VVS: Vagtservice, planlægningstavle, vedligeholdelse, kontrolrapporter, kølemidler

• Service & SHK › Opgaver: alle nød-, reparations- og vedligeholdelsesopgaver med fag, sted og postnr., prioritet, frist, montør, anlæg og status. Filtre „I dag“, „Denne uge“, „Åben“, „Udført“, „Kun mine“ og „Uden montør“; søgningen finder sted, postnr., kunde og fag. „Frist overskredet“ og „Nødopgave åben“ er farvekodet.
• Et klik åbner opgaven: Kunde og opgave sted, anlæg med „Hidtil på dette anlæg“, tid og montør („Ændr opgave sted / tid“), status for nødalarmen, „Meld undervejs“ og „Informer kunde“, service rapporten og under „Rapport & faktura“ fakturaen. Historikken viser, hvem der har ændret hvad på opgaven hvornår.

En akut opgave alarmerer vagten i henhold til vagtplanen (se ovenfor). Den, der trykker på „Jeg overtager“, tildeles straks som montør på opgaven og vises på sin linje på planlægningstavlen.

• Informer kunden: Montøren melder »Jeg er på vej« i AIRIS-appen med ankomst om ca. 15–60 minutter. Kunden modtager »Deres tekniker er på vej — ankomst ca. …« pr. e-mail (tidspunkt i Deres virksomheds tidszone). Om beskeden sendes automatisk, afhænger af Deres autonomi-indstilling; ellers sender montøren eller kontoret via »Informer kunden nu«.
• Under opgaven ser montøren, hvad der sidst er udført og installeret på anlægget, samt hvilke passende dele der findes i egen servicevogn. Ved materialesøgning vises lagerbeholdningen i vognen ud for hver vare.
• Vagttillæg: Under Opgaver › Vagttillæg fastlægger De Deres prisregel — procentdel af arbejdstiden eller fast gebyr, natinterval, lørdag fra, søn- og helligdage. Fakturaen fra servicerapporten opretter automatisk en særskilt linje; starttidspunktet for opgaven er afgørende (overtagelse eller »på vej«).
• Om morgenen indeholder dagsrapporten alle nattens vagtudkald: hvornår det blev meldt, hvem der overtog, hvornår det blev udført, hvilken rapport — samt fakturaen, der venter som kladde på Deres godkendelse.

• Montøren arbejder i dag i web-appen airis.divinemind.ai/app: „Mine opgaver i dag“ viser dagens opgaver. I opgaven ser han anlægget med „Hidtil på dette anlæg“ (seneste rapporter og monteret materiale) og under „I egen vogn“ de passende dele fra sit køretøjslager. Derfra melder han „Jeg er på vej“, skriver service rapporten og lader underskrive.
• Servicevogne i vognparken: Opret vogn med nummerplade og fører; oversigten viser næste §57a-godkendelse (Østrig) eller HU (Tyskland) og markerer vogne, hvor den snart er forfalden. Materialet i vognen administreres under Køretøjslager.

Under Indsættelses-planlægningstavle ser De Deres teknikere som rækker og dagen eller ugen som kolonner. Opgaver fra telefon, helpdesk og forfaldne serviceopgaver trækkes over på en tekniker og et tidspunkt — teknikeren modtager straks opgaven i appen.

• Farver: Blå planlagt, Gul undervejs/på stedet (meldes af teknikeren i appen), Lilla venter, Grøn udført, Rød vagtudkald. En stiplet rød ramme er en konflikt, en stiplet gul en bemærkning.
• Konflikter: godkendt eller anmodet fravær, to opgaver på samme tid, kalenderaftale, postnr. uden for området, opgave uden for arbejdstid uden vagt samt for kort hviletid efter en natopgave (regel i henhold til virksomhedens land, med kilde og status).
• Certifikat: Mangler teknikeren den nødvendige autorisation, eller er den udløbet (f.eks. gasautorisation), tillader planlægningstavlen ikke tildelingen. Andre røde konflikter kan De bekræfte manuelt; dette logges på opgaven.
• Planlæg service: Trækkes et forfaldent serviceeftersyn over på tavlen, oprettes opgaven med anlæg og kunde, og den åbne kundepåmindelse lukkes, så der ikke opstår en dobbelt aftale.
• Uden mus: Tryk på kortet, vælg tekniker, dato, klokkeslæt og varighed, Gem. Planlægning må udføres af ledelsen (ejer, admin, leder); medarbejdere kan se tavlen.
• Hviletid efter en nødopgave: Hvis planlægningstavlen planlægger nogen for tidligt efter en opgave uden for arbejdstid, vises en meddelelse med reglen fra Deres firmaland — Østrig 11 timer (AZG § 12), ellers i EU 11 timer (Arbejdstidsdirektiv 2003/88/EF art. 3), hver med kilde og standpunkt. Dette er en henvisning, ikke juridisk rådgivning; kollektivoverenskomst og virksomhedsaftale går forud.

