AIRIS-sovelluksen ja Back officen vähittäiskauppatoiminnot – varastosta myymälään.
AIRIS-sovelluksessa (myymälä)
- Varastosaldo: Tarkista saldot toimipaikoittain ja kysy AIRISilta äänikomennolla.
- Uudelleentilaus: Tunnista minimivaraston alittavat tuotteet ja anna AIRISin tilata ne uudelleen.
- Saapuvat tavarat ja etiketit: Kirjaa toimitukset ja tulosta hylly- ja hintalaput.
Back office -toiminnot (johto)
- Tuotteet & luettelo: Ylläpitäkää tuotteita EAN-koodin, hinnan ja verokannan kanssa osoitteessa Tuotteet (koko- tai värivaihtoehtoja ei ole). Ottakaa ne käyttöön kassajärjestelmän taustajärjestelmässä kohdassa "Tuotteet".
- Varasto ja toimipisteet: Saldot, siirrot toimipisteiden välillä ja inventaario osoitteessa Varastonhallinta.
- Toimittajat: Hankintalähteet ja ostoehdot osoitteessa Toimittajat.
Kassalla: Palautus, pantti, kassantarkastus, asiakasnäyttö
- Palautus: Painike ”Palautus”, skannaa kuitti (QR) tai syötä kuitin numero, valitse kunkin tuotteen määrä ja kunto, hyvitä käteisellä, kortille tai lahjakorttina. Järjestelmä luo erillisen kuitin, jossa on negatiivinen summa (RKSV-allekirjoitettu); alkuperäinen kuitti säilyy ennallaan. Moitteeton tuote palautuu heti myymälän varastoon, avattu, vaurioitunut tai viallinen tuote siirtyy sulkutilaan (Varasto → Palautukset).
- Pantti: Jos tuotteelle on määritetty panttityyppi (Varasto → Pantti), kassa kirjaa pantin automaattisesti omaksi rivikseen. Painike ”Palautuspakkaukset”: Ota vastaan panttipakkaukset panttityypeittäin tai lunasta palautusautomaatin kuitti — hyvitetään ostoksesta. Määrät näkyvät panttimääräilmoituksessa (sarakkeet ”Kassa”).
- Kassantarkistus: Paina painiketta „Kassantarkistus“, syötä alkusaldo sekä kunkin setelin ja kolikon määrä. Tavoitesaldo (käteismyynnistä, palautuksista, panttipulloista, laskujen käteissuorituksista, lahjakorteista, tipeistä) ja erotus näytetään heti ja tallennetaan laskentapöytäkirjana. Erotus kirjataan nimellä „Erotus“ toimipisteen kassakirjaan; jos se lasketaan ennen Z-raporttia, se jälkikirjataan päiväkassan mukana, ei koskaan kahteen kertaan. Kassasaldoa suurempi vaje jää avoimeksi kohdaksi („Avoimet kassaerot“ hallintapaneelissa).
- Asiakasnäyttö: Painike ”Asiakasnäyttö” avaa ikkunan toiselle näytölle. Asiakas näkee tuotteet, pantin ja loppusumman, ja maksun jälkeen kuitin QR-koodina puhelimeensa (ilman sovellusta, ilman kirjautumista).
- Panttimääräluettelo: Kohdassa Varasto › „Kertakäyttöpanttimäärät“ näkyy kuukausittain „Tuotteet viivakoodeittain — markkinoille saatetut“ ilmoitusmäärineen; sarakkeet „Kassa myyty“ ja „Kassa tyhjät pakkaukset“ tulevat kassasta. Vienti CSV- tai PDF-muodossa, sen jälkeen „Merkitse ilmoitetuksi“.
Kassalla: Lahjakortti, asiakaskortti, kuitti, offline, palautussäännöt
- Lahjakortin myynti: Painike „Lahjakortti“ kassapalkissa avaa „Arvolahjakortti“. Välilehdellä „Myynti“ syötä lahjakortin arvo — kuitti tulostetaan; „Tarkista saldo“ näyttää, mitä lahjakortilla on vielä jäljellä. Lunastus maksuvalintaikkunassa kohdasta „Lunasta lahjakortti“ → „Lunasta“, peruutus kohdasta „Poista lahjakortti“.
