Από το πλάνο δωματίων έως το τιμολόγιο — σε ένα σύστημα.

↳ Ποιος κοιμάται πότε σε ποιο δωμάτιο, βρίσκεται στο βιβλίο, στο portal και στο μυαλό. Οι εποχιακές τιμές υπολογίζονται χειροκίνητα.

→ Ένα ημερολόγιο διαθεσιμότητας για όλα τα δωμάτια: Κλικ σε μια ελεύθερη ημέρα δημιουργεί την κράτηση. Κάθε κράτηση περνάει από αίτημα σε επιβεβαιωμένο και check-in έως check-out. Ένα δωμάτιο δεν μπορεί να επιβεβαιωθεί δύο φορές για την ίδια νύχτα. Η τιμή ισχύει ανά διανυκτέρευση από την εποχή στην οποία ανήκει η νύχτα· κατηγορίες δωματίων από μονόκλινο έως διαμέρισμα.

↳ Οι απευθείας κρατήσεις έρχονται μέσω τηλεφώνου και email. Οι επισκέπτες δεν βλέπουν τι είναι διαθέσιμο, και κάθε ερώτηση κοστίζει χρόνο.

→ Ένας σύνδεσμος κράτησης χωρίς σύνδεση: Ο επισκέπτης βλέπει τον ελεύθερο μήνα ανά κατηγορία με τιμή, το σύστημα προτείνει το μικρότερο κατάλληλο δωμάτιο. Το αίτημα εμφανίζεται αμέσως στο ημερολόγιο διαθεσιμότητας· εσείς λαμβάνετε ένα email και μια ειδοποίηση, ο επισκέπτης μια επιβεβαίωση λήψης στη γλώσσα του. Μόνο όταν επιβεβαιώσετε, το δωμάτιο είναι δεσμευμένο και ο επισκέπτης λαμβάνει την επιβεβαίωση. Η σελίδα αναφέρει την τιμή συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, τον δημοτικό φόρο, την πολιτική απορρήτου και την πολιτική ακύρωσης.

↳ Το Booking.com, το Airbnb και η δική σας κράτηση δεν γνωρίζουν τίποτα μεταξύ τους. Οι διπλοκρατήσεις γίνονται αντιληπτές μόνο κατά την άφιξη.

→ Ανά δωμάτιο ένα ημερολόγιο εξαγωγής για το portal και μια εισαγωγή του ημερολογίου portal, συγχρονισμένα ανά ώρα. Εάν μια κράτηση portal επικαλύπτεται με μια δική σας, το DivineMind τη δημιουργεί μόνο ως αίτημα με σήμα σύγκρουσης και ειδοποιεί μέσω κουδουνιού και email. Το iCal μεταδίδει μόνο δεσμευμένο ή ελεύθερο: όχι τιμές, όχι ποσοστώσεις, όχι δεδομένα επισκεπτών. Αυτό δεν είναι Channel Manager.

↳ Ο επαγγελματίας ταξιδιώτης χρειάζεται ένα τιμολόγιο στην εταιρεία του, με διεύθυνση και ΑΦΜ. Το τιμολόγιο από το σημειωματάριο δεν επαρκεί για αυτό.

→ Κατά το check-out επιλέγετε μια επαφή από το CRM ή καταχωρείτε εταιρεία, διεύθυνση και ΑΦΜ. Πάνω από το όριο ποσού για τιμολόγια μικρής αξίας, το DivineMind απαιτεί τη διεύθυνση. Το τιμολόγιο περιλαμβάνει διανυκτέρευση, διατροφή, στοιχεία από τον λογαριασμό επισκέπτη και δημοτικό φόρο και αφαιρεί αυτόματα μια προκαταβολή. Δημιουργείται ως προσχέδιο στην ενότητα τιμολογίων και εγκρίνεται εκεί.

↳ Η διαμονή, το πρωινό και τα ποτά έχουν διαφορετικούς συντελεστές φόρου, και αυτοί είναι διαφορετικοί στην Αυστρία από ό,τι στη Γερμανία.

→ Οι συντελεστές προέρχονται από τη χώρα της εταιρείας σας: στην Αυστρία διανυκτέρευση 10 % και κανονικός συντελεστής 20 %, στη Γερμανία 7 % και 19 %. Το πρωινό εμφανίζεται ως ξεχωριστή γραμμή στο τιμολόγιο, στη Γερμανία χωρισμένο σε φαγητά 7 % και ποτά 19 %. Η ημιδιατροφή με ποτά χωρίζεται επίσης σε φαγητά και ποτά· το ποσοστό το ρυθμίζετε εσείς.

↳ Ανά άτομο και διανυκτέρευση ή σε ποσοστό, παιδιά απαλλαγμένα ή όχι, με ή χωρίς πρωινό: Ο δημοτικός φόρος είναι διαφορετικός σε κάθε δήμο.

→ Ρυθμίζετε τον τρόπο, τον συντελεστή και το όριο ηλικίας για τα παιδιά, για τη Βιέννη υπάρχει ένα πρότυπο. Στο τιμολόγιο ο δημοτικός φόρος εμφανίζεται ως ξεχωριστή γραμμή με ανάλυση, στην Αυστρία ως διαμεσολαβητικό στοιχείο χωρίς ΦΠΑ. Στη Γερμανία επιλέγετε εάν, σύμφωνα με το καταστατικό, ο επισκέπτης οφείλει το τέλος. Για την εκκαθάριση με τον δήμο υπάρχει η μηνιαία λίστα δημοτικού φόρου ως PDF· η δήλωση και η καταβολή γίνονται όπως και πριν από εσάς.

