Hotel & pensionat: Værelser, booking, gæsteblad, turistskat

Værelser, reservationer, gæstekonto og afregning — med en belægningskalender over to uger som centralt punkt.

• Daglige tal øverst: Ankomster og afrejser i dag, belagte værelser, morgenmad til i morgen tidlig, værelser der skal rengøres.
• Belægningskalender værelse pr. dag: Klik på et frit felt åbner reservationen med forudvalgt værelse og dato; farven viser status.
• Håndter reservation: bekræft, check ind, check ud; desuden annuller eller marker som udeblevet.
• Gæstekonto: Overnatning, bookede poster og turistskat; på hotellet kan ydelser med mængde og momssats bookes til værelset.
• Afregning: Check-ud med samlet faktura, forudbetalingsfaktura på 30 procent, gæsteblad som PDF.
• Engangsopsætning: Værelser med kategori og pris, sæsoner med prisfaktor, turistskat, portalkalender via iCal og det offentlige bookinglink.
• Fakturering: Vælg en CRM-kontakt i reservationen, eller indtast firma/navn, adresse og momsnummer. Systemet kræver navn og adresse for beløb over 400 € (AT) eller 250 € (DE) brutto.
• Momssatser kommer fra virksomhedens land (AT Logi 10 %, Poster 20 %; DE 7 % / 19 %). Hvis morgenmad er inkluderet i værelsesprisen, vises det som en separat linje på fakturaen (DE: Mad 7 %, Drikkevarer 19 %).
• Opsæt byskat under indstillinger – der er ingen standardværdi. Wien-skabelonen sætter 5 % af logi uden morgenmad og moms (fra 01.07.2027 8 %), med kilde; børn under en aldersgrænse er fritaget.
• Priser gælder pr. nat: Hvis et ophold strækker sig ind i en sæson, får hver nat sin egen sæsonpris – i modulet, på bookingsiden og hos AIRIS.
• iCal: Hvis en portalbooking overlapper med en egen booking, bliver intet dobbeltbooket – den vises som en anmodning med konflikt i kalenderen, og klokke og mail giver besked.
• Bookingside: Endelige priser inkl. moms, byskat-info, privatlivs- og afbestillingsinfo; slå til og fra under indstillinger. Nye anmodninger meldes via klokke og mail; gæsten modtager bekræftelsesmail på sit sprog.
• Gæsteblad: i Østrig gæstefortegnelsen i henhold til bilag A i gæstefortegnelsesforordningen, i Tyskland den særlige registreringsformular (kun udenlandske gæster) – med løbenummer.

• "På værelset" ved kassen: Gæsten underskriver på kasse-skærmen. Underskriften er privat tilknyttet posten på gæstekontoen og vises på "Bilag med underskrifter" (PDF) til fakturaen.
• Betal faktura i receptionen (Gæstemappe → Fakturaer): "Kontant (kasse)" eller "Kort (kasse)" opkræves via din kasse – med kassebon og signatur der; fakturaen står derefter som betalt.
• Aconto: Ud fra den frigivne acontoregning genereres et betalingslink. Gæsten betaler på en separat side via hotellets Mollie-konto. En kladde eller et hotel uden betalingsudbyder modtager ikke noget link.
• Forplejning pr. reservation (kun værelse, morgenmad, halvpension, helpension): egne fakturalinjer for madvaregruppe, morgenmadsliste og antal middage pr. dag (knap "Morgenmadsliste").
• Housekeeping på mobilen: Udtjekning sætter værelset til „skal rengøres“, og klokken melder „Værelse … er ledigt — rengør venligst“. „Rent“ gemmer navn og klokkeslæt, „Spærret“ fjerner også værelset fra bookingsiden.
• Rapporter: Belægning, ADR, RevPAR, overnatninger efter oprindelsesland og den månedlige turistskatteoversigt som PDF til kommunen. Registreringsnummeret (VO (EU) 2024/1028) står på bookingsiden og fakturaen; AIRIS kan bekræfte, checke ind/ud, bogføre poster, gæsteblad og forudbetaling – skrivende kun via autonomi-knappen.
• Turistskat ved kassen: Opkræver kasseapparatet turistskatten, fremgår den som en særskilt post „udlæg“ med 0 % på kvitteringen. Halv- og helpension med drikkevarer opdeler regningen i mad og drikkevarer; De indstiller selv fordelingen.
• AIRIS uden frigivelse: kontrollere ledige værelser, vise dagens program i huset og oprette en forespørgsel. Passer flere reservationer, spørger AIRIS.

• Firmatiid: Oversigt, belægningskalender, „i dag“ ved iCal-afstemning og dagsoversigten fra AIRIS beregnes i Deres huses tidszone (fra firmadata eller firmaland) — ikke i serverens tidszone. Ankomst, afrejse og „Morgenmad til i morgen“ skifter derfor ved midnat lokal tid.
• Indtast registreringsnummer (VO (EU) 2024/1028, korttidsudlejning): Hotel › „Indstillinger“ › „Objektets registreringsnummer“ og „Uddelt fra / Stand“. Hvis en lejlighed har et eget nummer, indtaster De det under „Administrer værelser“ › Værelse › „Reg.-nr. (kun hvis afvigende)“. Nummeret vises på bookingsiden og på fakturaer; om Deres kommune eller land har en registreringsprocedure, kontrollerer De der.
• Underskrifter er private: Underskriften „på værelset“ ved kassen kan ikke tilgås offentligt — kun via et signeret, tidsbegrænset link fra gæstekontoen eller i „Bilag med underskrifter“. En tom eller beskadiget underskrift afvises, knappen „på værelset“ er først tilgængelig efter underskriften, og kun gæster, der er på huset, kan vælges.
• Sprog: Grænsefladen og den offentlige bookingside findes på 30 sprog; gæsten modtager indgangs- og bekræftelsesmail på sit sprog. En channel manager (afstemning af priser og kvoter med bookingportaler) indeholder DivineMind ikke — afstemningen med portaler sker via iCal (kun optaget/ledig).