Інші модулі

Перший екран після входу — це звіт, а не сторінка меню: що сталося з учорашнього дня, що зараз потребує Вашого рішення, та пропозиція від AIRIS.

• З учорашнього дня: опубліковані дописи, нові потенційні клієнти, запити клієнтів, на які відповіла AIRIS, надіслані листи, оплачені рахунки із сумою, виконані завдання.
• Чекає на Вас: щонайбільше три пункти, кожен з яких можна натиснути та перейти безпосередньо до потрібного місця — відкриті дозволи із сумою, термін дії яких закінчується, прострочені дефекти, ескальовані розмови.
• Для нових облікових записів додатково: вітальна картка з наступним логічним кроком та контрольний список налаштування з прогресом у відсотках.
• Швидкі успіхи в галузі: до трьох початкових завдань, що відповідають Вашій галузі, кожне веде безпосередньо до функції.

Перегляд аудитора для кожного дзвінка, який обробив AIRIS: час, абонент, резюме, повний хід розмови — і кожна окрема дія ШІ з аргументами, результатом та класом ризику. Для Вашого контролю та як доказ для аудиторів.

• Список усіх дзвінків з показниками: скільки мають прогалини, скільки не мають стенограми або резюме, у скількох абонент був невідомий.
• Один клік відкриває запис дзвінка — резюме, хід розмови та дії ШІ у послідовності розмови.
• Кожна дія має клас ризику: Інформація (лише читання), Створення (створюється запис) або Назовні (щось було надіслано клієнту і не може бути скасовано).
• Прогалини відображаються, а не приховуються. Перегляд аудитора, який приховує відсутні записи, був би марним.
• Повідомлення про розкриття інформації про ШІ згідно зі статтею 50 Закону ЄС про ШІ міститься в кожному записі.

Працюйте безпосередньо з клієнтами та постачальниками, які також використовують DivineMind: замовляйте товари та переглядайте документи безпосередньо, без необхідності надсилати PDF-файли електронною поштою. Важливо: система ніколи не розкриває, чи використовує інша компанія DivineMind — зв'язок встановлюється виключно за згодою обох сторін.

• Надіслати запит на зв'язок: відкрийте картку контакту або постачальника та натисніть «Прямий зв'язок». Кнопка завжди виглядає однаково: якщо компанія використовує DivineMind, вона отримає Ваш запит; якщо ще ні — запит перетвориться на запрошення.
• Інша сторона підтверджує запит у розділі «Партнерська мережа» → «Запити до Вас». Тільки після цього Ви зможете бачити один одного; у разі відхилення жодних сповіщень не надсилається.
• Замовлення: за наявності активного зв'язку відкрийте асортимент партнера, вкажіть кількість та надішліть замовлення. Діятимуть ціни, які партнер встановив саме для Вас.
• У постачальника миттєво створюється прийняте замовлення на продаж із підтвердженням, а у Вас — відповідне замовлення — обидва документи пов'язані між собою.
• Праворуч Ви постійно бачитимете замовлення, видаткові накладні та рахунки, які партнер створив до Ваших замовлень.
• Розірвати зв'язок можна будь-коли: зв'язок буде припинено, а наявні документи залишаться без змін.

Для компаній з кількома самостійними фірмами: спільний огляд фінансових показників та переміщення товарів між фірмами, не відмовляючись від розділення клієнтів.

• Створити об'єднання — поточна активна фірма стає центральною; додати інші фірми з роллю (філія, центральний склад, холдинг).
• Огляд групи компаній: місячний оборот, відкриті вимоги, складські запаси та розмір команди як сума та для кожної фірми.
• Створити переміщення: вибрати фірму-одержувача, продукт та кількість — наразі одна позиція продукту на кожне переміщення.
• Фірма-одержувач реєструє отримання; лише після цього змінюється складський запас.
• Після цього за бажанням розрахуватися: створює чернетку рахунку, яку Ви перевіряєте та надсилаєте в модулі рахунків.

Панель керування всіма корпоративними транспортними засобами, з трьома вкладками: Огляд, Відповідальність власника та Оренда.

