Styr på beholdninger, lagerbevægelser og genbestilling.
Typisk forløb
Opret vare som produkt → Registrer startbeholdning/varemodtagelse → Salg/forbrug reducerer beholdningen → Genbestillingsregler udløser en ordre, når minimumsbeholdningen underskrides.
Lagermodulet er opdelt i fire områder – Overblik, Lagerbeholdning, Indkøb og Udlevering. Hver funktion er beskrevet individuelt nedenfor, i samme rækkefølge som i sidepanelet.
Oversigt
Dashboard – Lagerbeholdning på et øjeblik
Lager-dashboardet samler alle lokationer og viser øjeblikkeligt, hvor der er behov for handling. Nøgletal som underbeholdning og snart udløbende batches pulserer rødt, så snart der er et problem – et klik fører direkte til den relevante detaljeside.
- Nøgletal i realtid: Antal lagre, produkter og samlet beholdning på tværs af alle lokationer.
- Advarsel om underbeholdning: Varer under genbestillingspunktet fremhæves rødt.
- Udløbende batches (60 dage), sorteret efter udløbsdato – orange under 45, rød under 14 dage (FEFO).
- Seneste bevægelser: de ti seneste posteringer med retning (+/−) og tidsstempel.
Beholdning
Lagre & Lokationer
Administrer alle fysiske lagerlokationer og deres egenskaber – fra standardlager til temperaturkontrolleret kølekæde. Standardlageret (markeret med stjerne) anvendes, hvis intet lager er valgt ved en postering.
Opret nyt lager
Klik på 'Nyt lager', tildel en lagerkode (f.eks. BERLIN-01) og et navn.
Type & Adresse
Vælg lagertype (Standard, Kølekæde, BtM, Transit, Virtuelt, Konsignation); for kølekæde angiv min./max.-temperatur samt valgfrit adresse.
Gem & vedligehold
Gem med Opret. Lagre kan redigeres senere; sletning er kun mulig, hvis beholdningen er 0.
Lagerbeholdning
Lagerbeholdningsoverblikket viser realtidsmængder for hvert produkt pr. lager – inklusive reserveret og faktisk tilgængelig mængde (Tilgængelig = Beholdning − Reserveret). Filtrer efter lager eller vis kun varer under genbestillingspunktet med et klik.
- Farvekode: rød linje = tom (0), orange = underbeholdning, grøn = normal.
- Søg efter produktnavn, SKU eller stregkode; filter pr. lager.
- Genbestillingspunkt (Reorder-Point) og næste udløbsdato pr. vare synlig.
- Flere batches pr. produkt vises med batch-antal.
Posteringer – Ind- & Udbogføring
Bogfør hurtigt lagerbeholdning manuelt ind eller ud – optimeret til stregkodescanneren. Efter hver postering vender fokus tilbage til scanningsfeltet, så du kan fortsætte med at scanne uden afbrydelse.
Vælg tilstand
Vælg 'Varemodtagelse +' eller 'Vareudgang −' øverst.
Scan vare
Scan stregkode eller indtast SKU/navn og tryk Enter – den aktuelle beholdning vises øjeblikkeligt.
Bogfør mængde
Angiv mængde, lager og valgfrit batch/udløbsdato (kun indgang) samt en årsag og bogfør ind eller ud.
Bevægelser – Komplet historik
Enhver lagerændring logges. Bevægelseslisten er dit fuldstændige audit-trail – søgbar efter produkt og kan filtreres efter bevægelsestype.
- Bevægelsestyper med symbol: Indgang, Udgang, Korrektion, Vareoptælling, Flytning mellem lagre, Returnering, Startbeholdning.
- Beholdning før og efter hver postering vises.
- Reference, lager, bruger og tidsstempel pr. post; batchnummer, hvis relevant.
- Filtrer efter type og søg efter produktnavn/SKU; sidevis (50 pr. side).
Vareoptælling
Udfør fysiske optællinger og afstem den faktiske beholdning (IST) med systemet (SOLL). Forskelle bogføres som korrektioner med et tryk på en knap – med analyse af over- og undermængder i Euro.
