Οι λειτουργίες εστίασης στην εφαρμογή AIRIS και στο Back-Office — από την παραλαβή εμπορευμάτων έως τη βάρδια.
Στην εφαρμογή AIRIS (Εργαζόμενοι)
- MHD / FEFO: Απόθεμα ταξινομημένο κατά ημερομηνία λήξης — διαγραφή ή αναπαραγγελία μέσω AIRIS.
- Αυτοέλεγχος HACCP: Καταγραφή θερμοκρασιών ψύξης/κατάψυξης· οι αποκλίσεις αναφέρονται αμέσως με κόκκινο χρώμα.
- Καταγραφή Παρουσίας & Βιβλίο Βάρδιας: Οι εργαζόμενοι καταγράφουν είσοδο/έξοδο ανά σταθμό — πραγματική παρακολούθηση χρόνου.
- Καταγραφή παρουσίας στην τοποθεσία: Στην ενότητα Καταγραφή χρόνου, οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και οι διευθυντές ενεργοποιούν τον κανόνα «Καταγραφή παρουσίας μόνο στην τοποθεσία» για κάθε υποκατάστημα στην καρτέλα και ορίζουν την «Ακτίνα σε μέτρα». Στη συνέχεια, η καταγραφή παρουσίας είναι δυνατή μόνο εάν το κινητό τηλέφωνο βρίσκεται εντός της ακτίνας – στην εφαρμογή και στον ιστό.
Βιβλίο Κρατήσεων (B5, 17.08.)
- Βιβλίο Κρατήσεων: Ημερήσια προβολή με χρονοδιάγραμμα στο Βιβλίο Κρατήσεων — Τραπέζια × Ώρα, Κλικ σε ένα ελεύθερο πεδίο δημιουργεί μια κράτηση (άτομα, διάρκεια, τραπέζι αυτόματα ή σταθερά).
- Τραπέζια & Περιοχές: στην ενότητα «Διαχείριση Τραπεζιών» δημιουργείτε τραπέζια με θέσεις και τα αντιστοιχίζετε απευθείας σε μια περιοχή (π.χ. τραπεζαρία ή βεράντα) — νέες περιοχές δημιουργείτε στον ίδιο διάλογο.
- Επιθυμίες πελατών & Αλλεργίες: πραγματικά πεδία στην κράτηση και στην επαφή CRM — Οι σημειώσεις αλλεργιών εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα στην ημερήσια προβολή και μεταφέρονται αυτόματα για τους τακτικούς πελάτες.
- Επιβεβαίωση στον πελάτη: Δεν υπάρχει ακόμη επιβεβαίωση μέσω WhatsApp απευθείας από το βιβλίο κρατήσεων (θα ακολουθήσει μετά την έγκριση από τη Meta) – η ομάδα σας στέλνει την επιβεβαίωση μόνη της.
- Τηλεφωνική κράτηση: Απαντήστε στην κλήση και καταχωρίστε την κράτηση στο βιβλίο κρατήσεων. Η τηλεφωνική υποδοχή μέσω AI δεν είναι προς το παρόν ενεργοποιημένη.
Εκδηλώσεις (εταιρικές, γάμοι, γενέθλια)
- Στο Εκδηλώσεις ορίζετε περίσταση, ημερομηνία, άτομα, χώρο/τραπέζια, μενού από είδη POS (τιμή ανά άτομο), πακέτο ποτών, πρόγραμμα και αλλεργίες.
- Η «Δημιουργία προσφοράς» παράγει PDF μέσω της λειτουργίας προσφορών. Μετά την αποδοχή, η «Επιβεβαίωση» δεσμεύει τα τραπέζια — αν υπάρχει επικάλυψη, εμφανίζεται ειδοποίηση και δεν γίνεται κράτηση.
- Ακολουθεί τιμολόγιο προκαταβολής (π.χ. 30%, ανά συντελεστή ΦΠΑ) και τελικό τιμολόγιο βάσει τελικών ατόμων — η προκαταβολή αφαιρείται αυτόματα. Το Banquet Sheet (PDF) προορίζεται για κουζίνα και σέρβις.
