Ξενοδοχείο & Πανσιόν: Δωμάτια, κράτηση, δελτίο επισκέπτη, τοπικός φόρος

Δωμάτια, κρατήσεις, λογαριασμός επισκέπτη και χρέωση — με ένα ημερολόγιο πληρότητας δύο εβδομάδων ως κεντρικό σημείο.

• Ημερήσια στατιστικά στην κορυφή: Αφίξεις και αναχωρήσεις σήμερα, κατειλημμένα δωμάτια, πρωινό για αύριο το πρωί, δωμάτια προς καθαρισμό.
• Ημερολόγιο πληρότητας δωματίου ανά ημέρα: Κλικ σε ένα ελεύθερο πεδίο ανοίγει την κράτηση με προεπιλεγμένο δωμάτιο και ημερομηνία· το χρώμα δείχνει την κατάσταση.
• Διαχείριση κράτησης: επιβεβαίωση, check-in, check-out· επιπλέον ακύρωση ή επισήμανση ως μη εμφάνιση.
• Λογαριασμός επισκέπτη: Διαμονή, καταχωρημένα είδη και δημοτικός φόρος· εντός του καταλύματος μπορούν να χρεωθούν υπηρεσίες με ποσότητα και συντελεστή ΦΠΑ στο δωμάτιο.
• Χρέωση: Check-out με συγκεντρωτική απόδειξη, απόδειξη προκαταβολής 30 τοις εκατό, δελτίο επισκέπτη ως PDF.
• Μοναδική ρύθμιση: Δωμάτια με κατηγορία και τιμή, εποχές με συντελεστή τιμής, δημοτικός φόρος, ημερολόγιο πύλης μέσω iCal και ο δημόσιος σύνδεσμος κράτησης.
• Στοιχεία τιμολόγησης: Επιλέξτε μια επαφή CRM στην κράτηση ή εισαγάγετε την εταιρεία/όνομα, τη διεύθυνση και το UID. Για ποσά άνω των 400 € (AT) ή 250 € (DE) μικτά, το σύστημα απαιτεί όνομα και διεύθυνση.
• Οι φορολογικοί συντελεστές προέρχονται από τη χώρα της εταιρείας (AT Διαμονή 10%, Είδη 20%· DE 7% / 19%). Εάν το πρωινό περιλαμβάνεται στην τιμή δωματίου, εμφανίζεται ως ξεχωριστή γραμμή στο τιμολόγιο (DE: Φαγητό 7%, Ποτά 19%).
• Ρυθμίστε τον δημοτικό φόρο στις Ρυθμίσεις — δεν υπάρχει προεπιλεγμένη τιμή. Το πρότυπο της Βιέννης ορίζει 5% της διαμονής χωρίς πρωινό και ΦΠΑ (από 01.07.2027 8%), με πηγή· τα παιδιά κάτω από ένα όριο ηλικίας εξαιρούνται.
• Οι τιμές ισχύουν ανά διανυκτέρευση: Εάν μια διαμονή εκτείνεται σε διαφορετική σεζόν, κάθε διανυκτέρευση έχει τη δική της εποχική τιμή — στην ενότητα, στη σελίδα κρατήσεων και στο AIRIS.
• iCal: Εάν μια κράτηση από πύλη συμπίπτει με μια δική σας, δεν γίνεται διπλή κράτηση — εμφανίζεται ως αίτημα με σύγκρουση στο ημερολόγιο, και η καμπάνα και το email το αναφέρουν.
• Σελίδα κρατήσεων: Τελικές τιμές συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, σημείωση δημοτικού φόρου, σημείωση απορρήτου και ακύρωσης· ενεργοποίηση και απενεργοποίηση στις ρυθμίσεις. Νέα αιτήματα αναφέρονται με καμπάνα και email· ο επισκέπτης λαμβάνει email επιβεβαίωσης λήψης και επιβεβαίωσης στη γλώσσα του.
• Δελτίο επισκέπτη: στην Αυστρία το δελτίο καταγραφής επισκεπτών σύμφωνα με το Παράρτημα Α του Κανονισμού Καταγραφής Επισκεπτών, στη Γερμανία το ειδικό έντυπο δήλωσης (μόνο για αλλοδαπούς επισκέπτες) — με αύξοντα αριθμό.

