Udfør processer regelbaseret — med godkendelser og tilsyn.
AIRIS udfører opgaver live — med godkendelse i chatten
Du fortæller AIRIS, hvad der skal gøres, og ser til: AIRIS opretter kontakten, laver tilbuddet ud fra din skabelon og forbereder følge-e-mailen. Der sendes først, når du trykker på „Godkend og send“ i chatten — både på web og i AIRIS-appen.
Opgave i én sætning
For eksempel: „Opret kunden og forbered tilbuddet ud fra vores skabelon med følge-e-mail.“ En klar kommando som „opret“ udføres uden yderligere spørgsmål. „Forbered“ forbliver et udkast.
Se med
Striben „AIRIS arbejder“ viser trinene (kontakt, tilbud, følge-e-mail). På web åbner AIRIS den relevante liste og markerer kort den nye række. „Stop“ stopper opgaven.
Rediger via opfølgende kommando
„Gør tilbuddet gyldigt i 14 dage“ — AIRIS tilpasser det. En godkendelse gælder altid for den senest gennemgåede version; ændres dokumentet derefter, bortfalder den, og AIRIS præsenterer et nyt kort.
Godkend og send
Kortet i chatten viser modtager, emne, beløb og vedhæftet fil. Et tryk på „Godkend og send“ udfører straks; „Udført“ vises først, når afsendelsen er bekræftet. „Nej“ afviser, intet sendes ud.
Genindlæsning afbryder intet
Opgaven kører på serveren. Efter en genindlæsning, fane- eller enhedsskift vises striben med „Genoprettet forbindelse — intet er tabt“. Den samme kommando udføres ikke en anden gang inden for 10 minutter.
Spørger du om noget („Hvor mange fakturaer er åbne?“), får du svaret i chatten og på web desuden listen med det passende filter. Medarbejdere uden godkendelsesret ser på kortet „venter på ejer eller administrator“.
Mobiltelefon taler, computer reagerer
Giv AIRIS ordren i AIRIS-appen — via tekst eller tale. Hvis den samme konto i samme firma er logget ind på computeren, følger computeren med: Den åbner den passende liste, markerer den nye linje og viser tilbud og godkendelseskort i AIRIS-vinduet. Ingen parring, ingen kode — kun Deres konto.
Begge enheder logget ind
Åbn DivineMind på computeren, AIRIS-appen på mobiltelefonen. Computeren logger ind som aktiv enhed hvert par sekunder. Hvis flere computere er åbne, reagerer kun den sidst brugte.
Spørg eller bestil på mobiltelefonen
„Hvor mange fakturaer er åbne?“ — svaret kommer til mobiltelefonen, computeren åbner fakturalisten med filteret „åben“. En hel ordre („Opret kunden og forbered tilbuddet med ledsagende e-mail“) kører på computeren som en stribe „AIRIS arbejder · fra mobiltelefonen“ med.
Åbnet på computeren
Så snart computeren har åbnet listen, står der „Åbnet på computeren“ i appen. Godkendelseskortet vises på begge enheder.
Godkend, hvor De er lige nu
Tryk på „Godkend og send“ på mobiltelefonen — kortet på computeren viser kort efter „udført“. Også omvendt: Hvad De starter på computeren, viser mobiltelefonen med svar og kort, markeret med „fra computeren“.
Slukke
I AIRIS-vinduet på computeren slukker mobiltelefonsymbolet for styringen fra mobiltelefonen eller tænder den. Når den er slukket, fortsætter ordrerne, kun computeren reagerer ikke længere på dem.
Kun én computer reagerer, hvor De selv er logget ind i samme firma — aldrig en anden brugers skærm. En godkendelse gælder for præcis den verificerede version, uanset hvilken enhed De trykker på.
Kontakt fra foto, skærmbillede, signatur eller PDF
Send AIRIS et foto af et visitkort, et skærmbillede (f.eks. profil eller impressum), en indsat e-mail-signatur eller en PDF med brevhoved. AIRIS læser navn, firma, stilling, e-mail, telefon, websted, adresse og branche ud og viser et kort i chatten — på nettet og i AIRIS-appen ligeledes.
Vedhæft eller indsæt
Vedhæft fotoet, skærmbilledet eller PDF'en i AIRIS-chatten (i appen også direkte med kameraet) eller indsæt signaturen i beskeden. Tilføj en sætning som „opret som kunde“ eller „marker som lead“.
Tjek kort
Hvert felt viser sin oprindelse („fra fotoet“, „fra Deres sætning“). Manglende information vises som et tomt felt og kan udfyldes direkte i kortet. Hvis kontakten allerede findes, fortæller AIRIS Dem det og tilbyder „Forbind“ eller „Opret alligevel ny“.