- Η κουζίνα και το προσωπικό λαμβάνουν υπενθύμιση δύο ημέρες πριν και την ίδια ημέρα στις 08:00 (τοπική ώρα) με άτομα, μενού και αλλεργίες.
Εργαστήριο και υποκαταστήματα (Αλυσίδα αρτοποιείων/καφέ)
- Στο Εργαστήριο παραγωγής → «Ρύθμιση» ορίζετε ποια τοποθεσία είναι το εργαστήριο, ποιες τοποθεσίες παραγγέλνουν, έως πότε (προθεσμία παραγγελιών για την επόμενη ημέρα, τοπική ώρα) και με ποια διαδρομή εξυπηρετούνται. Για κάθε είδος ορίζετε ζύμη, φούρνο, χρόνο ψησίματος και μέγεθος ταψιού.
- Παραγγελία υποκαταστήματος: Κάθε υποκατάστημα βλέπει το πρωί μια προσυμπληρωμένη πρόταση και την υποβάλλει έως την προθεσμία — στο ταμείο στο «Υποκατάστημα» ή στο web στις «Παραγγελίες υποκαταστημάτων». Μετά, αλλαγές κάνει μόνο το εργαστήριο/διεύθυνση· οι προσθήκες αυτές επισημαίνονται.
- Λίστα παραγωγής: το σύνολο όλων των παραγγελιών υποκαταστημάτων συν τις προπαραγγελίες, ομαδοποιημένα κατά ζύμη, φούρνο και χρόνο ψησίματος, με ταψιά — και σε PDF. Η «Καταχώριση ως ψημένα» μεταφέρει τα προϊόντα στην αποθήκη του εργαστηρίου.
- Παράδοση: Η «Αναχώρηση» δημιουργεί δελτίο αποστολής ανά υποκατάστημα (ενδοδιακίνηση αποθήκης)· το υποκατάστημα επιβεβαιώνει την παραλαβή και καταχωρίζει τυχόν αποκλίσεις με αιτιολογία.
- Επιστροφές το βράδυ: ανά είδος, τι περίσσεψε και πού καταλήγει (διαγραφή, κοινωνικό παντοπωλείο, Too Good To Go, προσωπικό, επιστροφή στο εργαστήριο) και πότε εξαντλήθηκε ένα είδος. Έτσι προκύπτει το ποσοστό επιστροφών ανά υποκατάστημα, είδος και ημέρα.
- Πρόβλεψη: ο υπολογισμός της πρότασης είναι πλήρως διαφανής — ίδιες ημέρες εβδομάδας, τάση, καιρός, αργίες, ώρα εξάντλησης και περιθώριο ασφαλείας βάσει κέρδους. Το «Ανάλυση υπολογισμού» δείχνει κάθε βήμα· η αναδρομή συγκρίνει πρόβλεψη και πραγματικότητα. Αυτόματη υποβολή από το AIRIS επιτρέπεται μόνο εάν το ενεργοποιήσετε στην αυτόνομη λειτουργία.
- Προδιαγραφή ανά υποκατάστημα: Στην καρτέλα «Πρόβλεψη», στην ενότητα «Προδιαγραφή πρότασης παραγγελίας», επιλέγετε μεταξύ «ισορροπημένη» (όσο το δυνατόν λιγότερες επιστροφές, χωρίς να εξαντλούνται συχνότερα τα αποθέματα) και «οικονομική» (ακόμη λιγότερες επιστροφές, αλλά συχνότερη εξάντληση αποθεμάτων). Κάτω από αυτό αναγράφεται πώς θα ήταν οι επιστροφές και οι εξαντλήσεις αποθεμάτων με την άλλη προδιαγραφή στην ίδια περίοδο. Την ίδια επιλογή θα βρείτε στην ενότητα «Ρύθμιση» στη στήλη «Πρόταση»· ισχύει από την επόμενη πρόταση παραγγελίας αυτού του υποκαταστήματος.
- Προπαραγγελίες: Τούρτες και πλατό με ώρα παραλαβής, υποκατάστημα και πελάτη από το CRM· η προκαταβολή είναι κανονικό τιμολόγιο προκαταβολής. Η ποσότητα εμφανίζεται στη λίστα παραγωγής την ημέρα παραλαβής και η ομάδα λαμβάνει υπενθύμιση στις 07:00.
