Ejendomsadministration: Leje, ejerforening, afregning, målerservice, generalforsamling

Åbn ejendomsadministration

Åbn „Alle apps“ og vælg „Ejendomsadministration“. Oversigten viser alle ejendomme med antallet af enheder, udlejede og tomme enheder; øverst kan De filtrere efter Østrig eller Tyskland.

Opret ejendom

Klik på „Opret ejendom“. Assistenten spørger efter stamdata og land, bygningen med dens juridiske kendetegn (f.eks. dato for byggetilladelse eller støtte), enhederne og kontiene. Landet bestemmer, hvilken lovgivning der senere gælder.

Opret enheder i serie

I trinnet „Enheder“ opretter De mange enheder på én gang, for eksempel enhed 1 til 24, med fælles anvendelsestype og areal. Enkelte enheder kan De ændre efterfølgende i deres sag; arealet versioneres med gyldighedsdato.

Registrer ejerskab og andele

Under fanen „Ejere“ indtaster De ejerne med deres andel. Ved ejerlejligheder i Østrig registrerer De brugsværdierne fra brugsværdivurderingen, i Tyskland medejerskabsandele og fællesskabsordningen. Summen kontrolleres.

Opret lejemål

Under „Brugsforhold“ klikker De på „Ny“. Assistenten guider Dem gennem enhed, kontrakt og tidsbegrænsning, lejere fra Deres kontakter, huslejekomponenter med moms pr. linje, depositum og huslejetilpasning (værdisikring, indeks- eller trappeleje) samt de juridiske kendetegn.

Kontroller juridisk klassificering

I det sidste trin ser De, hvilken lejelovgivning der gælder — trin for trin begrundet, med reference og link til lovteksten. Hvis oplysninger mangler, står klassificeringen som „ubestemt“, og de manglende felter er linket som en liste. Klassificeringen gemmes med lejemålet.

Bekræft eller tilsidesæt klassificering

I lejemålets sag kan De genberegne, bekræfte eller tilsidesætte klassificeringen med en begrundelse på mindst 20 tegn. Hver version forbliver synlig i historikken.

Startside „Mine ejendomme i dag“

Efter login åbnes „Mine ejendomme i dag“. De ser, hvad der skal ske i dag i Deres ejendomme: nødsituationer, påkrævede inspektioner, frister, restancer og nye meddelelser fra kundemappen. Øverst fører „Ejendomme“, „Skader“ og „Indlæs kontoudtog“ direkte videre.

Ejendomme, som De er ansvarlig for

Kortene viser de ejendomme, som De er ansvarlig for, hver med et trafiklys. Hvis ingen ejendom er tildelt Dem endnu, ser De alle ejendomme. „Vis alle“ åbner hele listen under „Ejendom & Kontor“.

Ejendom & Kontor

I menuen „Ejendom & Kontor“ findes den samme daglige liste og nedenunder indkomne meddelelser fra kundemappen (skade, målerstand, tilbagemelding fra håndværker). Øverst fører „Skader“ og „Inspektioner & Frister“ videre; indehavere og administratorer ser desuden „Fastsættelser“.

Fastsættelser fra Deres administration

Under „Fastsættelser“ fastsætter indehavere og administratorer reaktionstider, forudgående frister og grænser – adskilt fra de lovbestemte frister: f.eks. „Godkendelse af fire øjne fra (€, netto)“ for ordrer, „Fristen yderligere som aftale i kalenderen“ og firmapostkassen til e-mail-afsendelse. Der sendes aldrig automatisk, altid først efter godkendelse.

Åbn fanen „Afregning“

Åbn ejendommen, og vælg fanen „Afregning“. Oversigten viser udestående omkostninger, manglende aflæsninger, frister med trafiklys og forfaldne justeringer.

Definer kredse og nøgler

Under „Kredse & nøgler“ opretter „Foreslå kredse“ driftsomkostningskredsen, ved central forsyning desuden varme/varmt vand og ved elevator eller vaskerum en separat kreds. En afvigende fordelingsnøgle kræver retsgrundlag og bilag; indehavere eller administratorer sætter den gyldig. Ved varmekredsen indtaster De oplysningerne til varmeregningen (Østrig: adskillelse af varme/varmt vand, aftale om forbrugsandel; Tyskland: varmtvandsmetode, CO2-bygningstype). Omkostningstyper, der kun kan fordeles med dokumenteret forudsætning, afkrydses ved kredsen, så snart dokumentationen foreligger.

