR kod. Kupac otvara račun na svom mobitelu – bez aplikacije, bez registracije, bez korisničkih podataka. Izmijenjena poveznica ne otvara račun.
- Nastavite naplaćivati offline: Ako internet padne, pojavljuje se natpis „OFFLINE – blagajna nastavlja raditi“. Prodaje se spremaju na uređaj, a umjesto potpisanog računa blagajna ispisuje zamjenski račun. Čim se veza vrati, računi se naknadno šalju i potpisuju; pod „Offline-Warteschlange“ (Red čekanja offline) možete sami pokrenuti prijenos s „Jetzt übertragen“ (Prenesi sada).
- Pravila povrata (vlasnik): Na blagajni, pod Postavke › Poslovanje, odjeljak „Povrati na blagajni“, označite koje uloge smiju prihvaćati povrate s PIN-om – vlasnik to uvijek smije, zadano su vlasnik i menadžer. Prekidač „Treuepunkte bei Rückgabe abziehen“ (Oduzmi bodove vjernosti pri povratu) određuje hoće li se pečati i bodovi za vraćene artikle ponovno oduzeti (zadano: da, bodovi proporcionalno vraćenom iznosu, pečati po vraćenom komadu) ili ih kupac zadržava.
- Dvostruka zaštita: Artikl se može vratiti samo jednom. Ako za račun već postoji povrat, ne može se više stornirati – blagajna javlja „Za ovaj račun postoji povrat – dodatne artikle vratite putem „Rückgabe“ (Povrat)“. Sam povrat se ne stornira; ako je bio pogreška, ponovno prodajte artikl.
- Cijena po poslovnici: Na blagajni, pod Proizvodi › „Filial-Sortiment“, definirate cijenu i asortiman za svaku poslovnicu. Bez cijene poslovnice vrijedi uobičajena cijena artikla. Blagajna, račun i etiketa („Preis der Filiale“ – Cijena poslovnice) računaju s cijenom poslovnice.
- Prijem robe na blagajni: Na blagajni, pod „Lager“ (Skladište), kartica „Bestand & Wareneingang“ (Zalihe i prijem robe), knjižite isporuku izravno u skladište poslovnice ove blagajne.
Promjena cijena i etikete
- Svaka promjena cijene (artikla ili cijene poslovnice) sprema se s datumom. Pod Skladište → Etikete opcija „Promjene cijena (popis za ispis)“ dohvaća sve artikle čija etiketa još prikazuje staru cijenu; nakon ispisa označeni su kao dovršeni.
- „Precrtana cijena“: Precrtana cijena je uvijek najniža cijena u zadnjih 30 dana prije sniženja (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Bez stvarnog popusta ili s manje od 30 dana povijesti cijena, DivineMind ne ispisuje precrtanu cijenu i navodi razlog.
Maloprodaja i poslovnice: jedinična cijena, račun na blagajni, međuskladišnice, etikete
- Jedinična cijena (Proizvod → kartica „Jedinična cijena“): unesite količinu punjenja i jedinicu prodajne jedinice (npr. 200 g). Naljepnica i račun tada prikazuju jediničnu cijenu po 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml ili 0,5 l samo gdje nacionalni zakon to dopušta (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Ako u poslovnici vrijedi druga cijena, račun računa s njom.
- Naljepnice: „Artikli današnje isporuke“ preuzima sve artikle iz današnjih primki; „Cijena poslovnice“ ispisuje cijenu poslovnice. AIRIS: „Ispiši cjenovne naljepnice za današnju isporuku“.
- Listovi s naljepnicama: Odaberite format — „Malo (40/list)“, „Standardno (24/list)“ ili „Veliko (10/list)“ —, odredite količinu po artiklu i kliknite „Ispis (PDF)“. Svaka naljepnica prikazuje naziv, cijenu, jediničnu cijenu, broj artikla i EAN crtični kod.
- Otvoreni račun na blagajni (Blagajna → gumb „Račun“): potražite račun, odaberite gotovinu ili karticu. Iznos se preuzima iz računa, stvara se blagajnički račun s potpisom, račun je nakon toga plaćen — nema dvostrukog prometa. Nacrt se pritom izdaje i zaključava.
- Međuskladišnica: izradite, druga osoba provjerava (vlasnici i administratori smiju sami provjeriti vlastitu međuskladišnicu), zatim provedite — tek se tada knjiži premještaj zaliha. AIRIS izrađuje međuskladišnice samo kao nacrt.
- Blagajnička prodaja bez skidanja sa zalihe: Ako bi zaliha postala negativna, blagajna svejedno naplaćuje — slučaj se prikazuje pod Skladište → Zaliha, pod zvoncem i u dnevnom izvještaju dok ga ne označite riješenim nakon ispravka. Primka na blagajni knjiži se u odabranu poslovnicu.
Nabava i trostruka usklada
Otvorite stranicu
Stavka izbornika „Einkauf & 3-Wege-Abgleich“ otvara stranicu „3-Wege-Match“. Tamo DivineMind usklađuje narudžbu, prijem robe i ulazni račun – tolerancija cijene ±2 % ili ±50 €.