Προστασία δεδομένων πελατών (GDPR)
- Σε κάθε καρτέλα επαφής υπάρχει η καρτέλα «Προστασία δεδομένων»: πρόσβαση κατά το Art. 15 σε PDF και αντίγραφο δεδομένων κατά το Art. 20 σε JSON — με κρατήσεις, κλήσεις, email, παραστατικά και συγκαταθέσεις.
- Τα αιτήματα καταγράφονται με ημερομηνία παραλαβής και προθεσμία (1 μήνας). Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές ειδοποιούνται 7 ημέρες πριν τη λήξη.
- Διαγραφή κατά το Art. 17: προηγείται δοκιμαστική εκτέλεση που δείχνει τι διαγράφεται, ανωνυμοποιείται ή διατηρείται λόγω νομικής υποχρέωσης. Τιμολόγια και αποδείξεις παραμένουν (ψευδωνυμοποιημένα). Δικαίωμα εκτέλεσης έχουν μόνο ιδιοκτήτες και διαχειριστές· το πρωτόκολλο διαγραφής εξάγεται σε PDF.
HACCP: Εξαγωγή Ελέγχου & Σύνδεση Ψυκτικών Μονάδων
- Εξαγωγή Ελέγχου: στο Λίστες ελέγχου HACCP στην καρτέλα «Ιστορικό» κατεβάστε το πλήρες ιστορικό λιστών ελέγχου ως CSV ή PDF για την εποπτεία τροφίμων (επιλέξιμη περίοδος, επισημασμένες αποκλίσεις).
- Σύνδεση Ψυκτικών Μονάδων: Τα σημεία ελέγχου θερμοκρασίας μπορούν να αντιστοιχιστούν σε μονάδες που διατηρούνται στο Ψυκτικές μονάδες — Το όνομα της μονάδας εμφανίζεται κατά την καταχώριση, στο ιστορικό και στην εξαγωγή ελέγχου.
- Ξεχασμένοι έλεγχοι: Κάθε πρωί στις 07:00, το σύστημα ελέγχει ποιες λίστες ελέγχου είναι ανοιχτές ή καθυστερημένες. Οι υπεύθυνοι λαμβάνουν μια εργασία με τον αριθμό των ανοιχτών και καθυστερημένων ελέγχων και μια ειδοποίηση στο κουδούνι – δεν χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τίποτα για αυτό.
Πρότυπα ροής εργασιών: No-Show και Παραγγελίες
- Και τα δύο στοιχεία μενού ανοίγουν ένα έτοιμο πρότυπο στον επεξεργαστή ροής εργασιών – τίποτα δεν εκτελείται ακόμη. Ελέγξτε το όνομα, τον εκκινητή και τα βήματα, αποθηκεύστε με «Αποθήκευση» και στη συνέχεια ενεργοποιήστε τη ροή εργασιών. Με το «Δοκιμή» μπορείτε να την δοκιμάσετε εκ των προτέρων (αποθηκεύστε πρώτα).
- Ροή εργασιών No-Show (Εστίαση › Ροή εργασιών No-Show): Εκκινητής «μη αυτόματος» για μια επαφή, δηλαδή τον πελάτη. Το βήμα 1 του στέλνει μια φιλική υπενθύμιση για τη σημερινή κράτηση με αίτημα για σύντομη επιβεβαίωση (κείμενο από την AI), το βήμα 2 περιμένει μία ημέρα, το βήμα 3 σας ειδοποιεί «Ελέγξτε το No-Show και, αν χρειάζεται, επικοινωνήστε ξανά».
