Funcțiile de retail în aplicația AIRIS și în Back-Office — de la depozit la magazin.
În aplicația AIRIS (Magazin)
- Stocuri: Verificați stocurile pe locație și interogați-le pe AIRIS prin comandă vocală.
- Recomandă: Identificați articolele sub stocul minim și lăsați-le pe AIRIS să le reordoneze.
- Recepția mărfurilor și etichete: Înregistrați livrările și imprimați etichetele de preț/raft.
În Back-Office (Conducere)
- Produse & Catalog: Gestionați articolele cu EAN, preț și cotă de TVA la Produse (variantele pe mărime sau culoare nu sunt disponibile). Le puteți prelua în casa de marcat în backoffice-ul casei de marcat la „Produse”.
- Depozite și filiale: Stocuri, transferuri între locații și inventar sub Gestiunea stocurilor.
- Furnizori: Surse de aprovizionare și condiții de achiziție sub Furnizori.
La casă: Retur, garanție, monetar, afișaj client
- Retur: Butonul „Retur”, scanați bonul (QR) sau introduceți numărul bonului, selectați cantitatea și starea pentru fiecare articol, rambursați în numerar, pe card sau ca voucher. Se generează un bon separat cu sumă negativă (semnat RKSV); bonul inițial rămâne neschimbat. Marfa impecabilă revine imediat în stocul filialei, marfa deschisă, deteriorată sau defectă merge în stocul blocat (Depozit → Retururi).
- Garanție: Dacă articolul are asociat un tip de garanție (Depozit → Garanție), casa înregistrează automat garanția ca poziție separată. Butonul „Ambalaje”: preluați ambalajele returnabile per tip de garanție sau valorificați un bon de ambalaje de la automat — se compensează cu achiziția. Cantitățile apar în raportul cantitativ de garanții (coloanele „Casă”).
- Inventar de casă: Butonul „Inventar de casă”, introduceți soldul inițial și numărul fiecărei bancnote și monede. Soldul scriptic (din vânzări în numerar, retururi, ambalaje returnabile, numerar pe facturi, vouchere, bacșiș) și diferența sunt afișate imediat și salvate ca proces-verbal de numărare. Diferența apare ca înregistrare „Diferență” în registrul de casă al filialei; numărată înainte de raportul Z, se înregistrează ulterior cu încasările zilnice, niciodată dublu. Un deficit mai mare decât soldul casei rămâne ca element deschis („Diferențe de casă deschise” în tabloul de bord).
- Afișaj client: Butonul „Afișaj client” deschide o fereastră pentru al doilea ecran. Clientul vede articolele, garanția și totalul, iar după plată bonul ca cod QR pentru telefonul mobil (fără aplicație, fără autentificare).
- Lista cantităților de garanție: În Depozit › „Cantități garanție nereutilizabilă” este afișat lunar „Articole per cod de bare — introduse pe piață” cu cantitatea raportată; coloanele „Vândut casă” și „Ambalaje goale casă” provin din casa de marcat. Export ca CSV sau PDF, apoi „Marcare ca raportat”.
La casă: cupoane, carduri de client, bonuri, offline, reguli de retur
- Vindeți un cupon: butonul „Cupon” din bara de case deschide „Cupon valoric”. În fila „Vânzare”, introduceți valoarea cuponului — bonul va fi tipărit; „Verificați valoarea rămasă” afișează ce mai este deschis pe un cupon. Valorificați în dialogul de plată cu „Valorificați cupon” → „Valorificați”, anulați cu „Eliminați cuponul”.
- Carduri de client și puncte de fidelitate: În dialogul de plată, sub „Card client”, scanați cardul sau introduceți numărul de telefon și apăsați „Adăugați”; „Card nou” → „Creați card” creează un card, „Valorificați premiu” valorifică un premiu. Programele dumneavoastră se configurează în bara laterală a casei, sub „Fidelizare clienți”.
- Bon de casă: afișează prețul de bază pentru fiecare articol, plus filiala și casa de marcat, precum și codul QR al semnăturii RKSV. Îl puteți oferi tipărit, prin e-mail sau ca bon online.
- Bon online prin QR: După plată, afișajul clientului arată bonul ca un cod QR. Clientul deschide bonul pe telefonul său — fără aplicație, fără înregistrare, fără date despre client. Un link modificat nu va deschide un bon.
