Engroshandel & Distribution

I menuen „Engros“ er punkterne anført i dagens rækkefølge, under „Engros · mere“ findes de sjældnere sider. Hvad der forklares trin for trin i kapitlet Lager & Beholdning, nævnes her kun kort.

• Lager: Lager-oversigt med underbestand, udløbende partier og de seneste bevægelser.
• Ordreindgang: Gennemgå og godkend ordrer fra e-mail, PDF/fax, WhatsApp, talebesked og AIRIS-chat — se „Ordreindgang“ nedenfor.
• Plukning: Plukliste pr. ordre med lagerplads, mængde og FEFO-parti. Under „Afløb“ indstiller De, om der reserveres ved ordre, om delleveringer er tilladt, om følgeseddel og faktura automatisk forberedes („Opret følgeseddel automatisk“, „Opret faktura automatisk“ — begge kun via Autonomi-knappen) og Margen-vagten.
• Forsendelse: Forsendelse altid til en følgeseddel, med pakkedistributør, forsendelsesnummer og sporingslink.
• Ruter: Fordel følgesedler på ruter pr. køretøj og chauffør; chaufføren afvikler sine stop i AIRIS-appen.
• Kundesortiment: Sortiment, kundeartikelnumre og stamliste pr. kunde — se nedenfor.
• Betingelser: Prislister med mængdetrin og pr. kunde betalingsfrist, skonto, kreditgrænse og leveringsspærring; her opretter De også det personlige bestillingslink.
• Følgesedler: Opret og send følgeseddel til ordrebekræftelse — se „Følgesedler og ordre-kæde“ nedenfor.
• Engros · mere: Tilbagekaldelser, EDI, returvarer, indkøb, varemodtagelse, lageroptælling og lagerlokationer forklares udførligt i kapitlet Lager & Bestand.
• Pant og prognose forklares i afsnittet „Prognose-efterbestilling og engangspant-mængder“, Indkøb & 3-vejsafstemning i afsnittet med samme navn længere nede.

• Ordrer: se åbne kundeordrer og forespørg via stemmekommando til AIRIS.
• Picklist / Plukning: behandl varer sorteret efter lagerplacering.
• Varemodtagelse: registrer leverede varer — lagerbeholdningen opdateres øjeblikkeligt.

• Ordre hos kunden: Åbn kunden under Kontakter i AIRIS-appen, og tryk på "Opret ordre". Kataloget viser DENNE kundes priser fra dennes prisliste, mængdestaffler ("fra 10") og emballageenhed — + og − springer med én emballageenhed.
• "Genbestil seneste ordre" fylder kurven med mængderne fra sidste ordre; tilpas derefter blot, og send. Ordren oprettes på kontoret på samme måde som en bestilling fra kundemappen, med ordrebekræftelse og reservation.
• Kreditgrænse overskredet: Ordren gemmes, men accepteres først efter godkendelse (autonomi-knap). Ved leveringsspærre accepteres den slet ikke; ejer og administrator informeres.
• Statusoptælling med kamera: Vælg et lager (eller en lagerplacering) under Lager › "Tæl status", scan artikler via EAN, GS1-kode eller varenummer, og indtast mængden. Den bogførte beholdning ses først i evalueringen (blindoptælling).
• Afslutning bogfører differencerne mod lagerbeholdningen på tidspunktet for afslutningen. Store afvigelser (fra 250 € eller 25 % ved mindst 3 enheder) kræver godkendelse; lagerbeholdningen ændres først efter "Godkend". I back-office findes de samme optællingslister under Lageroptælling.

• I AIRIS-appen under Kontakter åbnes kunden: „Kundeakten“ viser omsætning (betalt), åbne og forfaldne beløb, den seneste kontakt, kontaktpersonerne samt kommende aftaler, åbne tilbud, åbne fakturaer og åbne opgaver.
• „Hvad han køber“: kundens varegrupper fra hans udstedte fakturaer de seneste 12 måneder, uden pant — med det beløb, der blev beregnet ud fra.
• „Løbende kampagne“: en aktuel kampagne, der passer til hans varegrupper, med begrundelse („Passer til“ varegruppe og andel). Herunder står hans følgesedler og — hvis der er en aftale — hans bonusstatus. Herfra starter De „Opret ordre“.

