Les fonctions Retail dans l'application AIRIS et dans le Back-Office — du stock au magasin.
Dans l'application AIRIS (magasin)
- Stock : Vérifier les stocks par site et les demander à AIRIS par commande vocale.
- Recommande : Identifier les articles sous le seuil de stock minimum et les faire recommander par AIRIS.
- Réception de marchandises et étiquettes : Enregistrer les livraisons et imprimer les étiquettes de prix/rayon.
Au Back-Office (Direction)
- Produits & Catalogue : gérez les articles avec EAN, prix et taux de taxe sous Produits (pas de variantes par taille ou couleur). Vous les importez dans la caisse dans le backoffice de la caisse sous « Produits ».
- Stock et succursales : Gérer les stocks, les transferts entre sites et l'inventaire sous Gestion des stocks.
- Fournisseurs : Gérer les sources d'approvisionnement et les conditions d'achat sous Fournisseurs.
À la caisse : retours, consignes, comptage de caisse, afficheur client
- Retour : bouton « Retour », scanner le ticket (QR) ou saisir le numéro de ticket, choisir la quantité et l'état par article, rembourser en espèces, par carte ou sous forme de bon d'achat. Un ticket distinct au montant négatif est généré (signé RKSV) ; l'ancien ticket reste inchangé. La marchandise impeccable retourne immédiatement dans le stock de la filiale, la marchandise ouverte, endommagée ou défectueuse va dans le stock bloqué (Stock → Retours).
- Consigne : si un type de consigne est associé à l'article (Stock → Consigne), la caisse enregistre automatiquement la consigne comme ligne distincte. Bouton « Emballages vides » : reprendre les emballages vides par type de consigne ou utiliser un ticket d'automate de consigne — déduit du montant des achats. Les quantités apparaissent dans la déclaration des quantités de consignes (colonnes « Caisse »).
- Arrêté de caisse : bouton « Arrêté de caisse », saisissez le fond initial et le nombre de chaque billet et pièce. Le montant théorique (ventes espèces, retours, consignes, espèces sur factures, bons d'achat, pourboires) et l'écart s'affichent immédiatement et sont enregistrés sous forme de procès-verbal de comptage. L'écart est consigné comme écriture « Écart » dans le livre de caisse de la succursale ; compté avant le ticket Z, il est régularisé avec la recette journalière, jamais en double. Un montant manquant supérieur au solde de caisse reste en suspens (« Écarts de caisse ouverts » sur le tableau de bord).
- Afficheur client : le bouton « Afficheur client » ouvre une fenêtre pour le second écran. Le client voit les articles, la consigne et le total, puis après le paiement, le ticket sous forme de code QR pour son smartphone (sans application, sans inscription).
- Liste des quantités de consigne : sous Stock › « Quantités de consigne à usage unique » figure par mois « Article par code-barres — mis en circulation » avec la quantité déclarée ; les colonnes « Caisse vendue » et « Caisse emballages vides » proviennent de la caisse. Export en CSV ou PDF, puis « Marquer comme déclaré ».
À la caisse : Bon, carte client, ticket, hors ligne, règles de retour
- Vendre un bon : Le bouton « Bon » dans la barre de caisse ouvre « Bon de valeur ». Dans l'onglet « Vendre », saisissez la valeur du bon — le reçu est imprimé ; « Vérifier le solde » indique ce qui reste sur un bon. Échangez-le dans le dialogue de paiement avec « Échanger un bon » → « Échanger », annulez-le avec « Supprimer le bon ».
- Carte client et points de fidélité : Dans le dialogue de paiement, sous « Carte client », scannez la carte ou saisissez le numéro de téléphone et cliquez sur « Ajouter » ; « Nouvelle carte » → « Créer une carte » crée une carte, « Échanger une prime » échange une prime. Vous configurez vos programmes dans la barre latérale de la caisse sous « Fidélisation client ».
- Ticket de caisse : Affiche pour chaque article le prix de base, ainsi que le magasin et la caisse, et le code QR de la signature RKSV. Vous le fournissez imprimé, par e-mail ou en tant que reçu en ligne.
- Reçu en ligne par QR : Après le paiement, l'écran client affiche le ticket sous forme de code QR. Le client ouvre le reçu ainsi sur son téléphone — sans application, sans enregistrement, sans données client. Un lien modifié n'ouvre pas de reçu.
