Retail-funktionerna i AIRIS-appen och på kontoret — från lager till butik.
I AIRIS-appen (butik)
- Lagerbestand: Kontrollera lagerstatus per plats och fråga AIRIS via röstkommando.
- Nachbestellung: Identifiera artiklar under miniminivå och låt AIRIS beställa dem på nytt.
- Wareneingang & Etiketten: Registrera leveranser och skriv ut pris-/hylletiketter.
I Back-Office (ledning)
- Produkter & Katalog: Hantera artiklar med EAN, pris och momssats under Produkter (varianter efter storlek eller färg finns inte). Du importerar dem till kassan i kassans backoffice under „Produkter“.
- Lager & Filialen: Lagerstatus, överföringar mellan platser och inventering under Lagerhantering.
- Lieferanten: Inköpskällor och inköpsvillkor under Leverantörer.
I kassan: retur, pant, dagsavslut/kassainventering, kunddisplay
- Retur: Klicka på knappen ”Retur”, skanna kvitto (QR) eller ange kvittonummer, välj antal och skick per artikel, återbetala kontant, till kort eller som presentkort. Ett separat kvitto med negativt belopp skapas (RKSV-signerat); det ursprungliga kvittot förblir oförändrat. Felfria varor återgår direkt till butikens lager, öppnade, skadade eller defekta varor flyttas till spärrat lager (Lager → Returer).
- Pant: Om en panttyp är kopplad till artikeln (Lager → Pant) bokför kassan panten automatiskt som en separat rad. Knappen ”Tomglas/Pant”: Ta emot pant per panttyp eller lös in en pantkvittens från pantautomaten — avräknas mot köpet. Kvantiteterna visas i pantrapporten (kolumnerna ”Kassa”).
- Kassainventering: Klicka på knappen ”Kassainventering”, ange ingående saldo och antal per sedel och mynt. Bör-värde (från kontantförsäljning, returer, pant, kontant på fakturor, presentkort, dricks) och differens visas direkt och sparas som räkningsprotokoll. Differensen registreras som posten ”Differens” i filialens kassabok; räknas den före Z-dagsavslutet bokförs den med dagsavslutet, aldrig dubbelt. Ett underskott som är större än kassabehållningen kvarstår som en öppen punkt (”Öppna kassadifferenser” i instrumentpanelen).
- Kunddisplay: Knappen ”Kunddisplay” öppnar ett fönster för den andra skärmen. Kunden ser artiklar, pant och totalsumma, och efter betalning kvittot som en QR-kod för mobilen (utan app, utan inloggning).
- Pantmängdlista: Under Lager › "Engångspantmängder" visas per månad "Artiklar per streckkod – släppta på marknaden" med rapportmängd; kolumnerna "Kassa sålt" och "Kassa tomglas" hämtas från kassan. Exportera som CSV eller PDF, därefter "Markera som rapporterad".
I kassan: kupong, kundkort, kvitto, offline, returregler
- Sälja kupong: Knappen „Kupong“ i kassaremsan öppnar „Värdekupong“. Under fliken „Sälj“ anger du kupongvärdet – kvittot skrivs ut; „Kontrollera restvärde“ visar vad som återstår på en kupong. Lös in i betalningsdialogen med „Lös in kupong“ → „Lös in“, ta tillbaka med „Ta bort kupong“.
- Kundkort och lojalitetspoäng: I betalningsdialogen under „Kundkort“ skanna kortet eller ange telefonnumret och „Lägg till“; „Nytt kort“ → „Skapa kort“ skapar ett kort, „Lös in bonus“ löser in en bonus. Du ställer in dina program i kassans sidofält under „Kundlojalitet“.
- Kassakvitto: visar grundpriset per artikel, samt butik och kassa och QR-koden för RKSV-signaturen. Du kan få det utskrivet, via e-post eller som ett digitalt kvitto.
- Digitalt kvitto via QR: Efter betalning visar kunddisplayen kvittot som en QR-kod. Kunden öppnar kvittot med den på sin mobil – utan app, utan registrering, utan kunddata. En ändrad länk öppnar inget kvitto.