• Kørende sælgere uden netværk: Kundens katalog og priser, som appen sidst har hentet, bliver på telefonen — øverst vises det, hvornår de er fra. En ordre uden netværk gemmes som kladde ("afventer netværk") og sendes automatisk, så snart der er dækning igen. DivineMind genberegner altid priserne (prisliste, mængderabat, kreditlimit, leveringsspærre). Afviger en pris fra den viste, vises ordren med "med bemærkning" i appen: gammel pris → ny pris.
• Lager uden netværk: Plukmængder (også delmængder med − / +) og lageroptællinger gemmes og eftersendes. Forsendelse og afslutning af status kan først ske, når alt er modtaget. Har kontoret i mellemtiden leveret, reducerer DivineMind plukmængden til det, der stadig er åbent; har en anden talt en varelinje senere, gælder dennes optælling. Begge dele vises tydeligt i appen.
• Chauffør uden netværk: Med netværk på lageret henter appen dagens åbne stop på forhånd. Undervejs fungerer "Ankommet", underskrift, returemballage, afvigelse, forgæves kørsel og kassenotat også uden netværk; registreringstidspunktet er gældende. Har kontoret i mellemtiden afsluttet stoppet, overskrives intet — registreringen vises som "ikke accepteret" med årsag.
• Aldrig duplikater: Hver afsendelse har en unik nøgle. Går svaret tabt i et udfaldsområde, og appen sender igen, oprettes der ingen ekstra ordre, ingen ekstra pantpostering og ingen dobbelt optælling. For pris og beholdning har serveren altid forrang.

• Bestillinger fra Deres kunder via e-mail (også med PDF- eller fax-vedhæftning) og via WhatsApp (tekst, talebesked, foto/PDF) indlæses automatisk af AIRIS, så snart afsenderen findes som kunde i CRM. Under Lager › „Ordreindgang“ kan De desuden indsætte tekst, uploade en PDF, en fax-scanning eller et foto eller optage en talebesked.
• AIRIS genkender kunden (afsenderadresse, telefonnummer, kundenummer, firmanavn) og hver vare i denne rækkefølge: kundeartikelnummer, EAN, producent- eller leverandørnummer, Deres varenummer, kundens indlærte betegnelse, tekst. Er en vare ikke entydig, vises en afklaring med forslag — AIRIS gætter aldrig.
• Prisen er altid kundeprisen fra prisliste og mængdestaffel (beregnet af serveren). Kreditlimit, leveringsspærre, disponibel beholdning og tidligste mindste holdbarhedsdato vises som en note ved siden af.
• „Godkend“ opretter ordren med ordrebekræftelse og reservation — samme vej som kundemappe og salgskonsulenter. Overskrides kreditlimitten, afventer ordren kreditgodkendelse. Hvad AIRIS må gøre uden Deres klik, angives i autonomi-opsætningen (Lager › bestelleingang_annehmen); afklaringer går altid til et menneske.
• AIRIS skriver svaret til kunden på dennes sprog — altid kun som et udkast. Ved e-mail lander det efter godkendelse som udkast i DivineMail; ved WhatsApp kopierer De teksten ind i chatten. Bekræftede tilknytninger husker AIRIS for den enkelte kunde til næste gang.
• I AIRIS-chatten: „Registrer bestillingen fra PDF'en“ (med vedhæftning) eller „Bestilling fra Eiscafé Venezia: 10 kasser Export Hell, 5 Aperol“ — der oprettes samme forslag i ordreindgangen.
• Fra DivineMail: Åbn en kundemail med højreklik og vælg „Opret som ordre“ i kontekstmenuen. AIRIS læser teksten og PDF- eller fax-vedhæftningen; så snart „Ordre genkendt — kontroller i ordreindgang“ vises, står forslaget under Ordreindbakke.
• Dobbeltbeskyttelse: Den samme indgang bliver kun én gang til et forslag, selvom den modtages en anden gang eller indlæses igen. Emails uden ordre — f.eks. „Tak for leveringen“ — skaber ingen indgang.