Tilknyt omkostninger

Under „Omkostninger“ findes indgående fakturaer med matchgrundlag (omkostningssted, leverandør, målepunkt, adresse). „Tilknyt“ fordeler en faktura til kreds og omkostningstype, om nødvendigt i flere dele. Beskeder, egne ydelser og indtægter registreres med bilag.

Aflæs målere

Under „Målere“ registrerer De aflæsningerne ved periodens udgang – på mobilen via „Aflæs på mobil“ med foto – eller indlæser filen fra måletjenesten. En korrektion opretter en ny linje med årsag.

Opret afregning

„Ny afregning“ åbner assistenten. Vælg periode og omfang: i Østrig driftsomkostninger og varmeregninger separat, i Tyskland en fælles afregning.

Kontroller og beregn

I trinnet „Kontroller“ trykker De på „Beregn“. De ser poster, individuelle afregninger med momsopgørelse og en forhåndsvisning som PDF. Et klik på en blokerer fører til det passende trin.

Fastsæt

Indehavere eller administratorer fastsætter afregningen. Den får et bilagsnummer og er derefter uforanderlig; fejl korrigeres af en berigtigelse som en ny version.

Send og registrer adgang

I Østrig hænger De driftsomkostningsafregningen op og registrerer datoen for offentliggørelse. I Tyskland registrerer De adgangen pr. lejer – den fastsætter forfaldsdato og indsigelsesfrist.

Bogføring

„Bogføring“ skriver efterbetalinger som opkrævning og tilgodehavender som kreditnota på lejerkontoen. Udestående aconto-betalinger for perioden udlignes i Tyskland; tomgang vises kun.

Nye aconto-betalinger

I sidste trin genereres forslag til nye aconto-betalinger ud fra resultatet – med brev og overførsel til huslejen.

Åbn opkrævning

Åbn ejendommen, fanebladet „Penge / Saldoliste“, og klik på „Opkrævning“. Vælg måned, ejendom og hvad der skal opkræves. Huslejen kommer fra huslejekomponenterne, fællesudgifter fra den fastsatte budgetplan; falder forfaldsdatoen på en lørdag eller helligdag, forskydes den til næste hverdag.

Kontroller forhåndsvisning (tørløb)

„Beregn forhåndsvisning“ bogfører intet. De ser, hvad der bogføres, hvad der er blokeret (med de manglende oplysninger) og hvad der springes over. Hvis noget har ændret sig siden forhåndsvisningen, bogfører systemet intet og kræver en ny forhåndsvisning.

Bogfør

„Bogfør nu“ tildeler bilagsnumre og bogfører på lejernes eller ejernes konti; en lejerkonto oprettes ved første bogføring. Et andet løb for samme måned bogfører intet dobbelt. Bogføring må udføres af indehavere, administratorer og ledere.

Annuller i stedet for at overskrive

En forkert opkrævning annulleres med „Annuller“ via modbogføring – den overskrives aldrig; allerede betalte beløb forbliver som kredit. Betalinger afvikles efter loven: Østrig § 1415/§ 1416 ABGB, Tyskland §§ 366, 367 BGB. Saldolisten i fanebladet „Penge / Saldoliste“ viser pr. konto debet, kredit og saldo; et klik åbner kontobladet.

Rykkerprocedure

I menuen „Rykkerprocedure“ vælger De ejendom og skæringsdato. „Forhåndsvisning“ beregner pr. konto næste rykkerstadium med spærringer, frister og renter; „Opret forslag“ opretter rykkerforslagene til kontrol.

Morarenter og rykkergebyrer

Ved godkendelse vælger De, om „Bogfør morarenter indtil skæringsdato“ og „Bogfør rykkergebyrer“ skal medtages. Foreløbige perioder (basisrenten endnu ikke offentliggjort) bogføres ikke; rykkergebyrer kun, hvis de er aftalt eller tilladte.

