Gastro & Hospitality

• MHD / FEFO: Lager sorteret efter udløbsdato — afskriv eller lad AIRIS genbestille.
• HACCP-egenkontrol: Registrer køle-/frysetemperaturer; afvigelser rapporteres straks med rødt.
• Stempling & vagtbog: Medarbejdere stempler ind/ud efter station — ægte tidsregistrering.
• Stempling på lokationen: Under Tidsregistrering slår ejere, administratorer og ledere reglen i kortet „Kun stempling på lokationen“ til for hver filial og angiver „Radius i meter“. Derefter er stempling kun mulig, hvis mobilen er inden for radius — i appen og på nettet.

• Reservationsbog: Dagsoversigt med tidslinje under Reservationsbog — Borde × tidspunkt, klik på et ledigt felt opretter en reservation (antal personer, varighed, bord automatisk eller fast).
• Borde & områder: under „Administrer borde“ opretter du borde med siddepladser og tildeler dem direkte til et område (f.eks. spisestue eller terrasse) — nye områder opretter du i samme dialog.
• Gæsteønsker & allergier: reelle felter på reservationen og CRM-kontakten — allergiadvarsler vises rødt i dagsoversigten og overtages automatisk for stamgæster.
• Bekræftelse til gæsten: Der findes endnu ingen WhatsApp-bekræftelse direkte fra reservationsbogen (den følger først efter godkendelse fra Meta) — Deres team sender selv bekræftelsen.
• Telefonisk reservation: Tag imod opkaldet og indtast reservationen i reservationsbogen. Telefonisk modtagelse via KI er i øjeblikket ikke aktiveret.

• Under Arrangementer opretter De anledning, dato, deltagerantal, lokale eller borde, menu fra Deres kasseartikler (pris pr. person), drikkevarepakke, tidsplan og allergier.
• „Opret tilbud“ genererer tilbuddet som Premium-PDF via den normale tilbudsfunktion. Efter accept blokerer „Bekræft“ bordene i reservationsbogen — ved overlapning angives reservationen, og intet bookes.
• Derefter acontoregning (f.eks. 30 %, specificeret pr. momssats) og slutfaktura med det faktiske deltagerantal — acontobeløbet modregnes automatisk. Køreplanen (PDF) er oversigten til køkken og servering.
• Køkken og personale adviseres to dage før samt på selve dagen kl. 08:00 (Deres lokale tid) med deltagerantal, menu og allergier.

• Under Bageri → »Opsætning« definerer De, hvilken lokation der er bageriet, hvilke lokationer der bestiller, hvornår deadline er (bestillingsfrist for næste dag, Deres lokale tid), og med hvilken rute de leveres. For hver vare indstiller De dej, ovn, bagetid og pladestørrelse.
• Filialbestilling: Hver filial ser et forudfyldt bestillingsforslag om morgenen og sender det inden bestillingsfristen — i kassen under »Filial« eller på nettet under »Filialbestillinger«. Derefter kan kun bageriet/ledelsen foretage ændringer; sådanne efterfølgende ændringer markeres.
• Bageriliste: Summen af alle afsendte filialbestillinger plus forudbestillinger, grupperet efter dej, ovn og bagetid, inkl. plader — også som PDF. »Bogfør som bagt« overfører varerne til bageriets lager.
• Levering: »Afgang« opretter en følgeseddel for hver filial (en lageroverførsel); filialen bekræfter modtagelsen og registrerer eventuelle afvigelser med årsag.
• Returvarer om aftenen: For hver vare registreres, hvad der er tilovers, og hvor det går hen (kassation, socialt supermarked, Too Good To Go, personale, retur til bageri), samt hvornår en vare var udsolgt. Dette danner returprocenten pr. filial, vare og dag.
• Prognose: Forslaget beregnes fuldt gennemskueligt — samme ugedage, tendens, vejr, helligdage, udsolgt-tidspunkt og et sikkerhedstillæg baseret på Deres avance. »Beregnet således« viser hvert trin; tilbageblikket sammenligner prognose og faktiske tal. AIRIS må kun sende automatisk, hvis De tillader det via autonomi-knappen.
• Krav pr. filial: I fanen „Prognose“ vælger De under „Forslag til bestillingsforslag“ mellem „balanceret“ (så få returvarer som muligt uden at være udsolgt oftere) og „sparsommelig“ (endnu færre returvarer, men oftere udsolgt). Nedenunder står der, hvordan returvarer og udsolgte varer ville have klaret sig med det andet krav i samme periode. Samme valg finder De i „Opsætning“ i kolonnen „Forslag“; det gælder fra næste bestillingsforslag for denne filial.
• Forudbestillinger: Kager og fade med afhentningstidspunkt, filial og kunde fra CRM; acontobetalingen er en normal acontoregning. Mængden fremgår af bagerilisten på afhentningsdagen, og teamet påmindes kl. 07:00.