- Fortsätt kassera offline: Om internet går ner visas bannern „OFFLINE — kassan fortsätter att fungera“. Försäljningar sparas på enheten, istället för det signerade kvittot skriver kassan ut ett ersättningskvitto. Så snart anslutningen är tillbaka skickas kvittona efteråt och signeras; under „Offline-kö“ kan du även initiera överföringen själv med „Överför nu“.
- Returregler (Ägare): I kassan under Inställningar › Företag, avsnittet „Returer i kassan“, markerar du vilka roller som får godkänna returer med PIN – ägaren får alltid göra det, standard är ägare och chef. Reglaget „Dra av lojalitetspoäng vid retur“ bestämmer om stämplar och poäng för returnerade artiklar dras av igen (standard: ja, poäng proportionellt mot återbetalt belopp, stämplar per returnerad enhet) eller om kunden behåller dem.
- Dubbelt skydd: En artikel kan endast returneras en gång. Om det redan finns en retur för ett kvitto kan det inte längre annulleras – kassan meddelar „Det finns en retur för detta kvitto – returnera fler artiklar via „Retur““. En retur kan inte annulleras; om det var ett misstag, sälj artikeln på nytt.
- Pris per butik: I kassan under Produkter › „Butikssortiment“ bestämmer du pris och sortiment per butik. Utan butikspris gäller det normala artikelpriset. Kassan, kvittot och etiketten („Butikens pris“) räknar med butikspriset.
- Varumottagning i kassan: I kassan under „Lager“, fliken „Bestånd & Varumottagning“, bokför du en leverans direkt till lagret i den här kassans butik.
Prisändring och etiketter
- Varje prisändring (artikel- eller butikspris) sparas med datum. Under Lager → Etiketter hämtar ”Prisändringar (utskriftslista)” alla artiklar vars etikett fortfarande visar det gamla priset; efter utskrift markeras de som klara.
- ”Överstruket pris”: Det överstrukna priset är alltid det lägsta priset under de senaste 30 dagarna före prissänkningen (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Utan en faktisk prissänkning eller med mindre än 30 dagars prishistorik skriver DivineMind inte ut något överstruket pris och anger orsaken.
Detaljhandel & butiker: jämförpris, faktura i kassan, lageröverföring, etiketter
- Jämförpris (Produkt → fliken ”Jämförpris”): Ange fyllnadsmängd och enhet för en försäljningsenhet (t.ex. 200 g). Etikett och kvitto visar sedan jämförpriset per 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml eller 0,5 l endast där nationell lag tillåter det (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Gäller ett annat pris i en butik räknar kvittot med detta.
- Etiketter: ”Artiklar från dagens leverans” hämtar alla artiklar från dagens inleveranser; ”Butikspris” skriver ut butikens pris. AIRIS: ”Skriv ut prisetiketter för dagens leverans”.
- Etikettark: Välj format – "Liten (40/ark)", "Standard (24/ark)" eller "Stor (10/ark)" –, ange antal per artikel och klicka på "Skriv ut (PDF)". Varje etikett visar namn, pris, jämförpris, artikelnummer och EAN-streckkod.
- Öppen faktura i kassan (Kassa → knappen ”Faktura”): Sök faktura, välj kontant eller kort. Beloppet hämtas från fakturan, ett kvitto med signatur skapas, fakturan är därefter betald — ingen dubbel omsättning. Ett utkast utfärdas och spärras.
- Lageröverföring: skapa, en andra person kontrollerar (ägare och administratörer får kontrollera sin egen överföring själva), utför sedan — först nu bokas lagersaldot om. AIRIS skapar endast överföringar som utkast.
- Kassaförsäljning utan lagersaldoavdrag: Om lagersaldot skulle bli negativt slutför kassan ändå köpet — ärendet visas under Lager → Saldo, i klockan och i dagsrapporten tills ni bockar av det efter korrigering. Inleverans i kassan bokas på vald butik.
Inköp & 3-vägsavstämning
Öppna sida
Menyposten „Inköp & 3-vägsavstämning“ öppnar sidan „3-vägsavstämning“. Där stämmer DivineMind av beställning, varumottagning och inkommande faktura – tolerans för priset ±2 % eller ±50 €.