Godkend og afsend

„Godkend“ tildeler rykkeren et bilagsnummer – der sendes intet ud. „Afsend“ sender den „Send via e-mail“ som PDF; post, anbefalet brev eller personlig overlevering klarer De selv og noterer det med „Marker som afsendt“. Derefter registrerer De med „Registrer modtagelse“ modtagelsesdatoen og gemmer om nødvendigt et bevis (f.eks. kvittering).

Opsigelsesgrund kun som meddelelse

Rykkeren viser, om og fra hvornår en opsigelsesgrund på grund af betalingsmisligholdelse kan foreligge (Tyskland § 543 BGB, Østrig § 30 MRG). Dette er kun en meddelelse: En opsigelse udløses aldrig af systemet – det er administrationen, der beslutter dette.

Opret SEPA-mandat

Under „SEPA-mandat“ (også i fanebladet „Penge / Saldoliste“) vælger De ejendommen. Den kræver en aktiv konto med IBAN og kreditor-ID for kontoindehaveren. „Opret mandat“ registrerer mandatet pr. personkonto – basismandat (CORE) eller firmamandat (B2B) – med scanning af det underskrevne mandat.

Opret betalingskørsel

„Ny betalingskørsel“ medtager bogførte opkrævninger med betalingsmåde betalingsservice og aktivt mandat; „Opret kørsel“ opretter den. Hvis en dato ikke længere er tilgængelig, flytter De den med „Omdatér“; „Annuller kørsel“ frigiver opkrævningerne igen.

Bankfil (pain.008) og indsendelse

„Opret fil“ genererer SEPA-betalingsfilen (pain.008) til download. Indsendelse klarer De i netbanken og anmelder det derefter med „Marker som indsendt“.

Bankhentning (EBICS)

Hvis der er oprettet en EBICS-forbindelse for virksomheden (Indgående fakturaer → Indstillinger → Bankhentning), modtages kontoudtog for ejendomskonti automatisk dagligt. De lander kun i ejendomsadministrationen, aldrig i virksomhedens bank – lejers og ejers penge er klientmidler.

Indlæs kontoudtog som fil

Uden EBICS åbner De „Kontoudtog & Betalingsmodtagelser“ og indlæser med „Indlæs kontoudtog“ Deres banks fil (CAMT.053 eller MT940). IBAN bestemmer ejendomskontoen; en anden indlæsning af samme kontoudtog bogfører intet dobbelt.

Tildel betalinger

Under "Kontoudtog & indgående betalinger" vises et forslag med trafiklys for hver betaling: Betalingsreference, kendt IBAN (også ved del-, over- eller samlebetaling) eller betalers navn. Hvis anvendelsesformålet nævner en anden konto, foreslås IBAN-kontoen ikke. Kun entydige betalinger bogføres automatisk – og kun hvis autonomiindstillingen tillader det.

Bemærkninger

En reference til en anden ejendom, en lukket konto eller "Depositum" på ejendomskontoen bogføres aldrig som husleje – bemærkningen angiver, hvad der skal gøres (tilbageførsel eller ombogføring til depositumskontoen).

Træk kontoudtog ind i AIRIS-chatten

De kan også trække kontoudtogfilen ind i AIRIS-chatten. AIRIS indlæser den og melder konto, periode og bevægelser; entydige poster bogføres først efter Deres „Ja, bogfør“, resten forbliver under „Kontoudtog & Betalingsmodtagelser“ til manuel tilordning. En anden indlæsning bogfører intet dobbelt. Kontoudtogdataene (navne, IBAN, betalingsformål) sendes derved ikke til nogen sprogmodel.

Foreslå overførsel

Under "Udgående betalinger" findes åbne leverandørfakturaer, tilgodehavender og depositummer fra afsluttede kontrakter. "Forslag" opretter en overførsel fra ejendomskontoen – der flyder endnu ingen penge.

Godkend (fire-øjne)

Indehavere og administratorer må godkende. Over kompetencegrænsen for administrationsaftalen (uden værdi: 1.000 €) skal to forskellige personer godkende; betalinger til en administrationskonto altid.

Bankfil eller EBICS

"Generer bankfil" opretter en SEPA-overførselsfil (pain.001) for hver ejendomskonto. Upload den i banken og noter det – eller indsend den direkte via EBICS-forbindelsen.