- Asiakaskortti ja kanta-asiakaspisteet: Maksuvalintaikkunassa kohdassa „Asiakaskortti“ skannaa kortti tai syötä puhelinnumero ja paina „Lisää“; „Uusi kortti“ → „Luo kortti“ luo kortin, „Lunasta palkinto“ lunastaa palkinnon. Ohjelmasi asetat kassajärjestelmän sivupalkissa kohdassa „Asiakasuskollisuus“.
- Kassakuitti: näyttää jokaisesta tuotteesta perushinnan, lisäksi myymälän ja kassan sekä RKSV-allekirjoituksen QR-koodin. Voit antaa sen tulostettuna, sähköpostitse tai verkkokuitiksi.
- Verkkokuitti QR-koodilla: Maksun jälkeen asiakasnäyttö näyttää kuitin QR-koodina. Asiakas avaa kuitin puhelimellaan — ilman sovellusta, ilman rekisteröitymistä, ilman asiakastietoja. Muutettu linkki ei avaa kuittia.
- Jatka kassankäyttöä offline-tilassa: Jos internet-yhteys katkeaa, ilmestyy banneri „OFFLINE — kassajärjestelmä jatkaa toimintaansa“. Myynnit tallennetaan laitteelle, allekirjoitetun kuitin sijaan kassajärjestelmä tulostaa korvaavan kuitin. Heti kun yhteys palautuu, kuitit toimitetaan jälkikäteen ja allekirjoitetaan; kohdassa „Offline-jono“ voit myös itse käynnistää siirron painamalla „Siirrä nyt“.
- Palautussäännöt (Omistaja): Kassajärjestelmässä kohdassa Asetukset › Liiketoiminta, osiossa „Palautukset kassalla“, valitse, mitkä roolit saavat hyväksyä palautuksia PIN-koodilla — omistaja saa sen aina, oletusarvoisesti omistaja ja päällikkö. Valitsin „Vähennä kanta-asiakaspisteitä palautuksesta“ määrittää, vähennetäänkö palautetuista tuotteista leimat ja pisteet (oletus: kyllä, pisteet suhteessa palautettuun summaan, leimat per palautettu kappale) vai säilyttääkö asiakas ne.
- Kaksoissuojaus: Tuotteen voi palauttaa vain kerran. Jos kuitista on jo tehty palautus, sitä ei voi enää peruuttaa — kassajärjestelmä ilmoittaa „Tästä kuitista on tehty palautus — palauta lisää tuotteita kohdasta „Palautus““. Palautusta itseään ei voi peruuttaa; jos se oli virhe, myy tuote uudelleen.
- Hinta per myymälä: Kassajärjestelmässä kohdassa Tuotteet › „Myymälävalikoima“ määrität jokaiselle myymälälle hinnan ja valikoiman. Ilman myymälähintaa pätee normaali tuotehinta. Kassajärjestelmä, kuitti ja etiketti („Myymälän hinta“) laskevat myymälähinnalla.
- Tavaran vastaanotto kassalla: Kassajärjestelmässä kohdassa „Varasto“, välilehdellä „Varasto ja tavaran vastaanotto“, kirjaat toimituksen suoraan kyseisen kassamyymälän varastoon.
Hintamuutos ja etiketit
- Jokainen hintamuutos (tuote- tai myymälähinta) tallennetaan päivämäärällä. Kohdassa Varasto → Etiketit toiminto ”Hintamuutokset (tulostuslista)” hakee kaikki tuotteet, joiden etiketissä on vielä vanha hinta; tulostuksen jälkeen ne merkitään käsitellyiksi.
- ”Vertailuhinta”: Yliviivattu hinta on aina alennusta edeltävien 30 päivän alin hinta (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Ilman todellista alennusta tai alle 30 päivän hintahistorialla DivineMind ei tulosta vertailuhintaa ja ilmoittaa syyn.
