Χονδρικό Εμπόριο & Διανομή

Στο μενού «Χονδρική» τα στοιχεία εμφανίζονται με τη σειρά της καθημερινής ροής εργασιών, ενώ οι σπανιότερες σελίδες βρίσκονται στην ενότητα «Χονδρική · επιπλέον». Όσα εξηγούνται βήμα προς βήμα στο κεφάλαιο Αποθήκη & Απόθεμα, αναφέρονται εδώ συνοπτικά.

• Αποθήκη: Επισκόπηση αποθήκης με χαμηλό απόθεμα, παρτίδες που λήγουν και τις τελευταίες κινήσεις.
• Εισερχόμενες παραγγελίες: Ελέγχετε και εγκρίνετε παραγγελίες από e-mail, PDF/φαξ, WhatsApp, φωνητικά μηνύματα και συνομιλία AIRIS — δείτε «Εισερχόμενες παραγγελίες» παρακάτω.
• Εκτέλεση παραγγελιών: Λίστα επιλογής ανά παραγγελία με θέση αποθήκης, ποσότητα και παρτίδα FEFO. Στην ενότητα «Ροή» ρυθμίζετε αν θα γίνεται δέσμευση κατά την παραγγελία, αν επιτρέπονται μερικές παραδόσεις, αν το δελτίο αποστολής και το τιμολόγιο θα προετοιμάζονται αυτόματα («Αυτόματη δημιουργία Δελτίου Αποστολής», «Αυτόματη δημιουργία Τιμολογίου» — και τα δύο μόνο μέσω του κουμπιού Αυτονομίας) και τον ελεγκτή περιθωρίου κέρδους.
• Αποστολή: Η αποστολή γίνεται πάντα με δελτίο αποστολής, με υπηρεσία ταχυμεταφορών, αριθμό αποστολής και σύνδεσμο παρακολούθησης.
• Δρομολόγια: Κατανέμετε τα δελτία αποστολής σε δρομολόγια ανά όχημα και οδηγό. Ο οδηγός ολοκληρώνει τις στάσεις του στην εφαρμογή AIRIS.
• Προϊοντική γκάμα πελάτη: Γκάμα προϊόντων, κωδικοί προϊόντων πελάτη και κύρια λίστα ανά πελάτη — δείτε παρακάτω.
• Όροι: Τιμοκατάλογοι με κλιμακωτές ποσότητες και ανά πελάτη προθεσμία πληρωμής, έκπτωση, πιστωτικό όριο και αναστολή παράδοσης. Εκεί δημιουργείτε επίσης τον προσωπικό σύνδεσμο παραγγελίας.
• Δελτία αποστολής: Δημιουργείτε και στέλνετε δελτίο αποστολής για την επιβεβαίωση παραγγελίας — δείτε «Δελτία αποστολής και αλυσίδα παραγγελιών» παρακάτω.
• Χονδρική · επιπλέον: Ανακλήσεις, EDI, Επιστροφές, Αγορές, Παραλαβή εμπορευμάτων, Απογραφή και Θέσεις αποθήκευσης αναλύονται λεπτομερώς στο κεφάλαιο Αποθήκη & Απόθεμα.
• Η ενότητα «Πρόβλεψη αναπαραγγελίας και ποσότητες επιστρεφόμενης συσκευασίας μιας χρήσης» εξηγεί την Επιστρεφόμενη συσκευασία και την Πρόβλεψη, ενώ η ενότητα με το ίδιο όνομα παρακάτω εξηγεί την Αγορά & Συμφωνία 3 σημείων.

• Παραγγελίες: προβολή ανοιχτών παραγγελιών πελατών και αναζήτηση μέσω φωνητικής εντολής στην AIRIS.
• Picklist / Προετοιμασία παραγγελιών: επεξεργασία ειδών ταξινομημένων ανά θέση αποθήκευσης.
• Παραλαβή εμπορευμάτων: καταγραφή παραληφθέντων εμπορευμάτων — το απόθεμα ενημερώνεται άμεσα.