• Огляд з індикатором для кожного транспортного засобу: техогляд прострочений — червоний, термін дії закінчується через вісім тижнів — жовтий; а також пробіг, хто в дорозі та витрати за останні дванадцять місяців.
• Прив'язка документів відбувається у два етапи: спочатку тестовий запуск, який показує однозначні збіги номерних знаків та сумнівні випадки, потім підтвердження одним натисканням кнопки.
• Відповідальність власника: документувати контроль водійських прав, інструктаж та перевірку UVV для кожного водія та транспортного засобу, із зазначенням дати, результату та наступного терміну.
• Водії, які ніколи не керують, можуть бути звільнені від контролю з обґрунтуванням; підтвердження можна завантажити як CSV-файл.
• Оренда: створити тарифи (добова ставка, безкоштовні кілометри, ціна за додатковий кілометр, застава), призначити для кожного транспортного засобу та зробити доступним для онлайн-бронювання; публічне посилання на оренду Ви копіюєте тут.

Кожна передача автомобіля з автопарку клієнтам або співробітникам як окрема операція — від підмінного автомобіля та тест-драйву до платного орендованого автомобіля.

• Виберіть тип операції (шість типів) — відповідальний за витрати буде попередньо заповнений відповідно, наприклад, гарантійний випадок за рахунок виробника або безкоштовний підмінний автомобіль від СТО.
• Введіть період; пропонуються лише ті транспортні засоби, які дійсно вільні протягом цього періоду.
• Зафіксуйте стан при передачі: пробіг та рівень пального; для платних операцій додатково добова ставка, включені кілометри та ціна за кожен додатковий кілометр.
• Відкрийте договір оренди у форматі PDF та дайте підписати.
• При поверненні зафіксуйте пробіг, рівень пального та пошкодження — система розрахує остаточну суму на основі днів та додаткових кілометрів.

Публічні тендери та приватні запити, відфільтровані за тим, що Вам підходить — плюс досьє для Ваших поточних заявок.

• Фільтрувати за країною, типом, розміром замовлення, джерелом та галуззю; швидкі фільтри для внутрішнього ринку, рекомендацій та збережених.
• Таблиця сортується за відповідністю або терміном; терміни менше семи днів виділяються.
• Розгорнути рядок: AIRIS пояснює, чому цей тендер зараз актуальний, і за бажанням пише чернетку заявки.
• Перенести в досьє: Операція переміщується до Вашого списку заявок зі статусом, терміном та вартістю.
• У досьє: підтримувати статус, створити хмарну папку, завантажити документи та додати підтвердження, такі як рекомендації або відео.

Інструмент для першої розмови з потенційним клієнтом: заповніть анкету під час розмови, на основі якої AIRIS створить звіт з конкретними важелями економії.

• Створити аналіз та ввести основні дані: компанія, контактна особа, галузь, кількість співробітників.
• Каталог питань у шести блоках — Операції, Доступність, Продажі, Управління, Люди та процеси, Цілі; лічильник показує, скільки питань відповідено.
• Створити звіт: резюме того, як працюють сьогодні, таблиця важелів з обережно оціненою економією за кожною темою, рекомендована відправна точка та наступні кроки.
• Зберегти як PDF та передати потенційному клієнту — звіт розроблений для формату A4 з фірмовим бланком.

Довідник даних компаній з Австрії та Німеччини — для перевірки інформації перед першим контактом або перед замовленням.

• Виберіть країну, введіть назву компанії, перегляньте список результатів: назва, статус, номер у реєстрі компаній, місцезнаходження, організаційно-правова форма та компетентний суд.
• Для Німеччини додатково фільтрувати за типом реєстру та перейти безпосередньо до Bundesanzeiger та Unternehmensregister.
• Для Австрії доступні детальні фільтри: область пошуку, організаційно-правова форма, суд, місцезнаходження та точний пошук.

Станом на сьогодні процес завершується на списку результатів: детальний перегляд окремих компаній та отримання документів ще не реалізовані, і результати ще не можуть бути безпосередньо перенесені як контакти.

Модуль „Юридична фірма“ розроблений для юридичних фірм: справи з номером справи, перевірка колізій, терміни та повторні нагадування, облік часу за справою та формування на основі цього рахунку за послуги. У меню юридичної фірми для цього є „Справи“ та „Терміни“; податкові консультанти та інші компанії відкривають модуль безпосередньо за адресою Справи. Ваші клієнти — це контакти або компанії в CRM.

