Εκτέλεση διαδικασιών βάσει κανόνων — με εγκρίσεις και επίβλεψη.
Η AIRIS εκτελεί εργασίες ζωντανά — με έγκριση στη συνομιλία
Εσείς λέτε στην AIRIS τι να κάνει και παρακολουθείτε: Η AIRIS δημιουργεί την επαφή, δημιουργεί την προσφορά από το πρότυπό σας και προετοιμάζει το συνοδευτικό email. Η αποστολή γίνεται μόνο όταν πατήσετε «Genehmigen und senden» στη συνομιλία — το ίδιο στον ιστό και στην εφαρμογή AIRIS.
Εργασία σε μία πρόταση
Για παράδειγμα: «Δημιουργήστε την πελάτισσα και προετοιμάστε την προσφορά από το πρότυπό μας με συνοδευτικό email.» Μια σαφής εντολή όπως «δημιουργήστε» εκτελείται χωρίς ερώτηση. Το «Προετοιμάστε» παραμένει ένα προσχέδιο.
Παρακολούθηση
Η λωρίδα «Η AIRIS εργάζεται» δείχνει τα βήματα (Επαφή, Προσφορά, Συνοδευτικό email). Στον ιστό, η AIRIS ανοίγει την κατάλληλη λίστα και επισημαίνει για λίγο τη νέα γραμμή. Το «Anhalten» σταματά την εργασία.
Αλλαγή με εντολή παρακολούθησης
«Κάντε την προσφορά 14 ημέρες έγκυρη» — η AIRIS την προσαρμόζει. Μια έγκριση ισχύει πάντα για την τελευταία ελεγμένη έκδοση· εάν το έγγραφο αλλάξει μετά, αυτή ακυρώνεται και η AIRIS υποβάλλει μια νέα κάρτα.
Έγκριση και αποστολή
Η κάρτα στη συνομιλία δείχνει παραλήπτη, θέμα, ποσό και συνημμένο. Ένα πάτημα στο «Genehmigen und senden» εκτελείται αμέσως· το «Ausgeführt» εμφανίζεται μόνο όταν επιβεβαιωθεί η αποστολή. Το «Nein» απορρίπτει, τίποτα δεν αποστέλλεται.
Η επαναφόρτωση δεν διακόπτει τίποτα
Η εργασία εκτελείται στον διακομιστή. Μετά από επαναφόρτωση, αλλαγή καρτέλας ή συσκευής, η λωρίδα εμφανίζει «Wieder verbunden — nichts ist verloren». Η ίδια εντολή δεν εκτελείται δεύτερη φορά εντός 10 λεπτών.
Εάν ρωτήσετε κάτι («Πόσα τιμολόγια είναι ανοιχτά;»), λαμβάνετε την απάντηση στη συνομιλία και επιπλέον στον ιστό τη λίστα με το κατάλληλο φίλτρο. Οι εργαζόμενοι χωρίς δικαίωμα έγκρισης βλέπουν στην κάρτα «wartet auf Inhaber oder Admin».
Το κινητό μιλάει, ο υπολογιστής αντιδρά
Δώστε την εντολή στην AIRIS στην εφαρμογή AIRIS — μέσω κειμένου ή φωνής. Εάν ο ίδιος λογαριασμός είναι συνδεδεμένος στον υπολογιστή στην ίδια εταιρεία, ο υπολογιστής συνεχίζει: Ανοίγει την κατάλληλη λίστα, επισημαίνει τη νέα γραμμή και εμφανίζει την προσφορά και την κάρτα έγκρισης στο παράθυρο της AIRIS. Χωρίς σύζευξη, χωρίς κωδικό — μόνο ο λογαριασμός σας.
Και οι δύο συσκευές συνδεδεμένες
Ανοίξτε το DivineMind στον υπολογιστή, την εφαρμογή AIRIS στο κινητό. Ο υπολογιστής αναφέρει κάθε λίγα δευτερόλεπτα ότι είναι ενεργή συσκευή. Εάν είναι ανοιχτοί πολλοί υπολογιστές, αντιδρά μόνο ο τελευταίος που χρησιμοποιήθηκε.
Ρωτήστε ή αναθέστε στο κινητό
«Πόσα τιμολόγια είναι ανοιχτά;» — η απάντηση έρχεται στο κινητό, ο υπολογιστής ανοίγει τη λίστα τιμολογίων με φίλτρο «ανοιχτά». Μια ολόκληρη εντολή («Δημιουργήστε τον πελάτη και ετοιμάστε την προσφορά με συνοδευτικό email») εκτελείται στον υπολογιστή ως λωρίδα «Η AIRIS εργάζεται · από το κινητό».
Άνοιξε στον υπολογιστή
Μόλις ο υπολογιστής ανοίξει τη λίστα, στην εφαρμογή εμφανίζεται η ένδειξη «Άνοιξε στον υπολογιστή». Η κάρτα έγκρισης εμφανίζεται και στις δύο συσκευές.