Start vareoptælling
Klik på 'Ny vareoptælling', tildel en betegnelse og begræns valgfrit til en kategori.
Optæl
Indtast den optalte IST-mængde for hver vare – gemmes automatisk hvert 60. sekund.
Bogfør differencer
Afslut optælling, kontroller afvigelser i gennemgangen og bekræft med 'Bogfør differencer'.
Udskriv etiketter og stregkoder
Udskriv prisskilte og stregkodeetiketter direkte fra lageret – klar til hylden eller varemodtagelsen. De samme stregkoder fungerer med kamerascanneren til statusoptælling.
Vælg produkter
Under fanen "Etiketter" kan du søge efter og tilføje varer via navn eller varenummer.
Format og antal
Vælg etiketformat (lille, standard eller stor), og angiv antal kopier pr. produkt.
Udskriv
Klik på "Udskriv (PDF)" – DivineMind genererer et ark med navn, pris og en scanningsklar stregkode for hver etiket.
Indkøb
Send indkøbsordre til leverandør
Under Indkøb åbner du en indkøbsordre, kontrollerer leverandør og varelinjer og sender den med et enkelt klik — DivineMind genererer PDF'en og sender den direkte til leverandøren via e-mail. AIRIS kan også automatisk udarbejde indkøbsordrer baseret på genbestillingsregler.
Åbn indkøbsordre
Vælg indkøbsordren fra listen — leverandør, nøgledata, varelinjer og totaler på et øjeblik.
Send til leverandør
Klik på 'Send til leverandør' — indkøbsordren genereres som PDF og sendes via e-mail (status ændres til 'Sendt').
Spor
Følg op på bekræftelse og varemodtagelse via statusændringer; den sendte PDF forbliver arkiveret.
Varemodtagelser
Kontroller og bogfør indgående leverancer til dine ordrer. Hver varemodtagelse viser den tilhørende ordre, leverandør, lager og dens kontrolstatus.
Åbn varemodtagelse
Vælg den relevante indgang på listen eller opret en ny med 'Ny varemodtagelse'; filtrer efter status (åben, accepteret, delvis, afvist).
Kontroller positioner
Afstem leverede mængder med ordren og angiv valgfrit følgeseddelnummer.
Accepter eller afvis
Sæt status til accepteret, delvist accepteret eller afvist – beholdningen bogføres tilsvarende.
Genbestillingsregler
Definer for hvert produkt, hvornår genbestilling skal ske. Automatisk genbestilling beslutter, hvornår en ordre skal oprettes, baseret på genbestillingspunkt, ordremængde og foretrukken leverandør.
Find regel
Søg efter produkt eller filtrer efter 'Kun Auto-genbestilling' for allerede aktiverede varer.
Sæt grænser
Genbestillingspunkt, ordremængde, leverandør og leveringstid vedligeholdes pr. produkt på lagerets detaljeside.
Aktiver automatik
Aktiver automatisk genbestilling med auto-kontakten pr. linje; tilstanden (forslag, godkendelse, autonom) styrer, hvor selvstændigt der bestilles.
Leverandørkatalog
Sammenlign centralt, hvilken leverandør der leverer hvilket produkt til hvilken pris. Kataloget er dit beslutningsgrundlag for ordrer — med pris, minimumsordremængde, leveringstid og pålidelighed.
- Pr. tilknytning: Produkt, leverandør, enhedspris og leverandørvarenummer.
- Minimumsordremængde (MOQ) og leveringstid i dage.
- Pålidelighedsværdi 0–100 % (grøn ≥ 90, orange ≥ 70, rød under).
- Dato for seneste ordre pr. leverandør-produkt-kombination.
Auto-genbestilling — Log
Auto-genbestillingsloggen viser, hvornår automatisk genbestilling blev aktiv, og hvad den besluttede — fra oprettet ordreudkast til eskaleret undtagelse.
- Tre nøgletal øverst: oprettede ordrer, forslag og eskalerede sager.
- Pr. post: Produkt, lagerbeholdning ved udløsning, genbestillingspunkt, ordremængde og leverandør.