• «Στο δωμάτιο» στο ταμείο: Ο επισκέπτης υπογράφει στην οθόνη του ταμείου. Η υπογραφή αποθηκεύεται ιδιωτικά στο στοιχείο του λογαριασμού επισκέπτη και εμφανίζεται στο «Παράρτημα με υπογραφές» (PDF) του τιμολογίου.
• Πληρωμή τιμολογίου στη ρεσεψιόν (Φάκελος Επισκέπτη → Τιμολόγια): «Μετρητά (Ταμείο)» ή «Κάρτα (Ταμείο)» εισπράττεται μέσω της ταμειακής σας μηχανής — με απόδειξη και υπογραφή εκεί. Στη συνέχεια, το τιμολόγιο εμφανίζεται ως πληρωμένο.
• Προκαταβολή: Από το εγκεκριμένο τιμολόγιο προκαταβολής δημιουργείται ένας σύνδεσμος πληρωμής. Ο επισκέπτης πληρώνει σε ξεχωριστή σελίδα μέσω του λογαριασμού Mollie του καταλύματός σας. Ένα προσχέδιο ή ένα κατάλυμα χωρίς πάροχο πληρωμών δεν λαμβάνει σύνδεσμο.
• Διατροφή ανά κράτηση (μόνο δωμάτιο, πρωινό, ημιδιατροφή, πλήρης διατροφή): ξεχωριστές γραμμές τιμολογίου για το είδος γεύματος, λίστα πρωινού και αριθμός δείπνων ανά ημέρα (κουμπί «Λίστα πρωινού»).
• Housekeeping στο κινητό: Το check-out θέτει το δωμάτιο σε «προς καθαρισμό» και το καμπανάκι ειδοποιεί «Το δωμάτιο … είναι ελεύθερο — παρακαλώ καθαρίστε». Το «Καθαρό» αποθηκεύει όνομα και ώρα, το «Κλειδωμένο» αφαιρεί το δωμάτιο και από τη σελίδα κρατήσεων.
• Αναφορές: Πληρότητα, ADR, RevPAR, διανυκτερεύσεις ανά χώρα προέλευσης και η μηνιαία λίστα δημοτικού φόρου ως PDF για τον δήμο. Ο αριθμός καταχώρισης (Καν. (ΕΕ) 2024/1028) βρίσκεται στη σελίδα κράτησης και στο τιμολόγιο. Το AIRIS μπορεί να επιβεβαιώσει, να κάνει check-in/check-out, να καταχωρήσει στοιχεία, να δημιουργήσει φύλλο επισκέπτη και προκαταβολή — εγγραφή μόνο μέσω του κουμπιού αυτονομίας.
• Τέλος διαμονής στο ταμείο: Εάν η ταμειακή μηχανή εισπράττει το τέλος διαμονής, αυτό εμφανίζεται ως ξεχωριστή γραμμή «διαμετακομιστικό κονδύλιο» με 0% στην απόδειξη. Η ημιδιατροφή και η πλήρης διατροφή με ποτά διαχωρίζει τον λογαριασμό σε φαγητό και ποτά· ορίζετε εσείς το ποσοστό.
• AIRIS χωρίς έγκριση: έλεγχος διαθέσιμων δωματίων, εμφάνιση της ημέρας στο κατάλυμα και δημιουργία αιτήματος. Εάν ταιριάζουν περισσότερες κρατήσεις, το AIRIS ζητά διευκρινίσεις.

• Ώρα Εταιρείας: Επισκόπηση, ημερολόγιο διαθεσιμότητας, το «σήμερα» στον συγχρονισμό iCal και η ημερήσια επισκόπηση του AIRIS υπολογίζονται στη ζώνη ώρας της επιχείρησής σας (από τα εταιρικά δεδομένα ή τη χώρα της εταιρείας) — όχι στη ζώνη ώρας του διακομιστή. Η άφιξη, η αναχώρηση και το «πρωινό για αύριο» αλλάζουν επομένως τα μεσάνυχτα τοπική ώρα.
• Καταχώριση αριθμού μητρώου (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1028, βραχυχρόνια μίσθωση): Ξενοδοχείο › «Ρυθμίσεις» › «Αριθμός μητρώου ακινήτου» και «Εκδόθηκε από / Ημερομηνία». Εάν ένα διαμέρισμα έχει δικό του αριθμό, καταχωρίστε τον στην ενότητα «Διαχείριση δωματίων» › Δωμάτιο › «Αρ. Μητρώου (μόνο αν διαφέρει)». Ο αριθμός εμφανίζεται στη σελίδα κράτησης και στα τιμολόγια· ελέγξτε εκεί αν ο δήμος ή η χώρα σας διαθέτει διαδικασία καταχώρισης.
• Οι υπογραφές είναι ιδιωτικές: Η υπογραφή «στο δωμάτιο» στο ταμείο δεν είναι δημόσια προσβάσιμη — μόνο μέσω ενός υπογεγραμμένου, χρονικά περιορισμένου συνδέσμου από τον λογαριασμό επισκέπτη ή στο «Παράρτημα με υπογραφές». Μια κενή ή κατεστραμμένη υπογραφή απορρίπτεται, το κουμπί «στο δωμάτιο» είναι διαθέσιμο μόνο μετά την υπογραφή, και επιλέξιμοι είναι μόνο οι επισκέπτες που βρίσκονται στο κατάλυμα.
• Γλώσσες: Η διεπαφή και η δημόσια σελίδα κράτησης είναι διαθέσιμες σε 30 γλώσσες· το email εισόδου και επιβεβαίωσης λαμβάνει ο επισκέπτης στη γλώσσα του. Το DivineMind δεν περιλαμβάνει διαχειριστή καναλιών (συγχρονισμός τιμών και διαθεσιμότητας με πύλες κρατήσεων) — ο συγχρονισμός με τις πύλες γίνεται μέσω iCal (μόνο δεσμευμένο/ελεύθερο).