Udførelse og bogføring

Hvis overførslen vises på næste kontoudtog, står den som "udført". "Bogfør" registrerer omkostningsbetalingen, udbetalingen af tilgodehavendet eller tilbagebetalingen af depositum. En returneret overførsel rapporteres.

Åbn forfaldne justeringer

I fanen „Afregning“ under „Værdisikring“ (Østrig) hhv. „Indeks & trappe“ (Tyskland) findes kontrakterne med forfaldne justeringer, med indeksstand og spærrefrist.

Beregn

„Beregn“ opretter en protokol: Indeks gammel og ny med kilde og version, ændring, loft, afrunding og ikrafttrædelsesdato.

Godkend og skriv

Efter godkendelse af indehavere eller administratorer er brevet klar som PDF.

Afsendelse og adgang

Send brevet og registrer adgangen. Virkningen genberegnes med adgangen; i Tyskland viser assistenten den årlige spærrefrist for indekslejen.

Overtag

„Overtag“ afslutter det hidtidige beløb og opretter den nye huslejekomponent. Opkrævningen anvender den fra næste periode.

Forbered huslejestigning (Tyskland)

I kontraktmappen åbner fanen "Forhøjelser" guiden "Forbered huslejestigning (§ 558 BGB)": Udgangspunkt, spærre- og venteperiode, begrundelse med huslejespejl, vurdering eller sammenlignelige boliger, loft, ny husleje og kontrol. Beregningen foretages i motoren; hvert tal har en beregningsvej.

Frigiv, send, registrer modtagelse

Ejere eller administratorer frigiver brevet — sagsnummer og status fryses. DivineMind sender intet selv: download PDF, send, noter afsendelse og registrer modtagelse. Først ved modtagelsen løber accept- og klagefristen.

Svar og overførsel

Registrer accept (også delvis eller ved betaling), afvisning, klage og dom. "Overfør til husleje" afslutter det tidligere beløb dagen før og anvender det nye fra ikrafttrædelsesdatoen; moderniseringstillæg vises som en separat linje.

Modernisering og huslejestigning

Fanen "Modernisering" i ejendommen fører fra projekt over annoncering og afslutning til forhøjelse pr. lejer. I enheden kontrollerer fanen "Husleje" den tilladte husleje ved genudlejning og udarbejder oplysningerne før kontraktindgåelsen.

Østrig: Huslejedannelse og hovedhuslejeopgørelse

I fanebladet „Husleje“ for enheden oprettes øvre grænse i henhold til § 16 MRG (referencepris eller kategori) med tillæg og fradrag, beliggenhed, tidsbegrænsning og bevis, som PDF. Forhøjelse § 45, indtræden § 46, § 46a, § 12a og renovering § 16 stk. 10 starter i fanebladet „Forhøjelser“ i kontrakten; hovedhuslejeopgørelsen i henhold til § 20 MRG oprettes i fanebladet „Hovedhusleje“ for ejendommen, ligeledes som PDF.

Friste og huslejespejl

Under "Leje & Overførsel" findes alle frister med trafiklys og huslejespejle (altid med kilde). Startside viser åbne sager, frister, indsigelser og manglende grundlag som områdestatus eller nye retningsværdier.

Dataoverførsel

Under „Dataoverførsel“ downloader De Excel-skabelonen, uploader den udfyldte fil, tilordner kolonner og starter tørløbet. Det bogfører intet og viser en fejl-liste pr. linje. Efter personafstemning og kontrolsummer overtager indehavere eller administratorer posten, kontrollerer den i produktet og fastsætter saldiene.

Åbn WEG-administration

Via menuen "WEG-administration" eller fanen "WEG" for en ejendom med ejerlejligheder. Øverst vises de åbne frister for alle bygninger med trafiklys, herunder underfanerne Oversigt, Driftsbudget, Årsregnskab, Reserve, Generalforsamlinger, Beslutninger og Administration.

Driftsbudget eller forventning

Assistenten guider Dem gennem periode, poster, fordelingsnøgle, oplysninger, individuelle planer pr. enhed og fastsættelse. Forskuddene opkræves derefter via pengestrømmen.

