Διαχείριση ακινήτων: Ενοίκιο, WEG, εκκαθάριση, μετρήσεις, συνέλευση

Άνοιγμα Διαχείρισης Ακινήτων

Ανοίξτε τις «Όλες οι Εφαρμογές» και επιλέξτε «Διαχείριση Ακινήτων». Η επισκόπηση δείχνει όλα τα ακίνητα με τον αριθμό των μονάδων, τις μισθωμένες και τις κενές μονάδες. Στο επάνω μέρος φιλτράρετε ανά Αυστρία ή Γερμανία.

Δημιουργία Ακινήτου

Κάντε κλικ στο «Δημιουργία Ακινήτου». Ο οδηγός ζητά διαδοχικά τα βασικά στοιχεία και τη χώρα, το κτίριο με τα νομικά του χαρακτηριστικά (π.χ. ημερομηνία οικοδομικής άδειας ή επιδότησης), τις μονάδες και τους λογαριασμούς. Η χώρα καθορίζει ποιο δίκαιο θα ισχύει αργότερα.

Δημιουργία Μονάδων σε Σειρά

Στο βήμα «Μονάδες» δημιουργείτε πολλές μονάδες ταυτόχρονα, για παράδειγμα Top 1 έως 24, με κοινή χρήση και επιφάνεια. Μεμονωμένες μονάδες τις αλλάζετε μετά στον φάκελό τους. Η επιφάνεια εκδίδεται με ημερομηνία ισχύος.

Καταγραφή Ιδιοκτησίας και Μεριδίων

Στην καρτέλα «Ιδιοκτήτες» καταχωρείτε τους ιδιοκτήτες με το μερίδιό τους. Στην ιδιοκτησία διαμερισμάτων καταχωρείτε στην Αυστρία τις αξίες χρήσης από την έκθεση αξιολόγησης χρήσης, στη Γερμανία τα μερίδια συνιδιοκτησίας και τον κανονισμό κοινοχρησίας. Το σύνολο ελέγχεται.

Δημιουργία Μισθωτικής Σχέσης

Στην ενότητα «Σχέσεις Χρήσης» κάντε κλικ στο «Νέα». Ο οδηγός σας καθοδηγεί μέσω της μονάδας, της σύμβασης και της προθεσμίας, των ενοικιαστών από τις επαφές σας, των συστατικών στοιχείων του ενοικίου με ΦΠΑ ανά γραμμή, της εγγύησης και της προσαρμογής του ενοικίου (αναπροσαρμογή αξίας, δείκτης ή κλιμακωτό ενοίκιο) καθώς και των νομικών χαρακτηριστικών.

Έλεγχος Νομικής Κατάταξης

Στο τελευταίο βήμα βλέπετε ποιο μισθωτικό δίκαιο ισχύει — αιτιολογημένο βήμα προς βήμα, με παραπομπή και σύνδεσμο στο κείμενο του νόμου. Εάν λείπουν πληροφορίες, η κατάταξη είναι «απροσδιόριστη» και τα ελλείποντα πεδία συνδέονται ως λίστα. Η κατάταξη αποθηκεύεται με τη μισθωτική σχέση.

Επιβεβαίωση ή Παράκαμψη Κατάταξης

Στον φάκελο της μισθωτικής σχέσης μπορείτε να υπολογίσετε εκ νέου, να επιβεβαιώσετε ή να παρακάμψετε την κατάταξη με αιτιολόγηση τουλάχιστον 20 χαρακτήρων. Κάθε έκδοση παραμένει ορατή στο ιστορικό.

Αρχική σελίδα «Τα ακίνητά μου σήμερα»

Μετά τη σύνδεση, ανοίγει η σελίδα «Τα ακίνητά μου σήμερα» (στη διαδρομή Πίνακας ελέγχου). Βλέπετε τι εκκρεμεί σήμερα στα ακίνητά σας: έκτακτα περιστατικά, ληξιπρόθεσμοι έλεγχοι, προθεσμίες, καθυστερήσεις και νέες αναφορές από τον φάκελο πελάτη. Στο επάνω μέρος, οι επιλογές «Ακίνητα», «Ζημιές» και «Εισαγωγή κίνησης λογαριασμού» οδηγούν απευθείας σε περαιτέρω ενέργειες.

Ακίνητα για τα οποία είστε υπεύθυνοι

Οι κάρτες δείχνουν τα ακίνητα για τα οποία είστε υπεύθυνοι, το καθένα με φωτεινό σηματοδότη. Εάν δεν σας έχει ανατεθεί ακόμη κανένα ακίνητο, βλέπετε όλα τα ακίνητα. Η επιλογή «Εμφάνιση όλων» ανοίγει την πλήρη λίστα στην ενότητα «Ακίνητο & Γραφείο».

Ακίνητο & Γραφείο

Στο μενού «Ακίνητο & Γραφείο» βρίσκεται η ίδια ημερήσια λίστα και κάτω από αυτήν οι εισερχόμενες αναφορές από τον φάκελο πελάτη (ζημιά, ένδειξη μετρητή, ανατροφοδότηση από τεχνίτη). Στο επάνω μέρος, οι επιλογές «Ζημιές» και «Έλεγχοι & Προθεσμίες» οδηγούν σε περαιτέρω ενέργειες. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές βλέπουν επιπλέον την επιλογή «Προδιαγραφές».

Προδιαγραφές της διαχείρισής σας

Στην ενότητα «Προδιαγραφές», οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές καθορίζουν χρόνους αντίδρασης, προθεσμίες και όρια – ξεχωριστά από τις νομικές προθεσμίες: για παράδειγμα, «Έγκριση από δύο άτομα από (€, καθαρά)» για παραγγελίες, «Προθεσμίες επιπλέον ως ραντεβού στο ημερολόγιο» και το εταιρικό γραμματοκιβώτιο για την αποστολή email. Δεν αποστέλλεται ποτέ αυτόματα, πάντα μόνο μετά από έγκριση.

Άνοιγμα καρτέλας «Εκκαθάριση»

Ανοίξτε το ακίνητο και επιλέξτε την καρτέλα «Εκκαθάριση». Η επισκόπηση δείχνει ανοιχτά έξοδα, ελλείψεις μετρήσεων, προθεσμίες με φανάρι και ληξιπρόθεσμες προσαρμογές.

Καθορισμός κύκλων και κλειδιών

Στην ενότητα «Κύκλοι & Κλειδιά», η επιλογή «Προτείνετε κύκλους» δημιουργεί τον κύκλο λειτουργικών εξόδων, επιπλέον θέρμανση/ζεστό νερό για κεντρική παροχή και έναν ξεχωριστό κύκλο για ανελκυστήρα ή πλυντήριο. Ένα αποκλίνον κλειδί κατανομής απαιτεί νομική βάση και απόδειξη. Οι ιδιοκτήτες ή οι διαχειριστές το καθιστούν έγκυρο. Στον κύκλο θέρμανσης, εισάγετε τα στοιχεία για την εκκαθάριση των εξόδων θέρμανσης (Αυστρία: διαχωρισμός θέρμανσης/ζεστού νερού, συμφωνία για το μερίδιο κατανάλωσης· Γερμανία: μέθοδος ζεστού νερού, τύπος κτιρίου CO2). Τα είδη κόστους που μπορούν να μετακυλιστούν μόνο με τεκμηριωμένη προϋπόθεση, τα επιλέγετε στον κύκλο μόλις προσκομιστεί η απόδειξη.