• Fakturaer oprettes af kontoret med rettigheden „Skriv økonomi“; montøren ser ikke knappen.
• For privatkunder i Tyskland angiver fakturaen arbejdsomkostningerne inklusive moms iht. § 35a EStG; kunder i Østrig får ikke denne angivelse.
• Dagsbrevet indeholder nattens vagtudkald, fakturaen, der afventer Deres godkendelse, og forfaldne serviceeftersyn med link til anlægget.

Under Anlæg ser du alle dine kunders anlæg og de forfaldne vedligeholdelser. Nogle uger før forfaldsdatoen modtager kunden en påmindelse med tre ledige tider fra dine teknikeres tidsplaner i området; den valgte tid bliver straks til en opgave.

• Påmindelse: AIRIS sender kun, hvis helpdesk-agentens autonomi-knap tillader det – ellers ender den i godkendelse. Med "Mind kunden om" sender du selv, "Tjek nu" starter processen med det samme.
• Afslutning: Teknikeren afslutter servicerapporten – hermed er vedligeholdelsen registreret (hvem, hvornår), og næste aftale rykker frem med intervallet.
• Vedligeholdelseskontrakt: "Opret kontrakt" gør anlæggets kontraktpris til en abonnementsfaktura (årligt, kvartalsvis eller månedligt).
• Import: Overfør anlæg og kontrakter via CSV – tjek først, importér derefter; eksisterende anlæg overskrives aldrig.
• CSV-import trin for trin: Anlæg › fane „Import“ › vælg fil › „Kontroller“ viser linje for linje, hvad der ville blive overtaget, og hvad der mangler — først „… anlæg importeres“ skriver. Eksisterende anlæg overskrives aldrig.
• Vedligeholdelseskontrakt: I anlægslisten eller ved anlægget „Opret kontrakt“ — fra kontraktprisen oprettes en abonnementsfaktura („Vedligeholdelseskontrakt oprettet — abonnementsfaktura … € fra …“), som De ser og kan ændre under Gentagende. Anlæg med kontrakt bærer „Med vedligeholdelseskontrakt“.
• AIRIS besvarer „Hvilke serviceeftersyn forfalder?“, viser anlæg og registrerer udført vedligeholdelse på anmodning — også som montør i AIRIS-chatten i webappen.

Under Anlægs-QR udskriver De mærkater til Deres anlæg — 24 eller 10 pr. A4-ark, også fra en bestemt position på påbegyndte ark. Under en opgave udskriver »Udskriv QR-mærkat« mærkatet til netop dette anlæg.

• Deres kunde scanner mærkatet på enheden. Siden viser kun Deres virksomhedsnavn og anlæggets type — intet navn, ingen adresse, ingen modelbetegnelse.
• »Meld fejl« opretter straks en serviceopgave på det korrekte anlæg (kunde og adresse fra Deres stamdata). Haster henvendelsen, og er vagtudkald aktiveret, alarmeres vagttelefonen. Endnu en henvendelse på samme anlæg tilføjes den åbne opgave.
• »Bestil service« viser ledige tider fra servicecyklussen; valget opretter en opgave med montør og dato. Under »Forespørgsler via mærkat« ses alle henvendelser; »Ny kode« gør bortkomne eller gamle mærkater ugyldige.

• Opret bookingside: Kalender › Bookingsider › „Ny bookingside“, f.eks. „Fyreftersyn“ med 60 minutter, buffer og Deres tider. Kunden booker uden konto og ser kun ledige tider.
• Påmindelsen fra servicekredsen indeholder linket til bookingsiden. Hvilken side der linkes til, angiver De under Anlæg › „Indstillinger“ › „Bookingside i link“; „Automatisk“ vælger siden med „Wartung“ eller „Service“ i navnet.
• I samme fane indstiller De, hvor mange „Uger før forfald“ der påmindes. Via QR-mærkaten booker kunden direkte med „Book service“.