Starta avstämning
Ägare och administratörer klickar på „Starta manuellt“, anger beställningsnumret („Purchase-Order-ID“) och, om det finns, varumottagnings- och fakturanumret och väljer „Utför avstämning“. Du kan även ge AIRIS uppdrag att utföra avstämningen. Den startar inte automatiskt när en varumottagning eller faktura tas emot.
Kontrollera resultat
Listan „3-vägsavstämningskörningar“ visar för varje körning beloppen från beställning, varumottagning och faktura, avvikelsen och beslutet – filtrerbart efter „Automatiskt godkänd“, „Godkännande krävs“, „Markerad“ och „Avvisad“. Om fakturan ännu saknas, är körningen minst „Godkännande krävs“.
Avvikelser per post
Ett klick på en körning öppnar „Avvikelser per post“: beställt och mottaget antal, pris enligt beställning och enligt varumottagning och skillnaden per artikel.
Leveranssedlar och leverans till företagskunder på faktura
Översikt
Under Leveranssedlar finns för varje kund kedjan av offert, orderbekräftelse, faktura och leveranssedel, var och en med PDF. Sök efter leveranssedels-, faktura-, OB- eller offertnummer eller efter kunden.
Skapa leveranssedel
En leveranssedel skapas från orderbekräftelsen: I raden utan leveranssedel klickar du på „Skapa leveranssedel“, väljer leveransadress (eller „Använd faktureringsadress“), anger e-postmottagaren och „Skapa & skicka“. Om en kreditgräns överskrids frågar DivineMind först.
Lageruttag
Med leveranssedeln bokförs varan från lagret, reservationer från offert och orderbekräftelse frigörs, del- och restmängder uppdateras.
Leverera till företagskunder på faktura
Hela kedjan: Offert → Orderbekräftelse → Leveranssedel med lageruttag → Faktura, på begäran som e-faktura XRechnung. Återkommande kunder beställer via sin egen beställningslänk (Kapitel Lager). En öppen faktura kan kunden även betala kontant eller med kort i kassan.
E-handel: Returflöde, lagernivåvarningar, recensionskampanj, API
Returflöde
Menyposten „Returflöde“ skapar ett flöde från mallen „Returflöde“. Det startas manuellt på kontakten: Steg 1 skapar uppgiften „Granska retur och lagra artiklar igen“ (förfaller om en dag), steg 2 ett av KI formulerat e-postmeddelande som bekräftar mottagandet för kunden och meddelar återbetalning eller byte. Flödet är avstängt efter skapande – kontrollera steg och text och slå på det själv. Varan bokar du tillbaka till leveranssedeln under Lager › Returer: till spärrbeståndet, med ett utkast till kreditfaktura.
Lagernivåvarningar
„Lagernivåvarningar“ öppnar lageröversikten. Brickan „Låg lagernivå“ leder till listan över alla artiklar med låg lagernivå (Filter „Låg lagernivå“). Med en regel för påfyllnadsbeställning skapar DivineMind ett utkast till en beställning hos leverantören för artiklar under minimilagernivå – du skickar iväg den.
Recensionskampanj
„Recensionskampanj“ öppnar DivineMarketing. Det finns ingen egen recensionskampanj: Be dina kunder om en recension med en e-postkampanj – den skickas endast till mottagare med samtycke (Kapitel DivineMarketing).
Ordrar via API
Ägare och administratörer skapar en nyckel under Inställningar › fliken „Integrationer“ i kortet „API-nycklar (Utvecklar-API & MCP)“: ange namn, markera behörigheten „orders:write“, „Skapa nyckel“. Nyckeln visas endast en gång – spara den omedelbart med „Kopiera nyckel“; „Återkalla“ spärrar den. Ordrar som kommer via Beställningsgränssnitt (API) (JSON, openTRANS eller EDIFACT ORDERS) skapar DivineMind som ett förslag; om de accepteras utan förfrågan avgör din autonomi-reglage.
Anslutning av webbutiker (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatisk orderstatus från paketleverantör, returetiketter och automatisk återbetalning via betalningsleverantör. Ordrar kommer via beställningslänk, API eller manuell inmatning; vid leverans finns spårningslänken.
Samma video finns även direkt i AIRIS-appen under ”Anleitungen” — så att även butiksanställda utan Back-Office-åtkomst kan hitta den.