Fra værelsesplan til faktura — i ét system.

↳ Hvem sover i hvilket værelse hvornår, står i bogen, i portalen og i hovedet. Sæsonpriser beregnes manuelt.

→ En belægningskalender for alle værelser: Klik på en ledig dag opretter reservationen. Hver reservation går fra forespørgsel via bekræftet og indtjekket til udtjekket. Et værelse kan ikke bekræftes to gange for samme nat. Prisen gælder pr. nat i den sæson, natten ligger i; værelseskategorier fra enkeltværelse til lejlighed.

↳ Direkte bookinger kommer via telefon og e-mail. Gæster ser ikke, hvad der er ledigt, og enhver forespørgsel koster tid.

→ Et bookinglink uden login: Gæsten ser den ledige måned pr. kategori med pris, systemet foreslår det mindste passende værelse. Forespørgslen vises straks i belægningskalenderen; du modtager en e-mail og en meddelelse, gæsten en modtagelsesbekræftelse på sit sprog. Først når du bekræfter, er værelset booket, og gæsten modtager bekræftelsen. Siden angiver prisen inkl. moms, turistskatten, databeskyttelses- og afbestillingsoplysningen.

↳ Booking.com, Airbnb og den egen reservation ved ikke noget om hinanden. Dobbeltbookinger opdages først ved ankomst.

→ For hvert værelse en eksport-kalender til portalen og en import af portal-kalenderen, synkroniseret hver time. Hvis en portalbooking overlapper med en egen, opretter DivineMind den kun som en forespørgsel med konfliktmarkering og giver besked via klokke og e-mail. iCal overfører kun optaget eller ledigt: ingen priser, ingen kvoter, ingen gæstedata. Det er ikke en Channel Manager.

↳ Forretningsrejsende har brug for en faktura til deres firma med adresse og momsnummer. Fakturaen fra blokken er ikke tilstrækkelig til dette.

→ Ved udtjekning vælger du en kontakt fra CRM eller indtaster firma, adresse og momsnummer. Over beløbsgrænsen for småbeløbsfakturaer kræver DivineMind adressen. Fakturaen indeholder overnatning, forplejning, poster fra gæstekontoen og turistskat og fratrækker automatisk et depositum. Den oprettes som et udkast i fakturafunktionen og frigives der.

↳ Logi, morgenmad og drikkevarer har forskellige skattesatser, og de er anderledes i Østrig end i Tyskland.

→ Satserne kommer fra dit firmas land: i Østrig overnatning 10 % og normalsats 20 %, i Tyskland 7 % og 19 %. Morgenmaden står som en separat linje på fakturaen, i Tyskland opdelt i mad 7 % og drikkevarer 19 %. Halvpension med drikkevarer opdeles ligeledes i mad og drikkevarer; andelen indstiller du selv.

↳ Pr. person pr. nat eller i procent, børn fritaget eller ej, med eller uden morgenmad: Turistskatten er forskellig i hver kommune.

→ Du indstiller modus, sats og aldersgrænse for børn, for Wien findes en skabelon. På fakturaen står turistskatten som en separat linje med udledning, i Østrig som en direkte udgift uden moms. I Tyskland vælger du, om gæsten ifølge vedtægterne skylder afgiften. Til afregning med kommunen findes turistskat-månedsoversigten som PDF; indberetning og afregning sker som hidtil af dig.

↳ Aftensmad, bar og minibar ender på sedler. Ved udtjekning mangler halvdelen, og gæsten spørger, hvad han har underskrevet.

→ I kasseapparatet (RKSV) bogfører ekspedienten bonen med „På værelset“ på gæstekontoen. Knappen er først tilgængelig, når gæsten har underskrevet på enheden. Minibar og ekstra køb bogføres direkte i gæstekontoen. Til fakturaen medfølger en bilag med alle underskrifter som PDF. Bar eller kort i receptionen kører via kassen: kvittering med signatur, faktura betalt, turistskat som separat kassepost.

↳ Depositum anmodes om via bankoverførsel, spores og fratrækkes manuelt ved slutafregningen.

→ Depositumsfakturaen (30 % eller et frit beløb) oprettes ud fra reservationen. Med „Send til gæst (PDF + betalingslink)“ får gæsten fakturaen og et link til betaling via din betalingskonto hos Mollie. Ved slutafregningen fratrækkes depositummet som en separat linje.

↳ Køkkenet ved om morgenen ikke, hvor mange gæster der spiser morgenmad, og hvem der har halvpension om aftenen.

→ Pr. reservation: uden forplejning, morgenmad, halvpension eller fuldpension. Morgenmadslisten viser kun gæster med morgenmad, oversigten tæller „Morgenmad i morgen tidlig“ og „Aftensmad i dag (HP/VP)“. På fakturaen står forplejningen som en separat linje til den relevante skattesats.

↳ Gæstelisten kopieres fra en skabelon, numre og obligatoriske felter mangler.

→ For Østrig gæstelisten i henhold til bilag A i Gästeverzeichnis-Verordnung med løbenummer, køn, rejsedokument og medrejsende. For Tyskland den særlige indrejseblanket i henhold til § 30 BMG. Begge som PDF til udfyldelse og underskrift. En elektronisk indberetning til kommune eller myndighed foretager DivineMind ikke.

↳ Efter udtjekning ved ingen, hvilket værelse der skal rengøres. Hvor godt huset var belagt, viser først revisoren.

→ Ved udtjekning bliver værelset automatisk „til rengøring“, teamet får en meddelelse. På siden Housekeeping, også i browseren på mobilen, trykker man på „Rent“; navn og tidspunkt gemmes, værelser kan låses. Rapporterne viser pr. måned belægning, gennemsnitlig værelsespris (ADR), RevPAR, overnatninger efter oprindelsesland og turistskat-månedsoversigten.

↳ En forespørgsel om tilgængelighed om aftenen bliver liggende til næste dag.

→ Med AI-assistenten AIRIS (i pakken til 999 €) spørger du i chatten, hvad der er ledigt, lader en reservation oprette som forespørgsel eller viser dig dagen i huset. Bekræftelse, indtjekning, udtjekning, bogføring af poster, gæsteliste og depositum udfører AIRIS kun, hvis du har godkendt det via autonomi-knappen; ellers lægger den trinnet frem for dig. Hvis det er uklart, hvilken reservation der menes, spørger AIRIS.