↳ Δείπνο, μπαρ και μίνι μπαρ καταλήγουν σε χαρτάκια. Κατά το check-out λείπει η μισή, και ο επισκέπτης ρωτά τι υπέγραψε.

→ Στην ταμειακή μηχανή (RKSV) ο σερβιτόρος χρεώνει την απόδειξη με «Στο δωμάτιο» στον λογαριασμό του επισκέπτη. Το κουμπί είναι ενεργό μόνο αφού ο επισκέπτης υπογράψει στη συσκευή. Μίνι μπαρ και έξτρα χρεώνετε απευθείας στον λογαριασμό επισκέπτη. Με το τιμολόγιο υπάρχει ένα παράρτημα με όλες τις υπογραφές ως PDF. Μετρητά ή κάρτα στη ρεσεψιόν περνούν από το ταμείο: Απόδειξη με υπογραφή, τιμολόγιο πληρωμένο, δημοτικός φόρος ως ξεχωριστή θέση ταμείου.

↳ Οι προκαταβολές ζητούνται μέσω τραπεζικής μεταφοράς, παρακολουθούνται και αφαιρούνται χειροκίνητα από το τελικό τιμολόγιο.

→ Το τιμολόγιο προκαταβολής (30 % ή ελεύθερο ποσό) δημιουργείται από την κράτηση. Με το «Αποστολή στον επισκέπτη (PDF + Σύνδεσμος πληρωμής)» ο επισκέπτης λαμβάνει το τιμολόγιο και έναν σύνδεσμο για πληρωμή μέσω του λογαριασμού πληρωμών σας στην Mollie. Στο τελικό τιμολόγιο η προκαταβολή αφαιρείται ως ξεχωριστή γραμμή.

↳ Η κουζίνα το πρωί δεν γνωρίζει πόσοι επισκέπτες παίρνουν πρωινό και ποιος έχει ημιδιατροφή το βράδυ.

→ Ανά κράτηση: χωρίς διατροφή, πρωινό, ημιδιατροφή ή πλήρη διατροφή. Η λίστα πρωινού δείχνει μόνο τους επισκέπτες με πρωινό, η επισκόπηση μετρά «Πρωινό αύριο το πρωί» και «Δείπνο σήμερα (ΗΜ/ΠΛ)». Στο τιμολόγιο η διατροφή εμφανίζεται ως ξεχωριστή γραμμή με τον κατάλληλο συντελεστή φόρου.

↳ Το δελτίο φιλοξενίας αντιγράφεται από ένα πρότυπο, λείπουν αριθμοί και υποχρεωτικά πεδία.

→ Για την Αυστρία το δελτίο μητρώου φιλοξενουμένων σύμφωνα με το Παράρτημα Α του Κανονισμού Μητρώου Φιλοξενουμένων με αύξοντα αριθμό, φύλο, ταξιδιωτικό έγγραφο και συνοδούς. Για τη Γερμανία το ειδικό έντυπο δήλωσης σύμφωνα με το § 30 BMG. Και τα δύο ως PDF για συμπλήρωση και υπογραφή. Το DivineMind δεν κάνει ηλεκτρονική δήλωση στον δήμο ή την αρχή.

↳ Μετά το check-out κανείς δεν γνωρίζει ποιο δωμάτιο πρέπει να καθαριστεί. Το πόσο καλά ήταν γεμάτο το κατάλυμα, το δείχνει μόνο η φορολογική συμβουλευτική.

→ Κατά το check-out το δωμάτιο γίνεται αυτόματα «προς καθαρισμό», η ομάδα λαμβάνει μια ειδοποίηση. Στη σελίδα Καθαριότητα, επίσης στον browser του κινητού, πατάτε «Καθαρό»· όνομα και ώρα αποθηκεύονται, τα δωμάτια μπορούν να κλειδωθούν. Οι αναφορές δείχνουν ανά μήνα πληρότητα, μέση τιμή δωματίου (ADR), RevPAR, διανυκτερεύσεις ανά χώρα προέλευσης και τη μηνιαία λίστα δημοτικού φόρου.

↳ Ένα αίτημα διαθεσιμότητας το βράδυ παραμένει μέχρι αύριο.

→ Με τον βοηθό τεχνητής νοημοσύνης AIRIS (στο πακέτο των 999 €) ρωτάτε στο chat τι είναι διαθέσιμο, ζητάτε να δημιουργηθεί μια κράτηση ως αίτημα ή να σας δείξει την ημέρα στο κατάλυμα. Επιβεβαίωση, Check-in, Check-out, καταχώριση στοιχείων, δελτίο φιλοξενίας και προκαταβολή εκτελεί το AIRIS μόνο εάν το έχετε εγκρίνει μέσω του κουμπιού αυτονομίας· αλλιώς σας προτείνει το βήμα. Εάν είναι ασαφές ποια κράτηση εννοείται, το AIRIS ρωτάει.