Under Testprotokoller — eller direkte i opgaven og servicerapporten — registrerer De inspektionsrapporter med måleværdier. Hver måleværdi har enhed og grænseværdi; trafiklyset viser straks, om den er i orden (grøn), i grænseområdet (gul) eller ikke i orden (rød).

• Skabeloner: Gastæthed (AT/DE), varmeftersyn for Wien, Niederösterreich, Oberösterreich og Steiermark, varmeservice DE, varmepumpetjek § 60a GEG, idriftsættelse, drikkevand og UK Gas Safety Record (CP12). Det opsættes, hvad der passer til Deres virksomheds land.
• Hver skabelon angiver kildereference og versionsdato, men ingen standardtekst. Grænseværdier er forslag — tilpas dem under tjeklister; en afsluttet rapport beholder værdierne fra dengang.
• Afslutning: Inspektørens underskrift (obligatorisk) og efter ønske kundens. PDF'en i firmalayout gemmes privat og sendes som link til kunden; næste inspektion følger af intervallet.
• På mobilen: I AIRIS-appen registrerer montøren rapporten under opgaven — samme felter, samme trafiklys.

Under Kølemidler — eller direkte fra serviceopgaven — registrerer De en eller flere kølekredse pr. anlæg: kølemiddel, fyldningsmængde i kg, GWP og deraf tons CO₂-ækvivalent. Testintervallet beregnes automatisk baseret på Deres virksomheds land.

• EU/EØS (VO (EU) 2024/573): fra 5 t CO₂e hver 12. måned, fra 50 t hver 6., fra 500 t hver 3. måned — med lækagedetektionssystem dobbelt så lang tid. Hermetisk lukkede under 10 t: ingen kontrol. UK i henhold til den britiske F-gas-forordning, Canada i henhold til Halocarbon-reglerne (bemærk provinslovgivning).
• USA (EPA Section 608 / AIM Act): intet fast interval — ved hver efterfyldning ekstrapoleres lækageraten; overstiges grænsen (komfortkøling 10 %, erhvervskøling 20 %, industrikøling 30 %), udløses en reparationsfrist på 30 dage.
• Registreringer (påfyldning, efterfyldning, genindvinding, lækagekontrol, lækagereparation, idriftsættelse/skrotning) kan kun udføres med en tekniker, der på udførelsesdagen har et gyldigt køle-/F-gas-certifikat i den relevante kategori (Personalemappe → Certifikater). Certifikatet gemmes sammen med registreringen; poster tilføjes kun sekventielt.
• Forfaldne kontroller fremgår af dagsrapporten og på planlægningstavlen under „Skal planlægges“. Ejerrapporten (PDF i virksomhedslayout, gemt privat) viser regel, kildehenvisning og status samt logbogen for de seneste 5 år.

Under Køretøjslager opretter De et lager for hver servicevogn og tilknytter køretøj og montør. For hver vare fastsætter De minimums- og målbeholdning.

• Når montøren færdiggør servicerapporten, trækkes materialet fra varekataloget automatisk fra montørens vogn. Mangler der noget i vognen, trækkes det fra hovedlageret; varer, der ikke findes nogen steder, angives som restordre/mangler på rapporten.
• Falder en vare under minimumsbeholdningen, oprettes et genopfyldningsforslag: overflytning fra hovedlageret op til målbeholdningen, resten som en indkøbsanmodning. Om AIRIS opretter dette automatisk, styres af Deres autonomi-knap; ellers afventer forslaget Deres godkendelse.
• Når varerne er i vognen, bogfører et klik på „Varer er i vognen — bogfør“ overflytningen. Montøren ser sin vogn i AIRIS-appen under serviceopgaver.

Under Tilbuds-varianter — eller under en opgave via »Nyt variant-tilbud« — opstiller De to eller tre muligheder side om side, f.eks. nyt gasfyr, varmepumpe eller varmepumpe med brugsvand. Linjer hentes fra kataloget (med pris og omkostningstype) eller oprettes frit.

