Forlag: Annonser, mediedata, dispo, advertorial, plikteksemplarer

Produkter › Magazin

• Produkter › Magasin: Navn, opplag, utgivelsesfrekvens, format, satsflate og logo.
• Utgaver: per utgave annonsefrist, materiellfrist og utgivelsesdato, samt utgavens temaer.
• Formater for print, online og innstikk med pris, tillegg (f.eks. omslagsside) og rabatt for 6 og 12 innrykk el. måneder. Hvert format blir automatisk et produkt.

Tilbud › Magazin-Konfigurator · Byråer

• Velg «Magasin» i tilbudet: Kategori, utgave, format og tema. Utgaver etter annonsefrist er merket og kan kun bestilles med advarsel.
• Utgave, format og tema forblir lagret på posisjonen. Frekvensavtale og onlinerabatt hentes fra formatets prisliste, innstikk beregnes per tusen.
• Byråordrer: Kunde = Byrå, velg sluttkunde; byråprovisjonen (f.eks. 15 %) inngår i kalkylen, sluttkunden vises på bilaget (CRM › Byråer).
• Østerrike: 5 % Werbeabgabe på print og innstikk av beløpet etter byråprovisjon, MVA på netto pluss Werbeabgabe, online avgiftsfritt.

Ordrer · Dispo per utgave

• Etter aksept viser hver annonse sin materiellstatus (mangler, mottatt, fil til stede). Veier inn: Upload-link for kunde eller byrå, tilknytt e-postvedlegg i DivineMail, knappen «Materiell mottatt» — detaljer i kapittelet Produkter.
• Dispo per utgave: alle annonser med kunde/byrå, format, plassering, tema, materiell, netto og Werbeabgabe; «PDF for sats/trykkeri» laster ned listen i premium-layout.

• Dersom en annonse er et betalt innlegg i redaksjonell stil, velger De «Merk som advertorial» i konfiguratoren — eller i etterkant på ordren (Ordrer › Ordre › Annonser & materiell) hhv. i dispo.
• Ordre, dispo og dispo-PDF viser da «Betalt innrykk» med merknad for Deres selskaps land: Østerrike § 26 MedienG („Anzeige“, „entgeltliche Einschaltung“ eller „Werbung“), Tyskland delstatspresseur eller § 22 MStV („Anzeige“), samt merknader for Storbritannia, USA og Canada — hver med kilde og status.

• Dispo viser per utgave om plikteksemplarene er levert, hvem de sendes til og innen når (f.eks. Østerrike § 43 MedienG: nasjonalbibliotek og delstatsbiblioteker; Tyskland § 14 DNBG: 2 eksemplarer innen en uke).
• Etter utgivelsesdatoen minner DivineMind om dette én gang via bjelle/push. Med «Merk som levert» registreres datoen; merknaden kan angres.

DivineMail › Rechtsklick › Als Anzeigenbuchung prüfen · Annonse-salg

• Dersom et byrå skriver «1/2 liggende i 2/27, tema bad», gjenkjenner AIRIS magasin, utgave, format, tema, antall og sluttkunde — kontrollert mot Deres mediedata. Nevner ikke e-posten et magasin, avgjør utgavetemaet.
• I tillegg beregner AIRIS tilbudet på samme måte som konfiguratoren: byråprovisjon, reklameavgift og merverdiavgift, med bestillingsfrist i Deres firmas tidssone.
• Entydig gjenkjent: «Foreslå tilbud til godkjenning». Autonomiknappen for CRM avgjør om De må godkjenne. Etter godkjenning ligger tilbudet og svaret til byrået klare som utkast — ingenting sendes.
• Uavklart (bestillingsfrist utløpt, format ikke i mediedata, avsender ikke i CRM): AIRIS viser oppklaringer med valgmuligheter; «Oppklaring som utkast» oppretter et svar med spørsmålene.
• AIRIS sjekker automatisk innboksen for nye e-poster med bookingsignal hvert 5. minutt; alle gjenkjente booking-e-poster vises under Annonsesalg.
• Etterspørsel i stedet for videreføring: Hvis annonseringsfristen for ønsket utgave er passert eller utgaven allerede er publisert, spør AIRIS („Annonseringsfrist … var den … — likevel tilby?“). Hvis det nevnte temaet ikke er i utgavens temaplan, nevner AIRIS de planlagte temaene og tar kun temaet som et ønske; svaret på etterspørselen inneholder denne merknaden.