- Παραγγελίες (Εστίαση › Παραγγελίες): Πρότυπο «Εκκίνηση αναπαραγγελίας» με εβδομαδιαίο χρονοδιάγραμμα κάθε Δευτέρα πρωί (μπορεί να αλλάξει στον εκκινητή). Σας ειδοποιεί «Ελέγξτε την ανάγκη παραγγελίας – είδη κάτω από το ελάχιστο απόθεμα» και δημιουργεί την εργασία «Εκκίνηση παραγγελίας στον προμηθευτή», με προθεσμία την επόμενη ημέρα. Η ίδια η παραγγελία δεν δημιουργείται – αυτό γίνεται από την καθημερινή πρόταση παραγγελίας στην αποθήκη (βλ. παρακάτω).
- Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τους πελάτες αποστέλλονται αυτόματα μόνο στο βαθμό που επιτρέπει το κουμπί αυτονομίας σας για αυτοματοποιήσεις – διαφορετικά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιμένει την έγκρισή σας. Μπορείτε να δείτε τις εκτελεσμένες λειτουργίες στην ενότητα Αυτοματοποίηση › Εκτελέσεις.
Παραλαβή εμπορευμάτων από το τιμολόγιο και καθημερινή αναπαραγγελία
Καταχώριση τιμολογίου
Το τιμολόγιο προμηθευτή εισέρχεται στο σύστημα ως εισερχόμενο τιμολόγιο με στοιχεία – στην ενότητα Εισερχόμενο Τιμολόγιο ή ως φωτογραφία ή PDF στο AIRIS στη συνομιλία.
Καταχώριση ως παραλαβή εμπορευμάτων
Στη λίστα των εισερχόμενων τιμολογίων, επιλέξτε «Καταχώριση ως παραλαβή εμπορευμάτων» από το μενού γραμμής – ή ανοίξτε το τιμολόγιο στην ενότητα Αποθήκη › «Τιμολόγια στην αποθήκη».
Αντιστοίχιση ειδών
Αντιστοιχίστε κάθε είδος σε ένα είδος αποθήκης. Το «Περιεχόμενο ανά μονάδα» μετατρέπει το χαρτοκιβώτιο ή το κιβώτιο σε τεμάχια. Καταχωρίστε απευθείας την ημερομηνία λήξης και τον αριθμό παρτίδας. Το σύστημα αποθηκεύει την αντιστοίχιση ανά προμηθευτή για το επόμενο τιμολόγιο.
Καταχώριση
Η «Καταχώριση ως παραλαβή εμπορευμάτων» δημιουργεί την παραλαβή εμπορευμάτων και εμφανίζει το νέο απόθεμα. Κάθε τιμολόγιο μπορεί να καταχωριστεί μόνο μία φορά. Εάν υπάρχει ήδη μια παραλαβή εμπορευμάτων χωρίς τιμολόγιο για τον προμηθευτή σήμερα, το σύστημα ρωτά.
- Στη συνομιλία AIRIS: Στείλτε το τιμολόγιο ως φωτογραφία ή PDF, το AIRIS ρωτά «Να το καταχωρίσω στην αποθήκη;». Το αν το AIRIS καταχωρίζει απευθείας ή περιμένει την έγκρισή σας καθορίζεται από το κουμπί αυτονομίας σας για την αποθήκη.
- Καθημερινή πρόταση παραγγελίας: Στην ενότητα Αυτόματη αναπαραγγελία, το σύστημα ελέγχει κάθε πρωί τους ενεργούς κανόνες αναπαραγγελίας και δημιουργεί ένα σχέδιο παραγγελίας ανά προμηθευτή. Οι ιδιοκτήτες, οι διαχειριστές και οι διευθυντές ειδοποιούνται. Το «Ελέγξτε τώρα» ξεκινά τον έλεγχο αμέσως. Οι ληγμένες παρτίδες δεν υπολογίζονται ως απόθεμα. Το αν το σχέδιο προτείνεται μόνο, υποβάλλεται για έγκριση ή αποστέλλεται απευθείας στον προμηθευτή, αποφασίζεται από το κουμπί αυτονομίας.
Οι κανόνες αναπαραγγελίας, οι παραγγελίες και το FEFO περιγράφονται λεπτομερώς στο κεφάλαιο Αποθήκη & Απόθεμα.