Αντιστοίχιση κόστους

Στην ενότητα «Κόστος» εμφανίζονται τα εισερχόμενα τιμολόγια με τον λόγο αντιστοίχισης (κέντρο κόστους, προμηθευτής, σημείο μέτρησης, διεύθυνση). Η επιλογή «Αντιστοίχιση» κατανέμει ένα τιμολόγιο σε κύκλο και είδος κόστους, αν χρειαστεί σε πολλά μέρη. Καταχωρίζετε αποφάσεις, ιδιοπαραγωγές και έσοδα με απόδειξη.

Ανάγνωση μετρητών

Στην ενότητα «Μετρητές» καταχωρίζετε τις ενδείξεις στο τέλος της περιόδου — στο κινητό μέσω «Ανάγνωση στο κινητό» με φωτογραφία — ή εισάγετε το αρχείο της υπηρεσίας μέτρησης. Μια διόρθωση δημιουργεί μια νέα γραμμή με αιτιολογία.

Δημιουργία εκκαθάρισης

Η επιλογή «Νέα εκκαθάριση» ανοίγει τον οδηγό. Επιλέξτε περίοδο και εύρος: στην Αυστρία λειτουργικά έξοδα και έξοδα θέρμανσης ξεχωριστά, στη Γερμανία μια κοινή εκκαθάριση.

Έλεγχος και υπολογισμός

Στο βήμα «Έλεγχος» πατήστε «Υπολογισμός». Θα δείτε θέσεις, μεμονωμένες εκκαθαρίσεις με ανάλυση ΦΠΑ και προεπισκόπηση σε PDF. Ένα κλικ σε έναν αποκλειστή οδηγεί στο κατάλληλο βήμα.

Οριστικοποίηση

Οι ιδιοκτήτες ή οι διαχειριστές οριστικοποιούν την εκκαθάριση. Λαμβάνει έναν αριθμό παραστατικού και είναι έκτοτε αμετάβλητη. Τα λάθη διορθώνονται με μια διόρθωση ως νέα έκδοση.

Αποστολή και καταχώριση παραλαβής

Στην Αυστρία, αναρτάτε την εκκαθάριση λειτουργικών εξόδων και καταχωρίζετε την ημερομηνία ανάρτησης. Στη Γερμανία, καταχωρίζετε την παραλαβή ανά ενοικιαστή — αυτή καθορίζει την προθεσμία λήξης και ένστασης.

Καταχώριση

Η επιλογή «Καταχώριση» καταγράφει τις επιπλέον πληρωμές ως χρέωση και τα πιστωτικά υπόλοιπα ως πιστωτικό στο λογαριασμό του ενοικιαστή. Οι ανοιχτές προκαταβολές της περιόδου διαγράφονται στη Γερμανία. Η κενή κατοικία εμφανίζεται μόνο.

Νέες προκαταβολές

Στο τελευταίο βήμα, το αποτέλεσμα οδηγεί σε προτάσεις για νέες προκαταβολές — με επιστολή και ενσωμάτωση στο ενοίκιο.

Άνοιγμα καταλογισμού

Ανοίξτε το ακίνητο, καρτέλα «Χρήματα / Λίστα υπολοίπων», και κάντε κλικ στην επιλογή «Καταλογισμός» (στη διαδρομή ). Επιλέξτε μήνα, ακίνητο και τι θα καταλογιστεί. Το ενοίκιο προέρχεται από τα συστατικά στοιχεία του μισθώματος, οι προκαταβολές WEG από το καθορισμένο σχέδιο προκαταβολών. Εάν η ημερομηνία λήξης συμπίπτει με Σάββατο ή αργία, μετατίθεται στην επόμενη εργάσιμη ημέρα.

Έλεγχος προεπισκόπησης (δοκιμαστική εκτέλεση)

Η επιλογή «Υπολογισμός προεπισκόπησης» δεν καταχωρεί τίποτα. Βλέπετε τι θα καταχωρηθεί, τι είναι μπλοκαρισμένο (με τα ελλείποντα στοιχεία) και τι θα παραλειφθεί. Εάν κάτι έχει αλλάξει από την προεπισκόπηση, το σύστημα δεν καταχωρεί τίποτα και απαιτεί νέα προεπισκόπηση.

Καταχώρηση

Η επιλογή «Καταχώρηση τώρα» εκχωρεί αριθμούς παραστατικών και καταχωρεί στους λογαριασμούς ενοικιαστών ή ιδιοκτητών. Ένας λογαριασμός ενοικιαστή δημιουργείται με την πρώτη καταχώρηση. Μια δεύτερη εκτέλεση για τον ίδιο μήνα δεν καταχωρεί τίποτα διπλά. Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και οι διευθυντές επιτρέπεται να καταχωρούν.

Ακύρωση αντί αντικατάστασης

Έναν λανθασμένο καταλογισμό τον ακυρώνετε με «Ακύρωση» μέσω αντιλογισμού – δεν αντικαθίσταται ποτέ. Τα ήδη εξοφλημένα ποσά παραμένουν ως πιστωτικό υπόλοιπο. Οι πληρωμές εξοφλούνται σύμφωνα με τον νόμο: Αυστρία § 1415/§ 1416 ABGB, Γερμανία §§ 366, 367 BGB. Η λίστα υπολοίπων στην καρτέλα «Χρήματα / Λίστα υπολοίπων» δείχνει για κάθε λογαριασμό το χρεωστικό, το πιστωτικό και το υπόλοιπο. Ένα κλικ ανοίγει το φύλλο λογαριασμού.

Διαδικασία υπενθύμισης

Στο μενού «Διαχείριση οφειλών» (στη διαδρομή ) επιλέγετε ακίνητο και ημερομηνία αναφοράς. Η «Προεπισκόπηση» υπολογίζει για κάθε λογαριασμό το επόμενο στάδιο υπενθύμισης με αποκλεισμούς, προθεσμίες και τόκους. Η επιλογή «Δημιουργία προτάσεων» δημιουργεί τις προτάσεις υπενθύμισης για έλεγχο.

Τόκοι υπερημερίας και έξοδα υπενθύμισης

Κατά την έγκριση, επιλέγετε εάν θα συμπεριληφθούν οι επιλογές «Καταχώρηση τόκων υπερημερίας έως την ημερομηνία αναφοράς» και «Καταχώρηση εξόδων υπενθύμισης». Προσωρινές περίοδοι (βασικό επιτόκιο δεν έχει ακόμη ανακοινωθεί) δεν καταχωρούνται. Τα έξοδα υπενθύμισης καταχωρούνται μόνο εάν έχουν συμφωνηθεί ή είναι επιτρεπτά.