• Hver variant bliver til et selvstændigt tilbud med eget nummer; momssats og Reverse Charge på byggeydelser fastsættes ud fra Deres virksomhedsland og kunden. Én variant kan markeres som anbefaling.
• »Vis på tablet« åbner kundevisningen: Kunden sammenligner priser, fordele og ydelser, vælger en variant og underskriver med fingeren. Alternativt kan linket sendes pr. e-mail.
• Ved underskrift accepteres den valgte variant og bliver til en ordre: Ordrebekræftelse sendes til kunden, besked til Dem, og de øvrige varianter erstattes. Underskrift og en PDF »Ordre — valgt variant« gemmes fortroligt.

Indeholder et tilbud en varmepumpe, et træ- eller pillefyr eller en fjernvarmetilslutning, åbnes kortet "Tilskudstjek" i tilbudsredigeringen. En oversigt over alle sådanne tilbud og det gemte regelsæt findes under Tilskud.

• Programmer: Østrig — Forbundstilskud Kesseltausch (tidligere "Raus aus Öl und Gas"), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) og Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Tyskland — KfW 458 varmetilskud med klimahastigheds- og indkomstbonus. Kundens land er afgørende; uden kundeadresse anvendes Deres virksomheds land. Delstaten bestemmes ud fra postnummeret og kan ændres.
• Tilskudsbeløbet er altid et skøn med beregningsmetode. Manglende oplysninger (gammelt varmeanlæg, egen bolig, indkomst, boligareal) anmodes af kortet; enhver ændring genberegnes med det samme. Hvad kun kunden kan vide, står under "skal kontrolleres af kunden".
• Frister: Hos KfW skal ansøgningen indsendes før arbejdets start, efter at der er indgået en aftale med suspensiv betingelse — kortet advarer, og efter ønske udskriver tilbuddet denne kontraktbetingelse med den forventede gennemførelsesdato.
• Når det er gemt, udskriver tilbuds-PDF'en skønnet, fristerne, tjeklisten over dokumentation og kilderne. Fakturaen til tilbuddet indeholder tilskudsmyndighedens obligatoriske oplysninger (f.eks. investeringsobjektets adresse, støtteberettigede omkostninger, ansøgningsfrist Wien).
• Hver regel angiver kilde og hentningsdato. Tilskudsmyndigheder ændrer løbende budgetter og betingelser — oplysningerne er faglig research, ikke tilskuds- eller juridisk rådgivning. Med KfW-tilskud er skattefradrag i henhold til § 35a EStG ikke muligt for samme foranstaltning.

Under Produkter → Opret produkt → "Grossist" indlæser De Deres grossists DATANORM-filer (version 4 eller 5, enkeltvis eller som ZIP): varer med listepris, Deres rabatgrupper, varegrupper og prisændringer. Først viser forhåndsvisningen, hvad der vil ske — der gemmes først med "Importér nu".

• Importen registrerer dubletter via grossistens varenummer, stamvarenummeret og EAN. Intet slettes: Hvis grossisten udfaser en vare, markeres dens betingelse blot som udgået.
• Deres kostpris beregnes ud fra filens nettopris eller ud fra listepris og rabatgruppe. Importen sætter salgsprisen til listeprisen — ved senere prisændringer dog kun, hvis De ikke selv har ændret den. Efter ønske forbliver salgspriser urørte.
• Prisændringsfiler (DATPREIS) genererer en prisrapport: hvilke varer der bliver dyrere eller billigere, med hvor mange procent, samt som CSV til download.
• IDS-Connect: Under indkøbsforespørgsler gemmer De grossistens IDS-adresse og adgangsdata (krypteret). "Sammensæt i webshop" åbner webshoppen med login; "Overfør til grossistens webshop" sender en indkøbsforespørgsel dertil som indkøbskurv. Retur kommer varenumre, mængder og Deres nettopriser — ved "Bestil" i webshoppen markeres forespørgslen som bestilt.
• Til afprøvning findes der en testbutik (simulator) — det er ikke en rigtig grossist. Demovirksomheder kan kun benytte testbutikken.

Større ordrer som badeværelsesrenovering eller kedeludskiftning udføres med byggefunktionerne: en byggeplads under Byggepladser med crew, timer, materiale og byggedagbog, direkte rapport med underskrift, opmåling med afdrags- og slutafregning i byggetilbuddet. Opgaveforløbet (service rapport → faktura) forbliver for kundeservice og vedligeholdelse. Til kapitel Byggeri