Indkalde til generalforsamling

Under „Generalforsamlinger“ opretter De dato, sted eller online-rum og dagsorden. Indbydelsen registreres med forsendelsesmetode og frister pr. ejer og sendes først via knap. Online-deltagere kommer via venteværelset fra DivineMeet; der er ingen optagelse. En transskription er kun mulig med samtykke fra alle tilstedeværende (se „Generalforsamling live“).

Afstemning og referat

I generalforsamlingsledelsen registrerer De tilstedeværelse og fuldmagter samt stemmer pr. dagsordenspunkt. Resultatet beregnes med beregningsmetode i henhold til landets lovgivning. Derefter følger referat, underskrifter og – i Tyskland – beslutningssamlingen.

Cirkulationsbeslutning

Beslutninger uden generalforsamling starter De under "Generalforsamlinger" med "Start cirkulation"; stemmerne registreres pr. ejer med frist og evalueres som i generalforsamlingen.

Årsregnskab

Under "Årsregnskab" beregner De fællesskabets regnskab og de individuelle regnskaber pr. ejer, fastsætter dem, sender dem og bogfører efterbetalinger og tilgodehavender på ejerkontoen – hvert trin med et klik.

Reserve og administration

"Reserve" viser status, tilførsler og udtag; der opstår også formueopgørelsen (Tyskland) eller reserveopgørelsen ved administratorskifte (Østrig). Under "Administration" vedligeholder De administratorudnævnelse, bestyrelse, ejerskifte, leveringsoplysninger og stemmeenheder.

Leder generalforsamling

På dagen for generalforsamlingen åbner De under „WEG-forvaltning“ → „Generalforsamlinger“ generalforsamlingen og klikker på „Leder generalforsamling“. Hvis der endnu ikke er et online-rum, opretter „Opret online-rum“ det; „Åbn som vært“ starter DivineMeet, „Kopiér link til ejere“ leverer linket til online-deltagelse.

Tilordn Meet-gæster til enheden

Ejere kommer via venteværelset. Efter indgang kontrollerer De som formand identiteten, vælger stemmeberettiget og klikker „Identitet kontrolleret – tilordn“. Først derefter kan gæsten stemme; for tredjeparts stemmeberettigede er stemmeafgivning spærret.

Afstemning live

Pr. dagsordenspunkt starter „Åbn afstemning“ afstemningen. Online stemmer Meet-gæster og selve kundemappen; stemmer i rummet registrerer De på stemmekortet. De ser løbende afgivne stemmer, tilstedeværelse, online-deltagelse og beslutningsdygtighed.

Registrer resultat

I Tyskland lukker „Luk, meddel og indfør i beslutningssamlingen“ punktet og indfører beslutningen direkte i beslutningssamlingen. I Østrig registrerer „Luk og registrer resultat“ resultatet; derefter følger opslag i huset og fremsendelse (§ 24 stk. 5 WEG 2002), fra hvornår anfægtelsesfristen løber. Registrering må udføres af indehavere og administratorer.

Transskription kun med samtykke fra alle

Under „Transskription til referat“ aktiverer De med „Aktiver transskription“ en transskription – den kører kun, så længe alle tilstedeværende har givet samtykke. Hvis nogen deltager uden samtykke, stopper den straks. Der er ingen optagelse. Referatet skrives af administrationen; resultaterne kommer altid fra optællingen.

DATEV/BMD-eksport pr. ejendom

Under "DATEV/BMD-eksport" vælger De ejendom, konto og periode (et kalenderår). Forhåndsvisningen viser alle posteringer med konto, modkonto og bemærkninger; "Download eksport" leverer en ZIP-fil med posteringsbundt, personkonti og kontotilknytning og arkiverer den med kontrolsum. Eksporten er en separat klient til ejerens revisor – lejeindtægter og fællesudgifter vises aldrig i Deres virksomheds revisoreksport.

Kontoplan og kontotilknytning

På fanen "Indstillinger" angiver De format (DATEV eller BMD), kontoplan, rådgiver- og klientnummer. Kontiene er forslag fra kontoplanen; hver kategori kan ændres til en separat konto – afstem venligst med revisoren.