Έγκριση και αποστολή

Η επιλογή «Έγκριση» δίνει στην υπενθύμιση έναν αριθμό παραστατικού – δεν αποστέλλεται τίποτα. Η επιλογή «Αποστολή» την στέλνει «Αποστολή μέσω email» ως PDF. Την ταχυδρομική αποστολή, συστημένη επιστολή ή προσωπική παράδοση την αναλαμβάνετε εσείς και την σημειώνετε με «Σημείωση ως απεσταλμένη». Στη συνέχεια, καταχωρείτε με «Καταχώρηση παραλαβής» την ημερομηνία παραλαβής και, εάν χρειάζεται, επισυνάπτετε ένα αποδεικτικό (π.χ. απόδειξη παραλαβής).

Λόγος καταγγελίας μόνο ως ειδοποίηση

Η υπενθύμιση δείχνει εάν και από πότε μπορεί να υπάρξει λόγος καταγγελίας λόγω καθυστέρησης πληρωμής (Γερμανία § 543 BGB, Αυστρία § 30 MRG). Αυτό είναι μόνο μια ειδοποίηση: Το σύστημα δεν εκκινεί ποτέ καταγγελία – η απόφαση λαμβάνεται από τη διαχείριση.

Δημιουργία εντολής SEPA

Στην ενότητα «SEPA-Άμεση χρέωση» (στη διαδρομή, επίσης στην καρτέλα «Χρήματα / Λίστα υπολοίπων») επιλέγετε το ακίνητο. Χρειάζεται ενεργό λογαριασμό με IBAN και αναγνωριστικό πιστωτή του κατόχου του λογαριασμού. Η επιλογή «Δημιουργία εντολής» καταχωρεί την εντολή ανά λογαριασμό προσώπου – βασική άμεση χρέωση (CORE) ή εταιρική άμεση χρέωση (B2B) – με τη σάρωση της υπογεγραμμένης εντολής.

Δημιουργία διαδικασίας άμεσης χρέωσης

Η επιλογή «Νέα διαδικασία άμεσης χρέωσης» περιλαμβάνει καταχωρημένους καταλογισμούς με τρόπο πληρωμής άμεση χρέωση και ενεργή εντολή. Η επιλογή «Δημιουργία διαδικασίας» την δημιουργεί. Εάν μια ημερομηνία δεν είναι πλέον εφικτή, την μεταφέρετε με «Αλλαγή ημερομηνίας». Η επιλογή «Απόρριψη διαδικασίας» απελευθερώνει ξανά τους καταλογισμούς.

Αρχείο τράπεζας (pain.008) και υποβολή

Η επιλογή «Δημιουργία αρχείου» δημιουργεί το αρχείο άμεσης χρέωσης SEPA (pain.008) για λήψη. Την υποβολή την κάνετε μέσω online-banking και στη συνέχεια την αναφέρετε με «Αναφορά υποβολής».

Ανάκτηση τραπεζικών δεδομένων (EBICS)

Εάν έχει ρυθμιστεί σύνδεση EBICS για την εταιρεία (Εισερχόμενα τιμολόγια → Ρυθμίσεις → Ανάκτηση τραπεζικών δεδομένων), τα αντίγραφα κίνησης των λογαριασμών ακινήτων λαμβάνονται αυτόματα καθημερινά. Καταλήγουν μόνο στη διαχείριση ακινήτων, ποτέ στο εταιρικό banking – τα χρήματα των ενοικιαστών και των ιδιοκτητών είναι χρήματα εμπιστοσύνης.

Εισαγωγή κίνησης λογαριασμού ως αρχείο

Χωρίς EBICS, ανοίγετε την ενότητα «Κίνηση λογαριασμού & Εισερχόμενες πληρωμές» (στη διαδρομή ) και εισάγετε με «Εισαγωγή κίνησης λογαριασμού» το αρχείο της τράπεζάς σας (CAMT.053 ή MT940). Το IBAN καθορίζει τον λογαριασμό ακινήτου. Μια δεύτερη εισαγωγή του ίδιου αποσπάσματος δεν καταχωρεί τίποτα διπλά.

Αντιστοίχιση πληρωμών

Στην ενότητα «Αντίγραφο κίνησης & Εισερχόμενες πληρωμές», για κάθε πληρωμή υπάρχει μια πρόταση με φανάρι: αναφορά πληρωμής, γνωστός IBAN (ακόμη και για μερική, υπερβολική ή ομαδική πληρωμή) ή όνομα του πληρωτή. Εάν ο σκοπός πληρωμής αναφέρει διαφορετικό λογαριασμό, ο λογαριασμός του IBAN δεν προτείνεται. Μόνο οι σαφείς πληρωμές καταχωρούνται αυτόματα – και μόνο εάν το επιτρέπει η ρύθμιση αυτονομίας.

Λάβετε υπόψη τις σημειώσεις

Μια αναφορά άλλου ακινήτου, ενός κλειστού λογαριασμού ή «Εγγύηση» στον λογαριασμό ακινήτου δεν καταχωρείται ποτέ ως ενοίκιο – η σημείωση αναφέρει τι πρέπει να γίνει (επιστροφή ή μεταφορά στον λογαριασμό εγγύησης).

Μεταφορά κίνησης λογαριασμού στο chat του AIRIS

Μπορείτε επίσης να μεταφέρετε το αρχείο κίνησης λογαριασμού στο chat του AIRIS. Το AIRIS το διαβάζει και αναφέρει λογαριασμό, περίοδο και κινήσεις. Τα σαφή στοιχεία καταχωρούνται μόνο μετά το «Ναι, καταχώρηση» από εσάς, τα υπόλοιπα παραμένουν στην ενότητα «Κίνηση λογαριασμού & Εισερχόμενες πληρωμές» για χειροκίνητη αντιστοίχιση. Μια δεύτερη εισαγωγή δεν καταχωρεί τίποτα διπλά. Τα δεδομένα της κίνησης λογαριασμού (ονόματα, IBAN, σκοπός χρήσης) δεν μεταφέρονται σε κανένα γλωσσικό μοντέλο.

Πρόταση μεταφοράς

Στην ενότητα «Εξερχόμενες πληρωμές» βρίσκονται ανοιχτά τιμολόγια προμηθευτών, πιστώσεις και εγγυήσεις λήξαντων συμβάσεων. Η «Πρόταση» δημιουργεί μια μεταφορά από τον λογαριασμό ακινήτου – δεν μεταφέρονται ακόμη χρήματα.

Έγκριση (Τέσσερα μάτια)

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιτρέπεται να εγκρίνουν. Πάνω από το όριο αρμοδιότητας της σύμβασης διαχείρισης (χωρίς αξία: 1.000 €) πρέπει να εγκρίνουν δύο διαφορετικά άτομα. Οι πληρωμές σε λογαριασμό της διαχείρισης πάντα.

Αρχείο τράπεζας ή EBICS

Η «Δημιουργία αρχείου τράπεζας» δημιουργεί ένα αρχείο μεταφοράς SEPA (pain.001) για κάθε λογαριασμό ακινήτου. Ανεβάστε το στο banking και σημειώστε το – ή υποβάλετέ το απευθείας μέσω της σύνδεσης EBICS.

