Від первинного документа до закриття місяця: проведення, аналітика, файли для податкового консультанта, ліквідність і банківське з'єднання.
Розділи
Головна книга
Журнал, оборотно-сальдова відомість, картка рахунку, відкриті позиції, закриття місяця
Облік основних засобів
Основні засоби, план амортизації (AfA) прямолінійний або регресивний, річний прогін AfA, вибуття основних засобів
Позики
Головна книга, вкладка „Позики“ — надані та отримані кошти за кожною особою, залишок на звітну дату
P&L та баланс
Головна книга, вкладка «GuV & Bilanz» — попередній перегляд на дату звіту та пакет для податкового консультанта
UVA, ZM, Intrastat
Головна книга, вкладка «UVA» — розрахунок суми до сплати, завантаження файлу U30 або ELSTER
Ліквідність
Місячний огляд та прогноз на наступні 13 тижнів
Банківське з'єднання
Виписки з банку та Вхідні рахунки → Налаштування → «Bankverbindung» (Ponto, EBICS)
Витрати на персонал
Проведення відомості заробітної плати з брутто та часткою роботодавця (без нарахування зарплати)
Податковий консультант
Експорт у файл, доступ для консалтингової компанії, історія
Головна книга: проведення та закриття місяця
Відкрити Головну книгу
Відкрийте Головна книга та виберіть період угорі за допомогою «від» і «до».
«Jetzt buchen»
Кнопка переносить усі документи, банківські операції, касу та витрати на відрядження за вказаний період у вигляді проведень за дебетом і кредитом.
Перевірити
У вкладках «Journal», «Saldenliste» та «Kontoblatt» ви бачите кожне проведення. Клік по номеру рахунку відкриває картку рахунку. «Offene Posten» показує залишки заборгованості клієнтів і постачальників.
Фіксація місяця
На вкладці «Закриття місяця» дія «Зафіксувати» остаточно закриває місяць. Цю дію неможливо скасувати; подальші виправлення відображаються як сторно та новий запис у наступному відкритому місяці.
Облік основних засобів: необоротні активи та AfA
„Новий основний засіб“
У Основні засоби ви створюєте основний засіб. Обов'язковими є назва, дата придбання, первісна вартість і строк корисного використання; також категорія, ліквідаційна вартість, постачальник і посилання на рахунок. Створювати можуть Owner та Admin.
Метод та план AfA
Виберіть „Прямолінійний“ або „Регресивний“ зі ставкою AfA, за бажанням — з пропорційною першою AfA за місяцем придбання. План AfA розраховується автоматично; детальний перегляд показує його поруч із фактично проведеними проводками та поточну балансову вартість.
„Річний прогін AfA“
Виберіть фінансовий рік (зазвичай: минулий, звітна дата 31.12.), підтвердьте та натисніть „Запустити прогін AfA“. Прогін остаточно проводить AfA для всіх активних основних засобів; результуючий список показує суму по кожному активу, у головній книзі вона з'являється в журналі. Запускати прогін може лише Owner.
„Вибуття основного засобу“
У детальному перегляді введіть дату вибуття, причину (продаж, ліквідація, пожертвування, втрата / крадіжка) та дохід від вибуття, потім натисніть „Провести вибуття“ — доступно лише для Owner. Видалити основний засіб можна лише доти, доки по ньому не проведено AfA.
Метод, строк використання та ставку AfA ви визначаєте самостійно. Узгодьте їх зі своїм податковим консультантом перед запуском першого річного прогону.
Звіт про прибутки й збитки, баланс та пакет річної звітності
Вкладка «Звіт про прибутки й збитки та баланс»
Відображає звіт про прибутки та збитки й баланс на звітну дату з головної книги за скороченою структурою згідно з UGB/HGB. Рядок «Активи = Пасиви» підтверджує баланс.
Пакет для податкового консультанта
«Пакет річної звітності для податкового консультанта» створює ZIP-файл для вашої канцелярії. Повідомлення показує, чи контрольний список повний, або скільки пунктів ще залишаються відкритими.