Ejeropgørelse

Under "Ejeropgørelse" vælger De administrationsaftalen (udlejnings- eller ejerlejlighedsadministration) og måneden. Forhåndsvisningen viser modtagne huslejer, betalte omkostninger hhv. fællesudgifter, administrationshonorar i henhold til aftale, henlæggelser, saldo og forslag til udbetaling. "Opret som kladde", derefter "Fastlås" – derefter kan opgørelsen ikke ændres og gemmes som PDF.

Afsendelse og udbetaling

Send opgørelsen via e-mail, eller stil den til rådighed i ejerens kundemappe. "Bestil udbetaling" opretter en overførsel fra ejendomskontoen under udgående betalinger; godkendelse, fire-øjne-princip og bankfil håndteres dér.

E-faktura for opkrævninger

Under "E-faktura" vises alle bogførte opkrævninger med moms, og om en e-faktura er obligatorisk (Tyskland: § 14 UStG med overgangsperioder; Østrig: frivilligt med samtykke). "Kontrollér" viser manglende oplysninger, "Indlæs" genererer XRechnung, ZUGFeRD eller ebInterface og arkiverer originalen.

Månedlige forbrugsoplysninger (§ 6a HeizkostenV)

Ved fjernaflæste målere indlæses måleselskabets månedsværdier via aflæsningsimporten. Under "Forbrugsoplysninger" ser De pr. bruger forbruget i kWh sammenlignet med forrige måned, samme måned sidste år og gennemsnitsbrugeren. "Opret" fastlåser værdierne, "Send" sender dem via e-mail eller stiller dem til rådighed i kundemappen. Manglende værdier angives, estimeres aldrig.

Start afregningsdag

Under „Afregningsdag“ vælger De ejendom, år og omfang (driftsudgifter, varmeudgifter eller begge). Alternativt kan De sige til AIRIS „Lav driftsudgiftsafregningen 2025 for L-003“ – assistenten og samtalen deler samme status.

Fakturaer fra indbakken

„Læs indbakke“ sender e-mails med fakturavedhæftning til bilagsgenkendelsen i DivineFinance. Genkendes ejendomsnummer eller adresse, tildeles fakturaen ejendommens omkostningssted. „Overtag entydige som omkostningsbilag“ opretter omkostningsbilagene; fakturaer uden entydig omkostningstype tildeler De selv i afregningen. E-mails fra lejere og ejere læses aldrig.

Anmod om manglende aflæsninger

Mangler der en målerstand ved periodens udløb, anmoder „Anmod hos lejerne“ de nuværende beboere om målerstanden: i kundemappen (push og notifikation) eller via e-mail, ellers som brev til udskrivning. Lejeren indberetter i kundemappen under „Meld målerstand“; De overtager målerstanden som sædvanligt under „Fra kundemappen“.

Kladde og kontrolprotokol

„Beregn kladde“ anvender ejendomsadministrationens beregningsmotor. „Kontrollér“ gemmer en kontrolprotokol med trafiklys: blokeringer, poster uden bilag, ikke-overtagne fakturaer, manglende aflæsninger, sammenligning med forrige år pr. omkostningstype (fra 20 % og 100 €), påfaldende efterbetalinger og fristen. Protokollen fås som PDF; den passer kun til den kladde, der blev kontrolleret.

Godkendelse og afsendelse

Uden rødt punkt godkender ejere eller administratorer: Afregningen fastsættes (Østrig: fremlæggelse/Legung i dag) og sendes til kundemappen eller via e-mail. Modtagere med postlevering angives til udskrivning. AIRIS sender kun efter Deres udtrykkelige godkendelse.

Lejeren spørger, AIRIS forklarer

I kundemappen kan lejeren stille spørgsmål til sin afregning, f.eks. „Hvorfor er min efterbetaling så høj?“. AIRIS svarer udelukkende ud fra beregningsprotokollen for denne ene afregning (andel, acontobetalinger, største poster, forrige år), viser bilagene for de enkelte poster og oplyser indsigelsesfristen med kildehenvisning. AIRIS regner ikke: Hvert tal i svaret kontrolleres mod protokollen; data fra andre lejere kender AIRIS ikke.