Ταμειακή μηχανή στην καθημερινή λειτουργία εστίασης (pos.divinemind.ai)
Η εγκατάσταση, το σχέδιο τραπεζιών, η είσπραξη, η οθόνη κουζίνας και ο εκτυπωτής περιγράφονται λεπτομερώς στο κεφάλαιο DivinePOS — Σύστημα ταμείου. Εδώ περιγράφονται οι επιπλέον λειτουργίες στην καθημερινή λειτουργία εστίασης.
- Πολλαπλές επιχειρήσεις: Εάν διαθέτετε πολλές εταιρείες με ταμειακή μηχανή, επιλέξτε την εταιρεία μετά τη σύνδεση στο pos.divinemind.ai/firmenwahl. Η επιλογή παραμένει αποθηκευμένη. Μπορείτε να αλλάξετε ανά πάσα στιγμή στο backoffice μέσω του μενού προφίλ → «Αλλαγή εταιρείας». Η ενεργοποιημένη ταμειακή μηχανή κάθε εταιρείας αποθηκεύει τη συσκευή – κατά την επιστροφή αρκεί το PIN.
- Φιλοδώρημα: Στο παράθυρο διαλόγου πληρωμής, στην ενότητα «Φιλοδώρημα», επιλέξτε «Κανένα», «Στρογγυλοποίηση» ή «Προσαρμοσμένο ποσό» – ακόμη και στην «Διαχωρισμένη πληρωμή» (μετρητά και κάρτα). Το φιλοδώρημα δεν είναι τζίρος και δεν περιλαμβάνεται στο υπογεγραμμένο ποσό. Στις αναφορές, το «Τζίρος ανά σερβιτόρο» εμφανίζει τον τζίρο και το φιλοδώρημα ανά άτομο. Η απόδειξη Ζ αναγράφει το φιλοδώρημα ανά σερβιτόρο, με την ένδειξη «εκ των οποίων μη μετρητά, προς πληρωμή». Το πώς θα πληρώσετε το μη μετρητό φιλοδώρημα (μετρητά από το συρτάρι ή μέσω της μισθοδοσίας), αποφασίζετε εσείς – δεν καταχωρίζεται αυτόματα.
- Ανοιχτός λογαριασμός στον πάγκο: Ταμειακή μηχανή → κουμπί «Λογαριασμός», αναζήτηση λογαριασμού και είσπραξη με μετρητά ή κάρτα. Το ποσό προέρχεται από τον λογαριασμό, δημιουργείται μια υπογεγραμμένη απόδειξη ταμειακής μηχανής, ο λογαριασμός είναι στη συνέχεια εξοφλημένος. Στην απόδειξη Ζ, η πληρωμή εμφανίζεται σε ξεχωριστό μπλοκ «Πληρωμές σε λογαριασμούς» και δεν υπολογίζεται δεύτερη φορά ως τζίρος.
- Ένδειξη «Έτοιμο για παραλαβή»: Στην οθόνη κουζίνας, το κουμπί «Παραλαβή» ανοίγει την οθόνη πελατών για μια οθόνη στον πάγκο – «Σε προετοιμασία» και «Έτοιμο για παραλαβή» με τον αριθμό παραλαβής, για take-away και πάγκο. Εάν η κουζίνα αναφέρει ότι μια παραγγελία είναι έτοιμη, ο αριθμός μεταπηδά στο «Έτοιμο για παραλαβή».
- Ημερήσια κλείσιμο: Η απόδειξη Ζ δημιουργείται αυτόματα κάθε πρωί στις 05:00 τοπική ώρα της επιχείρησής σας για την προηγούμενη εργάσιμη ημέρα – με τζίρο ανά συντελεστή ΦΠΑ και τρόπο πληρωμής και φιλοδώρημα ανά σερβιτόρο. Μπορείτε να εκτελέσετε ένα χειροκίνητο κλείσιμο. Καμία παραγγελία δεν θα υπολογιστεί δύο φορές.
Αλλεργιογόνα και περιθώριο κέρδους ανά πιάτο
Άνοιγμα αλλεργιογόνων
Στο backoffice της ταμειακής μηχανής, στην ενότητα Προϊόντα → «Αλλεργιογόνα», βλέπετε τα 14 κύρια αλλεργιογόνα (A–R) ανά πιάτο. Το «Μόνο πιάτα που απαιτούν ενέργεια» δείχνει τι λείπει ακόμη.