Εγκρίνετε όπου κι αν βρίσκεστε
Πατήστε στο κινητό «Εγκρίνετε και στείλτε» — η κάρτα στον υπολογιστή εμφανίζει λίγο αργότερα «εκτελέστηκε». Και αντίστροφα: Ό,τι ξεκινάτε στον υπολογιστή, το κινητό το εμφανίζει με απάντηση και κάρτα, με την ένδειξη «από τον υπολογιστή».
Απενεργοποίηση
Στο παράθυρο της AIRIS στον υπολογιστή, το σύμβολο του κινητού απενεργοποιεί ή ενεργοποιεί τη διαχείριση από το κινητό. Όταν είναι απενεργοποιημένο, οι εντολές συνεχίζουν να εκτελούνται, απλώς ο υπολογιστής δεν αντιδρά πλέον σε αυτές.
Αντιδρά μόνο ένας υπολογιστής στον οποίο είστε συνδεδεμένοι εσείς στην ίδια εταιρεία — ποτέ η οθόνη άλλου χρήστη. Μια έγκριση ισχύει για την ακριβή ελεγμένη έκδοση, ανεξάρτητα από τη συσκευή στην οποία πατάτε.
Επαφή από φωτογραφία, στιγμιότυπο οθόνης, υπογραφή ή PDF
Στείλτε στην AIRIS μια φωτογραφία επαγγελματικής κάρτας, ένα στιγμιότυπο οθόνης (π.χ. προφίλ ή αποτύπωμα), μια επικολλημένη υπογραφή email ή ένα PDF με επιστολόχαρτο. Η AIRIS διαβάζει το όνομα, την εταιρεία, τη θέση, το email, το τηλέφωνο, τον ιστότοπο, τη διεύθυνση και τον κλάδο και εμφανίζει μια κάρτα στη συνομιλία — το ίδιο στον ιστό και στην εφαρμογή AIRIS.
Επισυνάψτε ή επικολλήστε
Στη συνομιλία AIRIS, επισυνάψτε τη φωτογραφία, το στιγμιότυπο οθόνης ή το PDF (στην εφαρμογή και απευθείας με την κάμερα) ή επικολλήστε την υπογραφή στο μήνυμα. Προσθέστε μια φράση όπως «καταχώριση ως πελάτη» ή «προ-καταχώριση ως δυνητικού πελάτη».
Ελέγξτε την κάρτα
Κάθε πεδίο δείχνει την προέλευσή του («από τη φωτογραφία», «από τη φράση σας»). Τα ελλείποντα πεδία εμφανίζονται ως κενά και μπορούν να συμπληρωθούν απευθείας στην κάρτα. Εάν η επαφή υπάρχει ήδη, η AIRIS το αναφέρει και προσφέρει «Σύνδεση» ή «Δημιουργία νέας επαφής ούτως ή άλλως».
Δυνητικός πελάτης ή πελάτης, μετά δημιουργία
Επιλέξτε Δυνητικός πελάτης ή Πελάτης και πατήστε «Δημιουργία επαφής». Εάν η φράση περιέχει ήδη μια σαφή εντολή όπως «καταχωρίστε… ως πελάτη», η AIRIS δημιουργεί αμέσως — χωρίς περαιτέρω ερώτηση. Το «Δημιουργήθηκε» εμφανίζεται μόνο όταν η επαφή έχει αποθηκευτεί. Στον ιστό, η λίστα επαφών μεταπηδά στη νέα γραμμή.
Εικόνα μόνο κατόπιν αιτήματος
Η εικόνα διαβάζεται μόνο για αναγνώριση. Με την επιλογή «Αποθήκευση εικόνας στον φάκελο», η AIRIS αποθηκεύει επιπλέον την επαγγελματική κάρτα ως έγγραφο στην επαφή — διαφορετικά όχι.
Το ίδιο προσχέδιο δεν δημιουργεί ποτέ δύο επαφές: ένα δεύτερο πάτημα παρέχει την ίδια επαφή. Σε δοκιμαστικές εταιρείες επιτρέπονται μόνο παραδείγματα δεδομένων (π.χ. max@firma.example).
Δημιουργία Ροής Εργασίας
Άνοιγμα Αυτοματοποίησης
Περιοχή Αυτοματισμός — Πίνακας ελέγχου με κατάσταση και πρότυπα.
Δημιουργία νέας ροής εργασίας
Μέσω του Νέα ροή εργασιών ορίστε εναύσματα (γεγονός/χρονοδιάγραμμα) και ενέργειες.
Συνθήκες & Βήματα
Συγκεντρώστε κανόνες, διακλαδώσεις και ενέργειες.
Ενεργοποίηση & παρακολούθηση
Ενεργοποιήστε τη ροή εργασίας· παρακολουθήστε τις εκτελέσεις στο Αυτοματοποίηση › Εκτελέσεις.
Έλεγχος & Εποπτεία
- Πρότυπα για συχνές διαδικασίες.
- Χρονοδιαγράμματα για επαναλαμβανόμενη εκτέλεση.
- Εγκρίσεις — κρίσιμα βήματα χρειάζονται επιβεβαίωση.