Registrer opsigelse

Under "Lejerskifte" → "Nyt lejerskifte" vælger De ejendom og enhed og indtaster, hvem der har opsagt, hvornår opsigelsen blev modtaget, og i hvilken form (med scanning af brevet). Beregningsmodulet beregner kontraktophøret med beregningsmetode og lovhenvisning: Tyskland § 573c BGB (3. hverdag, udlejerfrister efter 5 og 8 år, skriftlig form § 568 BGB), Østrig § 560 ZPO og § 33 MRG. En opsigelse via e-mail vises som formelt ugyldig. "Indsæt kontraktophør i lejekontrakt" fastsætter først datoen ved Deres klik.

Fraflytningssyn

"Opret fraflytningsrapport" åbner den velkendte overdragelsesrapport: rum, mangler med fotos, målerstande, nøgler og underskrift fra begge parter. Målerstandene overføres til forbrugsafregningen ved afslutning.

Annonce og ansøgere

Annoncen oprettes i mæglermodulet, knyttet til enheden. Når den er offentliggjort, modtager den et link; henvendelser lander som kontakter i CRM og konverteres til ansøgere med "Overtag henvendelser fra annonce". For hver ansøger registrerer De fremvisning og stamoplysninger – kun tilladte spørgsmål, tilpasset processens forløb.

Samtykke og kreditvurdering

Før kreditvurderingen giver ansøgeren sit samtykke (tekst med kontrolsum, underskrift på skærm, papir eller e-mail; kan til enhver tid tilbagekaldes). Forespørgslen hos KSV1870 (Østrig) el. SCHUFA (Tyskland) kræver en aftale med udbyderen – indtil da kører den i testtilstand i demovirksomheder, tydeligt markeret som "ikke en reel oplysning". Kan bruges uden aftale: upload den rapport, som ansøgeren har fremlagt, og indtast resultatet. Kun trafiklyset gemmes; efter et afslag anonymiseres dataene efter fristens udløb.

Lejekontrakt med underskrift

Efter accept genereres kontrakten ud fra skabelonen med Deres beløb; depositummet kontrolleres af DivineMind mod maksimumbeløbet (§ 551 BGB). En tidsubegrænset kontrakt er formfri: Lejeren underskriver på skærmen eller via et link på mobilen, administrationen underskriver ligeledes. Kræver kontrakten skriftlig form (tidsbegrænset, langvarig opsigelsesfrasigelse), kan dette kun ske på papir med personlig underskrift eller med kvalificeret elektronisk signatur. "Afslut kontrakt" opretter det nye lejeforhold.

Depositum og indflytning

Depositummet registreres på den nye kontrakt – som kontantbeløb udelukkende på en særskilt depositumskonto for ejendommen, adskilt fra driftskontoen. Ved indflytning: indflytningsrapport med målerstande, "Beregn forhåndsvisning" og "Bogfør opkrævning" for den første måned (dette opretter lejerens konto) samt "Indberet brugerskifte" som ARGE-fil til målerservicen. Når alle trin er gennemført, afslutter De lejerskiftet. AIRIS kender til enhver tid status.

Registrer målerservice

Under "Målerservice" vælger De udbyderen, udvekslingsformatet (ARGE-HeiWaKo 3.10 eller aflæsningsfil) samt Deres kunde- og ejendomsnummer hos målerservicen for hver ejendom.

Indlæs filer

Upload filen fra målerservicen, og start prøvekørslen. ARGE-filer: Målerstande overføres til aflæsningerne, afregningsresultater pr. bruger gemmes til krydstjek. Aflæsningsfiler (CSV/Excel) genkendes via kolonnenavne – De ser tildelingen, før De overtager. Udbydernes profiler er uden aftale ikke verificeret mod originale filer.

Meld brugerskift

"Download" eller "Opret og gem i sagen" genererer ARGE-filen med alle brugere og beboelsesperioder i afregningsperioden, inklusive tomgang. Fra lejerskiftet melder "Meld brugerskift" kun den pågældende lejlighed.

Fjernaflæsning

Ejere og administratorer aktiverer grænsefladen: En radiogateway eller målerservicen sender målerstande med nøglen til DivineMind; de gennemgår samme kontrol som enhver import. Nøglen vises kun én gang.