• Παραγγελία στον πελάτη: Στην εφαρμογή AIRIS, ανοίξτε τον πελάτη στις Επαφές και πατήστε «Καταχώριση παραγγελίας». Ο κατάλογος εμφανίζει τις τιμές ΑΥΤΟΥ του πελάτη από τον τιμοκατάλογό του, τις κλίμακες ποσοτήτων («από 10») και τη μονάδα συσκευασίας — τα + και − αλλάζουν ανά συσκευασία.
• Η επιλογή «Αντιγραφή τελευταίας παραγγελίας» γεμίζει το καλάθι με τις ποσότητες της τελευταίας παραγγελίας· στη συνέχεια απλώς προσαρμόστε και στείλτε. Η παραγγελία δημιουργείται στο γραφείο με τον ίδιο τρόπο όπως μια παραγγελία από τον φάκελο πελάτη, με επιβεβαίωση παραγγελίας και δέσμευση.
• Υπέρβαση πιστωτικού ορίου: Η παραγγελία αποθηκεύεται, αλλά γίνεται δεκτή μόνο μετά από έγκριση (διακόπτης αυτονομίας). Σε περίπτωση φραγής παράδοσης δεν γίνεται καθόλου δεκτή· ο ιδιοκτήτης και ο διαχειριστής ειδοποιούνται.
• Απογραφή μέσω κάμερας: Στο Αποθήκη › «Καταμέτρηση απογραφής» επιλέξτε μια αποθήκη (ή μια θέση αποθήκευσης), σαρώστε τα είδη μέσω EAN, κωδικού GS1 ή κωδικού είδους και πληκτρολογήστε την ποσότητα. Τη λογιστική ποσότητα τη βλέπετε μόνο στην αξιολόγηση (τυφλή καταμέτρηση).
• Η ολοκλήρωση καταχωρίζει τις διαφορές σε σχέση με το απόθεμα τη στιγμή της ολοκλήρωσης. Μεγάλες αποκλίσεις (από 250 € ή 25% για τουλάχιστον 3 μονάδες) απαιτούν έγκριση· το απόθεμα αλλάζει μόνο μετά το «Έγκριση». Στο Back-Office οι ίδιες λίστες καταμέτρησης βρίσκονται στο Απογραφή.

• Στην εφαρμογή AIRIS, στην ενότητα Επαφές, ανοίξτε τον πελάτη: Ο «Φάκελος πελάτη» εμφανίζει τον κύκλο εργασιών (πληρωμένο), τα ανοιχτά και ληξιπρόθεσμα ποσά, την τελευταία επαφή, τους υπεύθυνους επικοινωνίας, καθώς και επερχόμενα ραντεβού, ανοιχτές προσφορές, ανοιχτά τιμολόγια και ανοιχτές εργασίες.
• «Τι αγοράζει»: οι κατηγορίες προϊόντων του πελάτη από τα τιμολόγια που έχει εκδώσει τους τελευταίους 12 μήνες, χωρίς επιστρεφόμενη συσκευασία — με το ποσό βάσει του οποίου υπολογίστηκε.
• «Τρέχουσα προσφορά»: μια τρέχουσα προσφορά που ταιριάζει με τις κατηγορίες προϊόντων του, με αιτιολόγηση («Ταιριάζει με» κατηγορία προϊόντων και ποσοστό). Κάτω από αυτήν βρίσκονται τα δελτία αποστολής του και —εάν υπάρχει συμφωνία— το υπόλοιπο του μπόνους του. Από εδώ ξεκινάτε την «Καταχώριση παραγγελίας».

• Πωλήσεις εκτός σύνδεσης: Ο κατάλογος και οι τιμές πελάτη από τον τελευταίο συγχρονισμό παραμένουν στη συσκευή — στο επάνω μέρος φαίνεται η ημερομηνία τους. Μια παραγγελία χωρίς δίκτυο αποθηκεύεται ως πρόχειρο («σε αναμονή δικτύου») και αποστέλλεται αυτόματα μόλις επανέλθει η σύνδεση. Το DivineMind επανυπολογίζει πάντα τις τιμές (τιμοκατάλογος, κλίμακα, πιστωτικό όριο, αναστολή παράδοσης). Αν μια τιμή διαφέρει, η παραγγελία εμφανίζεται με «ειδοποίηση» στην εφαρμογή: παλιά τιμή → νέα τιμή.
• Αποθήκη εκτός σύνδεσης: Οι ποσότητες συλλογής (και μερικές με − / +) και οι καταμετρήσεις απογραφής καταγράφονται και αποστέλλονται αργότερα. Η αποστολή και το κλείσιμο της απογραφής είναι δυνατά μόνο όταν παραληφθούν όλα. Αν το γραφείο εκτέλεσε εν τω μεταξύ την παράδοση, το DivineMind προσαρμόζει την ποσότητα συλλογής στο εκκρεμές υπόλοιπο· αν κάποιος άλλος καταμέτρησε αργότερα ένα είδος, ισχύει η δική του καταμέτρηση. Και τα δύο εμφανίζονται στην εφαρμογή.
• Οδηγοί εκτός σύνδεσης: Με δίκτυο στην αποθήκη, η εφαρμογή προφορτώνει όλες τις εκκρεμείς στάσεις της ημέρας. Καθ' οδόν, η «Άφιξη», η υπογραφή, οι κενές συσκευασίες, οι αποκλίσεις, η απουσία πελάτη και η σημείωση είσπραξης λειτουργούν και χωρίς δίκτυο· ισχύει η ώρα καταγραφής. Αν το γραφείο έχει ήδη ολοκληρώσει τη στάση, τίποτα δεν αντικαθίσταται — η καταχώριση εμφανίζεται ως «δεν έγινε αποδοχή» με αιτιολογία.
• Ποτέ διπλότυπα: Κάθε αποστολή φέρει μοναδικό κλειδί. Εάν η απάντηση χαθεί λόγω έλλειψης σήματος και η εφαρμογή στείλει ξανά, δεν δημιουργείται δεύτερη παραγγελία, δεύτερη εγγραφή εγγυοδοσίας ούτε διπλή καταμέτρηση. Για τιμές και απόθεμα υπερισχύει πάντα ο διακομιστής.