- Continuați să încasați offline: Dacă internetul cade, apare bannerul „OFFLINE — casa de marcat continuă să funcționeze”. Vânzările sunt salvate pe dispozitiv, în loc de bonul semnat, casa de marcat tipărește un bon de înlocuire. De îndată ce conexiunea revine, bonurile vor fi transmise și semnate; sub „Coada offline” puteți iniția manual transferul cu „Transferați acum”.
- Reguli de retur (proprietar): La casa de marcat, sub Setări › Afacere, secțiunea „Retururi la casa de marcat”, bifați ce roluri au voie să accepte retururi cu PIN — proprietarul are întotdeauna voie, implicit proprietarul și managerul. Comutatorul „Scădeți punctele de fidelitate la retur” stabilește dacă timbrele și punctele sunt scăzute pentru articolele returnate (implicit: da, punctele proporțional cu suma rambursată, timbrele pentru fiecare bucată returnată) sau dacă clientul le păstrează.
- Protecție dublă: Un articol poate fi returnat o singură dată. Dacă există deja un retur pentru un bon, acesta nu mai poate fi anulat — casa de marcat afișează „Există un retur pentru acest bon — returnați alte articole prin „Retur””. Un retur în sine nu se anulează; dacă a fost o greșeală, vindeți articolul din nou.
- Preț pe filială: La casa de marcat, sub Produse › „Sortiment filială”, stabiliți prețul și sortimentul pentru fiecare filială. Fără preț de filială, se aplică prețul normal al articolului. Casa de marcat, bonul și eticheta („Preț filială”) calculează cu prețul de filială.
- Recepție marfă la casa de marcat: La casa de marcat, sub „Stoc”, fila „Stoc și recepție marfă”, înregistrați o livrare direct în stocul filialei acestei case de marcat.
Modificări de preț și etichete
- Fiecare modificare de preț (la nivel de articol sau filială) se salvează cu dată. În Depozit → Etichete, „Modificări de preț (listă tipărire)” preia toate articolele ale căror etichete arată încă prețul vechi; după tipărire sunt marcate ca finalizate.
- „Preț tăiat”: Prețul barat este întotdeauna cel mai mic preț din ultimele 30 de zile înainte de reducere (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Fără o reducere reală sau cu un istoric de preț sub 30 de zile, DivineMind nu tipărește un preț tăiat și explică motivul.
Comerț cu amănuntul și filiale: Preț unitar, factură la casă, transfer de stoc, etichete
- Preț unitar (Produs → fila „Preț unitar”): introduceți cantitatea netă și unitatea unei unități de vânzare (de ex. 200 g). Eticheta și bonul fiscal afișează apoi prețul unitar per 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml sau 0,5 l numai unde legislația națională permite (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Dacă într-o filială se aplică un alt preț, bonul calculează cu acesta.
- Etichete: „Articole din livrarea de azi” preia toate articolele din recepțiile de marfă de astăzi; „Prețul filialei” tipărește prețul filialei. AIRIS: „Tipărește etichete de preț pentru livrarea de astăzi”.
- Coli de etichete: Selectați formatul — „Mic (40/coală)”, „Standard (24/coală)” sau „Mare (10/coală)” —, stabiliți cantitatea pentru fiecare articol și apăsați „Tipărire (PDF)”. Fiecare etichetă conține denumirea, prețul, prețul de bază, numărul articolului și codul de bare EAN.
- Factură deschisă la casă (Casă de marcat → butonul „Factură”): căutați factura, alegeți Numerar sau Card. Suma provine din factură, se generează un bon fiscal cu semnătură, factura devine apoi plătită — fără cifră de afaceri dublată. O ciornă este emisă și blocată în acest proces.
- Transfer stoc: creați, o a doua persoană verifică (proprietarii și administratorii își pot verifica propriul transfer), apoi executați — abia acum se transferă stocul. AIRIS creează transferurile doar ca ciornă.
- Vânzare la casă fără scădere din stoc: dacă stocul ar deveni negativ, casa încasează totuși — cazul apare la Depozit → Stoc, în notificări și în raportul zilnic, până când îl bifați după corectare. Recepția de marfă la casă înregistrează în filiala selectată.
Achiziții și reconciliere în 3 pași
Deschideți pagina
Elementul de meniu „Achiziții și reconciliere în 3 pași” deschide pagina „Reconciliere în 3 pași”. Acolo, DivineMind reconciliază comanda, recepția mărfii și factura primită — toleranță la preț ±2 % sau ±50 €.