- Επίβλεψη & Στατιστικά — πλήρης ιχνηλασιμότητα.
Πρότυπα εκκίνησης ανά κλάδο
Ορισμένα μενού κλάδων ανοίγουν απευθείας ένα έτοιμο πρότυπο στον επεξεργαστή ροής εργασιών. Είναι αρχικά ανενεργό — προσαρμόστε τα κείμενα και τους χρόνους και ενεργοποιήστε το μόνο μετά.
- Εστίαση: Ροή εργασιών μη εμφάνισης (υπενθύμιση πριν την κράτηση) και ενεργοποίηση αναπαραγγελίας (έλεγχος αναγκών παραγγελίας τις Δευτέρες).
- Χονδρικό εμπόριο και Φαρμακευτική: Ροή εργασιών ανάκλησης για μια παρτίδα.
- Λιανικό εμπόριο: Ροή εργασιών επιστροφής. Κατασκευές: Ροή εργασιών συμπληρωματικής σύμβασης για επιπλέον κόστος.
- Καθαρισμός κτιρίων: Έλεγχος ποιότητας στην εγκατάσταση — εβδομαδιαία εργασία ελέγχου και στη συνέχεια αίτημα για ανατροφοδότηση στον πελάτη.
- Ιατρείο: Υπενθύμιση επαναλαμβανόμενης συνταγής — υπενθύμιση στον ασθενή χωρίς δεδομένα υγείας στο email, η έκδοση καταχωρείται ως εργασία στην ομάδα του ιατρείου.
- Φορολογική συμβουλευτική: Υπενθύμιση προθεσμιών — ο πελάτης ενημερώνεται για ελλείποντα έγγραφα, μετά από πέντε ημέρες δημιουργείται μια εργασία για παρακολούθηση.
Αποθήκευση και ενεργοποίηση
Αποθηκεύστε το πρότυπο, μετά «Ενεργοποίηση τώρα» → «Ναι, ενεργοποίηση». Εάν η αυτοματοποίηση της εταιρείας σας είναι ακόμα απενεργοποιημένη, θα ενεργοποιηθεί.
Εκτέλεση για μια επαφή
Στον επεξεργαστή ροής εργασιών, κάντε κλικ στο «Δοκιμή»: Ανοίγει το «Εκτέλεση ροής εργασιών για μια επαφή». Αναζητήστε την επαφή (όνομα ή email), «Εκτέλεση τώρα». Το AIRIS γράφει το email σύμφωνα με τον σκοπό της ροής.
Έγκριση email
Εάν η λειτουργία έγκρισης είναι ενεργοποιημένη, το email βρίσκεται αρχικά στις εγκρίσεις. Μόνο μετά την «Έγκρισή» σας αποστέλλεται στην επαφή. Η εργασία δημιουργείται αμέσως.
Μνήμη AIRIS & Skills
Το AIRIS αποθηκεύει σημειώσεις, προσφορές, τιμολόγια, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνομιλίες για κάθε πελάτη. Από αυτά, το AIRIS αναγνωρίζει διαδικασίες που επαναλαμβάνονται σε πολλούς πελάτες και τις προτείνει ως Skill.
Προβολή πρότασης
Στο Αυτοματισμός › AIRIS-Skills: Εναύσματα, κάθε βήμα και σε πόσους πελάτες εμφανίστηκε η διαδικασία. Νέες προτάσεις ανακοινώνονται από το κουδούνι.
Επιβεβαίωση ή απόρριψη
Μόνο η επιβεβαίωσή σας ενεργοποιεί το Skill — τότε εκτελείται ως ροή εργασίας. Οι απορριφθείσες προτάσεις δεν επανέρχονται.
Παρακολούθηση & παύση
Το AIRIS μετρά τις επιτυχημένες και αποτυχημένες εκτελέσεις· η παύση είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή.
- Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τους πελάτες αποστέλλονται πάντα μόνο μετά την έγκρισή σας για τα Skills.
- Το AIRIS απαντά από τη μνήμη μόνο με πηγές που επιτρέπεται να διαβάσετε — ξένα γραμματοκιβώτια και ιδιωτικές συνομιλίες παραμένουν κρυφά.
- Αποφασίστε απευθείας στη συνομιλία του AIRIS: Ρωτήστε «Ποια Skills έχετε αναγνωρίσει για εμάς;» — Το AIRIS απαντά με μια κάρτα με τα κουμπιά Υιοθέτηση, Προσαρμογή και Απόρριψη. Το αποτέλεσμα εμφανίζεται αμέσως στην κάρτα.
- Με το «Αναζήτηση διαδικασιών τώρα» ξεκινάτε άμεσα την αναγνώριση· διαφορετικά, το AIRIS ελέγχει μία φορά την εβδομάδα.
Αφήστε τις ενέργειες με συνέπειες να εκτελούνται αρχικά μέσω εγκρίσεων. Αυξήστε την αυτονομία μόνο αφού έχει δοκιμαστεί η διαδικασία (βλ. «Onboarding — Αυτονομία»).