Επιβεβαίωση πρότασης από τη συνταγή
Εάν ένα πιάτο συνδέεται με συστατικά (Αποθήκη › Αντιστοίχιση), αναγράφεται «Από συνταγή: …». Ελέγξτε και αποδεχτείτε με «Επιβεβαίωση» – ή εισάγετε τα γράμματα χειροκίνητα. Στην καρτέλα «Συστατικά (Συνταγές)» βλέπετε ποια συστατικά εξακολουθούν να μην έχουν καταχώριση.
Εκτύπωση κάρτας αλλεργιογόνων
Η «Κάρτα αλλεργιογόνων (PDF)» δημιουργεί την κάρτα με υπόμνημα και σημείωση σύμφωνα με τον Κανονισμό Πληροφοριών Τροφίμων (LMIV) για τοποθέτηση.
- Οι συντομογραφίες εμφανίζονται στην καρτέλα της ταμειακής μηχανής, στην απόδειξη κουζίνας και στην οθόνη κουζίνας. Στην απόδειξη πελάτη, στα έξτρα και σε ένα ηλεκτρονικό μενού δεν αναγράφονται αλλεργιογόνα – για αυτό υπάρχει η κάρτα αλλεργιογόνων.
- Περιθώριο κέρδους ανά πιάτο: Στην ενότητα Αναφορές → καρτέλα «Περιθώριο κέρδους ανά πιάτο», η ταμειακή μηχανή υπολογίζει το καθαρό ποσό από τη συνταγή και την τελευταία τιμή αγοράς – με το κόστος των πωληθέντων και το ποσοστό κόστους τροφίμων ανά πιάτο. Εάν λείπει η τιμή αγοράς ενός συστατικού, αυτό αναγράφεται στο πιάτο, αντί να επινοηθεί ένας αριθμός. Οι συνταγές διατηρούνται στην ενότητα Αποθήκη › Αντιστοίχιση.
Πιστότητα πελατών: Κάρτα σφραγίδων, πόντοι επιβράβευσης, κουπόνια
Δημιουργία προγράμματος
Στο backoffice της ταμειακής μηχανής, στην ενότητα «Πιστότητα πελατών», στην καρτέλα «Προγράμματα επιβράβευσης», δημιουργήστε ένα «Νέο πρόγραμμα» – «Κάρτα σφραγίδων» ή «Πόντοι» – και αποθηκεύστε το με «Δημιουργία προγράμματος». Ισχύει σε όλα τα υποκαταστήματα.
Κάρτα στο ταμείο
Στο παράθυρο διαλόγου πληρωμής, σαρώστε την κάρτα πελάτη ή εισάγετε τον αριθμό τηλεφώνου. Για νέους πελάτες «Νέα κάρτα»: ο πελάτης συμφωνεί με τους όρους του προγράμματος, στη συνέχεια «Δημιουργία κάρτας». Ο πελάτης σαρώνει τον κωδικό QR με το κινητό του και έχει την κάρτα ψηφιακά μαζί του.
Εξαργύρωση επιβράβευσης
Εάν η κάρτα είναι πλήρης, «Εξαργύρωση επιβράβευσης». Η επιβράβευση εμφανίζεται ως ξεχωριστό στοιχείο με τον συντελεστή ΦΠΑ του δωρεάν προϊόντος στην απόδειξη.
- Κουπόνια αξίας: Στο ταμείο, κουμπί «Κουπόνι» → «Πώληση» ή «Έλεγχος υπολοίπου». Ο κωδικός εμφανίζεται με QR στην απόδειξη και μπορεί να εξαργυρωθεί σε οποιοδήποτε υποκατάστημα, ακόμη και σε πολλά βήματα – στο παράθυρο διαλόγου πληρωμής στην ενότητα «Εξαργύρωση κουπονιού». Τα πωληθέντα και τα ανοιχτά κουπόνια μπορείτε να τα δείτε στο backoffice στην καρτέλα «Κουπόνια».