• Το AIRIS διαβάζει αυτόματα παραγγελίες πελατών μέσω e-mail (και με συνημμένο PDF ή φαξ) και μέσω WhatsApp (κείμενο, φωνητικό μήνυμα, φωτογραφία/PDF), εφόσον ο αποστολέας υπάρχει ως πελάτης στο CRM. Στο Αποθήκη › «Εισερχόμενες παραγγελίες» μπορείτε επίσης να επικολλήσετε κείμενο, να μεταφορτώσετε PDF, σάρωση φαξ ή φωτογραφία, ή να ηχογραφήσετε φωνητικό μήνυμα.
• Το AIRIS αναγνωρίζει τον πελάτη (διεύθυνση αποστολέα, τηλέφωνο, κωδικός πελάτη, επωνυμία) και κάθε είδος με την εξής σειρά: κωδικός είδους πελάτη, EAN, κωδικός κατασκευαστή/προμηθευτή, δικός σας κωδικός είδους, αποθηκευμένη ονομασία πελάτη, κείμενο. Αν ένα είδος δεν είναι σαφές, εμφανίζεται διευκρίνιση με προτάσεις — το AIRIS δεν μαντεύει ποτέ.
• Η τιμή είναι πάντα η τιμή πελάτη από τον τιμοκατάλογο και την κλίμακα (υπολογισμένη από τον διακομιστή). Το πιστωτικό όριο, το μπλοκάρισμα παράδοσης, το διαθέσιμο απόθεμα και η πλησιέστερη ημερομηνία λήξης (MHD) εμφανίζονται ως επισημάνσεις.
• Η «Έγκριση» δημιουργεί την παραγγελία πώλησης με επιβεβαίωση παραγγελίας και δέσμευση αποθέματος — η ίδια διαδικασία όπως στην καρτέλα πελάτη και τις εξωτερικές πωλήσεις. Σε περίπτωση υπέρβασης του πιστωτικού ορίου, η παραγγελία αναμένει πιστωτική έγκριση. Τις αυτόνομες ενέργειες του AIRIS τις ρυθμίζετε στις ρυθμίσεις αυτονομίας (Αποθήκη › bestelleingang_annehmen)· οι διευκρινίσεις ανατίθενται πάντα σε άνθρωπο.
• Το AIRIS συντάσσει την απάντηση προς τον πελάτη στη γλώσσα του — πάντα ως προσχέδιο. Για e-mail, καταλήγει μετά την έγκριση ως προσχέδιο στο DivineMail· για WhatsApp, αντιγράφετε το κείμενο στη συνομιλία. Το AIRIS απομνημονεύει τις επιβεβαιωμένες αντιστοιχίσεις ανά πελάτη για την επόμενη φορά.
• Στη συνομιλία AIRIS: «Καταχώρισε την παραγγελία από το PDF» (με συνημμένο) ή «Παραγγελία από Eiscafé Venezia: 10 κιβώτια Export Hell, 5 Aperol» — δημιουργείται η ίδια πρόταση στις εισερχόμενες παραγγελίες.
• Από το DivineMail: Ανοίξτε ένα e-mail πελάτη με δεξί κλικ και επιλέξτε «Καταχώριση ως παραγγελία» από το μενού περιβάλλοντος. Το AIRIS διαβάζει το κείμενο και το συνημμένο PDF ή φαξ. Μόλις εμφανιστεί «Παραγγελία αναγνωρίστηκε — ελέγξτε στις εισερχόμενες παραγγελίες», η πρόταση βρίσκεται στην ενότητα Εισερχόμενες Παραγγελίες.
• Διπλή προστασία: Η ίδια είσοδος γίνεται πρόταση μόνο μία φορά, ακόμα κι αν φτάσει δεύτερη φορά ή διαβαστεί ξανά. Τα e-mail χωρίς παραγγελία —όπως «Ευχαριστούμε για την παράδοση»— δεν δημιουργούν είσοδο.

• Διαχειρίζεστε το πιστωτικό όριο, την προθεσμία πληρωμής, την έκπτωση και την αναστολή παράδοσης (με αιτιολογία) ανά πελάτη στην ενότητα Όροι. Ο έλεγχος γίνεται πριν από κάθε αποδοχή παραγγελίας και πριν από κάθε δελτίο αποστολής — με όλους τους τρόπους: προσφορά, σύνδεσμος παραγγελίας, φάκελος πελάτη, προσωπικό πωλήσεων, εισερχόμενες παραγγελίες, EDI και AIRIS.
• Εάν μια παραγγελία υπερβεί το πιστωτικό όριο, αποθηκεύεται και αναμένει έγκριση. Σε περίπτωση αναστολής παράδοσης, αποθηκεύεται αλλά δεν γίνεται αποδεκτή — δεν δημιουργείται επιβεβαίωση παραγγελίας. Ο πελάτης σας δεν βλέπει στοιχεία πιστοληπτικής ικανότητας.
• Στο δελτίο αποστολής εμφανίζεται η ένδειξη «Πιστωτικό όριο / Αναστολή παράδοσης». Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές εγκρίνουν οι ίδιοι με «Δημιουργία παρόλα αυτά». Διαφορετικά, αποστέλλεται αίτημα έγκρισης στο λογιστήριο και το δελτίο αποστολής δημιουργείται μόνο μετά την έγκριση. Η απόφαση καταγράφεται στον πελάτη.
• Οι όροι μέσω AIRIS («Πελάτης Χ: 30 ημέρες προθεσμία, 2% έκπτωση σε 10 ημέρες, πιστωτικό όριο 20.000 €») ακολουθούν το κουμπί Αυτονομίας σας. Ένα πιστωτικό όριο από 50.000 € και άνω το AIRIS το ορίζει πάντα μόνο μετά την έγκρισή σας.
• Ελεγκτής περιθωρίου κέρδους: Οι παραγγελίες κάτω του κόστους ή κάτω του ελάχιστου περιθωρίου κέρδους σας κρατούνται από το DivineMind για έγκριση. Η τιμή παραμένει αμετάβλητη. Ρύθμιση στην ενότητα Εκτέλεση παραγγελιών › «Ροή», λεπτομέρειες στο κεφάλαιο Αποθήκη & Απόθεμα.