Annonse-salg

• For hvert tema i de kommende utgavene foreslår AIRIS passende annonsører fra CRM-systemet – med begrunnelse: bransjen passer, bestilte i fjor, har tidligere bestilt ved lignende tema, fast kunde, konkurrent er allerede med i utgaven (kun synlig for Dem).
• De som allerede har bestilt eller mottatt et tilbud for utgaven, utelates fra listen. Jo bedre bransjen er oppdatert på kontaktene, desto mer treffsikre blir forslagene.
• «Kampanjeutkast» oppretter en e-postkampanje kun for kontakter med markedsføringssamtykke. Kontroller og start den i DivineMail › Kampanjer; kontakter uten samtykke kontaktes personlig.

Dispo per utgave

• Preflight: Alt trykkmateriell (kontor, opplastingslenke, e-postvedlegg) sjekkes ved mottak — format mot bestilt mål fra formatene, 3 mm utfallende for utfallende annonser, bildeoppløsning (mål 300 dpi), fargerom CMYK og innebygde skrifter. Nettannonser sjekkes mot pikselmål.
• Ved feil eller merknader settes annonsen til «Kontroller materiell». Klikk på statusen viser kontrollverdier og teksten til kunde/byrå; «Bruk likevel» eller «Send til kunden». På opplastingslenken ser kunden resultatet umiddelbart.
• Den vennlige formuleringen av kontrollresultatet skrives av AIRIS og merkes som AI-formulert (EU AI Act art. 50). Selve kontrollverdiene kommer fra den automatiske kontrollen, ikke fra AI.
• Plassering per utgave (dispo, nederst): Legg inn omfang og mål-annonsekvote, og side for hver annonse (tall eller U2/U3/U4). Dette gir: annonsekvote, ledige sider til målet, sider med restareal, annonser uten side, siderutenett. Ingen layout-programvare — kun side og areal.
• Bilagseksemplarer: Legg inn e-avislenke eller last opp utgave-PDF (privat). Fra utgivelsesdagen foreslår AIRIS et bilag per ordre — PDF med kun annonsesiden eller lenken. Sendes via autonomi-knappen, ellers via godkjenning. Mottaker kan endres på forhånd.
• AIRIS kjenner belegg: Spørsmål som „Hvor mange sider er ledige i 2/27?“ besvares av AIRIS med samme tall som disposisjonen (omfang, annonserate, opptatt, tilbudt, ledig frem til mål).
• Eksemplar steg for steg: Disposisjon › Utgave › Legg inn e-avis-lenke eller heftet-PDF → etter utgivelsesdatoen er et eksemplarforslag klart for hvert oppdrag → godkjenn (eller autonomi-knapp) → kunden eller byrået mottar kun siden med sin annonse eller lenken.
• KI-merking: For forlagstekster sendes ingen personnavn til KI. Hvert AIRIS-utkast bærer KI-merknaden eller notatet fra ansvarlig person og relevante metadata (EU KI-forordning art. 50) — merknad med kilde, ikke juridisk rådgivning.
• Forlagstekst med AIRIS: Artikkel, forhåndsvisning, leder, pressetekst eller advertorial som utkast — alltid med synlig AI-merknad og metadata. Hvis en redaksjonelt ansvarlig person oppgis, bortfaller den synlige merknaden (art. 50 nr. 4), metadataene beholdes. Også i AIRIS-chat: «Skriv en artikkel om …».