- Continuer à encaisser hors ligne : En cas de coupure Internet, la bannière « HORS LIGNE — la caisse continue de fonctionner » apparaît. Les ventes sont enregistrées sur l'appareil, la caisse imprime un reçu de remplacement au lieu du ticket signé. Dès que la connexion est rétablie, les tickets sont envoyés et signés ultérieurement ; sous « File d'attente hors ligne », vous pouvez également lancer le transfert manuellement avec « Transférer maintenant ».
- Règles de retour (Propriétaire) : Dans la caisse, sous Paramètres › Commerce, section « Retours à la caisse », cochez les rôles autorisés à accepter les retours avec un code PIN — le propriétaire le peut toujours, par défaut le propriétaire et le manager. Le commutateur « Déduire les points de fidélité lors du retour » détermine si les tampons et les points sont déduits pour les articles retournés (par défaut : oui, points proportionnellement au montant remboursé, tampons par article retourné) ou si le client les conserve.
- Double protection : Un article ne peut être retourné qu'une seule fois. S'il y a déjà eu un retour pour un ticket donné, celui-ci ne peut plus être annulé — la caisse affiche « Il y a un retour pour ce ticket — retournez d'autres articles via « Retour » ». Un retour lui-même n'est pas annulé ; s'il s'agissait d'une erreur, vous revendez l'article.
- Prix par magasin : Dans la caisse, sous Produits › « Assortiment du magasin », vous définissez le prix et l'assortiment pour chaque magasin. Sans prix de magasin, le prix normal de l'article s'applique. La caisse, le ticket et l'étiquette (« Prix du magasin ») calculent avec le prix du magasin.
- Réception de marchandises à la caisse : Dans la caisse, sous « Stock », onglet « Stock & Réception », vous enregistrez une livraison directement dans le stock du magasin de cette caisse.
Changement de prix et étiquettes
- Chaque changement de prix (article ou prix magasin) est enregistré avec sa date. Sous Stock → Étiquettes, « Changements de prix (liste d'impression) » récupère tous les articles dont l'étiquette affiche encore l'ancien prix ; ils sont cochés après l'impression.
- « Prix barré » : le prix barré correspond toujours au prix le plus bas des 30 jours précédant la réduction (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Sans réduction réelle ou avec moins de 30 jours d'historique de prix, DivineMind n'imprime aucun prix barré et en indique la raison.
Commerce de détail et succursales : prix unitaire, facture en caisse, transferts, étiquettes
- Prix unitaire (Produit → onglet « Prix unitaire ») : saisir la quantité nette et l'unité d'une unité de vente (p. ex. 200 g). L'étiquette et le ticket de caisse affichent ensuite le prix unitaire pour 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml ou 0,5 l uniquement là où le droit national l'autorise (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Si un prix différent s'applique dans une filiale, le ticket calcule avec celui-ci.
- Étiquettes : « Articles de la livraison du jour » reprend tous les articles des réceptions de marchandises du jour ; « Prix de la filiale » imprime le prix de la filiale. AIRIS : « Imprimer les étiquettes de prix pour la livraison du jour ».
- Planches d'étiquettes : choisir le format — « Petit (40/planche) », « Standard (24/planche) » ou « Grand (10/planche) » —, définir la quantité par article et « Imprimer (PDF) ». Chaque étiquette affiche nom, prix, prix de base, référence article et code-barres EAN.
- Facture ouverte en caisse (Caisse → bouton « Facture ») : rechercher la facture, choisir Espèces ou Carte. Le montant provient de la facture, un ticket de caisse avec signature est généré, la facture est ensuite réglée — aucun double chiffre d'affaires. Un brouillon est alors émis et verrouillé.
- Transferts de stock : créer, une deuxième personne vérifie (les propriétaires et administrateurs peuvent vérifier leur propre transfert), puis exécuter — le stock n'est transféré qu'à ce moment. AIRIS ne crée les transferts que sous forme de brouillon.
- Vente en caisse sans déduction de stock : si le stock devait devenir négatif, la caisse encaisse tout de même — le cas apparaît sous Stock → Stock, dans la cloche et dans le récapitulatif quotidien jusqu'à ce que vous le cochiez après correction. La réception de marchandises en caisse enregistre l'entrée dans la filiale sélectionnée.
Achats et rapprochement en 3 étapes
Ouvrir la page
Le point de menu « Achats et rapprochement en 3 étapes » ouvre la page « Rapprochement en 3 étapes ». Là, DivineMind rapproche la commande, la réception de marchandises et la facture entrante — tolérance de prix de ±2 % ou ±50 €.