Звіт про прибутки й збитки та баланс у DivineMind є лише попереднім переглядом. Річну звітність формує ваш податковий консультант; обов'язково узгоджуйте цифри з ним перед кожним поданням.
Кінець року: розмежування та забезпечення
- У вкладці „GuV & баланс“ під балансом розміщена картка „Кінець року …: розмежування та забезпечення“ для року, який ви вибираєте вгорі в полі „до“.
- Якщо дія рахунка виходить за межі кінця року (наприклад, річна ліцензія або річна передплата), DivineMind пропонує активне або пасивне розмежування з документом і обґрунтуванням. Кнопка „Провести“ проводить його на 31.12. та сторнує/списує на 01.01. Якщо розмежовувати нічого, відображається „Розмежування не потрібне“.
- Для забезпечень (наприклад, витрати на податкового консультанта за річну звітність) та очікуваної дебіторської заборгованості доступні пропозиції. „Провести як забезпечення“ або „Провести як вимогу“ запитує суму — ви визначаєте її самі.
- Проводити операції можуть Owner та Admin. Пропозиції є відправною точкою для закриття періоду; узгодьте їх зі своїм податковим консультантом.
Позики фізичним особам та від них
- Вкладка „Позики“ в головній книзі показує для кожної особи „Позика особі (дебіторська заборгованість)“ або „Позика компанії (зобов'язання)“ з виплаченими, поверненими коштами та залишком на звітну дату — ті самі цифри, що й у головній книзі.
- Банківський переказ зі словом „Позика“ в призначенні платежу пропонується як позика під час звірки виписки.
- Для кожної позики ви фіксуєте наявність договору та річну процентну ставку; на основі цього в рядку відображається оцінка річних відсотків. Відсотки не проводяться автоматично.
У разі позик учасникам або керівникам узгоджуйте письмовий договір, ринкову відсоткову ставку та погашення з податковим консультантом. DivineMind показує контрольні точки, але не надає консультацій.
UVA, підсумковий звіт та Intrastat
- Вкладка «UVA»: ПДВ, податковий кредит та податкове зобов'язання (або залишок) із журналу з розбивкою за кодами показників. Розраховується виключно за методом нарахування.
- «Файл FinanzOnline (U30)» для Австрії або «Файл ELSTER (UStVA)» для Німеччини завантажує відповідний файл. DivineMind нічого не надсилає до FinanzOnline чи ELSTER — це робите ви або ваш податковий консультант.
- «Підсумковий звіт (ZM)» містить перелік поставок і послуг для підприємців з ЄС; «ZM у форматі CSV» завантажує цей список. Якщо у клієнта відсутній UID, він відображається нижче як такий, що не підлягає декларуванню.
- «Intrastat (відправлення)» розраховує поставки товарів до інших країн ЄС за товарними кодами на основі основних даних товарів (код товару, вага, країна походження). Поріг подання звітності ви перевіряєте самостійно.
Файли та доступ для податкового консультанта
Файл проведень із головної книги
У Головна книга пункти «Експорт (CSV)», «Імпорт BMD» та «Імпорт RZL» надають рядки проведень із рахунком, кореспондуючим рахунком і податковим кодом; «Особові рахунки» — відповідних клієнтів і постачальників. Перед завантаженням проводиться перевірка рахунок за рахунком із журналом.
Налаштування експорту
У Податковий консультант в розділі «Конфігурація» оберіть формат і періодичність: пакет проведень DATEV (CSV), ebInterface 6.1, пакет BMD, XRechnung, CSV або Excel — вручну або за розкладом електронною поштою з PDF-файлами у вигляді ZIP.
Запросити канцелярію (необов'язково)
У розділі „Доступ“ кнопка „Запросити“ дозволяє запросити Вашу податкову консультацію з власним логіном; після цього Ви вмикаєте там їхній доступ. Фірма реєструється за посиланням з листа і після входу потрапляє безпосередньо до огляду клієнтів. Вони бачать вхідні та вихідні рахунки-фактури, кредитові авізо та нагадування, можуть редагувати вхідні рахунки-фактури та створювати експорти. Для експорту електронною поштою реєстрація не потрібна.