- Udløsningsårsag (f.eks. genbestillingspunkt underskredet) og handlingsstatus farvekodet.
- Tilknyttet ordrenummer — et klik åbner den oprettede ordre.
Levering
Plukning & Forsendelse
På Pluk finder du alle åbne ordrer til plukning — med dellevering og sporing af restordrer.
Åbne ordrer
Arbejdslisten viser pr. ordre bestilte, leverede og åbne mængder pr. produkt.
Reserver beholdning
Reserver beholdningen til kunden med et klik — så intet sælges dobbelt.
Pluk- & pakkeliste
Generer pluk- & pakkeliste som PDF — beholdning tildeles efter tidligste udløbsdato (FEFO).
Forsendelse
Hold øje med alle udgående forsendelser — fra udkast over afsendt og undervejs til leveret. Forsendelsesnummer, fragtfirma og trackingnummer kan findes til enhver tid.
- Søg efter forsendelsesnummer, modtager eller trackingnummer.
- Statusfilter (udkast, plukket, pakket, afsendt, undervejs, leveret, annulleret, retur).
- Pr. forsendelse: Fragtfirma, tracking, kildelager, modtagersted, antal positioner og afsendelsesdato.
Returneringer (RMA)
Håndter kundereurneringer struktureret via RMA-processen — fra anmodning over kontrol og refusion til afslutning.
Kontroller returnering
Søg efter RMA-nummer eller kunde; se og godkend åbne anmodninger via statusfilteret (anmodet).
Kontroller varer
Kontroller modtagne varer og returårsag, og sæt status til 'modtaget' hhv. 'kontrolleret'.
Refunder & afslut
Registrer refusionsbeløb og -metode, udløs refusionen og afslut sagen.
Reservationer
Reservationer spærrer lagerbeholdning for åbne tilbud og ordrer, så den samme vare ikke sælges dobbelt. Du kan se, hvilket tilbud eller hvilken ordre der har bundet hvor meget lagerbeholdning.
Find reservation
Søg efter produkt, SKU eller reference (tilbuds-/ordrenummer); filteret er som standard indstillet til 'aktiv'.
Forbrug
Ved levering markeres den aktive reservation som forbrugt med det grønne flueben.
Frigiv
Udløber et tilbud, frigiv reservationen med det røde X — lagerbeholdningen bliver igen tilgængelig.
Pharma & Compliance
Under Pharma administrerer du batch-tilbagekaldelser og kundelicenser (apoteksdrifts- og engrosdistributionstilladelse (GDP)) — med fuld sporbarhed på tværs af alle leverancer.
Kundelicenser
Registrer for hver kunde apoteks-, engros- eller fødevarevirksomhedstilladelse. Udløbne licenser markeres rødt og blokerer automatisk for levering.
Spor batch
Ved tilbagekaldelse kontrollerer DivineMind, hvilke leverancer der har modtaget den berørte batch — på tværs af alle følgesedler.
Iværksæt tilbagekaldelse
Opret tilbagekaldelsen som en kvalitetsbegivenhed (CAPA); de berørte kunder forberedes og underrettes med et klik.
Eksporter tilbagekaldelsesrapport
På fanen 'Tilbagekaldelsesrapport' vælger du produkt og batch — her ser du alle kunder og leverancer, der har modtaget varer fra denne batch, og kan eksportere listen som CSV til myndigheder og dokumentation.
Tilbagekaldelse & sporbarhed (fødevarer, drikkevarer, handelsvarer)
Under Tilbagekaldelser finder De tilbagekaldelse, tilbagekaldelsesrapport og sporbarhed uden farmaceutiske licenser — til fødevare-, drikkevare- og engroshandel generelt. Grundlaget er sporbarhed "et skridt frem, et skridt tilbage" (forordning (EF) nr. 178/2002, art. 18/19). Dataene er de samme som under Pharma & Compliance.
Opret tilbagekaldelse
Søg vare, indtast batch, "Betroffene prüfen": De kan se, hvor mange leverancer der har modtaget batchen — og hvor mange leverancer uden batch der gør tilbagekaldelsen ufuldstændig.