• Kreditgrænse, betalingsfrist, skonto og leveringsspærring (med grund) vedligeholder De pr. kunde under Betingelser. Der kontrolleres før hver ordremodtagelse og før hver følgeseddel — på alle måder: Tilbud, bestillingslink, kundemappe, udeservice, ordreindgang, EDI og AIRIS.
• Overskrider en ordre kreditgrænsen, gemmes den og afventer godkendelse. Ved leveringsspærring gemmes den, men accepteres ikke — der oprettes ingen ordrebekræftelse. Deres kunde ser ingen kreditoplysninger.
• Ved følgesedlen vises meddelelsen „Kreditgrænse / Leveringsspærring“. Indehavere og administratorer godkender selv med „Opret alligevel“; ellers sendes en godkendelsesanmodning til bogholderiet, og følgesedlen oprettes først efter godkendelse. Beslutningen logges hos kunden.
• Betingelser via AIRIS („Kunde X: 30 dages frist, 2 % skonto ved 10 dage, kreditgrænse 20.000 €“) følger Deres Autonomi-knap. En kreditgrænse fra 50.000 € sætter AIRIS altid først efter Deres godkendelse.
• Margenvagt: Ordre under indkøbspris eller under Deres minimumsdækningsbidrag holder DivineMind tilbage til godkendelse; prisen forbliver uændret. Indstilling under Kommissionering › „Afløb“, detaljer i kapitlet Lager & Bestand.

Hver ordre følger samme vej: Tilbud → Ordrebekræftelse → Følgeseddel → Faktura — uanset om den kommer fra ordreindgangen, bestillingslinket, kundemappen, udeservice eller via EDI.

MHD-advarsel: Hver morgen rapporterer DivineMind ledelsen om de partier, hvis MHD snart udløber; den samme advarsel står i dagens brev. Sporbarhed og tilbagekaldelse er en henvisning med fundsted, ingen juridisk rådgivning.

• Kundesortiment: Vælg en kunde under Lager › „Kundesortiment“ og vedligehold dennes varer, egne varenumre og faste ordreliste med mængder. „Foreslå ud fra ordrer“ analyserer ordrerne fra de seneste 12 måneder og foreslår sortiment og ordreliste; overførsel sker først efter Deres godkendelse.
• „Genbestil fast sortiment“ fylder kurven med ét tryk — i kundeportalen, via bestillingslinket og ved kørende salgsordrer i appen. Priserne tages altid fra kundens prisliste og beregnes af serveren ved afsendelse.
• Med „Kunde ser kun sit eget sortiment“ viser kundeportalen og bestillingslinket kun disse varer; kørende sælgere ser fortsat alt og kan filtrere på „Sortiment“. Søgningen finder også varer via kundens eget varenummer, ligeledes ved ordremodtagelse.
• Fødevareinformation (FIC): Under „Fødevareoplysninger“ på varen vedligeholdes de 14 hovedallergener (indeholder/spor), ingredienser, næringsdeklaration pr. 100 g eller 100 ml, oprindelse, alkoholindhold og opbevaring. Allergenerne er de samme som i POS-kassen til restauranter.
• Deres kunder kan se databladet (PDF) i kundeportalen, via bestillingslinket og på følgeseddellinket — derved opfylder De oplysningspligten i henhold til artikel 8, stk. 8 i EU-forordningen om fødevareinformation (FIC).
• BMEcat: Under Produkter › Ny › „Grossist“ indlæses foruden DATANORM også BMEcat 1.2 og 2005 (XML, også som ZIP). Forhåndsvisning, duplikatregistrering (leverandørens varenummer, varenummer, EAN) og prisrapport er de samme; leverandøren foreslås ud fra kataloghovedet. Intet slettes — udgåede varer forbliver i stamdata.