Démarrer le rapprochement
Les propriétaires et les administrateurs cliquent sur « Démarrer manuellement », saisissent le numéro de commande (« Purchase-Order-ID ») et, le cas échéant, de la réception et de la facture, puis sélectionnent « Exécuter le rapprochement ». Vous pouvez également confier le rapprochement à AIRIS. Il ne démarre pas automatiquement lorsqu'une réception ou une facture arrive.
Vérifier le résultat
La liste « Exécutions du rapprochement en 3 étapes » affiche pour chaque exécution les montants de la commande, de la réception et de la facture, l'écart et la décision — filtrable par « Libéré automatiquement », « Libération nécessaire », « Marqué » et « Rejeté ». Si la facture manque encore, l'exécution est au minimum sur « Libération nécessaire ».
Écarts par article
Un clic sur une exécution ouvre « Écarts par article » : quantité commandée et reçue, prix selon la commande et selon la réception, et la différence par article.
Bons de livraison et clients professionnels sur facture
Aperçu
Sous Bons de livraison, vous trouvez pour chaque client la chaîne offre, confirmation de commande, facture et bon de livraison, chacun avec un PDF. Recherchez par numéro de bon de livraison, facture, confirmation de commande ou offre, ou par client.
Créer un bon de livraison
Un bon de livraison est créé à partir de la confirmation de commande : Dans la ligne sans bon de livraison, cliquez sur « Créer un bon de livraison », sélectionnez l'adresse de livraison (ou « Utiliser l'adresse de facturation »), définissez le destinataire de l'e-mail et cliquez sur « Créer et envoyer ». Si une limite de crédit est dépassée, DivineMind vous le demande au préalable.
Sortie de stock
Avec le bon de livraison, la marchandise est débitée du stock, les réservations de l'offre et de la confirmation de commande sont annulées, les quantités partielles et restantes sont mises à jour.
Clients professionnels sur facture
Toute la chaîne : Offre → Confirmation de commande → Bon de livraison avec sortie de stock → Facture, sur demande en e-facture XRechnung. Les clients fidèles commandent via leur propre lien de commande (Chapitre Stock). Une facture ouverte peut également être payée en espèces ou par carte à la caisse par le client.
E-commerce : Workflow de retour, alertes de rupture de stock, campagne d'avis, API
Workflow de retour
Le point de menu « Workflow de retour » crée un workflow à partir du modèle « Workflow de retour ». Il est lancé manuellement sur le contact : l'étape 1 crée la tâche « Examiner le retour et réintégrer l'article en stock » (échéance dans un jour), l'étape 2 un e-mail formulé par l'IA, qui confirme la réception au client et annonce le remboursement ou l'échange. Le workflow est désactivé après sa création — vérifiez les étapes et le texte, puis activez-le vous-même. Vous retournez la marchandise sous Stock › Retours au bon de livraison : dans le stock bloqué, avec une ébauche de note de crédit.
Alertes de rupture de stock
« Alertes de rupture de stock » ouvre l'aperçu du stock. La tuile « Stock bas » mène à la liste de tous les articles rares (Filtre « Stock bas »). Avec une règle de réapprovisionnement, DivineMind crée une commande chez le fournisseur sous forme d'ébauche pour les articles en dessous du stock minimum — vous l'envoyez.
Campagne d'avis
« Campagne d'avis » ouvre DivineMarketing. Il n'y a pas de campagne d'évaluation propre : demandez à vos clients une évaluation par une campagne d'e-mails — elle ne s'adresse qu'aux destinataires ayant donné leur consentement (Chapitre DivineMarketing).
Commandes via API
Les propriétaires et les administrateurs créent une clé sous Paramètres › onglet « Intégrations » dans la carte « Clés API (API développeur & MCP) » : saisissez le nom, cochez l'autorisation « orders:write », cliquez sur « Créer une clé ». La clé n'est affichée qu'une seule fois — sauvegardez-la immédiatement avec « Copier la clé » ; « Révocquer » la bloque. Les commandes qui arrivent via Interface de commande (API) (JSON, openTRANS ou EDIFACT ORDERS) sont créées par DivineMind comme une proposition ; votre interrupteur d'autonomie décide si elles sont acceptées sans demande préalable.
Connexion de boutiques en ligne (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), statut de commande automatique du service de colis, étiquette de retour et remboursement automatique via un prestataire de paiement. Les commandes arrivent via lien de commande, API ou saisie ; à l'expédition se trouve le lien de suivi.
La même vidéo est également disponible directement dans l'application AIRIS sous « Instructions » — ainsi les employés des succursales sans accès au Back-Office la trouveront également.