Εκτέλεση και καταχώριση

Εάν η μεταφορά εμφανιστεί στο επόμενο αντίγραφο κίνησης, έχει την ένδειξη «εκτελέστηκε». Η «Καταχώριση» καταγράφει την πληρωμή κόστους, την εκταμίευση της πίστωσης ή την επιστροφή της εγγύησης. Μια επιστρεφόμενη μεταφορά αναφέρεται.

Άνοιγμα ληξιπρόθεσμων προσαρμογών

Στην καρτέλα «Εκκαθάριση» στην ενότητα «Αναπροσαρμογή αξίας» (Αυστρία) ή «Δείκτης & Κλιμάκωση» (Γερμανία) βρίσκονται οι συμβάσεις με ληξιπρόθεσμη προσαρμογή, με δείκτη και περίοδο αποκλεισμού.

Υπολογισμός

Η επιλογή «Υπολογισμός» δημιουργεί ένα πρωτόκολλο: παλιός και νέος δείκτης με πηγή και έκδοση, αλλαγή, ανώτατο όριο, στρογγυλοποίηση και ημερομηνία ισχύος.

Έγκριση και επιστολή

Μετά την έγκριση από τους ιδιοκτήτες ή τους διαχειριστές, η επιστολή είναι διαθέσιμη σε μορφή PDF.

Αποστολή και παραλαβή

Στείλτε την επιστολή και καταχωρίστε την παραλαβή. Η ισχύς υπολογίζεται εκ νέου με την παραλαβή. Στη Γερμανία, ο οδηγός δείχνει την ετήσια απαγόρευση του μισθώματος με δείκτη.

Ανάληψη

Η επιλογή «Ανάληψη» τερματίζει το προηγούμενο ποσό και δημιουργεί το νέο συστατικό του ενοικίου. Η χρέωση το χρησιμοποιεί από την επόμενη περίοδο.

Προετοιμασία αύξησης ενοικίου (Γερμανία)

Στον φάκελο της σύμβασης, η καρτέλα «Αυξήσεις» ανοίγει τον οδηγό «Προετοιμασία αύξησης ενοικίου (§ 558 BGB)»: αρχική κατάσταση, περίοδος αποκλεισμού και αναμονής, αιτιολόγηση με πίνακα ενοικίων, εκτίμηση ή συγκριτικά διαμερίσματα, ανώτατο όριο, νέο ενοίκιο και έλεγχος. Ο υπολογισμός γίνεται στον κινητήρα. Κάθε αριθμός έχει μια διαδρομή υπολογισμού.

Έγκριση, αποστολή, καταγραφή παραλαβής

Οι ιδιοκτήτες ή οι διαχειριστές εγκρίνουν το έγγραφο — ο αριθμός φακέλου και η κατάσταση παγώνουν. Το DivineMind δεν αποστέλλει τίποτα μόνο του: κατεβάστε το PDF, στείλτε το, σημειώστε την αποστολή και καταγράψτε την παραλαβή. Μόνο με την παραλαβή αρχίζουν να ισχύουν οι προθεσμίες συναίνεσης και αγωγής.

Απάντηση και μεταφορά

Καταγράψτε τη συναίνεση (συμπεριλαμβανομένης της μερικής ή μέσω πληρωμής), την απόρριψη, την αγωγή και την απόφαση. Η «Μεταφορά στο ενοίκιο» τερματίζει το προηγούμενο ποσό την προηγούμενη ημέρα και εφαρμόζει το νέο από την ημερομηνία ισχύος. Οι επιβαρύνσεις εκσυγχρονισμού εμφανίζονται ως ξεχωριστή γραμμή.

Εκσυγχρονισμός και πλαφόν ενοικίου

Η καρτέλα «Εκσυγχρονισμός» του ακινήτου οδηγεί από το έργο, μέσω της ανακοίνωσης και της ολοκλήρωσης, στην αύξηση ανά ενοικιαστή. Στην ενότητα, η καρτέλα «Ενοίκιο» ελέγχει το επιτρεπόμενο ενοίκιο κατά την εκ νέου μίσθωση και δημιουργεί την πληροφορία πριν από τη δήλωση της σύμβασης.

Αυστρία: Διαμόρφωση ενοικίου και εκκαθάριση κύριου ενοικίου

Στην καρτέλα «Μίσθωμα» της μονάδας δημιουργείται το ανώτατο όριο σύμφωνα με το § 16 MRG (ενδεικτική τιμή ή κατηγορία) με προσθήκες και αφαιρέσεις, θέση, χρονική διάρκεια και απόδειξη, ως PDF. Η αύξηση § 45, η είσοδος § 46, § 46a, § 12a και η ανακαίνιση § 16 παρ. 10 ξεκινούν στην καρτέλα «Αυξήσεις» της σύμβασης. Η εκκαθάριση κύριου μισθώματος σύμφωνα με το § 20 MRG δημιουργείται στην καρτέλα «Κύριο μίσθωμα» του ακινήτου, επίσης ως PDF.

Προθεσμίες και πίνακες ενοικίων

Στην ενότητα «Ενοίκιο & Μεταφορά» βρίσκονται όλες οι προθεσμίες με φανάρι και οι πίνακες ενοικίων (πάντα με πηγή). Η αρχική σελίδα εμφανίζει ανοιχτές διαδικασίες, προθεσμίες, καταγγελίες και ελλείψεις βάσεων όπως η κατάσταση της περιοχής ή νέες τιμές αναφοράς.

Μεταφορά δεδομένων

Στην ενότητα «Μεταφορά δεδομένων» κατεβάζετε το πρότυπο Excel, ανεβάζετε το συμπληρωμένο αρχείο, αντιστοιχίζετε στήλες και ξεκινάτε τη δοκιμαστική εκτέλεση. Δεν καταχωρεί τίποτα και εμφανίζει μια λίστα σφαλμάτων ανά γραμμή. Μετά την αντιστοίχιση προσώπων και τα αθροίσματα ελέγχου, οι ιδιοκτήτες ή οι διαχειριστές αναλαμβάνουν την παρτίδα, την ελέγχουν στο προϊόν και οριστικοποιούν τα υπόλοιπα.

Άνοιγμα διαχείρισης WEG

Μέσω του μενού «Διαχείριση WEG» ή της καρτέλας «WEG» ενός ακινήτου με ιδιοκτησία διαμερίσματος. Στην κορυφή βρίσκονται οι ανοιχτές προθεσμίες όλων των κτιρίων με φανάρι, κάτω από αυτές οι υπο-καρτέλες Επισκόπηση, Οικονομικό σχέδιο, Ετήσιος λογαριασμός, Αποθεματικό, Συνελεύσεις, Αποφάσεις και Διαχείριση.

Οικονομικό σχέδιο ή πρόβλεψη

Ο οδηγός σας καθοδηγεί στην περίοδο, τις θέσεις, τα κλειδιά κατανομής, τις πληροφορίες, τα μεμονωμένα σχέδια ανά μονάδα και τον καθορισμό. Οι προκαταβολές χρεώνονται στη συνέχεια μέσω του κύκλου χρημάτων.