- Στην καρτέλα «Αναφορά» βλέπετε μέλη, σφραγίδες, επιβραβεύσεις και κουπόνια ανά υποκατάστημα. Διαφήμιση μέσω SMS ή WhatsApp σε κατόχους καρτών μόνο εάν ο πελάτης έχει δώσει ξεχωριστή συγκατάθεση.
Η ταμειακή μηχανή αντιμετωπίζει τα κουπόνια αξίας ως κουπόνια πολλαπλών χρήσεων. Συντονίστε την καταχώριση με τον φοροτεχνικό σας πριν από την πρώτη πώληση.
Ταμειακή μηχανή (Αυστρία): Σελίδα, Βλάβη, Εκτός σύνδεσης
- Σελίδα «Ταμειακή μηχανή (RKSV)» στο backoffice της ταμειακής μηχανής στην ενότητα Ρυθμίσεις: Κατάσταση κάθε ταμειακής μηχανής, τα δεδομένα για το FinanzOnline, η λίστα αποδείξεων, «Εξαγωγή DEP» και «Έλεγχος αλυσίδας». Ο έλεγχος ελέγχει υπογραφές, αριθμούς αποδείξεων, αλυσίδωση, μετρητές τζίρου, αρχική απόδειξη, βλάβες και κωδικούς QR. Κάθε ταμειακή μηχανή έχει τη δική της αλυσίδα υπογραφών.
- Μηδενική, μηνιαία, ετήσια και τελική απόδειξη δημιουργούνται στην ίδια σελίδα. Η τελική απόδειξη θέτει οριστικά την ταμειακή μηχανή εκτός λειτουργίας – αυτό δεν μπορεί να αναιρεθεί.
- Ausfall der Signatureinheit: Η ταμειακή μηχανή συνεχίζει να λειτουργεί. Οι αποδείξεις φέρουν την ένδειξη «Sicherheitseinrichtung ausgefallen». Όταν η μονάδα επανέλθει, δημιουργείται μια υπογεγραμμένη συγκεντρωτική απόδειξη για τη βλάβη. Σε μια ταμειακή μηχανή επίδειξης, μπορείτε να το επιδείξετε με το «Ausfall vorführen».
- Συνεχίστε να εισπράττετε χωρίς διαδίκτυο – ακόμη και στον περιηγητή: Εάν η ταμειακή μηχανή εμφανίζει «Offline bereit», συνεχίζει να λειτουργεί σε περίπτωση διακοπής δικτύου, ακόμη και μετά την επαναφόρτωση της σελίδας. Οι παραγγελίες και οι πληρωμές καταλήγουν στην «Offline-Warteschlange» σε αυτή τη συσκευή. Ο πελάτης λαμβάνει μια Ersatzbeleg χωρίς QR («KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG»).
- Όταν επανέλθει το δίκτυο, οι διαδικασίες υποβάλλονται με τη σειρά καταχώρισης – ποτέ διπλά – και υπογράφονται με την ένδειξη «Nacherfassung» και τον πραγματικό χρόνο πώλησης. Με το «Signierten Beleg für den Gast drucken» ο πελάτης λαμβάνει στη συνέχεια την υπογεγραμμένη απόδειξή του. Εάν η συσκευή δεν διαθέτει εκτυπωτή, η ταμειακή μηχανή ενημερώνει ότι η παραγγελία πρέπει να δοθεί προφορικά στην κουζίνα – η απόδειξη κουζίνας δεν εκτυπώνεται ξανά.
Η πρώτη εκκίνηση της ταμειακής μηχανής απαιτεί σύνδεση στο διαδίκτυο (σύνδεση, ενεργοποίηση ταμειακής μηχανής, PIN σερβιτόρου, μία φορά «Offline bereit»). Εκτός σύνδεσης δεν είναι δυνατά: διαχωρισμός παραγγελίας ανά στοιχεία, «Στο δωμάτιο», έκπτωση, ακύρωση, μεταφορά τραπεζιού, οθόνη κουζίνας, Z-Bon και αλλαγή σερβιτόρου μέσω PIN. Οι εκτός σύνδεσης καταχωρισμένες διαδικασίες βρίσκονται μόνο σε αυτή τη συσκευή – διαγράψτε τα δεδομένα του περιηγητή μόνο όταν η ουρά είναι άδεια.