• Огляд за адресою Справи: Відкриті справи, прострочені терміни, терміни протягом 7 днів та сума до виставлення рахунку; шукайте справи за номером справи, темою, клієнтом або опонентом та фільтруйте за відкритими, призупиненими або архівованими.
• „Завантажити документ“ у справі додає файл до справи та одночасно до справи клієнта в CRM; документи можна перейменовувати; „Видалити“ видаляє їх також із справи клієнта.
• Тільки час, віднесений до справи юридичної фірми, потрапляє до рахунку за послуги. Час з обліку часу або з DivineTasks не призводить автоматично до виставлення рахунку.

Кожна компанія надсилає своїй податковій консультації бухгалтерський облік у вигляді файлу — без необхідності мати обліковий запис у юридичній фірмі. Інтерфейсу для DATEV, RZL або BMD немає; юридична фірма імпортує файли самостійно.

Для практик DivineMind є офісним та адміністративним програмним забезпеченням поруч із системою управління практикою (PVS) — а не самою PVS. Застосовуються загальні модулі, описані в цьому посібнику.

• Пацієнти як контакти в CRM з електронними листами, документами та рахунками — без медичної картки.
• Сторінка бронювання, на якій пацієнти без облікового запису самостійно обирають час запису; у календарі ви запрошуєте гостей на запис.
• Рахунки та пропозиції, наприклад, для послуг, що оплачуються пацієнтом самостійно, етапи нагадування (автоматично тільки якщо ви це ввімкнете), вхідні рахунки за допомогою ШІ та експорт до податкового консультанта.
• DivineMail з чернетками відповідей ШІ, завданнями, хмарою, обліком часу, графіком роботи та відпусток, DivineMeet та робочими процесами, як у будь-якій компанії.
• Дані зберігаються в ЄС (база даних у Франкфурті, файли в Берліні), кожна компанія відокремлена від інших, завантаження з персональними даними є приватними.

Постачальники послуг без власного галузевого модуля працюють із загальними модулями: клієнтська картка, DivineMail, календар зі сторінкою бронювання, пропозиція до рахунку, завдання, хмара, облік часу, робочі процеси та AIRIS. Тут описані процеси, які особливо важливі для постачальників послуг.

Готових зразків шаблонів немає — ви використовуєте власні документи. Якщо клієнт не має адреси електронної пошти, пропозиція залишиться чернеткою.

• Відмітка часу з правилом локації: У меню користувача вгорі праворуч виберіть „Зареєструвати час“ або „Вийти з роботи“. У розділі Облік робочого часу → „Годинник“ керівник може ввімкнути „Реєстрація часу тільки на локації“ (радіус у метрах, за замовчуванням 50); поза радіусом або без дозволу на локацію в браузері реєстрація часу буде відхилена. Для приміщень рекомендується більший радіус.
• Командна пошта: У DivineMail у розділі Налаштування → „Облікові записи“ для поштової скриньки виберіть „Поділитися доступом“, вкажіть особу, встановіть „тільки читання“ або „може писати“ та натисніть „Надати доступ“. Тільки власник поштової скриньки надає або відкликає доступ.
• Приватний архів у DivineCloud: Нові файли зберігаються приватно і відображаються лише за допомогою посилань з обмеженим терміном дії. Назовні ви свідомо ділитеся папкою через „Поділитися“ → „Загальнодоступне посилання“ — з паролем, датою закінчення терміну дії або максимальною кількістю переглядів; „Відкликати“ припиняє дію посилання.
• Запис зустрічей у DivineMeet тільки за згодою: господар запускає „Почати запис“, кожен учасник обирає „Згоден“ або „Не записувати мене“. Записується тільки текст, не звук; якщо зустріч пов'язана з клієнтом, запис потрапляє до його картки клієнта.
• DivineNote: Сторінки та підсторінки для протоколів, брифінгів та знань — „Нова сторінка“, шаблони, обране; за допомогою „Поділитися“ ви запрошуєте членів команди для перегляду, коментування або редагування, експорт у форматі PDF або Markdown.