Σύγκληση συνέλευσης

Στην ενότητα «Συνελεύσεις» δημιουργείτε ημερομηνία, τόπο ή διαδικτυακό χώρο και ημερήσια διάταξη. Η πρόσκληση καταχωρείται με τρόπο παράδοσης και προθεσμίες ανά ιδιοκτήτη και αποστέλλεται μόνο με ένα κουμπί. Οι διαδικτυακοί συμμετέχοντες εισέρχονται μέσω της αίθουσας αναμονής του DivineMeet. Δεν υπάρχει καταγραφή. Η τήρηση πρακτικών είναι δυνατή μόνο με τη συγκατάθεση όλων των παρόντων (βλ. «Συνέλευση ζωντανά»).

Ψηφοφορία και πρακτικά

Στη διαχείριση της συνέλευσης καταγράφετε την παρουσία και τις πληρεξουσιότητες, καθώς και τις ψήφους ανά θέμα ημερήσιας διάταξης. Το αποτέλεσμα καθορίζεται με βάση τη μέθοδο υπολογισμού σύμφωνα με το δίκαιο της χώρας. Ακολουθούν τα πρακτικά, οι υπογραφές και —στη Γερμανία— η συλλογή αποφάσεων.

Απόφαση με κυκλοφορία

Αποφάσεις χωρίς συνέλευση ξεκινάτε στην ενότητα «Συνελεύσεις» με «Έναρξη κυκλοφορίας». Οι ψήφοι καταγράφονται ανά ιδιοκτήτη με προθεσμία και αξιολογούνται όπως στη συνέλευση.

Ετήσιος λογαριασμός

Στην ενότητα «Ετήσιος λογαριασμός» υπολογίζετε τον λογαριασμό της κοινότητας και τους μεμονωμένους λογαριασμούς ανά ιδιοκτήτη, τους καθορίζετε, τους αποστέλλετε και καταχωρείτε τις συμπληρωματικές πληρωμές και τα υπόλοιπα στον λογαριασμό του ιδιοκτήτη — κάθε βήμα με ένα κουμπί.

Αποθεματικό και διαχείριση

Το «Αποθεματικό» δείχνει το υπόλοιπο, τις εισφορές και τις αναλήψεις. Εκεί δημιουργείται επίσης η έκθεση περιουσίας (Γερμανία) ή ο λογαριασμός αποθεματικού κατά την αλλαγή διαχειριστή (Αυστρία). Στην ενότητα «Διαχείριση» διατηρείτε την εντολή διαχειριστή, το συμβούλιο, την αλλαγή ιδιοκτήτη, τα στοιχεία παράδοσης και τις μονάδες ψηφοφορίας.

Διεύθυνση συνέλευσης

Την ημέρα της συνέλευσης, ανοίγετε την συνέλευση στην ενότητα «Διαχείριση WEG» → «Συνελεύσεις» και κάνετε κλικ στην επιλογή «Διεύθυνση συνέλευσης». Εάν δεν υπάρχει ακόμη διαδικτυακός χώρος, η επιλογή «Δημιουργία διαδικτυακού χώρου» τον δημιουργεί. Η επιλογή «Άνοιγμα ως οικοδεσπότης» ξεκινά το DivineMeet, η επιλογή «Αντιγραφή συνδέσμου για ιδιοκτήτες» παρέχει τον σύνδεσμο για την διαδικτυακή συμμετοχή.

Αντιστοίχιση επισκεπτών Meet στη μονάδα

Οι ιδιοκτήτες εισέρχονται μέσω της αίθουσας αναμονής. Μετά την είσοδο, ως πρόεδρος, ελέγχετε την ταυτότητα, επιλέγετε τον κάτοχο ψήφου και κάνετε κλικ στην επιλογή «Ταυτότητα ελεγμένη – αντιστοίχιση». Μόνο μετά από αυτό μπορεί ο επισκέπτης να ψηφίσει. Για ξένους κατόχους ψήφου, η ψηφοφορία είναι αποκλεισμένη.

Ζωντανή ψηφοφορία

Για κάθε θέμα της ημερήσιας διάταξης, η επιλογή «Άνοιγμα ψηφοφορίας» ξεκινά την ψηφοφορία. Οι διαδικτυακοί επισκέπτες του Meet και ο φάκελος πελάτη ψηφίζουν μόνοι τους. Τις ψήφους στον χώρο τις καταχωρείτε στην κάρτα ψηφοφορίας. Βλέπετε συνεχώς τις δοθείσες ψήφους, την παρουσία, τη διαδικτυακή συμμετοχή και την απαρτία.

Καταγραφή αποτελέσματος

Στη Γερμανία, η επιλογή «Κλείσιμο, ανακοίνωση και καταχώρηση στο αρχείο αποφάσεων» κλείνει το θέμα και καταχωρεί την απόφαση απευθείας στο αρχείο αποφάσεων. Στην Αυστρία, η επιλογή «Κλείσιμο και καταγραφή αποτελέσματος» καταγράφει το αποτέλεσμα. Στη συνέχεια ακολουθεί η ανάρτηση στο κτίριο και η αποστολή (§ 24 παρ. 5 WEG 2002), από τις οποίες αρχίζει η προθεσμία προσβολής. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιτρέπεται να καταγράφουν.

Πρακτικά μόνο με τη συγκατάθεση όλων

Στην ενότητα «Απομαγνητοφώνηση για τα πρακτικά» ενεργοποιείτε με «Ενεργοποίηση απομαγνητοφώνησης» μια καταγραφή – αυτή λειτουργεί μόνο εφόσον όλοι οι παρόντες έχουν συναινέσει. Εάν κάποιος εισέλθει χωρίς συναίνεση, σταματά αμέσως. Δεν υπάρχει καταγραφή. Τα πρακτικά τα γράφει η διαχείριση. Τα αποτελέσματα προέρχονται πάντα από την καταμέτρηση.

Εξαγωγή DATEV/BMD ανά ακίνητο

Στην ενότητα «Εξαγωγή DATEV/BMD» επιλέγετε ακίνητο, λογαριασμό και περίοδο (ένα ημερολογιακό έτος). Η προεπισκόπηση εμφανίζει όλες τις εγγραφές με λογαριασμό, αντίθετο λογαριασμό και υποδείξεις. Η επιλογή «Λήψη εξαγωγής» παρέχει ένα αρχείο ZIP με τη δέσμη εγγραφών, τους προσωποπαγείς λογαριασμούς και την αντιστοίχιση λογαριασμών, αρχειοθετώντας τα με άθροισμα ελέγχου. Η εξαγωγή αποτελεί ξεχωριστό εντολέα για τον φοροτεχνικό του ιδιοκτήτη – τα ενοίκια και τα κοινόχρηστα δεν εμφανίζονται ποτέ στην εξαγωγή για τον φοροτεχνικό της εταιρείας σας.

Λογιστικό σχέδιο και αντιστοίχιση λογαριασμών

Στην καρτέλα «Ρυθμίσεις» ορίζετε τη μορφή (DATEV ή BMD), το λογιστικό σχέδιο, καθώς και τον αριθμό συμβούλου και εντολέα. Οι λογαριασμοί αποτελούν προτάσεις του λογιστικού σχεδίου. Κάθε κατηγορία μπορεί να αλλάξει σε δικό της λογαριασμό – παρακαλούμε συνεννοηθείτε με τον φοροτεχνικό σας.