Κάθε παραγγελία ακολουθεί την ίδια διαδρομή: Προσφορά → Επιβεβαίωση παραγγελίας → Δελτίο αποστολής → Τιμολόγιο — ανεξάρτητα από το αν προέρχεται από τις εισερχόμενες παραγγελίες, τον σύνδεσμο παραγγελίας, τον φάκελο πελάτη, το προσωπικό πωλήσεων ή μέσω EDI.

Προειδοποίηση ημερομηνίας λήξης: Κάθε πρωί, το DivineMind ενημερώνει τη διοίκηση για τις παρτίδες των οποίων η ημερομηνία λήξης πλησιάζει. Η ίδια προειδοποίηση περιλαμβάνεται στην ημερήσια ενημέρωση. Η ιχνηλασιμότητα και η ανάκληση είναι μια υπόδειξη με πηγή, όχι νομική συμβουλή.

• Ποικιλία πελάτη: Στο Αποθήκη › «Ποικιλία πελάτη» επιλέξτε έναν πελάτη και διαχειριστείτε τα είδη του, τους δικούς του κωδικούς ειδών και την πάγια λίστα του με ποσότητες. Η επιλογή «Πρόταση από παραγγελίες» αξιολογεί τις παραγγελίες των τελευταίων 12 μηνών και προτείνει ποικιλία και πάγια λίστα· η καταχώριση γίνεται μόνο μετά το κλικ σας.
• Η «Επανάληψη παραγγελίας πάγιας λίστας» γεμίζει το καλάθι με ένα πάτημα — στην πύλη πελάτη, στον σύνδεσμο παραγγελίας και στην παραγγελία εξωτερικών πωλητών στην εφαρμογή. Οι τιμές προέρχονται πάντα από τον τιμοκατάλογο του πελάτη και υπολογίζονται από τον διακομιστή κατά την αποστολή.
• Με το «Ο πελάτης βλέπει μόνο την ποικιλία του», η πύλη πελάτη και ο σύνδεσμος παραγγελίας εμφανίζουν μόνο αυτά τα είδη· οι εξωτερικοί πωλητές συνεχίζουν να βλέπουν τα πάντα και μπορούν να φιλτράρουν κατά «Ποικιλία». Η αναζήτηση βρίσκει είδη και μέσω του κωδικού είδους του πελάτη, το ίδιο και η λήψη παραγγελιών.
• Πληροφορίες τροφίμων (Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1169/2011): Στο είδος, στην ενότητα «Πληροφορίες τροφίμων», διαχειριστείτε τα 14 κύρια αλλεργιογόνα (περιέχει/ίχνη), συστατικά, διατροφική δήλωση ανά 100 g ή 100 ml, προέλευση, περιεκτικότητα σε αλκοόλ και συνθήκες διατήρησης. Τα αλλεργιογόνα είναι τα ίδια όπως και στο ταμείο εστίασης.
• Το δελτίο δεδομένων (PDF) είναι ορατό στους πελάτες σας στην πύλη πελάτη, στον σύνδεσμο παραγγελίας και στον σύνδεσμο δελτίου αποστολής — καλύπτοντας έτσι την υποχρέωση παροχής πληροφοριών σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 8 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1169/2011.
• BMEcat: Στο Προϊόντα › Νέο › «Χονδρέμπορος», εκτός από DATANORM, εισάγετε και BMEcat 1.2 και 2005 (XML, επίσης ως ZIP). Η προεπισκόπηση, ο εντοπισμός διπλοτύπων (κωδικός προμηθευτή, κωδικός είδους, EAN) και η αναφορά τιμών είναι ίδια· ο προμηθευτής προτείνεται από την επικεφαλίδα του καταλόγου. Τίποτα δεν διαγράφεται — τα είδη εκτός καταλόγου παραμένουν στα βασικά δεδομένα.