• Under Produkter › Ny › „Engroskatalog (DATANORM · BMEcat)“ indlæser De DATANORM 4 eller 5 fra Deres grossist — enkelte filer eller alt samlet som ZIP: artikler, listepriser, Deres rabatgrupper, varegrupper og prisændringer (DATPREIS). Filerne modtager De i Deres grossists kundeportal.
• Vælg grossist eller „+ Opret ny grossist“, fastlæg momssatsen for nye artikler og beslut, hvad der sker med Deres salgspriser: Salgspris = grossistens listepris (ved prisændringer kun, så længe De ikke selv har ændret den) eller „Rør ikke ved salgspriser — overtag kun indkøbspriser“.
• Preview viser pr. linje artikelnummer, betegnelse, varegruppe, listepris, Deres indkøbspris og handlingen (ny, opdater, uændret); mangler rabatgruppen, står „uden EK“. „Importér nu“ overtager, prisrapporten viser derefter gamle og nye liste- og indkøbspriser. Dubletter genkender DivineMind via artikelnummer og EAN; intet slettes. Tidligere kørsler står under „Seneste katalog-import“.
• Fremmed valuta: Står et katalog i en anden valuta, omregner DivineMind priserne med EZB-referencekursen på prisdatoen til Euro. Preview viser kursen pr. valuta („1 EUR = … den …“) og på prisen det oprindelige beløb. Mangler EZB-kursen for en valuta, overtages linjen ikke („afvist – kurs mangler“).

• Opret en aftale under fanen "Bonus & rückvergütung" på kunden: periode (år, halvår eller kvartal), skala "fra omsætning X → Y %", og om den opnåede sats gælder med tilbagevirkende kraft for hele omsætningen eller kun for meromsætningen pr. trin. Valgfrit kun for bestemte varegrupper.
• Bonusberettiget er nettoomsætningen fra udstedte fakturaer i perioden minus udstedte kreditnotaer (også returneringer). Valgfrit tæller kun betalte fakturaer. Kladder, annullerede fakturaer samt pant, emballage og fragt tæller aldrig med.
• Fanen viser løbende: hidtidig omsætning, næste trin og hvad der mangler, bonus på nuværende tidspunkt samt fremskrivningen frem til periodens udløb. Det samme ser kørende sælgere i appen hos kunden; i kundeportalen kun, hvis "Vis status i kundeportal" er slået til.
• Ved periodens udløb beregner AIRIS bonussen pr. momssats ud fra fakturalinjerne og opretter et forslag under Automatisering › Godkendelser. Først efter Deres godkendelse oprettes en kreditnotakladde (én linje pr. momssats uden reference til en faktura) — den sendes aldrig automatisk. Der oprettes højst én bonuskreditnota pr. kunde og periode.
• Leverandørbonus: Registrer den forventede bonus på leverandøren. Den forventede værdi ud fra indgående fakturaer vises; der bogføres intet endnu.
• Afstemning ved leverandørbonus: Udover „Forventet refusion nu“ ser De „Allerede krediteret“ (fra leverandørens kreditnotaer) og „Åben“. Returvarer og leverandørens bonuskreditter reducerer indkøbsomsætningen. Bogføringen foretages af Deres bogholderi.