Εκκαθάριση ιδιοκτήτη

Στην ενότητα «Εκκαθάριση ιδιοκτήτη» επιλέγετε τη σύμβαση διαχείρισης (διαχείριση μίσθωσης ή διαχείριση διαιρεμένης ιδιοκτησίας) και τον μήνα. Η προεπισκόπηση εμφανίζει εισπράξεις ενοικίων, πληρωθέντα έξοδα ή κοινόχρηστα, αμοιβή διαχείρισης βάσει σύμβασης, αποθεματικό, υπόλοιπο και την πρόταση καταβολής. Επιλέξτε «Δημιουργία ως προσχέδιο» και έπειτα «Οριστικοποίηση» – κατόπιν η εκκαθάριση καθίσταται αμετάβλητη και αποθηκεύεται ως PDF.

Αποστολή και καταβολή

Αποστείλετε την εκκαθάριση μέσω e-mail ή διαθέστε την στον φάκελο πελάτη του ιδιοκτήτη. Η επιλογή «Ανάθεση καταβολής» δημιουργεί στις εξερχόμενες πληρωμές μια μεταφορά από τον λογαριασμό του ακινήτου. Η έγκριση, η αρχή των τεσσάρων οφθαλμών και το τραπεζικό αρχείο εκτελούνται εκεί.

Ηλεκτρονικό τιμολόγιο για απαιτήσεις πληρωμής

Στην ενότητα «Ηλ. τιμολόγιο» εμφανίζονται όλες οι καταχωρημένες απαιτήσεις πληρωμής με ΦΠΑ και το αν το ηλ. τιμολόγιο είναι υποχρεωτικό (Γερμανία: § 14 UStG με μεταβατικές περιόδους, Αυστρία: προαιρετικά με συναίνεση). Ο «Έλεγχος» εμφανίζει στοιχεία που λείπουν, ενώ η «Λήψη» δημιουργεί XRechnung, ZUGFeRD ή ebInterface και αρχειοθετεί το πρωτότυπο.

Μηνιαίες πληροφορίες κατανάλωσης (§ 6a HeizkostenV)

Για μετρητές εξ αποστάσεως ανάγνωσης, εισάγετε τις μηνιαίες τιμές της υπηρεσίας καταμέτρησης μέσω της εισαγωγής μετρήσεων. Στην ενότητα «Πληροφορίες κατανάλωσης» βλέπετε ανά χρήστη την κατανάλωση σε kWh σε σύγκριση με τον προηγούμενο μήνα, τον αντίστοιχο μήνα του προηγούμενου έτους και τον μέσο χρήστη. Η «Δημιουργία» οριστικοποιεί τις τιμές, η «Αποστολή» τις στέλνει μέσω e-mail ή τις διαθέτει στον φάκελο πελάτη. Οι τιμές που λείπουν αναφέρονται ρητά και δεν εκτιμώνται ποτέ κατά προσέγγιση.

Έναρξη ημέρας εκκαθάρισης

Στην «Ημέρα εκκαθάρισης» επιλέγετε ακίνητο, έτος και εύρος (λειτουργικά έξοδα, έξοδα θέρμανσης ή και τα δύο). Εναλλακτικά, πείτε στο AIRIS «Κάνε την εκκαθάριση κοινοχρήστων 2025 για το L-003» – ο βοηθός και η συνομιλία μοιράζονται την ίδια ενδιάμεση κατάσταση.

Τιμολόγια από τα εισερχόμενα

Η «Ανάγνωση εισερχομένων» προωθεί μηνύματα με συνημμένα τιμολόγια στην αναγνώριση παραστατικών του DivineFinance. Εάν αναγνωριστεί ο αριθμός ακινήτου ή η διεύθυνση, το τιμολόγιο λαμβάνει το κέντρο κόστους του ακινήτου. Η επιλογή «Αποδοχή σαφών ως παραστατικά κόστους» δημιουργεί τα παραστατικά κόστους. Τιμολόγια χωρίς σαφές είδος κόστους αντιστοιχίζονται χειροκίνητα στην εκκαθάριση. Τα μηνύματα από ενοικιαστές και ιδιοκτήτες δεν διαβάζονται ποτέ.

Αίτημα για ελλείπουσες ενδείξεις μετρητών

Εάν λείπει ένδειξη μετρητή στο τέλος της περιόδου, το «Αίτημα από ενοικιαστές» ζητά την ένδειξη από τους τρέχοντες χρήστες: στον φάκελο πελάτη (ειδοποίηση push και ενημέρωση) ή μέσω e-mail, διαφορετικά ως επιστολή προς εκτύπωση. Ο ενοικιαστής δηλώνει την ένδειξη στον φάκελο πελάτη στην ενότητα «Δήλωση ένδειξης μετρητή». Εσείς αποδέχεστε την ένδειξη ως συνήθως στην επιλογή «Από τον φάκελο πελάτη».

Προσχέδιο και πρωτόκολλο ελέγχου

Ο «Υπολογισμός προσχεδίου» χρησιμοποιεί τον μηχανισμό υπολογισμού της διαχείρισης. Ο «Έλεγχος» αποθηκεύει ένα πρωτόκολλο ελέγχου με χρωματική σήμανση: εμπόδια, εγγραφές χωρίς παραστατικό, μη αποδεκτά τιμολόγια, ελλείπουσες ενδείξεις, σύγκριση προηγούμενου έτους ανά είδος κόστους (από 20% και 100 €), ασυνήθιστα υπόλοιπα προς πληρωμή και την προθεσμία. Το πρωτόκολλο διατίθεται ως PDF και αντιστοιχεί αποκλειστικά στο προσχέδιο που ελέγχθηκε.

Έγκριση και αποστολή

Χωρίς κόκκινη σήμανση, οι διαχειριστές ή ιδιοκτήτες εγκρίνουν: Η εκκαθάριση οριστικοποιείται (Αυστρία: ανάρτηση/Legung σήμερα) και αποστέλλεται στον φάκελο πελάτη ή μέσω e-mail. Οι παραλήπτες με ταχυδρομική παράδοση επισημαίνονται για εκτύπωση. Το AIRIS πραγματοποιεί αποστολή μόνο κατόπιν ρητής έγκρισής σας.

Ο ενοικιαστής ρωτά, το AIRIS εξηγεί

Στον φάκελο πελάτη, ο ενοικιαστής μπορεί να υποβάλει ερωτήσεις σχετικά με την εκκαθάρισή του, όπως «Γιατί είναι τόσο υψηλό το υπόλοιπο πληρωμής μου;». Το AIRIS απαντά αποκλειστικά βάσει του υπολογιστικού πρωτοκόλλου της συγκεκριμένης εκκαθάρισης (αναλογία, προκαταβολές, μεγαλύτερα έξοδα, προηγούμενο έτος), εμφανίζει τα παραστατικά των χρεώσεών του και αναφέρει την προθεσμία υποβολής ενστάσεων με τη σχετική παραπομπή. Το AIRIS δεν εκτελεί υπολογισμούς: κάθε αριθμός της απάντησης επαληθεύεται από το πρωτόκολλο, ενώ δεν έχει πρόσβαση σε δεδομένα άλλων ενοικιαστών.

