Deres kunder kan se deres egne bilag i AIRIS-appen og bestille direkte hos Dem. Gratis inkluderet i prisen.
Hvad kunden modtager
- Egne ordrer, fakturaer (med betalingsstatus) og følgesedler — kun egne, aldrig en anden kundes.
- Egen pantkonto: hvor mange kasser og flasker der stadig står hos kunden.
- Kontrakter og dokumenter, som De frigiver til kunden; denne kan også selv eftersende dokumenter.
- Bestilling hos Dem: Deres katalog til KUNDENS priser, indkøbskurv, valg af leveringssted — bestillingen lander straks som en ordre i Deres CRM.
- Selvstændig opdatering af egne kontaktoplysninger (telefon, mobil, e-mail). Stamdata forbliver hos Dem.
Sådan tildeler De adgangen (2 trin)
- 1. Hos kunden: CRM → Åbn kontakt → Menupunktet „Kundeadgang“ → „Inviter til AIRIS-kundeområde“. De modtager et invitationslink, som De sender til kunden.
- 2. Første gang spørger AIRIS, om kundeadgangen for Deres virksomhed skal aktiveres – bekræft én gang, hvorefter dette gælder for alle kunder.
- Kunden åbner linket, logger på med sin egen AIRIS-konto og er tilknyttet. Derefter kan kunden se sin mappe.
- Fjern adgang igen: Indstillinger → Virksomhedsprofil → Liste over kundeadgange.
TIP: Kunde oder medarbejder? To forskellige adgange
Søg ikke under medarbejdere: Medarbejdere får en virksomhedsadgang (kundenummer + PIN) og ser virksomheden. Kunder får deres adgang via kontakten i CRM-systemet og ser udelukkende deres egne bilag.
Når Deres kunde bestiller
- Ud fra bestillingen oprettes der straks en accepteret ordre hos Dem med et ordrebekræftelsesnummer – den samme proces som ved en bestilling via backoffice.
- Priserne beregnes altid af serveren ud fra Deres prisliste for denne kunde. Det, som kunden ser i appen, kan kunden ikke ændre.
- Leveringssted, ønsket dato og kundens bemærkning fremgår af dokumentet — der, hvor lagermedarbejderen kigger under plukningen.
- Hvis kunden har flere filialer, vælger denne under bestillingen. Til et arrangement kan der undtagelsesvist angives en afvigende leveringsadresse.
- De finder ordren under Ordrer; den er tildelt virksomhedsejeren og er synlig for alle i teamvisningen.
Ejendomsadministration: Lejere, ejere og håndværkere i kundemappen
- Lejere, ejere og håndværkere får ikke deres egen adgang, men netop denne kundemappe. De logger ind med e-mail og adgangskode i AIRIS-appen eller i browseren på airis.divinemind.ai.
- Inviter: Ejendomsadministration → Brugsforhold → Faneblad „Parter“, Ejendom → Ejendom eller Ordrer → Tjenesteudbyder → Fold „Kundemappe“ ud → „Inviter til AIRIS-kundeområde“. Der ser De også, om adgangen er aktiv, og kan tilbagekalde den. For en tjenesteudbyder knytter De først hans kontakt fra CRM.
- Hvad personen ser, afhænger ved hvert opkald af lejekontrakt, ejendomsandel eller ordre: Lejere ser deres konto, opkrævninger og afregninger; ejere fællesudgifter, driftsbudget, afregninger, reserve, invitationer, referater og beslutningssamlingen; håndværkere kun deres egne ordrer. Slutter lejekontrakten eller ejendommen, slutter visningen også.
- Hvad der kommer fra mappen – skadesanmeldelser med foto, måleraflæsninger, beskeder, aftaleforslag, rapporter og fakturaer fra håndværkere – findes under Ejendomsadministration → Mine huse i dag i blokken „Fra kundemappen“. „Overtag“ opretter skaden, aflæsningen eller aftalen på den sædvanlige måde; „Afvis“ kræver en årsag, som personen ser.
- Stemmer til cirkulationsbeslutninger tæller med det samme og fremgår af den pågældende cirkulation med kanalen „Cirkulation i portalen“; en anden afgivelse ændrer intet.
- Retligt gyldig levering via kundemappen sker kun, hvis leveringsvejen „Portal“ med samtykke er registreret på ejendomsandelen eller parten (Østrig: ejeren har forlangt det). Ellers forbliver det post eller e-mail; mappen viser derefter en kopi.
TIP: Tilbagekaldelse virker med det samme
En tilbagekaldt adgang spærrer kundemappen for denne administration ved næste opkald. Allerede åbnede download-links udløber senest efter en time.
Sikkerhed
- En kunde ser udelukkende dokumenter, der er knyttet til dennes kontakt — kontrolleret ved hver enkelt visning, aldrig ud fra hvad appen sender.
- Kladder forbliver usynlige. Kun afsendte, betalte, forfaldne oder annullerede fakturaer vises.
- Hvis kunden ændrer sine kontaktoplysninger, logges dette hos Dem — med både den gamle og den nye værdi.