• Prognose-genbestilling: Under Lager › "Prognose-genbestilling" aktiverer De prognosen for hver genbestillingsregel. I stedet for et fast genbestillingspunkt beregner AIRIS den forventede efterspørgsel indtil næste levering: ugedag, tendens, sæson fra forrige år, helligdage i lagerets delstat samt vejret for drikkevarer (udsigt fra Deutscher Wetterdienst, historik fra Copernicus ERA5).
• For hver vare indstiller De bestillingsrytmen (dage til næstfølgende levering) og standarden "afbalanceret" eller "sparsom". "Beregningsgrundlag" viser hver dag med forventet mængde, spredning, helligdag og vejr — ingen black box. Mangler der salgsdata, gælder det faste genbestillingspunkt.
• Bestilling foregår som hidtil: Morgenkørslen (eller "Opret bestillingsforslag nu") danner et bestillingsudkast pr. leverandør. Det sendes kun til leverandøren, hvis autonomi-knappen tillader det, eller nogen godkender det. Salgsdata fra det gamle system overføres som CSV (dato; varenummer eller EAN; mængde). I AIRIS-appen ses prognosen under Lager › "Prognose-genbestilling".
• Engangspantmængder: Under Lager › "Engangspantmængder" knytter De systemet til hver pantart (engang AT, engang DE, flergang), inkl. materiale og volumen, og angiver styklisten på varen (f.eks. 1 tray = 24 dåser).
• For hver måned ses varerne pr. stregkode (udleveret, tabt, indberetningsmængde, korrektion) og pantkontoen pr. emballagetype (udleveret, modtaget retur, saldo). Eksport som CSV eller PDF med kilde og status. I Østrig indberetter første markedsførere antallet pr. stregkode inden for de første 5 dage i den efterfølgende måned i portalen for Recycling Pfand Österreich (forsinket indtil den 9.); i Tyskland bruges opgørelsen til afstemning med DPG-clearing.
• Kundens pantkonto: Pant og returemballage løber pr. beholder over pantkontoen. Chaufføren bogfører modtaget returemballage på ruten, en returvare medbringer panten med udkastet til kreditnota. Saldoen pr. beholder ser De under Pant i området „Beholdere — returemballageflow med kunder (pantkonto)“, Deres kunde i sin kundemappe.
• Før fristen påminder AIRIS ejer, admin og ledelse (klokke og push), indtil De "markerer måneden som indberettet". Kun mængder opgøres — pantbeløb håndteres fortsat via følgeseddel, pantkonto og faktura.

• Leverandører & Indkøb: Indkøbskilder under Leverandører, ordrer og trevejsafstemning (ordre/varemodtagelse/faktura).
• Lager & Beholdning: Beholdninger, minimumsbeholdninger, genbestillingsregler og automatisk genbestilling under Lagerstyring.
• Priser & Betingelser: Vedligeholdelse af kunde- og mængdepriser — indgår direkte i tilbud og ordrer.

Under „Indkøb & 3-vejsafstemning“ (siden åbner 3-vejs-match) sammenligner DivineMind Deres ordre hos leverandøren, varemodtagelsen og fakturaen. Tolerance: Pris ±2 % eller ±50 €, mængde ±1 % (løsvarer ±3 %).

• Netto indkøbsprisen vedligeholder De på artiklen under „Indkøb & Intrastat“. Hver ændring husker DivineMind med dato (indkøbshistorik) — en dato vurderes med den indkøbspris, der gjaldt på den dag.
• Bestanden pr. dato beregner DivineMind tilbage fra lagerbevægelserne, i Deres firmas tidszone: En udgang den 31.12. kl. 23:30 hører til det gamle år.
• Mangler en indkøbspris, vurderes den med den aktuelle indkøbspris eller salgsprisen — altid markeret som nødløsning. I engros-dashboardet står „Lager­værdi i dag · … positioner“ og, hvor nødvendigt, „… vurderet uden indkøbspris“.
• Til årsafslutning indeholder „Årsafslutningspakke til skatterådgiver“ under Hovedbog lager­værdien pr. 31.12. pr. artikel (bestand, indkøbspris, værdi, vurdering) som CSV med sammenligning til året før. Lager­værdien læses kun — der bogføres intet.

• Samlefaktura: Vælg kunde og periode under Samlefaktura, kontrollér de åbne følgesedler og ordrer i forhåndsvisningen, og opret som kladde. AIRIS kan også gøre dette (»Lav samlefakturaen for kunde X for september«).
• Koncernintern afregning: Så snart den modtagende virksomhed bogfører modtagelsen af en koncernoverførsel, oprettes der præcis én fakturakladde hos afsenderen — indenlandsk med moms, på tværs af grænser med Reverse Charge, hvis begge momsnumre er gyldige.
• Returvare → Kreditnota: Ved varemodtagelse af en returvare oprettes der præcis én kreditnotakladde til den oprindelige faktura — til den faktiske beregnede pris med rabat, med samme momssats og med pant for de returnerede varer.
• Alle tre er kladder: Afsendelse sker først, når De har kontrolleret og godkendt bilaget.