Vähittäiskauppa ja myymälät: Yksikköhinta, lasku kassalla, varastosiirto, etiketit
- Yksikköhinta (Tuote → välilehti ”Yksikköhinta”): Syötä myyntipakkauksen määrä ja yksikkö (esim. 200 g). Hintalappu ja kuitti näyttävät sen jälkeen yksikköhinnan per 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml tai 0,5 l vain, jos kansallinen lainsäädäntö sen sallii (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Jos toimipisteessä on eri hinta, kuitti lasketaan sen mukaan.
- Hintalaput: ”Tämän päivän toimituksen tuotteet” hakee kaikki tuotteet tämän päivän tavaranvastaanotoista; ”Toimipisteen hinta” tulostaa toimipistekohtaisen hinnan. AIRIS: ”Tulosta hintalaput tämän päivän toimitukselle”.
- Tarra-arkit: Valitse muoto — „Pieni (40/arkki)“, „Vakio (24/arkki)“ tai „Suuri (10/arkki)“ —, määritä tuotekohtainen määrä ja valitse „Tulosta (PDF)“. Jokainen tarra näyttää nimen, hinnan, yksikköhinnan, tuotenumeron ja EAN-viivakoodin.
- Avoin lasku kassalla (Kassa → painike ”Lasku”): Etsi lasku, valitse käteinen tai kortti. Summa tulee laskusta, järjestelmä luo allekirjoitetun kassakuitin ja lasku merkitään maksetuksi — ei kaksinkertaista liikevaihtoa. Luonnos tulostetaan ja lukitaan samalla.
- Varastosiirrot: Luo siirto, toinen henkilö tarkistaa sen (omistajat ja ylläpitäjät saavat tarkistaa oman siirtonsa itse), ja suorita siirto — saldo siirtyy vasta nyt. AIRIS luo siirrot vain luonnoksina.
- Kassamyynti ilman varastovähennystä: Jos saldo menisi negatiiviseksi, kassa myy silti — tapaus näkyy kohdassa Varasto → Saldo, ilmoituksissa (kello) ja päiväraportissa, kunnes kuittaat sen korjauksen jälkeen. Tavaranvastaanotto kassalla kirjaa valittuun toimipisteeseen.
Osto & 3-suuntainen täsmäytys
Avaa sivu
Valikko-kohta „Osto & 3-suuntainen täsmäytys“ avaa sivun „3-suuntainen täsmäytys“. Siellä DivineMind täsmäyttää tilauksen, tavaran vastaanoton ja ostolaskun — toleranssi hinnassa ±2 % tai ±50 €.
Aloita täsmäytys
Omistajat ja pääkäyttäjät klikkaavat „Aloita manuaalisesti“, syöttävät tilauksen numeron („Purchase-Order-ID“) ja, jos saatavilla, tavaran vastaanoton ja laskun numerot ja valitsevat „Suorita täsmäytys“. Voitte myös antaa täsmäytyksen AIRISin tehtäväksi. Se ei käynnisty itsestään, kun tavaran vastaanotto tai lasku saapuu.
Tarkista tulos
Luettelo „3-suuntaisen täsmäytyksen ajot“ näyttää jokaisesta ajosta summat tilauksesta, tavaran vastaanotosta ja laskusta, poikkeaman ja päätöksen — suodatettavissa „Automaattisesti hyväksytty“, „Hyväksyntä vaaditaan“, „Merkitty“ ja „Hylätty“. Jos lasku puuttuu vielä, ajo on vähintään tilassa „Hyväksyntä vaaditaan“.
Poikkeamat per tuote
Klikkaamalla ajoa avautuu „Poikkeamat per tuote“: tilatut ja vastaanotetut määrät, hinta tilauksen mukaan ja tavaran vastaanoton mukaan sekä ero jokaiselle tuotteelle.
Toimitusluettelot ja yritysasiakkaat laskulla
Yleiskatsaus
Kohdassa Toimitusluettelot on jokaiselle asiakkaalle ketju tarjouksesta, tilausvahvistuksesta, laskusta ja toimitusluettelosta, kukin PDF-muodossa. Etsi toimitusluettelon, laskun, tilausvahvistuksen tai tarjouksen numerolla tai asiakkaan nimellä.