• Στην ενότητα Προϊόντα › Νέο › «Κατάλογος χονδρεμπόρου (DATANORM · BMEcat)» εισάγετε DATANORM 4 ή 5 του χονδρεμπόρου σας — μεμονωμένα αρχεία ή όλα μαζί ως ZIP: είδη, τιμές καταλόγου, ομάδες εκπτώσεων, κατηγορίες προϊόντων και αλλαγές τιμών (DATPREIS). Τα αρχεία τα λαμβάνετε από την πύλη πελατών του χονδρεμπόρου σας.
• Επιλέγετε χονδρέμπορο ή «+ δημιουργία νέου χονδρεμπόρου», καθορίζετε τον φορολογικό συντελεστή των νέων ειδών και αποφασίζετε τι θα συμβεί με τις τιμές πώλησής σας: Τιμή πώλησης = τιμή καταλόγου του χονδρεμπόρου (σε περίπτωση αλλαγών τιμών μόνο εφόσον δεν την έχετε αλλάξει εσείς) ή «Μην αγγίζετε τις τιμές πώλησης — να λαμβάνονται μόνο οι τιμές αγοράς».
• Η προεπισκόπηση εμφανίζει ανά γραμμή τον κωδικό είδους, την περιγραφή, την κατηγορία προϊόντων, την τιμή καταλόγου, την τιμή αγοράς σας και την ενέργεια (νέο, ενημέρωση, αμετάβλητο). Εάν λείπει η ομάδα έκπτωσης, αναγράφεται «χωρίς τιμή αγοράς». Η «Εισαγωγή τώρα» πραγματοποιεί την εισαγωγή, και η αναφορά τιμών εμφανίζει στη συνέχεια τις παλιές και νέες τιμές καταλόγου και αγοράς. Το DivineMind αναγνωρίζει διπλότυπα μέσω του κωδικού είδους και του EAN. Τίποτα δεν διαγράφεται. Προηγούμενες εκτελέσεις βρίσκονται στην ενότητα «Τελευταίες εισαγωγές καταλόγων».
• Ξένο νόμισμα: Εάν ένας κατάλογος είναι σε άλλο νόμισμα, το DivineMind μετατρέπει τις τιμές σε ευρώ χρησιμοποιώντας την τιμή αναφοράς της ΕΚΤ την ημερομηνία τιμής. Η προεπισκόπηση εμφανίζει την ισοτιμία ανά νόμισμα («1 EUR = … στις …») και στην τιμή το αρχικό ποσό. Εάν λείπει η ισοτιμία της ΕΚΤ για ένα νόμισμα, η γραμμή δεν εισάγεται («απορρίφθηκε – λείπει η ισοτιμία»).

• Στην καρτέλα πελάτη «Bonus & επιστροφές», δημιουργήστε μια συμφωνία: Περίοδος (έτος, εξάμηνο ή τρίμηνο), κλίμακα «από τζίρο X → Y%» και αν το ποσοστό ισχύει αναδρομικά για τον συνολικό τζίρο ή μόνο για τον πρόσθετο τζίρο ανά κλίμακα. Προαιρετικά, μόνο συγκεκριμένες ομάδες προϊόντων.
• Επιλέξιμος για bonus είναι ο καθαρός τζίρος από εκδοθέντα τιμολόγια στην περίοδο, μείον τα εκδοθέντα πιστωτικά τιμολόγια (συμπεριλαμβανομένων των επιστροφών). Προαιρετικά προσμετρώνται μόνο τα εξοφλημένα τιμολόγια. Προσχέδια, ακυρωμένα τιμολόγια, καθώς και εγγυοδοσία, κενές συσκευασίες και ναύλοι δεν προσμετρώνται ποτέ.
• Η καρτέλα εμφανίζει διαρκώς: Τζίρο έως τώρα, επόμενη κλίμακα και τι απομένει, bonus στην τρέχουσα κατάσταση και την πρόβλεψη έως το τέλος της περιόδου. Τα ίδια βλέπουν οι πωλητές στην εφαρμογή για τον πελάτη· στην πύλη πελάτη εμφανίζονται μόνο αν είναι ενεργό το «Εμφάνιση κατάστασης στην πύλη πελάτη».
• Στο τέλος της περιόδου, το AIRIS υπολογίζει το bonus ανά συντελεστή φόρου από τις γραμμές των τιμολογίων και δημιουργεί μια πρόταση στη διαδρομή Αυτοματοποίηση › Εγκρίσεις. Μόνο μετά την έγκρισή σας δημιουργείται ένα προσχέδιο πιστωτικού τιμολογίου (μία γραμμή ανά συντελεστή φόρου, χωρίς συσχέτιση με τιμολόγιο) — δεν αποστέλλεται ποτέ αυτόματα. Ανά πελάτη και περίοδο αντιστοιχεί το πολύ ένα πιστωτικό bonus.
• Bonus προμηθευτή: Καταχωρίστε στον προμηθευτή την επιστροφή που αναμένετε. Εμφανίζεται η αναμενόμενη αξία από τα τιμολόγια εισόδου· δεν πραγματοποιείται καμία λογιστική εγγραφή ακόμα.
• Συμφωνία στο μπόνους προμηθευτή: Δίπλα στην «Αναμενόμενη επιστροφή τώρα» βλέπετε «Ήδη πιστωμένο» (από τις πιστωτικές σημειώσεις του προμηθευτή) και «Ανοιχτό». Οι επιστροφές και οι πιστωτικές σημειώσεις μπόνους του προμηθευτή μειώνουν τον κύκλο εργασιών αγορών. Η καταχώριση γίνεται από το λογιστήριό σας.

