Ďalšie moduly

Prvá obrazovka po prihlásení je správa, nie stránka menu: Čo sa stalo od včera, čo si teraz vyžaduje Vaše rozhodnutie, a návrh od AIRIS.

• Od včera: zverejnené príspevky, noví záujemcovia, zákaznícke dopyty zodpovedané AIRIS, odoslané e-maily, zaplatené faktúry so sumou, dokončené úlohy.
• Čaká na Vás: maximálne tri body, každý klikateľný a priamo na správnom mieste — otvorené schválenia s čiastkou, končiace platnosti dokladov, oneskorené nedostatky, eskalované rozhovory.
• Pri nových účtoch navyše: uvítacia karta s ďalším zmysluplným krokom a kontrolný zoznam nastavenia s percentuálnym pokrokom.
• Rýchle úspechy v odvetví: až tri úvodné úlohy vhodné pre Vaše odvetvie, každá vedie priamo k funkcii.

Zobrazenie pre audítorov pre každý hovor, ktorý viedla AIRIS: čas, volajúci, zhrnutie, kompletný priebeh rozhovoru — a každá jednotlivá akcia AI s argumentmi, výsledkom a triedou rizika. Pre Vašu kontrolu a ako dôkaz pre audítorov.

• Zoznam všetkých hovorov s kľúčovými ukazovateľmi: koľko má medzeru, koľkým chýba prepis alebo zhrnutie, u koľkých bol volajúci neznámy.
• Kliknutím sa otvorí záznam hovoru — zhrnutie, priebeh rozhovoru a akcie AI v poradí rozhovoru.
• Každá akcia má triedu rizika: Prehľad (len čítanie), Vytvorenie (vzniká dátový záznam) alebo Externá (niečo bolo odoslané zákazníkovi a nedá sa vrátiť späť).
• Medzery sú zobrazené, nie skryté. Zobrazenie pre audítorov, ktoré by zamlčalo chýbajúce záznamy, by bolo bezcenné.
• Upozornenie o zverejnení AI podľa článku 50 zákona EÚ o AI je v každom zázname.

Pracujte priamo so zákazníkmi a dodávateľmi, ktorí tiež využívajú DivineMind: objednávajte a prezerajte si doklady bez nutnosti posielania PDF e-mailov. Dôležité: Systém nikdy neprezradí, či iná firma používa DivineMind – prepojenie vznikne výhradne vtedy, ak s ním súhlasia obe strany.

• Požiadanie o prepojenie: Otvorte kontakt alebo dodávateľa a kliknite na „Priame prepojenie“. Tlačidlo vyzerá vždy rovnako – ak daná firma používa DivineMind, dostane vašu požiadavku; ak ho ešte nepoužíva, stane sa z nej pozvánka.
• Druhá strana potvrdí prepojenie v sekcii „Partnerská sieť“ → Požiadavky pre vás. Až potom sa navzájom uvidíte; odmietnutie zostane bez spätnej väzby.
• Objednávanie: Pri aktívnom prepojení otvorte sortiment partnera, zadajte množstvá a odošlite objednávku. Platia ceny, ktoré pre vás partner nastavil.
• U dodávateľa okamžite vznikne prijatá objednávka s potvrdením objednávky, u vás zodpovedajúca objednávka – obe sú navzájom prepojené.
• Vpravo vedľa toho priebežne vidíte objednávky, dodacie listy a faktúry, ktoré partner vytvoril k Vašim objednávkam.
• Odpojenie je možné kedykoľvek: Spojenie sa ukončí, existujúce doklady zostanú nezmenené.

Pre spoločnosti s viacerými samostatnými firmami: spoločný pohľad na čísla a presuny tovaru medzi firmami, bez straty oddelenia klientov.

• Vytvoriť skupinu podnikov — aktuálne aktívna firma sa stane centrálou; pridať ďalšie firmy s rolou (pobočka, centrálny sklad, holding).
• Prehľad koncernu: mesačný obrat, otvorené pohľadávky, stav zásob a veľkosť tímu ako súčet a za každú firmu.
• Vytvoriť presun: zvoliť prijímajúcu firmu, produkt a množstvo — v súčasnosti jedna produktová položka na presun.
• Prijímajúca firma zaúčtuje príjem; až tým sa zmení stav zásob.
• Potom voliteľne vyúčtovať: vytvorí návrh faktúry, ktorý skontrolujete a odošlete v module fakturácie.

Kokpit pre všetky firemné vozidlá, s tromi záložkami: Prehľad, Zodpovednosť držiteľa a Prenájom.