Underret kunder
Tilbagekaldelsesbrevene sendes først ved Deres klik — én e-mail pr. kunde, selvom kunden har haft flere leverancer.
Spor bagud
Under fanen "Sporbarhed" indtaster De et følgeseddel- eller fakturanummer og ser batch, varemodtagelse og leverandør.
Ruteplanlægning og chaufførskærm
Under Lager › Ruteplanlægning planlægger De for hver dag, hvilket køretøj med hvilken chauffør der leverer hvilke åbne følgesedler i hvilken rækkefølge. Chaufføren afvikler sin rute i AIRIS-appen under "Ruter".
Opret rute
Vælg dato, "Ny rute", vælg køretøj fra vognparken, chauffør og læssested. Advarsler vises straks: Bilsyn forfaldent, køretøj tildelt andetsteds, chauffør fraværende, anden rute samme dag.
Planlæg følgesedler
Træk åbne følgesedler fra venstre over på en rute, eller vælg "Tilføj til rute …". Sortér i ruten ved at trække eller med ↑/↓, fjern med ×. En følgeseddel kan kun tilknyttes én rute.
Foreslå rækkefølge
„Foreslå rækkefølge“ finder leveringsadresserne på kortet og beregner den korteste rækkefølge i luftlinje fra ladestedet. Adresser uden match sorteres efter postnummer. Først „Anvend“ ændrer turen.
Hos kunden (app)
Chaufføren ser stop, navigation og følgeseddel med batch. Han lader kunden kvittere på mobilen (eller noterer „Følgeseddel efterladt“/„Varer stillet“), bogfører returneret emballage på pantkontoen og melder afvigelser (mangler, beskadiget) — heraf dannes et returvare-udkast.
Opkrævning
Modtager chaufføren betaling, angives beløb og type som en bemærkning. Der bogføres intet — betalingen registreres af bogholderiet. Ikke truffet eller modtagelse nægtet: Følgesedlen vises igen under „Åbne følgesedler“.
Foto som leveringsbevis
Ved stoppet vedhæfter De op til fem fotos via »+ Foto« (f.eks. afstillede varer, palle, skade). Billederne gemmes beskyttet og kan kun tilgås, når De er logget ind.
Køretøj optaget i vognpark
En rute med køretøj optager vognen fra afgang indtil næste rute eller indtil dagens afslutning. Vognpark og planlægningstavle viser ruten; hvis vognen allerede er tildelt andetsteds, gør ruteplanlægningen opmærksom på det.
Forsendelse til følgeseddel
Under Lager › Forsendelse opretter De altid en forsendelse til en følgeseddel. Kunde, modtager og positioner med batch kommer fra følgesedlen; lagerbeholdningen er allerede trukket der, "Sendt" trækker ikke igen.
Opret forsendelse
„Opret forsendelse“, søg følgeseddel (nummer eller kunde), vælg pakkeselskab, indtast forsendelsesnummer. Der findes kun én åben forsendelse pr. følgeseddel.
Spor forsendelse
For DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS og Canada Post oprettes sporingslinket automatisk. DivineMind udskriver ikke en pakkelabel.
Opdater status
Til højre på forsendelsessiden: plukket, pakket, sendt, leveret. Returneringer til denne forsendelse vises forneden.
Returnering med spærret lager
En returnering hører altid til en følgeseddel: kun det, der blev leveret, kan returneres med den leverede batch. Ved varemodtagelse går fejlfrie varer til lageret, ødelagte udskrives — beskadigede eller ukontrollerede varer placeres i spærret lager (karantæne) og hverken sælges eller plukkes.
Opret returnering
Lager › Returneringer › „Opret returnering“, vælg følgeseddel, afkryds positioner, angiv mængde og tilstand.
Vare modtaget
Godkend, derefter „Vare modtaget“. Til returneringen oprettes som hidtil et kreditnotaudkast.
Afgør spærret lager
Pr. position: gensælgelig (går til lager), destruer eller til leverandøren. Beslutningen følger Deres autonomi-knap for lageret — afhængigt af indstillingen straks eller som godkendelse. Afslutning er først mulig, når intet længere er spærret.