• Αναπλήρωση βάσει πρόβλεψης: Στο Αποθήκη › «Αναπλήρωση βάσει πρόβλεψης» ενεργοποιείτε την πρόβλεψη ανά κανόνα αναπαραγγελίας. Αντί για σταθερό σημείο αναπαραγγελίας, το AIRIS υπολογίζει την αναμενόμενη ζήτηση έως την επόμενη παράδοση: ημέρα της εβδομάδας, τάση, εποχικότητα προηγούμενου έτους, αργίες στο ομόσπονδο κρατίδιο της αποθήκης και, στα ποτά, ο καιρός (πρόγνωση της Deutscher Wetterdienst, ιστορικά δεδομένα από Copernicus ERA5).
• Ανά είδος ορίζετε τον κύκλο παραγγελιών (ημέρες έως τη μεθεπόμενη παράδοση) και το προφίλ «ισορροπημένο» ή «οικονομικό». Η «Ανάλυση υπολογισμού» δείχνει κάθε ημέρα με αναμενόμενη ποσότητα, διασπορά, αργία και καιρό — χωρίς «μαύρα κουτιά». Εάν λείπουν δεδομένα πωλήσεων, ισχύει το σταθερό σημείο αναπαραγγελίας.
• Η παραγγελία εκτελείται όπως πριν: Η πρωινή εκτέλεση (ή «Δημιουργία πρότασης παραγγελίας τώρα») δημιουργεί ένα προσχέδιο παραγγελίας ανά προμηθευτή. Αποστέλλεται στον προμηθευτή μόνο εάν το επιτρέπει ο διακόπτης αυτονομίας ή εγκριθεί χειροκίνητα. Οι πωλήσεις από το παλαιό σύστημα εισάγονται ως CSV (Ημερομηνία; Κωδικός είδους ή EAN; Ποσότητα). Στην εφαρμογή AIRIS βλέπετε την πρόβλεψη στο Αποθήκη › «Αναπλήρωση βάσει πρόβλεψης».
• Ποσότητες εγγυοδοσίας μίας χρήσης: Στο Αποθήκη › «Ποσότητες εγγυοδοσίας μίας χρήσης» αντιστοιχίζετε κάθε τύπο εγγυοδοσίας στο σύστημά του (μίας χρήσης AT, μίας χρήσης DE, επαναχρησιμοποιούμενο), καθώς και υλικό και όγκο πλήρωσης, και ορίζετε στο είδος τον πίνακα υλικών (π.χ. 1 tray = 24 κουτάκια).
• Ανά μήνα βλέπετε τα είδη ανά barcode (διατεθέντα, απώλειες, ποσότητα προς δήλωση, διόρθωση) και τον λογαριασμό εγγυοδοσίας ανά τύπο περιέκτη (εκδοθέντα, επιστραφέντα, υπόλοιπο). Εξαγωγή ως CSV ή PDF με πηγή και ημερομηνία κατάστασης. Στην Αυστρία, οι πρώτοι διαθέτες δηλώνουν το πλήθος ανά barcode εντός των πρώτων 5 ημερών του επόμενου μήνα στην πύλη της Recycling Pfand Österreich (εκπρόθεσμα έως την 9η). Στη Γερμανία, η αναφορά χρησιμεύει για τη συμφωνία με το clearing της DPG.
• Λογαριασμός επιστρεφόμενης συσκευασίας πελάτη: Η επιστρεφόμενη συσκευασία και τα κενά διαχειρίζονται ανά συσκευασία μέσω του λογαριασμού επιστρεφόμενης συσκευασίας. Ο οδηγός καταχωρεί τα επιστρεφόμενα κενά κατά τη διάρκεια του δρομολογίου, μια επιστροφή φέρνει την επιστρεφόμενη συσκευασία πίσω με το σχέδιο πιστωτικής σημείωσης. Το υπόλοιπο ανά συσκευασία το βλέπετε στην ενότητα Εγγύηση στην περιοχή «Συσκευασίες — ροή κενών με πελάτες (λογαριασμός επιστρεφόμενης συσκευασίας)», ο πελάτης σας στον φάκελο πελάτη του.
• Πριν από την προθεσμία, το AIRIS υπενθυμίζει σε ιδιοκτήτη, διαχειριστή και διεύθυνση (καμπανάκι και push), έως ότου επισημάνετε τον μήνα «ως δηλωθέντα». Αξιολογούνται μόνο ποσότητες — τα ποσά εγγυοδοσίας συνεχίζουν να διακινούνται μέσω δελτίου αποστολής, λογαριασμού εγγυοδοσίας και τιμολογίου.