• I hvert kontaktkort findes fanen „Databeskyttelse“: Indsigt iht. art. 15 som PDF og en komplet datakopi iht. art. 20 som JSON-fil — inkl. reservationer, opkald, e-mails, bilag og samtykker.
• Anmodninger registreres som en sag med modtagelsesdato og tidsfrist (1 måned); ejere og administratorer påmindes 7 dage før fristens udløb.
• Sletning iht. art. 17: Først viser en testkørsel, hvad der slettes, anonymiseres eller bevares pga. opbevaringspligt. Fakturaer og kasseboner forbliver uændrede (pseudonymiseres); må kun udføres af ejere og administratorer, sletningsloggen fås som PDF.

• Audit-eksport: under HACCP-Tjeklister i fanen "Historik" kan du downloade den komplette tjekliste-historik som CSV eller PDF til fødevarekontrollen (periode kan vælges, afvigelser markeret).
• Tilknytning af køleenheder: Temperaturkontrolpunkter kan tilknyttes enheder, der vedligeholdes under Køleenheder — enhedsnavnet vises ved registrering, i historikken og i audit-eksporten.
• Glemte tjek: Hver morgen kl. 07:00 kontrollerer systemet, hvilke tjeklister der er åbne eller forfaldne. De ansvarlige får en opgave med antallet af åbne og forfaldne tjek samt en meddelelse i klokken — De behøver ikke at slå noget til for dette.

• Begge menupunkter åbner en færdig skabelon i workflow-editoren — der kører endnu intet. Kontroller navn, udløser og trin, gem med „Gem“ og aktiver derefter workflowet. Med „Test“ afprøver De det forinden (gem først).
• No-show workflow (Gastro › No-show workflow): Udløser „manuel“ for en kontakt, altså gæsten. Trin 1 sender en venlig påmindelse om dagens reservation med anmodning om kort bekræftelse (tekst fra KI), trin 2 venter en dag, trin 3 giver Dem besked „Tjek no-show og følg op om nødvendigt“.
• Bestillinger (Gastro › Bestillinger): Skabelon „Udløs genbestilling“ med tidsplan ugentligt mandag morgen (kan ændres i udløseren). Den giver besked „Tjek bestillingsbehov — varer under minimumsbestand“ og opretter opgaven „Udløs bestilling hos leverandør“, forfalder næste dag. Selve bestillingen opretter den ikke — det klarer det daglige bestillingsforslag i lageret (se nedenfor).
• E-mails til gæster sendes kun så selvstændigt ud, som Deres autonomi-knap for automatiseringer tillader — ellers venter e-mailen på Deres godkendelse. Udførte kørsler ser De under Automatisering › Kørsel.

• I AIRIS-chatten: Send faktura som foto eller PDF, AIRIS spørger „Skal jeg bogføre det i lageret?“. Om AIRIS bogfører direkte eller venter på Deres godkendelse, bestemmer Deres autonomi-knap for lageret.
• Dagligt bestillingsforslag: Under Automatisk genbestilling kontrollerer systemet hver morgen de aktive genbestillingsregler og opretter et bestillingsudkast pr. leverandør; ejere, administratorer og ledere bliver underrettet. „Tjek nu“ starter kontrollen øjeblikkeligt. Udløbne batches tæller ikke med i bestanden. Om udkastet kun foreslås, forelægges til godkendelse eller sendes direkte til leverandøren, afgøres af autonomi-knappen.

Genbestillingsregler, bestillinger og FEFO står udførligt i kapitel Lager & Beholdning.

Opsætning, bordplan, kassering, køkkenskærm og printer står udførligt i kapitel DivinePOS — kassesystem. Her står, hvad der kommer til i gastro-hverdagen.

• Flere virksomheder: Hvis De ejer flere virksomheder med kasse, vælger De virksomheden efter login under pos.divinemind.ai/firmenwahl. Valget gemmes; De kan skifte når som helst i backoffice via profilmenuen → „Skift firma“. Den aktiverede kasse for hver virksomhed huskes af enheden — ved tilbagevenden er PIN-koden tilstrækkelig.
• Drikkepenge: I betalingsdialogen under „Drikkepenge“ vælges „Ingen“, „Afrund“ eller „Eget beløb“ — også ved „Delt betaling“ (kontant og kort). Drikkepenge er ikke omsætning og står ikke i det signerede beløb. Under Rapporter viser „Omsætning pr. tjener“ omsætning og drikkepenge pr. person; Z-kvitteringen viser drikkepenge pr. tjener, med „heraf ikke-kontant, der skal udbetales“. Hvordan De udbetaler de ikke-kontante drikkepenge (kontant fra kassen eller via lønadministrationen), bestemmer De selv — de bogføres ikke automatisk.
• Åben faktura ved disken: Kasse → knap „Faktura“, søg faktura og afregn kontant eller med kort. Beløbet kommer fra fakturaen, der oprettes en signeret kassekvittering, fakturaen er derefter betalt. På Z-kvitteringen står betalingen i sin egen blok „Betalinger på fakturaer“ og tæller ikke med som omsætning en anden gang.
• Klar til afhentning-visning: I køkkenskærmen åbner knappen „Afhentning“ kundevisningen til en skærm ved disken — „Under tilberedning“ og „Klar til afhentning“ med afhentningsnummeret, til medtagning og disk. Når køkkenet melder en bestilling færdig, springer nummeret til „Klar til afhentning“.
• Daglig afslutning: Z-kvitteringen oprettes hver morgen kl. 05:00 lokal tid for Deres drift for den afsluttede forretningsdag — med omsætning pr. momssats og betalingsform samt drikkepenge pr. tjener. En manuel afslutning kan De fortsat udløse; ingen bestilling tælles dobbelt.