Історія
«Історія» відображає кожен надісланий експорт із зазначенням періоду, формату та статусу; «Надіслати повторно» надсилає його ще раз.
DATEV, BMD та RZL отримують файл, а не пряму передачу даних. Чи імпортується файл BMD або RZL у програмі вашої канцелярії без помилок, ще не перевірено на реальному імпорті — спершу надішліть тестовий файл і узгодьте його з канцелярією.
Ліквідність: наступні 13 тижнів
Відкрити грошовий потік
У Грошовий потік відображаються відкриті вимоги, прострочені суми, відкриті зобов'язання та місячний огляд з очікуваними доходами й витратами.
«Ліквідність наступні 13 тижнів»
Картка починається з залишку на рахунку плюс каса та показує надходження, вибуття й залишок на кінець тижня, а також найнижчий баланс і залишок через 13 тижнів.
Звідки беруться цифри
Починаючи з останньої банківської виписки по кожному рахунку: відкриті рахунки клієнтів за терміном оплати та попередньою платіжною поведінкою, відкриті рахунки постачальників, підписки, зарплати, витрати на відрядження та податкове зобов'язання з ПДВ. Прострочені суми зараховуються до тижня 1. Обережний розрахунок передбачає, що клієнти платять на 14 днів пізніше.
Сценарій «Обережний»
Поряд із «Найнижчий рівень» картка показує «Обережно (клієнти платять на 14 днів пізніше), найнижчий рівень». Якщо це значення стає червоним, ситуація ускладниться, щойно клієнти заплатять на два тижні пізніше, ніж очікувалося.
Банківське з'єднання: файл, Ponto, EBICS
Файл банківської виписки (працює завжди)
У Виписки з банку можна імпортувати MT940, CAMT.053, CSV або PDF-виписку. DivineMind пропонує відповідні рахунки; ви зіставляєте їх шляхом підтвердження.
Відкрити «Банківське з'єднання»
У вхідних рахунках у Налаштування → «Банківське з'єднання» є два способи: «Підключити банківський рахунок (Ponto)» та нижче EBICS.
Ponto: «Підключити банківський рахунок»
Оберіть банк, увійдіть у банк, надайте доступ до рахунків. DivineMind зчитує лише операції та баланс, платежі неможливі. «Отримати зараз» завантажує нові операції; приблизно через 180 днів оновіть доступ через «Підключити знову».
«Отримання з банку (EBICS)»
EBICS замовляється у вашому банку. У «Підключити банк» введіть EBICS-URL, Host-ID, ID клієнта та ID учасника, натисніть «Надіслати ключі банку», підпишіть лист ініціалізації та надішліть його до банку. Після активації банком: «Перевірити активацію» — після цього виписки завантажуватимуться щодня.
Звірка
Точні збіги (сума збігається, дуже висока відповідність) AIRIS проводить автоматично лише тоді, коли це дозволено правилами вашої компанії. Усе інше ви підтверджуєте вручну.
Ponto наразі протестовано лише в тестовому режимі (Sandbox), доступ для реальної роботи замовлено. Якщо доступ ще не налаштовано, картка показує «Банківське підключення наразі налаштовується і незабаром буде доступне». EBICS також ще не перевірено в реальній роботі з чинним банком. Файл банківської виписки працює з будь-яким банком.
Проведення витрат на персонал (нарахування зарплати)
«Створити нарахування зарплати»
У Витрати на персонал ви створюєте нарахування зарплати за період. Воно містить брутто-зарплату та частку роботодавця у соціальному страхуванні для кожного працівника.
Перевірити та «Провести (остаточно)»
У прогоні ви бачите позиції працівників і проводки з дебетом і кредитом. «Провести (остаточно)» переносить їх до головної книги; після цього доступно лише «Скасувати», що створює сторно-прогін із від'ємними сумами. «Експорт у CSV» завантажує прогін.
DivineMind не розраховує чисту зарплату, прибутковий податок і не формує звітність з соцстрахування чи розрахункові листки. Зарплату розраховує ваш податковий консультант або зарплатна програма; години з обліку робочого часу слугують основою.