Lead eller kunde, opret derefter
Vælg Lead eller Kunde, og tryk på „Opret kontakt“. Hvis sætningen allerede indeholder en klar kommando som „opret … som kunde“, opretter AIRIS straks — uden yderligere forespørgsel. „Oprettet“ vises først, når kontakten er gemt; på nettet springer kontaktlisten til den nye linje.
Billede kun efter ønske
Billedet læses kun for genkendelse. Med „Arkiver billede til sagen“ arkiverer AIRIS visitkortet yderligere som et dokument til kontakten — ellers ikke.
Det samme udkast opretter aldrig to kontakter: et andet tryk leverer den samme kontakt. I demo-firmaer er kun eksempeldata tilladt (f.eks. max@firma.example).
Opret workflow
Åbn automatisering
Område Automatisering — Dashboard med status og skabeloner.
Opret nyt workflow
Definer udløsere (begivenhed/tidsplan) og handlinger via Ny Workflow.
Betingelser & trin
Sammenstil regler, forgreninger og handlinger.
Aktiver & observer
Aktiver workflow; følg kørsler under Automatisering › Kørsel.
Styring & kontrol
- Skabeloner til hyppige processer.
- Tidsplaner til gentagen udførelse.
- Godkendelser — kritiske trin kræver bekræftelse.
- Tilsyn & statistik — fuld sporbarhed.
Startskabeloner pr. branche
Nogle branchemenuer åbner direkte en færdig skabelon i workflow-editoren. Den er i første omgang inaktiv — tilpas tekster og tidspunkter, og aktiver den først derefter.
- Gastronomi: No-show-workflow (påmindelse før reservation) og udløsning af genbestilling (tjek bestillingsbehov mandage).
- Engroshandel og Pharma: Tilbagekaldelses-workflow for et parti.
- Detailhandel: Retur-workflow. Byggeri: Tillæg-workflow for meromkostninger.
- Ejendomsrengøring: Kvalitetskontrol på objektet — ugentlig kontrolopgave og derefter anmodning om feedback til kunden.
- Lægepraksis: Påmindelse om opfølgende recept — påmindelse til patienten uden sundhedsdata i mailen, udstedelsen lander som en opgave hos praksisteamet.
- Skattevejledning: Fristpåmindelse — klienten mindes om manglende dokumenter, efter fem dage kommer en opgave til opfølgning.
Gem og aktiver
Gem skabelonen, klik derefter på „Aktivér nu“ → „Ja, aktiver“. Hvis Deres firmas automatisering stadig er slået fra, bliver den slået til her.
Kør for en kontakt
I workflow-editoren, klik på „Test“: „Kør forløb for en kontakt“ åbnes. Søg efter kontakt (navn eller e-mail), klik på „Kør nu“. AIRIS skriver e-mailen baseret på forløbets mål.
Godkend mail
Hvis godkendelsestilstand er slået til, ligger mailen først under godkendelser. Først efter Deres „Godkend“ sendes den til kontakten; opgaven oprettes med det samme.
AIRIS-hukommelse & Skills
AIRIS husker noter, tilbud, fakturaer, e-mails og chat-samtaler for hver kunde. Ud fra disse genkender AIRIS processer, der gentages hos flere kunder, og foreslår dem som en Skill.
Se forslag
Under Automatisering › AIRIS-Skills: udløser, hvert trin og hos hvor mange kunder processen forekom. Nye forslag meddeles af klokken.
Bekræft eller afvis
Først Deres bekræftelse aktiverer Skill'en — den kører derefter som en workflow. Afviste forslag kommer ikke igen.
Observer & sæt på pause
AIRIS tæller succesfulde og mislykkede kørsler; det er muligt at sætte på pause når som helst.
- E-mails til kunder sendes med Skills altid først efter Deres godkendelse.
- AIRIS svarer ud fra hukommelsen kun med kilder, som De må læse — fremmede postkasser og private samtaler forbliver skjulte.
- Beslut direkte i AIRIS-chatten: Spørg „Hvilke skills har De identificeret for os?“ — AIRIS svarer med et kort med knapperne Adoptér, Tilpas og Afvis. Resultatet vises straks på kortet.
- Med „Søg efter processer nu“ igangsætter De genkendelsen øjeblikkeligt; ellers tjekker AIRIS én gang om ugen.
Lad først konsekvensrige handlinger køre via godkendelser. Øg først autonomien, når processen er afprøvet (se „Onboarding — Autonomi“).