Υποκαταστήματα, βιβλίο ταμείου και φοροτεχνικός
- Λειτουργία υποκαταστημάτων: Ταμειακές μηχανές, τιμές (στο backoffice της ταμειακής μηχανής στην ενότητα Προϊόντα, ποικιλία ανά υποκατάστημα) και βιβλίο ταμείου διατηρούνται ανά υποκατάστημα. Το «Πίνακας ελέγχου αλυσίδας» στο backoffice της ταμειακής μηχανής συγκρίνει τα υποκαταστήματα, συμπεριλαμβανομένης της πιστότητας πελατών.
- Βιβλίο ταμείου (Εστίαση & Ξενοδοχείο › Βιβλίο ταμείου): Τα μετρητά από το ημερήσιο κλείσιμο καταχωρίζονται αυτόματα στο βιβλίο ταμείου του υποκαταστήματος, με ελεγμένη αλυσίδα κατακερματισμού.
- DATEV: Στην ενότητα Φοροτεχνικός εξάγετε το αρχείο καταχώρισης DATEV ως αρχείο CSV – με την ημερήσια είσπραξη, στην Αυστρία στο λογιστικό σχέδιο SKR07, στη Γερμανία SKR03 ή SKR04. Ο τζίρος καρτών της ταμειακής μηχανής καταχωρίζεται ως μεταφορά χρημάτων. Είναι ένα αρχείο, όχι μια διεπαφή.
Στη Γερμανία δεν υπάρχει σύνδεση TSE. Οι επιχειρήσεις στη Γερμανία διατηρούν την υφιστάμενη ταμειακή τους μηχανή και καταχωρίζουν την ημερήσια είσπραξη στο βιβλίο ταμείου. Ένα τερματικό καρτών δεν συνδέεται – την πληρωμή με κάρτα την καταχωρίζετε στην ταμειακή μηχανή.
Ρωτήστε το AIRIS
- Το AIRIS απαντά από τα δικά σας δεδομένα, για παράδειγμα: «Πόσο τζίρο και φιλοδώρημα έχει κάθε σερβιτόρος σήμερα;», «Ποιος έχει βάρδια σήμερα;», «Ποια πιάτα είναι χωρίς γλουτένη;» ή «Πόσα κρουασάν πρέπει να παραγγείλει το υποκατάστημα αύριο;» – με τον τρόπο υπολογισμού.
- Το AIRIS επιτρέπεται να ενεργεί (να παραγγέλνει, να καταχωρίζει, να στέλνει) μόνο στο βαθμό που επιτρέπει το κουμπί αυτονομίας σας.
Όλα τα εργαλεία ανά κλάδο βρίσκονται στο κεφάλαιο Δυνατότητες του AIRIS ανά κλάδο — όλα τα εργαλεία.
Στο Back-Office (Διεύθυνση)
- Lieferant anlegen: Καταχώριση προμηθευτών τροφίμων χειροκίνητα στην ενότητα Προμηθευτές.
- Mitarbeiter anlegen: χωρίς email → AIRIS-PIN, με τον οποίο ο εργαζόμενος συνδέεται στην εφαρμογή.
- Αναφορά ασθένειας: Υποβολή αίτησης απουσίας (ασθένεια) — εμφανίζεται αμέσως στη λίστα ομάδας.
- Έγκριση αιτημάτων παραγγελίας: Ελέγξτε και εγκρίνετε τα αιτήματα παραγγελίας των εργαζομένων στην διαδρομή Αιτήματα παραγγελίας — και στείλτε τα απευθείας ως email στον προμηθευτή με το κουμπί «Bestellung senden» (η κατάσταση ενημερώνεται αυτόματα σε «bestellt»).
Τα ίδια βίντεο της εφαρμογής βρίσκονται επίσης απευθείας στην εφαρμογή AIRIS στην ενότητα „Anleitungen" — έτσι τα βρίσκουν και οι εργαζόμενοι που δεν έχουν πρόσβαση στο Back-Office.