Faneblad „Drift“ og „Kontor“

I ejendommen samler fanebladet „Drift“ skader, ordrer, „Anlæg & Inspektioner“ og frister for huset, fanebladet „Kontor“ cirkulærer, serviceudbydere, lejere og nøgler. På tværs af alle ejendomme når De de samme lister fra „Ejendom & Kontor“.

Skadesmelding fra e-mail

Under „Skader & Meddelelser“ viser blokken „Fra telefon & e-mail“ skadesmeldinger fra e-mails til Deres tilsluttede postkasse. Afsenderen genkendes via Deres kontaktbase og tilordnes den korrekte enhed; hvis kun navnet passer, gættes der ikke – De tilordner selv. Oprettelse sker efter Deres autonomiindstilling eller med „Opret som melding“; efter ønske modtager afsenderen en modtagelsesbekræftelse.

Håndværkere: tilbud og tildeling

Under „Ordrer“ starter „Tildel ordre“ – fra en skade eller direkte. „Forespørg serviceudbyder“ og „Send forespørgsler“ indhenter tilbud, „Registrer tilbud“ indtaster dem; sammenligningen viser forskellen til det billigste. Fra Deres beløbsgrænse godkender en anden person („Godkend denne status“), derefter følger „Bestil“. Under „Oplysninger til håndværkeren“ fastsætter De, hvad der videregives. Efter „Registrer accept“ indfører fristregisteret garantien.

Inspektionspligter for anlæg

Under „Anlæg & Inspektioner“ registrerer De elevator, opvarmning, røgalarmer og andre anlæg. Systemet beregner inspektionsdatoerne ud fra lov, norm og kontrakt – med henvisning: røgalarmpligten og ansvar for alle 16 tyske og 9 østrigske delstater, elevatoren for alle østrigske delstater. Hvis der ikke er nogen regel defineret for et land, står der „ikke defineret“ i stedet for en opdigtet frist. En lovbestemt inspektionspligt kan kun deaktiveres med begrundelse.

Fristregister

„Inspektioner & Frister“ viser „Kommende inspektioner“ og „Fristen“ med mærkat Lov, Kontrakt, Norm eller Fastsættelse fra Deres administration. Hver frist har en ansvarlig; hvis „Fristen yderligere som aftale i kalenderen“ er aktiveret under „Fastsættelser“, står den også i kalenderen. „Afstem nu“ opdaterer registeret; en frist kan kun afvises med begrundelse.

Helligdage på stedet

Fristen og reaktionstider tager højde for de lovbestemte helligdage i hver delstat og kommune. Hvilke der gælder, ser De i fanebladet „Oversigt“ for ejendommen under „Helligdage på stedet“. Hvis kommunen mangler, er en berørt frist „ubestemt“.

Overdragelsesprotokol

„Ny overdragelse“ → „Opret og start“ åbner overdragelsesprotokollen; rum, målere og nøgler forudfyldes fra enheden og den sidste protokol. Mängel med fotos og begge parters underskrifter står derefter i PDF'en.

Cirkulærer og opslag

I fanebladet „Kontor“ under „Cirkulærer“ klikker De på „Skriv cirkulære“, vælger under „Til hvem?“ rollerne og „Identificer modtagere“. „Kontroller“ viser, hvad der skal ændres; efter „Godkend“ oprettes breve pr. modtager, massebrev og opslag som PDF. E-mails sendes pr. modtager individuelt, post udskrives som massebrev. Opsigelser og andre skriftlige erklæringer sendes ikke som cirkulære.

Lejerliste

I fanebladet „Kontor“ viser „Lejerliste“ lejerfordelingen for ejendommen – „Download som Excel“ eller „Download som PDF“.

Åbn regelkatalog

I menuen „Regelkatalog“ findes alle regler, efter hvilke DivineMind klassificerer og beregner. Filtrer efter Østrig eller Tyskland, efter lov og efter type.

Forstå regel

Hver regel viser betingelse, resultat, henvisning, kilde med kildestatus, gyldighed og dens testcases. Erstattede versioner forbliver synlige; åbne spørgsmål til advokaten er markeret.