• Prehľad so semaforom pre každé vozidlo: technická kontrola po termíne červená, splatná do ôsmich týždňov žltá; k tomu stav kilometrov, kto je na ceste a náklady za posledných dvanásť mesiacov.
• Priradenie dokladov prebieha dvojfázovo: najprv skúšobný beh, ktorý ukáže jednoznačné zhody ŠPZ a sporné prípady, potom prevzatie stlačením tlačidla.
• Zodpovednosť držiteľa: dokumentovať kontrolu vodičského preukazu, školenie a UVV kontrolu pre každého vodiča a vozidlo, s dátumom, výsledkom a ďalšou splatnosťou.
• Vodiči, ktorí nikdy nejazdia, môžu byť s odôvodnením vyňatí z kontroly; doklad je možné stiahnuť ako súbor CSV.
• Prenájom: vytvoriť tarify (denná sadzba, voľné kilometre, cena za nadmerné kilometre, záloha), priradiť ku každému vozidlu a sprístupniť online na rezerváciu; verejný odkaz na prenájom skopírujete tu.

Každé odovzdanie vozidla z vozového parku zákazníkom alebo zamestnancom ako samostatný proces — od náhradného vozidla cez skúšobnú jazdu až po platené prenajaté vozidlo.

• Vyberte typ procesu (šesť typov) — nositeľ nákladov sa predvyplní vhodne, napríklad záručná udalosť na náklady výrobcu alebo bezplatné náhradné vozidlo zo servisu.
• Zadajte obdobie; ponúkané sú len vozidlá, ktoré sú v danom období skutočne voľné.
• Zaznamenajte stav pri odovzdaní: stav kilometrov a stav paliva; pri platených procesoch navyše denný paušál, zahrnuté kilometre a cena za každý nadlimitný kilometer.
• Otvorte nájomnú zmluvu ako PDF a dajte ju podpísať.
• Pri vrátení zaznamenajte kilometre, stav paliva a škody — systém vypočíta konečnú sumu z dní a nadlimitných kilometrov.

Verejné súťaže a súkromné signály dopytu, filtrované podľa toho, čo Vám vyhovuje — plus spis pre Vaše prebiehajúce žiadosti.

• Filtrujte podľa krajiny, typu, veľkosti zákazky, zdroja a odvetvia; rýchle filtre pre domáci trh, odporúčania a uložené položky.
• Tabuľka zoradená podľa zhody alebo termínu; termíny kratšie ako sedem dní sú zvýraznené.
• Rozbaľte riadok: AIRIS vysvetlí, prečo je táto súťaž teraz relevantná, a na požiadanie napíše návrh žiadosti.
• Prevezmite do spisu: Proces sa presunie do Vášho zoznamu žiadostí so stavom, termínom a hodnotou.
• V spise: udržiavajte stav, vytvorte cloudový priečinok, nahrajte dokumenty a priložte doklady ako referencie alebo videá.

Nástroj pre prvé stretnutie so záujemcom: vyplňte dotazník počas rozhovoru, z ktorého AIRIS vygeneruje správu s konkrétnymi pákami na úsporu.

• Vytvorte analýzu a zaznamenajte kmeňové údaje: firma, kontaktná osoba, odvetvie, počet zamestnancov.
• Katalóg otázok v šiestich blokoch — prevádzka, dostupnosť, predaj, správa, ľudia a procesy, ciele; počítadlo ukazuje, koľko otázok bolo zodpovedaných.
• Vygenerujte správu: zhrnutie, ako sa dnes pracuje, tabuľka pák s opatrne odhadovanými úsporami pre každú tému, odporúčaný východiskový bod a ďalšie kroky.
• Uložte ako PDF a odovzdajte záujemcovi — správa je navrhnutá na formát A4 s hlavičkovým papierom.

Referenčná príručka pre firemné údaje z Rakúska a Nemecka — na overenie informácií pred prvým kontaktom alebo pred objednávkou.

• Vyberte krajinu, zadajte názov firmy, prejdite si zoznam výsledkov: názov, stav, číslo obchodného registra, miesto, právna forma a príslušný súd.
• Pre Nemecko navyše filtrujte podľa typu registra a prejdite priamo na Bundesanzeiger a Unternehmensregister.
• Pre Rakúsko sú k dispozícii podrobné filtre: oblasť vyhľadávania, právna forma, súd, miesto a presné vyhľadávanie.

K dnešnému dňu sa proces končí zoznamom výsledkov: detailný pohľad na jednotlivé firmy a získavanie dokumentov ešte nie sú vybudované a výsledky zatiaľ nie je možné priamo prevziať ako kontakty.