• Προμηθευτές & Αγορές: Πηγές προμήθειας υπό Προμηθευτές, παραγγελίες και τριμερής συμφωνία (παραγγελία/παραλαβή αγαθών/τιμολόγιο).
• Αποθήκη & Απόθεμα: Αποθέματα, ελάχιστα αποθέματα, κανόνες αναπαραγγελίας και αυτόματη αναπαραγγελία υπό Διαχείριση Αποθήκης.
• Τιμές & Όροι: Διαχείριση τιμών πελατών και κλιμακωτών τιμών — ενσωματώνονται απευθείας σε προσφορές και παραγγελίες.

Στην ενότητα «Αγορά & Συμφωνία 3 σημείων» (η σελίδα ανοίγει Τριπλή αντιστοίχιση) το DivineMind συγκρίνει την παραγγελία σας στον προμηθευτή, την παραλαβή εμπορευμάτων και το τιμολόγιο εισερχομένων. Ανοχή: Τιμή ±2% ή ±50 €, ποσότητα ±1% (χύδην προϊόντα ±3%).

• Την καθαρή τιμή κόστους κτήσης τη διαχειρίζεστε στο είδος στην ενότητα «Κόστος κτήσης & Intrastat». Κάθε αλλαγή καταγράφεται από το DivineMind με ημερομηνία (Ιστορικό κόστους κτήσης) — μια ημερομηνία αναφοράς αποτιμάται με το κόστος κτήσης που ίσχυε εκείνη την ημέρα.
• Το DivineMind υπολογίζει το απόθεμα την ημερομηνία αναφοράς αναδρομικά από τις κινήσεις αποθήκης, στη ζώνη ώρας της εταιρείας σας: Μια έξοδος στις 31.12 στις 23:30 ανήκει στο παλιό έτος.
• Εάν λείπει ένα κόστος κτήσης, η αποτίμηση γίνεται με το σημερινό κόστος κτήσης ή την τιμή πώλησης — πάντα επισημασμένο ως προσωρινή λύση. Στο ταμπλό χονδρικής αναγράφεται «Αξία αποθέματος σήμερα · … είδη» και, όπου χρειάζεται, «… αποτιμήθηκε χωρίς κόστος κτήσης».
• Για τον ετήσιο λογιστικό κλείσιμο, το «Πακέτο ετήσιου λογιστικού κλεισίματος για τη φορολογική συμβουλευτική» στην ενότητα Γενικό καθολικό περιέχει την αξία αποθέματος στις 31.12 ανά είδος (απόθεμα, κόστος κτήσης, αξία, αποτίμηση) ως CSV με τη σύγκριση με το προηγούμενο έτος. Η αξία αποθέματος μόνο διαβάζεται — τίποτα δεν καταχωρείται.

• Συγκεντρωτικό τιμολόγιο: Επιλέξτε πελάτη και περίοδο στο Συγκεντρωτικό τιμολόγιο, ελέγξτε τα εκκρεμή δελτία αποστολής και παραγγελίες στην προεπισκόπηση και δημιουργήστε το ως προσχέδιο. Το AIRIS μπορεί επίσης να το κάνει αυτό («Κάνε το συγκεντρωτικό τιμολόγιο για τον πελάτη Χ για τον Σεπτέμβριο»).
• Ενδοομιλική εκκαθάριση: Μόλις η παραλαμβάνουσα εταιρεία καταχωρίσει την παραλαβή μιας ενδοομιλικής μεταφοράς, δημιουργείται στον αποστολέα ακριβώς ένα προσχέδιο τιμολογίου — στο εσωτερικό με ΦΠΑ, διασυνοριακά με Reverse Charge, εφόσον και τα δύο ΑΦΜ είναι έγκυρα.
• Επιστροφή → Πιστωτικό τιμολόγιο: Κατά την παραλαβή μιας επιστροφής δημιουργείται ακριβώς ένα προσχέδιο πιστωτικού τιμολογίου για το αρχικό τιμολόγιο — στην πραγματικά χρεωμένη τιμή με έκπτωση, με τον ίδιο συντελεστή φόρου και με την εγγυοδοσία των επιστραφέντων εμπορευμάτων.
• Και τα τρία είναι προσχέδια: Η αποστολή γίνεται μόνο αφού ελέγξετε και εγκρίνετε το παραστατικό.

• Το AIRIS απαντά άμεσα σε ερωτήσεις σχετικά με το απόθεμα, την ημερομηνία λήξης και τα ανοιχτά υπόλοιπα ενός πελάτη στη συνομιλία — η ανάγνωση δεν απαιτεί έγκριση.
• Το AIRIS καταχωρεί παραγγελίες από PDF ή συνομιλία (ως πρόταση στις εισερχόμενες παραγγελίες), συντάσσει προσφορές στην τιμή πελάτη και δημιουργεί συγκεντρωτικά τιμολόγια ως προσχέδια. Ό,τι δημιουργεί κάτι, ακολουθεί το κουμπί Αυτονομίας σας. Οι απαντήσεις στους πελάτες παραμένουν προσχέδια.
• Το AIRIS δεν δημιουργεί συμφωνίες μπόνους — αυτό γίνεται μόνο στον ιστό στον πελάτη. Όλα τα εργαλεία με ονόματα βρίσκονται στο κεφάλαιο «Τι μπορεί να κάνει το AIRIS ανά κλάδο».