• Spørgsmål om lager, MHD og åbne poster hos en kunde besvarer AIRIS i chatten øjeblikkeligt — læsning kræver ingen godkendelse.
• AIRIS opretter ordrer fra PDF eller chat (som forslag i ordreindgangen), skriver tilbud til kundepris og opretter samlefakturaer som udkast. Alt, der opretter noget, følger Deres Autonomi-knap; svar til kunder forbliver udkast.
• Bonus­aftaler opretter AIRIS ikke — det kan kun gøres på nettet hos kunden. Alle værktøjer med navne findes i kapitlet „Hvad AIRIS kan pr. branche“.

Virksomheder i Pharma-engros-branchen bruger de samme lager- og ordre­funktioner som engros og ser desuden menuen „Pharma“. Sporbarhed og tilbagekaldelse er en henvisning med fundsted, ingen juridisk rådgivning.

• Kølekæde: åbner lager­oversigten med underbestand og udløbende partier. Kølelager opretter De under lagerlokationer med lagertypen „Kølekæde“ og min-/max-temperatur; spændet står på lagerkortet. Temperaturer registreres via tjeklister, ikke via sensorer.
• Recall-workflow: åbner skabelonen „Tilbagekaldelses-workflow (parti)“ i workflow-editoren — henvisning „Identificer og spær berørt parti“, mail til kunden om parti­tilbagekaldelse, opgave „Dokumenter og afslut tilbagekaldelse“ (forfalder efter 2 dage). Skabelonen er indtil videre inaktiv og startes manuelt pr. kontakt; mailen til kunder sendes altid først efter Deres godkendelse.
• Pharma-lager og tilbagekaldelser: Kunde­licenser, tilbagekaldelse pr. parti, tilbagekaldelses­rapport og sporbarhed — trin for trin i kapitlet Lager & Bestand under „Pharma & Compliance“ og „Tilbagekaldelse & Sporbarhed“. Tilbagekaldelses­skrivelser sendes kun ved Deres klik.
• Køleenheder: med „Ny køleenhed“ opretter De køleskab, fryser, kølerum eller køledisk med placering og målværdi (mål min/max i °C). Temperatur­kontrolpunkter i tjeklisterne tildeler De en enhed; enhedsnavnet står derefter ved registrering, i forløb og i audit-eksport.
• EDI: Indlæs ordrer som EDIFACT ORDERS eller openTRANS og opret leverings­avis med parti og MHD — se kapitel Lager & Bestand, „EDI: Indlæs ordrer, send leverings­avis“. Deres kunders systemer bruger hertil en API-nøgle fra Indstillinger › Integrationer.
• Korrektions­foranstaltninger: Opret „Ny CAPA“; tavlen viser udkast, åben, i arbejde, effekt­kontrol og lukket. I CAPA registrerer De rod­årsag, korrektions­foranstaltning, forebyggelse, „Forfalder den“ og „Effekt­kontrol den“, opbygger en handlings­plan med „Tilføj handling“ og ser tilknyttede kvalitets­hændelser. „Luk CAPA“ kan kun ske med effekt­bevis og kun for indehavere, administratorer og QM-ansvarlige; hvert trin står i audit-trail.
• Parti og forfald: Bestand pr. parti med forfaldsdato, FEFO ved plukning og på følgesedlen, morgenlig udløbs­advarsel. Hertil den samme ordre­kæde som i engros — kundepriser med trin, kreditgrænse og leverings­spærring med godkendelse.
• AIRIS besvarer spørgsmål om lager, udløb og åbne poster; alt skriftligt løber via Autonomi-knappen.