Καταγραφή καταγγελίας

Στην ενότητα «Αλλαγή μισθωτή» → «Νέα αλλαγή μισθωτή» επιλέγετε ακίνητο και μονάδα και καταχωρίζετε ποιος κατήγγειλε τη σύμβαση, πότε παραλήφθηκε η καταγγελία και σε ποια μορφή (με σάρωση της επιστολής). Η λήξη της σύμβασης υπολογίζεται αυτόματα με βήματα υπολογισμού και νομική παραπομπή: Γερμανία § 573c BGB (3η εργάσιμη ημέρα, προθεσμίες εκμισθωτή μετά από 5 και 8 έτη, έγγραφος τύπος § 568 BGB), Αυστρία § 560 ZPO και § 33 MRG. Μια καταγγελία μέσω e-mail εμφανίζεται ως άκυρη λόγω έλλειψης τύπου. Η επιλογή «Καταχώριση λήξης σύμβασης στο μισθωτήριο» ορίζει τη λήξη μόνο μετά από δικό σας κλικ.

Παράδοση

Η «Δημιουργία πρωτοκόλλου επιστροφής» ανοίγει το γνωστό πρωτόκολλο παράδοσης: χώροι, ελαττώματα με φωτογραφίες, ενδείξεις μετρητών, κλειδιά και υπογραφές αμφότερων των πλευρών. Οι ενδείξεις μετρητών μεταφέρονται στην εκκαθάριση κατά την ολοκλήρωση.

Αγγελία και υποψήφιοι

Η αγγελία δημιουργείται στην ενότητα μεσιτείας, συνδεδεμένη με τη μονάδα. Μετά τη δημοσίευση λαμβάνει έναν σύνδεσμο· τα αιτήματα καταλήγουν ως επαφές στο CRM και μετατρέπονται σε υποψηφίους με το «Μεταφορά αιτημάτων από την αγγελία». Για κάθε υποψήφιο καταχωρίζετε την επίσκεψη και την υπεύθυνη δήλωση – μόνο επιτρεπόμενες ερωτήσεις, διαβαθμισμένες ανάλογα με το στάδιο της διαδικασίας.

Συγκατάθεση και πιστοληπτική ικανότητα

Πριν από τον έλεγχο πιστοληπτικής ικανότητας, ο υποψήφιος δίνει τη συγκατάθεσή του (κείμενο με άθροισμα ελέγχου, υπογραφή στην οθόνη, σε χαρτί ή μέσω e-mail· ανακλήσιμη ανά πάσα στιγμή). Το ερώτημα στην KSV1870 (Αυστρία) ή στη SCHUFA (Γερμανία) απαιτεί σύμβαση με τον πάροχο – έως τότε εκτελείται σε δοκιμαστική λειτουργία σε εταιρείες επίδειξης, με σαφή σήμανση «όχι πραγματική πληροφόρηση». Χρήση χωρίς σύμβαση: μεταφόρτωση της βεβαίωσης που προσκόμισε ο υποψήφιος και καταχώριση του αποτελέσματος. Αποθηκεύεται μόνο ο φωτεινός σηματοδότης· μετά από απόρριψη, τα δεδομένα ανωνυμοποιούνται μετά την παρέλευση της προθεσμίας.

Μισθωτήριο συμβόλαιο με υπογραφή

Μετά την αποδοχή, η σύμβαση δημιουργείται από το πρότυπο με τα ποσά σας· το DivineMind ελέγχει την εγγύηση ως προς το ανώτατο όριο (§ 551 BGB). Μια σύμβαση αορίστου χρόνου είναι άτυπη: ο μισθωτής υπογράφει στην οθόνη ή μέσω συνδέσμου στο κινητό, και η διαχείριση υπογράφει επίσης. Εάν η σύμβαση απαιτεί έγγραφο τύπο (ορισμένου χρόνου, μακροχρόνια παραίτηση από καταγγελία), επιτρέπεται μόνο έντυπη μορφή με ιδιόχειρη υπογραφή ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Η «Ολοκλήρωση σύμβασης» δημιουργεί τη νέα μισθωτική σχέση.

Εγγύηση και μετακόμιση

Η εγγύηση καταχωρίζεται στη νέα σύμβαση – ως χρηματικό ποσό μόνο σε λογαριασμό εγγυήσεων του ακινήτου, διαχωρισμένο από τον λογαριασμό διαχείρισης. Για τη μετακόμιση: πρωτόκολλο εισόδου με ενδείξεις μετρητών, «Υπολογισμός προεπισκόπησης» και «Καταχώριση χρέωσης ενοικίου» για τον πρώτο μήνα (δημιουργεί την καρτέλα μισθωτή) και «Δήλωση αλλαγής χρήστη» ως αρχείο ARGE για την υπηρεσία μέτρησης. Όταν ολοκληρωθούν όλα τα βήματα, κλείνετε την αλλαγή μισθωτή. Το AIRIS γνωρίζει ανά πάσα στιγμή την κατάσταση.

Καταχώριση υπηρεσίας μέτρησης

Στην ενότητα «Υπηρεσία μέτρησης» επιλέγετε για κάθε ακίνητο τον πάροχο, τη μορφή ανταλλαγής (ARGE-HeiWaKo 3.10 ή αρχείο μετρήσεων) καθώς και τον αριθμό πελάτη και ακινήτου σας στην υπηρεσία μέτρησης.

Εισαγωγή αρχείων

Μεταφορτώστε το αρχείο της υπηρεσίας μέτρησης και εκκινήστε τη δοκιμαστική εκτέλεση. Αρχεία ARGE: Οι ενδείξεις μετρητών καταχωρίζονται στις μετρήσεις, τα αποτελέσματα εκκαθάρισης ανά χρήστη αποθηκεύονται για διασταύρωση. Τα αρχεία μετρήσεων (CSV/Excel) αναγνωρίζονται μέσω των ονομάτων στηλών – βλέπετε την αντιστοίχιση πριν την αποδοχή. Τα προφίλ των παρόχων δεν έχουν ελεγχθεί με πρωτότυπα αρχεία χωρίς σύμβαση.

Δήλωση αλλαγής χρήστη

Η επιλογή «Λήψη» ή «Δημιουργία και αποθήκευση στον φάκελο» δημιουργεί το αρχείο ARGE με όλους τους χρήστες και τις περιόδους διαμονής της περιόδου εκκαθάρισης, συμπεριλαμβανομένων των κενών διαστημάτων. Μέσα από την αλλαγή μισθωτή, η «Δήλωση αλλαγής χρήστη» δηλώνει μόνο το συγκεκριμένο διαμέρισμα.