Modul Advokátska kancelária je určený pre advokátske kancelárie: spisy s číslom spisu, kontrola kolízií, lehoty a pripomienky, zaznamenávanie času na spis a z neho faktúra za služby. V menu advokátskej kancelárie sú na to „Spisy“ a „Lehoty“; daňoví poradcovia a iné firmy otvárajú modul priamo v časti Spisy. Vaši klienti sú kontakty alebo firmy v CRM.

• Prehľad v časti Spisy: OTVORENÉ spisy, Lehoty po lehote, Splatné do 7 dní a nezúčtovaná suma; hľadajte spisy podľa čísla spisu, predmetu, klienta alebo protivníka a filtrujte podľa Otvorené, Pozastavené alebo Archívované.
• „Nahrať dokument“ v spise priloží súbor k spisu a zároveň k spisu klienta v CRM; dokumenty sa dajú premenovať; „Vymazať“ ich odstráni aj zo spisu klienta v CRM.
• Len časy pri spise advokátskej kancelárie sa započítajú do faktúry za služby. Časy z evidencie času alebo z DivineTasks nevedú automaticky k faktúre.

Každá firma pošle svoje účtovníctvo daňovému poradcovi ako súbor – bez toho, aby kancelária potrebovala účet. Rozhranie na DATEV, RZL alebo BMD neexistuje; kancelária importuje súbory sama.

Pre praxe je DivineMind kancelársky a administratívny softvér popri systéme na správu praxe (PVS) – nie samotné PVS. Platia všeobecné moduly opísané v tomto manuáli.

• Pacienti ako kontakty v CRM s e-mailami, dokumentmi a faktúrami – bez lekárskej karty.
• Stránka na rezervácie, kde si pacienti bez účtu sami vyberú termín; v kalendári pozývate hostí na termíny.
• Faktúry a ponuky, napr. pre samoplatiace služby, stupne upomienok (automaticky len ak to zapnete), prijímané faktúry pomocou AI a export daňovému poradcovi.
• DivineMail s návrhmi odpovedí AI, úlohami, Cloud, evidenciou času, plánom služieb a dovoleniek, DivineMeet a pracovnými postupmi ako v každej firme.
• Údaje sú v EÚ (databáza vo Frankfurte, súbory v Berlíne), každá firma je oddelená od ostatných, nahrávania s osobnými údajmi sú súkromné.

Poskytovatelia služieb bez vlastného sektorového modulu pracujú s všeobecnými modulmi: klientska karta, DivineMail, kalendár so stránkou na rezervácie, ponuka až po faktúru, úlohy, Cloud, evidencia času, pracovné postupy a AIRIS. Tu sú postupy, ktoré sú pre poskytovateľov služieb obzvlášť dôležité.

Neexistujú žiadne dodané vzorové šablóny – používate vlastné dokumenty. Ak zákazník nemá e-mailovú adresu, ponuka zostane konceptom.

• Pečiatkovanie s pravidlom umiestnenia: V používateľskom menu vpravo hore kliknite na „Zapnúť pečiatku“ alebo „Vypnúť pečiatku“. V časti Sledovanie času → „Pečiatkovacia hodina“ môže vedenie zapnúť „Zapnúť pečiatku len na mieste“ (polomer v metroch, predvolené 50); mimo polomeru alebo bez povolenia polohy v prehliadači bude zapnutie pečiatky odmietnuté. Pre haly sa odporúča väčší polomer.
• Tímová schránka: V DivineMail v časti Nastavenia → „Účty“ pri e-mailovej schránke vyberte „Zdieľať prístup“, vyberte osobu, nastavte „môže len čítať“ alebo „môže písať“ a kliknite na „Zdieľať“. Prístup môže udeliť alebo odvolať len vlastník e-mailovej schránky.
• Súkromné úložisko v DivineCloud: Nové súbory sú súkromné a zobrazujú sa len cez časovo obmedzené odkazy. Navonok cielene zdieľate priečinok cez „Zdieľať“ → „Verejný odkaz“ – s heslom, dátumom vypršania platnosti alebo maximálnym počtom zobrazení; „Odobrať“ odkaz zruší.
• Prepis v DivineMeet len so súhlasom: Hostiteľ spustí „Spustiť prepis“, každý účastník vyberie „Súhlasím“ alebo „Nenahrávať ma“. Nahráva sa len text, nie zvuk; ak je stretnutie priradené k zákazníkovi, prepis sa uloží do jeho klientskej karty.
• DivineNote: Stránky a podstránky pre zápisnice, briefingy a vedomosti – „Nová stránka“, šablóny, obľúbené; pomocou „Zdieľať“ pozvete členov tímu na zobrazenie, komentovanie alebo úpravu, export ako PDF alebo Markdown.