Οι εταιρείες του κλάδου της φαρμακευτικής χονδρικής χρησιμοποιούν τις ίδιες λειτουργίες αποθήκης και παραγγελιών με τη χονδρική και επιπλέον βλέπουν το μενού «Φάρμακα». Η ιχνηλασιμότητα και η ανάκληση είναι μια υπόδειξη με πηγή, όχι νομική συμβουλή.

• Ψυχρή αλυσίδα: ανοίγει την επισκόπηση αποθήκης με χαμηλό απόθεμα και παρτίδες που λήγουν. Δημιουργείτε ψυκτικές αποθήκες στην ενότητα Θέσεις αποθήκευσης με τον τύπο αποθήκης «Ψυχρή αλυσίδα» και ελάχιστη/μέγιστη θερμοκρασία. Το εύρος αναγράφεται στην κάρτα αποθήκης. Οι θερμοκρασίες καταγράφονται μέσω λιστών ελέγχου, όχι μέσω αισθητήρων.
• Ροή εργασιών ανάκλησης: ανοίγει το πρότυπο «Ροή εργασιών ανάκλησης (Παρτίδα)» στον επεξεργαστή ροής εργασιών — υπόδειξη «Αναγνώριση και δέσμευση επηρεαζόμενης παρτίδας», e-mail στον πελάτη για ανάκληση παρτίδας, εργασία «Τεκμηρίωση και ολοκλήρωση ανάκλησης» (λήγει μετά από 2 ημέρες). Το πρότυπο είναι αρχικά ανενεργό και ξεκινά χειροκίνητα ανά επαφή. Το e-mail στους πελάτες αποστέλλεται πάντα μόνο μετά την έγκρισή σας.
• Φαρμακευτική αποθήκη και ανακλήσεις: Άδειες πελατών, ανάκληση ανά παρτίδα, αναφορά ανάκλησης και ιχνηλασιμότητα — βήμα προς βήμα στο κεφάλαιο Αποθήκη & Απόθεμα στην ενότητα «Φάρμακα & Συμμόρφωση» και «Ανάκληση & Ιχνηλασιμότητα». Οι επιστολές ανάκλησης αποστέλλονται μόνο με δικό σας κλικ.
• Ψυκτικές συσκευές: με «Νέα ψυκτική συσκευή» δημιουργείτε ψυγείο, καταψύκτη, ψυκτικό θάλαμο ή ψυκτική βιτρίνα με τοποθεσία και επιθυμητή τιμή (επιθυμητή ελάχιστη/μέγιστη σε °C). Τα σημεία ελέγχου θερμοκρασίας στις λίστες ελέγχου τα αντιστοιχίζετε σε μια συσκευή. Το όνομα της συσκευής εμφανίζεται τότε στην καταγραφή, στο ιστορικό και στην εξαγωγή ελέγχου.
• EDI: Εισάγετε παραγγελίες ως EDIFACT ORDERS ή openTRANS και δημιουργείτε την ειδοποίηση παράδοσης με παρτίδα και ημερομηνία λήξης — δείτε κεφάλαιο Αποθήκη & Απόθεμα, «EDI: Εισαγωγή παραγγελιών, αποστολή ειδοποίησης παράδοσης». Τα συστήματα των πελατών σας χρησιμοποιούν ένα κλειδί API από τις Ρυθμίσεις › Ενσωματώσεις.
• Διορθωτικές ενέργειες: Δημιουργείτε «Νέα CAPA». Ο πίνακας εμφανίζει Προσχέδιο, Ανοιχτό, Σε εξέλιξη, Έλεγχος αποτελεσματικότητας και Κλειστό. Στην CAPA καταγράφετε την αρχική αιτία, τη διορθωτική ενέργεια, την πρόληψη, την «Ημερομηνία λήξης» και την «Ημερομηνία ελέγχου αποτελεσματικότητας», δημιουργείτε ένα σχέδιο δράσης με «Προσθήκη ενέργειας» και βλέπετε συνδεδεμένα συμβάντα ποιότητας. Η «Κλείσιμο CAPA» γίνεται μόνο με απόδειξη αποτελεσματικότητας και μόνο για ιδιοκτήτες, διαχειριστές και υπεύθυνους QM. Κάθε βήμα καταγράφεται στο αρχείο ελέγχου.
• Παρτίδα και λήξη: Απόθεμα ανά παρτίδα με ημερομηνία λήξης, FEFO κατά την εκτέλεση παραγγελιών και στο δελτίο αποστολής, πρωινή προειδοποίηση λήξης. Επιπλέον, η ίδια αλυσίδα παραγγελιών όπως στη χονδρική — τιμές πελατών με κλιμακώσεις, πιστωτικό όριο και αναστολή παράδοσης με έγκριση.
• Το AIRIS απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με το απόθεμα, τη λήξη και τα ανοιχτά υπόλοιπα. Όλες οι ενέργειες εγγραφής εκτελούνται μέσω του κουμπιού Αυτονομίας.