Producentens varenummer, enheder, mængdepriser i bestillingslink
På varen findes producentens varenummer (MPN) som et separat felt ved siden af varenummer og EAN. Søgning, scanning i appen og etiketscanning finder også varen via dette; DATANORM-importen udfylder det fra B-postens referencenummer uden at overskrive eksisterende værdier. Enheder som »piece« vises på Deres sprog. Bestillingslinket viser mængdestaffelerne fra Deres prisliste, og indkøbskurven beregner med staffelprisen – prisen ved afsendelse er fortsat bindende.
Lagerflytninger
Flyt lagerbeholdning mellem dine lagre og følg overførslen fra udkast over undervejs til afsluttet.
Opret lagerflytning
Klik på 'Ny lagerflytning' og vælg kilde- og destinationslager.
Registrer positioner
Tilføj varer og mængder til overførslen og start lagerflytningen.
Spor & afslut
Spor overførslen via status 'undervejs' og marker som afsluttet ved modtagelse på destinationslageret.
Relaterede funktioner
EDI: Importer ordrer, send følgeseddeladvisering (despatch advice)
Under Lager › EDI-grænseflade indlæser De kunders ordrer som EDIFACT ORDERS (D.96A) eller openTRANS ORDER. Dette danner et ordreforslag til godkendelse — til priserne i Deres prisliste, inklusive kreditmaksimum-, leveringsspærre- og margenkontrol. Fakturaer (INVOIC, Peppol) håndteres via DivineFinance, ikke her.
Indtast eget GLN
Deres 13-cifrede GLN angives som afsender i følgeseddeladviseringen (despatch advice). Kundens GLN gemmes ved første indlæsning, når De vælger kunden én gang.
Kontroller og opret ordre
Vælg fil, »Kontroller«: De ser hver linje med tilknyttet vare (via GTIN eller Deres varenummer) og prisen i henhold til prislisten. »Opret som ordreforslag« — ordren oprettes efter godkendelse under Automatisering › Godkendelser. Samme ordrenummer fra en kunde oprettes ikke som ordre to gange.
Opret følgeseddeladvisering (despatch advice)
For hver følgeseddel downloader De DESADV (EDIFACT) eller DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — med batch og mindst holdbar til pr. linje samt kundens ordrenummer.
Via grænseflade
Deres kunders systemer sender ordrer til Ordregrænseflade (API) med en API-nøgle fra Deres firma (Indstillinger › API-nøgler, tilladelse orders:write). De henter følgeseddeladviseringen med orders:read.
Margin guard
Er en salgspris lavere end varens kostpris eller under Deres minimumsdækningsbidrag, afventer ordren godkendelse — ved ordrelink, fra kundemappen, i feltsalg, via EDI og når AIRIS modtager en ordre. Priser ændres aldrig. Indstilles under Lager › Plukning › Proces (standard: til, 0 % = kun under kostpris). Hvorvidt der tillades gennemførsel uden godkendelse, afgøres af Deres autonomi-indstilling for lager.
Kostpris og Intrastat på varen
I varen vedligeholder De kostprisen og Intrastat-oplysningerne: varekode (KN, 8 cifre), egenmasse netto i kg, oprindelsesland (ISO-kode) og – hvor KN kræver det – den supplerende enhed med mængde pr. enhed. Ved import fra CSV/Excel genkendes kolonner som „Indkøbspris“, „Varenummer“, „Nettovægt“ og „Oprindelsesland“.
Kundens ordrelink
Giv faste kunder et personligt ordrelink: De åbner det uden login, ser jeres katalog med deres aftalte priser og bestiller direkte – hos jer oprettes der automatisk en ordre.
Opret link
Opret et ordrelink under 'Betingelser' for hver kunde (prisliste, minimumsordreværdi, gyldighed).
Del link
Send det personlige link til kunden – de behøver ingen konto.
Kunden bestiller
Kunden vælger fra kataloget og sender ordren – der oprettes en ordrebekræftelse med deres betingelser.
Angiv minimumsbeholdninger og leverandører pr. vare. Den automatiske genbestilling forhindrer leveringsflaskehalse uden manuel opfølgning.