Τηλεμέτρηση

Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές ενεργοποιούν τη διεπαφή: Μια ασύρματη πύλη (Gateway) ή η υπηρεσία μέτρησης στέλνει ενδείξεις μετρητών με το κλειδί στο DivineMind. Αυτές περνούν από τον ίδιο έλεγχο όπως κάθε εισαγωγή. Το κλειδί εμφανίζεται μόνο μία φορά.

Καρτέλες «Λειτουργία» και «Γραφείο»

Στο ακίνητο, η καρτέλα «Λειτουργία» συγκεντρώνει ζημιές, παραγγελίες, «Εγκαταστάσεις & Έλεγχοι» και προθεσμίες του κτιρίου, η καρτέλα «Γραφείο» εγκυκλίους, παρόχους υπηρεσιών, λίστα ενοικιαστών και κλειδιά. Σε όλα τα ακίνητα, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις ίδιες λίστες από την ενότητα «Ακίνητο & Γραφείο».

Αναφορά ζημιάς από email

Στην ενότητα «Ζημιές & Αναφορές», το μπλοκ «Από τηλέφωνο & email» εμφανίζει αναφορές ζημιών από email στο συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιό σας. Ο αναφέρων αναγνωρίζεται μέσω του αρχείου επαφών σας και αντιστοιχίζεται στη σωστή μονάδα. Εάν ταιριάζει μόνο το όνομα, δεν γίνεται εικασία – αντιστοιχίζετε εσείς. Η δημιουργία γίνεται σύμφωνα με τη ρύθμιση αυτονομίας σας ή με «Δημιουργία ως αναφορά». Εάν το επιθυμείτε, ο αναφέρων λαμβάνει επιβεβαίωση παραλαβής.

Τεχνίτες: Προσφορές και ανάθεση

Στην ενότητα «Παραγγελίες» ξεκινά η επιλογή «Ανάθεση παραγγελίας» – από μια ζημιά ή απευθείας. Οι επιλογές «Αίτηση σε παρόχους υπηρεσιών» και «Αποστολή αιτημάτων» ζητούν προσφορές, η επιλογή «Καταχώρηση προσφοράς» τις καταχωρεί. Η σύγκριση δείχνει τη διαφορά από την πιο συμφέρουσα. Από το όριο ποσού σας, ένα δεύτερο άτομο εγκρίνει («Έγκριση αυτής της κατάστασης»), και στη συνέχεια ακολουθεί η «Ανάθεση». Στην ενότητα «Στοιχεία για τον τεχνίτη» καθορίζετε τι θα μεταβιβαστεί. Μετά την «Καταχώρηση παραλαβής», το μητρώο προθεσμιών καταχωρεί την εγγύηση.

Υποχρεώσεις ελέγχου των εγκαταστάσεων

Στην ενότητα «Εγκαταστάσεις & Έλεγχοι» καταχωρείτε ανελκυστήρα, θέρμανση, ανιχνευτές καπνού και άλλες εγκαταστάσεις. Το σύστημα υπολογίζει τις ημερομηνίες ελέγχου από νόμο, πρότυπο και σύμβαση – με αναφορά: την υποχρέωση ανιχνευτών καπνού και την αρμοδιότητα για όλα τα 16 γερμανικά και 9 αυστριακά κρατίδια, τον ανελκυστήρα για όλα τα αυστριακά κρατίδια. Εάν δεν υπάρχει κανένας κανόνας για ένα κρατίδιο, εμφανίζεται «δεν έχει καταχωρηθεί» αντί για μια επινοημένη προθεσμία. Μια νομική υποχρέωση ελέγχου την απενεργοποιείτε μόνο με αιτιολογία.

Μητρώο προθεσμιών

Οι «Έλεγχοι & Προθεσμίες» εμφανίζουν «Ληξιπρόθεσμοι έλεγχοι» και «Προθεσμίες» με ετικέτα Νόμος, Σύμβαση, Πρότυπο ή Προδιαγραφή της διαχείρισής σας. Κάθε προθεσμία έχει έναν υπεύθυνο. Εάν στην ενότητα «Προδιαγραφές» είναι ενεργοποιημένη η επιλογή «Προθεσμίες επιπλέον ως ραντεβού στο ημερολόγιο», εμφανίζεται και στο ημερολόγιο. Η επιλογή «Συγχρονισμός τώρα» ενημερώνει το μητρώο. Μια προθεσμία την απορρίπτετε μόνο με αιτιολογία.

Αργίες στην περιοχή

Οι προθεσμίες και οι χρόνοι αντίδρασης λαμβάνουν υπόψη τις επίσημες αργίες ανά ομόσπονδο κρατίδιο και δήμο. Ποιες ισχύουν, μπορείτε να δείτε στην καρτέλα «Επισκόπηση» του ακινήτου στην ενότητα «Αργίες στην περιοχή». Εάν λείπει ο δήμος, μια επηρεαζόμενη προθεσμία είναι «απροσδιόριστη».

Πρωτόκολλο παράδοσης

Η επιλογή «Νέα παράδοση» → «Δημιουργία και έναρξη» ανοίγει το πρωτόκολλο παράδοσης. Δωμάτια, μετρητές και κλειδιά προ-συμπληρώνονται από τη μονάδα και το τελευταίο πρωτόκολλο. Ελαττώματα με φωτογραφίες και οι υπογραφές και των δύο πλευρών εμφανίζονται στη συνέχεια στο PDF.

Εγκύκλιοι και ανακοινώσεις

Στην καρτέλα «Γραφείο» στην ενότητα «Εγκύκλιοι» κάνετε κλικ στην επιλογή «Σύνταξη εγκυκλίου», επιλέγετε στην ενότητα «Σε ποιον;» τους ρόλους και «Προσδιορισμός παραληπτών». Η επιλογή «Έλεγχος» δείχνει τι πρέπει να αλλάξει. Μετά την «Έγκριση» δημιουργούνται επιστολή ανά παραλήπτη, μαζική επιστολή και ανακοίνωση ως PDF. Τα email αποστέλλονται ξεχωριστά ανά παραλήπτη, η αλληλογραφία εκτυπώνεται ως μαζική επιστολή. Οι καταγγελίες και άλλες δηλώσεις που απαιτούν γραπτή μορφή δεν αποστέλλονται ως εγκύκλιοι.

Λίστα ενοικιαστών

Στην καρτέλα «Γραφείο», η «Λίστα ενοικιαστών» εμφανίζει τον πίνακα ενοικιαστών του ακινήτου – «Λήψη ως Excel» ή «Λήψη ως PDF».

Άνοιγμα καταλόγου κανόνων

Στο μενού «Κατάλογος κανόνων» βρίσκονται όλοι οι κανόνες με βάση τους οποίους το DivineMind ταξινομεί και υπολογίζει. Φιλτράρετε ανά Αυστρία ή Γερμανία, ανά νόμο και ανά είδος.

Κατανόηση κανόνα

Κάθε κανόνας δείχνει συνθήκη, αποτέλεσμα, αναφορά, πηγή με κατάσταση πηγής, ισχύ και τις περιπτώσεις δοκιμής του. Οι αντικατασταθείσες εκδόσεις παραμένουν ορατές. Οι ανοιχτές ερωτήσεις προς τον δικηγόρο επισημαίνονται.