Pokrenite usklađivanje
Vlasnici i administratori kliknu „Manuell starten“ (Pokreni ručno), unesu broj narudžbe („Purchase-Order-ID“) i, ako postoje, broj prijema robe i računa te odaberu „Match ausführen“ (Izvrši usklađivanje). Usklađivanje možete povjeriti i AIRIS-u. Ne pokreće se samo od sebe kada stigne prijem robe ili račun.
Provjerite rezultat
Popis „3-Wege-Match Läufe“ (Pokretanja trostruke usklade) prikazuje za svako pokretanje iznose iz narudžbe, prijema robe i računa, odstupanje i odluku – filtrabilno po „Automatisch freigegeben“ (Automatski odobreno), „Freigabe nötig“ (Potrebno odobrenje), „Markiert“ (Označeno) i „Abgelehnt“ (Odbijeno). Ako račun još nedostaje, pokretanje je barem na statusu „Freigabe nötig“ (Potrebno odobrenje).
Odstupanja po stavci
Klik na pokretanje otvara „Abweichungen pro Position“ (Odstupanja po stavci): naručena i primljena količina, cijena prema narudžbi i prema prijemu robe te razlika po artiklu.
Otpremnice i poslovni kupci na račun
Pregled
Pod Otpremnice za svakog kupca stoji lanac ponuda, potvrda narudžbe, račun i otpremnica, svaki s PDF-om. Pretražujte po broju otpremnice, računa, potvrde narudžbe ili ponude, ili po kupcu.
Kreirajte otpremnicu
Otpremnica nastaje iz potvrde narudžbe: U retku bez otpremnice kliknite „Lieferschein erstellen“ (Kreiraj otpremnicu), odaberite adresu dostave (ili „Rechnungsanschrift verwenden“ – Koristi adresu za naplatu), odredite primatelja e-pošte i „Erstellen & senden“ (Kreiraj i pošalji). Ako je prekoračen kreditni limit, DivineMind će prethodno pitati.
Izlaz iz skladišta
Otpremnicom se roba knjiži iz skladišta, rezervacije iz ponude i potvrde narudžbe se poništavaju, a djelomične i preostale količine se ažuriraju.
Poslovni kupci na račun
Cijeli lanac: Ponuda → Potvrda narudžbe → Otpremnica s izlazom iz skladišta → Račun, po želji kao e-račun XRechnung. Stalni kupci naručuju putem vlastite poveznice za narudžbu (poglavlje Skladište). Otvoreni račun kupac može platiti i gotovinom ili karticom na blagajni.
E-trgovina: Retoure-Workflow, Stockout-Alerts, Review-Campaign, API
Retoure-Workflow
Stavka izbornika „Retoure-Workflow“ kreira radni tijek iz predloška „Retoure-Workflow“. Pokreće se ručno na kontaktu: Korak 1 kreira zadatak „Retoure prüfen und Artikel wieder einlagern“ (Provjeri povrat i ponovno uskladi artikl) (dospijeva za jedan dan), Korak 2 e-poštu formuliranu od strane AI-ja koja kupcu potvrđuje prijem i najavljuje povrat novca ili zamjenu. Radni tijek je isključen nakon kreiranja – provjerite korake i tekst i sami ga uključite. Robu sami knjižite pod Skladište › Povrati natrag na otpremnicu: u blokiranu zalihu, s nacrtom odobrenja.
Upozorenja o nestašici zaliha
„Stockout-Alerts“ otvara pregled skladišta. Pločica „Niedriger Bestand“ (Niske zalihe) vodi do popisa svih artikala s niskim zalihama (filter „Niedriger Bestand“). Pravilom ponovne narudžbe DivineMind kreira nacrt narudžbe kod dobavljača za artikle ispod minimalne zalihe – Vi je šaljete.
Kampanja za recenzije
„Review-Campaign“ otvara DivineMarketing. Ne postoji posebna kampanja za ocjenjivanje: Zamolite svoje kupce e-mail kampanjom za ocjenu – ona se šalje samo primateljima s pristankom (poglavlje DivineMarketing).
Narudžbe putem API-ja
Vlasnici i administratori kreiraju ključ pod Postavke › kartica „Integrationen“ u kartici „API-Schlüssel (Entwickler-API & MCP)“: Unesite naziv, označite dopuštenje „orders:write“, „Schlüssel erstellen“ (Kreiraj ključ). Ključ se prikazuje samo jednom – odmah ga spremite s „Schlüssel kopieren“ (Kopiraj ključ); „Widerrufen“ (Opozovi) ga blokira. Narudžbe koje dolaze putem Sučelje za narudžbe (API) (JSON, openTRANS ili EDIFACT ORDERS) DivineMind kreira kao prijedlog; hoće li biti prihvaćene bez dodatnih pitanja, odlučuje Vaš prekidač autonomije.
Povezivanje web trgovina (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatski status narudžbe od dostavne službe, naljepnica za povrat i automatski povrat novca putem pružatelja plaćanja. Narudžbe dolaze putem poveznice za narudžbu, API-ja ili unosa; na otpremi stoji poveznica za praćenje.
Isti videozapis dostupan je i izravno u aplikaciji AIRIS pod „Upute“ — tako ga mogu pronaći i zaposlenici podružnica bez pristupa Back-Officeu.