Porniți reconcilierea
Proprietarii și administratorii apasă „Porniți manual”, introduc numărul comenzii („Purchase-Order-ID”) și, dacă există, al recepției mărfii și al facturii, apoi selectează „Executați reconcilierea”. Puteți delega reconcilierea și către AIRIS. Nu pornește automat la primirea unei recepții de marfă sau a unei facturi.
Verificați rezultatul
Lista „Reconcilieri în 3 pași” afișează pentru fiecare rulare sumele din comandă, recepția mărfii și factura, diferența și decizia — filtrabilă după „Aprobat automat”, „Necesită aprobare”, „Marcat” și „Respins”. Dacă factura lipsește încă, rularea rămâne cel puțin la „Necesită aprobare”.
Diferențe pe poziție
Un clic pe o rulare deschide „Diferențe pe poziție”: cantitatea comandată și primită, prețul conform comenzii și conform recepției mărfii, precum și diferența pe articol.
Note de livrare și clienți comerciali pe factură
Prezentare generală
Sub Note de livrare se află pentru fiecare client lanțul din ofertă, confirmarea comenzii, factură și nota de livrare, fiecare cu PDF. Căutați după numărul notei de livrare, facturii, confirmării comenzii sau ofertei, sau după client.
Creați nota de livrare
O notă de livrare se creează din confirmarea comenzii: În linia fără notă de livrare, apăsați „Creați notă de livrare”, selectați adresa de livrare (sau „Folosiți adresa de facturare”), specificați destinatarul e-mailului și apăsați „Creați și trimiteți”. Dacă un plafon de credit este depășit, DivineMind va cere confirmarea în prealabil.
Ieșire din stoc
Prin nota de livrare, marfa este scăzută din stoc, rezervările din ofertă și confirmarea comenzii sunt anulate, iar cantitățile parțiale și resturile sunt actualizate.
Livrarea clienților de afaceri pe factură
Întregul lanț: Ofertă → Confirmare comandă → Notă de livrare cu ieșire din stoc → Factură, la cerere ca factură electronică XRechnung. Clienții fideli comandă prin propriul link de comandă (Capitolul Stoc). Un client poate plăti o factură deschisă și la casa de marcat, în numerar sau cu cardul.
E-commerce: Flux de retur, alerte de stoc epuizat, campanie de recenzii, API
Flux de retur
Elementul de meniu „Flux de retur” creează un flux de lucru din șablonul „Flux de retur”. Acesta este pornit manual pe contact: Pasul 1 creează sarcina „Verificați returul și reintroduceți articolul în stoc” (scadență într-o zi), pasul 2 un e-mail formulat de IA, care confirmă primirea clientului și anunță rambursarea sau schimbul. Fluxul este dezactivat după creare — verificați pașii și textul și activați-l manual. Marfa în sine o returnați în stoc prin nota de livrare la Stoc › Retururi: în stocul blocat, cu un proiect de credit.
Alerte de stoc epuizat
„Alerte de stoc epuizat” deschide prezentarea generală a stocului. Plăcuța „Stoc scăzut” duce la lista tuturor articolelor pe terminate (Filtru „Stoc scăzut”). Cu o regulă de comandă ulterioară, DivineMind creează un proiect de comandă la furnizor pentru articolele sub minimul de stoc — dumneavoastră o trimiteți.
Campanie de recenzii
„Campanie de recenzii” deschide DivineMarketing. Nu există o campanie proprie de evaluare: solicitați clienților dumneavoastră o evaluare printr-o campanie prin e-mail — aceasta se trimite doar destinatarilor cu consimțământ (Capitolul DivineMarketing).
Comenzi prin API
Proprietarii și administratorii creează sub Setări › fila „Integrări” în cardul „Chei API (API pentru dezvoltatori și MCP)” o cheie: introduceți numele, bifați permisiunea „orders:write”, apăsați „Creați cheie”. Cheia este afișată o singură dată — salvați-o imediat cu „Copiați cheia”; „Revocare” o blochează. Comenzile care vin prin Interfață comandă (API) (JSON, openTRANS sau EDIFACT ORDERS) sunt create de DivineMind ca propunere; dacă sunt preluate fără întrebări suplimentare, decide comutatorul dumneavoastră de autonomie.
Conectarea magazinelor web (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), starea automată a comenzii de la curier, etichete de retur și rambursare automată printr-un furnizor de plăți. Comenzile vin prin link de comandă, API sau înregistrare; la expediere se află linkul de urmărire.
Același videoclip este disponibil și direct în aplicația AIRIS, sub „Instrucțiuni” — astfel încât angajații din filiale fără acces la Back-Office îl pot găsi și ei.