Luo toimitusluettelo
Toimitusluettelo syntyy tilausvahvistuksesta: Rivillä ilman toimitusluetteloa klikkaa „Luo toimitusluettelo“, valitse toimitusosoite (tai „Käytä laskutusosoitetta“), määritä sähköpostivastaanottaja ja paina „Luo & lähetä“. Jos luottoraja ylittyy, DivineMind kysyy ensin.
Varaston vähennys
Toimitusluettelon myötä tavara vähennetään varastosta, tarjouksen ja tilausvahvistuksen varaukset puretaan, osittaiset ja jäljellä olevat määrät päivitetään.
Yritysasiakkaat laskulla
Koko ketju: Tarjous → Tilausvahvistus → Toimitusluettelo varaston vähennyksellä → Lasku, haluttaessa sähköisenä laskuna XRechnung. Kanta-asiakkaat tilaavat oman tilauslinkkinsä kautta (luvussa Varasto). Avoimen laskun asiakas voi maksaa myös kassalla käteisellä tai kortilla.
Verkkokauppa: Palautustyönkulku, loppumisilmoitukset, arvostelukampanja, API
Palautustyönkulku
Valikko-kohta „Palautustyönkulku“ luo työnkulun mallista „Palautustyönkulku“. Se käynnistetään manuaalisesti kontaktista: Vaihe 1 luo tehtävän „Tarkista palautus ja varastoi tuotteet uudelleen“ (eräpäivä yhden päivän kuluttua), vaihe 2 tekoälyn muotoileman sähköpostin, joka vahvistaa asiakkaalle vastaanoton ja ilmoittaa hyvityksestä tai vaihdosta. Työnkulku on pois päältä luomisen jälkeen — tarkista vaiheet ja teksti ja kytke se itse päälle. Tavaran itse kirjaat varastoon › Palautukset toimitusluetteloon: varattuun varastoon, hyvitysluonnoksen kanssa.
Loppumisilmoitukset
„Loppumisilmoitukset“ avaa varaston yleiskatsauksen. Laatta „Vähäinen varasto“ johtaa luetteloon kaikista vähissä olevista tuotteista (Suodatin „Vähäinen varasto“). Uudelleentilaussäännöllä DivineMind luo vähimmäismäärän alittaville tuotteille luonnoksen toimittajan tilauksesta — lähetät sen itse.
Arvostelukampanja
„Arvostelukampanja“ avaa DivineMarketing. Oma arvostelukampanja puuttuu: Pyydä asiakkaitasi arvosteluun sähköpostikampanjalla — se menee vain suostumuksen saaneille vastaanottajille (luvussa DivineMarketing).
Tilaukset API:n kautta
Omistajat ja pääkäyttäjät luovat kohdassa Asetukset › Välilehti „Integraatiot“ kortissa „API-avaimet (Kehittäjä-API & MCP)“ avaimen: syötä nimi, valitse oikeus „orders:write“, paina „Luo avain“. Avain näytetään vain kerran — varmista se heti painamalla „Kopioi avain“; „Peruuta“ estää sen. Tilaukset, jotka tulevat Tilausrajapinta (API) kautta (JSON, openTRANS tai EDIFACT ORDERS), DivineMind luo ehdotuksena; päättääkö niitä hyväksytäänkö ilman kyselyä, sinun Autonomia-kytkimesi.
Verkkokauppojen (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL) liittäminen, automaattinen tilaustila kuljetusyhtiöltä, palautustarrat ja automaattinen hyvitys maksupalveluntarjoajan kautta. Tilaukset tulevat tilauslinkin, API:n tai syötön kautta; toimituksessa on seurantalinkki.
Sama video löytyy myös suoraan AIRIS-sovelluksesta kohdasta ”Ohjeet” – näin sen löytävät myös toimipisteiden työntekijät, joilla ei ole Back office -käyttöoikeutta.