• Forkortelserne vises på kasse-flisen, på køkkensedlen og i køkkenskærmen. På kundekvitteringen, ved ekstras og på en online menukort vises ingen allergener — dertil er allergenkortet.
• Avance pr. ret: Under Rapporter → fane „Avance pr. ret“ beregner kassen netto ud fra opskrift og sidste indkøbspris — med vareforbrug og food cost-kvotient pr. ret. Hvis en ingrediens mangler indkøbspris, vises det ved retten i stedet for at opfinde et tal. Opskrifter vedligeholder De under Lager › Tildeling.

• Værdikuponer: Ved kassen knap „Gavekort“ → „Sælg“ eller „Tjek restværdi“. Koden står med QR på kvitteringen og kan indløses i enhver filial, også i flere trin — i betalingsdialogen under „Indløs gavekort“. Solgte og åbne gavekort ser De i backoffice i fanen „Gavekort“.
• I fanen „Rapport“ ser De medlemmer, stempler, præmier og gavekort pr. filial. Reklamer via SMS eller WhatsApp til kortholdere kun, hvis gæsten separat har givet samtykke.

• Side „Registreringskasse (RKSV)“ i kasse-backoffice under Indstillinger: Status for hver kasse, data til FinanzOnline, kvitteringsliste, „DEP-eksport“ og „Tjek kæde“. Kontrollen kontrollerer signaturer, kvitteringsnumre, kædning, omsætningsoptællere, startkvittering, nedbrud og QR-koder. Hver kasse har sin egen signaturkæde.
• Nul-, måneds-, års- og slutkvittering opretter De på samme side. Slutkvitteringen tager kassen endeligt ud af drift — det kan ikke fortrydes.
• Nedbrud af signerenhed: Kassen fortsætter med at kassere; kvitteringerne bærer mærkningen „Sikkerhedsenhed ude af drift“. Når enheden er tilbage, oprettes en signeret samlekvittering for nedbruddet. På en demo-kasse demonstrerer De det med „Vis nedbrud“.
• Fortsæt med at kassere uden internet — også i browseren: Hvis kassen viser „Klar til offline“, fortsætter den ved netværksfejl, også efter genindlæsning af siden. Bestillinger og betalinger lander i „Offline-køen“ på denne enhed; gæsten får en erstatningskvittering uden QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Når netværket kommer tilbage, eftersendes transaktionerne i den rækkefølge, de blev registreret — aldrig dobbelt — og signeres med mærkningen „Nacherfassung“ og det faktiske salgstidspunkt. Med „Udskriv signeret kvittering til gæsten“ får gæsten derefter sin signerede kvittering. Hvis enheden ikke har en printer, meddeler kassen, at bestillingen skal sendes mundtligt til køkkenet — køkkensedlen udskrives ikke igen.

• Filialdrift: Kasser, priser (i kasse-backoffice under Produkter, sortiment pr. filial) og kassebog føres pr. filial. „Kæde-cockpittet“ i kasse-backoffice sammenligner filialerne, inklusive kundeengagement.
• Kassebog (Gastro & Hotel › Kassebog): Kontanterne fra den daglige afslutning lander automatisk i filialens kassebog med en verificeret hash-kæde.
• DATEV: Under Skattekonsulent eksporterer De DATEV-bogføringsstakken som CSV-fil — med kasseløsningen, i Østrig i kontorammen SKR07, i Tyskland SKR03 eller SKR04. Kortomsætningen fra kassen bogføres som pengestrøm. Det er en fil, ikke en grænseflade.

• AIRIS svarer ud fra Deres egne data, for eksempel: „Hvor meget omsætning og drikkepenge har hver tjener i dag?“, „Hvem er på vagt i dag?“, „Hvilke retter er glutenfri?“ eller „Hvor mange croissanter skal filialen bestille i morgen?“ — med beregningsmetode.
• AIRIS må kun handle (bestille, bogføre, sende) i det omfang, Deres autonomi-knap tillader det.

Alle værktøjer pr. branche findes i kapitel Hvad AIRIS kan pr. branche – alle værktøjer.

• Lieferant anlegen: Registrer fødevareleverandører manuelt under Leverandører.
• Mitarbeiter anlegen: uden e-mail → AIRIS-PIN, som medarbejderen bruger til at logge ind i appen.
• Sygemelding: Indsend fraværsanmodning (sygdom) — vises straks på teamlisten.
• Frigiv bestillingsanmodninger: Gennemgå og godkend medarbejdernes bestillingsønsker under Ordreanmodninger – og send dem direkte som e-mail til leverandøren med "Bestellung senden" (status ændres automatisk til "bestellt").