Bokforlag

• Opprett tittel, deretter ISBN-13 for hver utgave (Hardcover, Taschenbuch, E-Book): manuelt (kontrollsifferet sjekkes, ISBN-10 konverteres) eller fra Deres ISBN-kontingent – DivineMind tildeler neste ledige nummer inkludert kontrollsiffer og viser hvor mange som gjenstår.
• Utsalgspris per land inkl. mva. Mva-satsen legger De inn selv. En prisendring er en ny linje med «gyldig fra» – den gamle prisen forblir i historikken. For Tyskland og Østerrike viser siden reglene for Buchpreisbindung (også for e-bøker); DivineMind godtar ikke opphevelse før 18 måneder (DE) eller 24 måneder (AT).
• ONIX 3.0: «Generer ONIX-fil» kontrollerer obligatoriske felt (ISBN, tittel, forlag, format, utgivelsesdato, språk, WGS-varegruppe, pris med mva.) og laster ned filen; utgaver med feil utelates og vises med årsak i listen. Filen laster De opp i VLB eller hos Deres datasentral. Ved eksport regnes nye priser som meldt; «Kun endringer» inneholder bare endrede utgaver.
• Forfatterkontrakter: forfatter (som leverandør), kontraktsdato, forskudd, honorarstaffel per format og rettigheter. Dette er stamdataene – avregningen som honorarkreditnota utføres av DivineFinance. Avkryssingen «KSK-relevant» markerer honorarer for Künstlersozialabgabe (forlag med sete i Tyskland).
• Salg: Kontroller først CSV-filen fra distributøren (kolonnene ISBN/EAN og antall, valgfritt kanal, måned eller fra/til, retur), og importer deretter. En ny import for samme periode erstatter tallene. Enkelte returer registreres på tittelen; returprosenten vises per tittel, utgave og kanal.
• Pliktavlevering: per utgave instansene i henhold til lovgivningen ved forlagets sete (f.eks. Österreichische Nationalbibliothek, Deutsche Nationalbibliothek) med frist. Etter utgivelse varsler DivineMind én gang via bjelle/push; «Avlevert i dag» registrerer leveringen.

Bokforlag

• I forfatterkontrakten fastsetter De: avregning per halvår eller år, honorarstaffel (prosent av nettoutsalgspris eller av forlagets nettoinntekt, trinn etter eksemplarer), forskudd og ved flere forfattere andelen. For forlagets nettoinntekt oppgir De gjennomsnittlig forhandlerrabatt.
• Beregningen gjøres slik: nettosalg = levert minus remittert per utgave og kanal. Staffeltrinnene teller det samlede salget siden utgivelse — dersom grensen passeres i perioden, gjelder den høyere satsen fra og med eksemplaret over. Forskuddet avregnes maksimalt opp til honorarets beløp, resten blir stående.
• Merverdiavgift: Vedlikeholdes per forfatter under fanen «Honorarer» (småforetak 0 %, ellers AT 10 % hhv. DE 7 % for opphavsrettslige ytelser, eller en egen sats). Hvis den er uavklart, opprettes ingen kreditnota — avregningen viser «Angi mva-sats for forfatter».
• Etter periodens utløp oppretter DivineMind en forhåndsvisning per forfatter. Deres autonomi-knapp avgjør om den legges frem til godkjenning. Med «Godkjenn» opprettes honorarkreditnotaen (HG-…) i DivineFinance; utbetaling skjer først etter godkjenning der. Det opprettes nøyaktig én kreditnota per forfatter og periode.
• Honoraroppgjøret (salg per tittel, remisjoner, staffel, honorar, forskuddsaldo) lastes ned som PDF. Utsending skjer kun via autonomi-knappen; i demoselskaper kun til testadresser. AIRIS svarer på spørsmål som «Hva er forskuddsaldoen for …?»
• Künstlersozialabgabe (forlag med sete i Tyskland): Bokforlag › blokk „Künstlersozialabgabe“ viser per år summen av honorarer ifølge DivineFinance for alle forfatterkontrakter med hake „KSK-relevant“ — som beregningsgrunnlag for din melding til Künstlersozialkasse. Selve meldingen gjør du eller ditt skattekonsulent.
• Reverse-Charge: Hvis forfatteren er bosatt i et annet EU-land og har et gyldig mva-nummer (næringsdrivende), opprettes kreditnotaen med 0 % og en merknad om omvendt avgiftsplikt – forlaget skylder merverdiavgiften. Uten mva-nummer (privatperson i utlandet) angir De satsen selv.

Dashboard

• Et forlags dashbord viser inntekter per magasin etter uke, måned, kvartal og år, sammenlignet med forrige periode.
• Med AIRIS kan du spørre om tallene dine i chatten, for eksempel hvilke annonser i en utgave som fortsatt trenger dokumentasjon, hvordan beleggssituasjonen er, eller hvem som har sagt opp.

• Abonnementsfakturaer: alle gjentakende fakturaer fra ditt forlag, også de for leserabonnement (DivineFinance). Pauser, oppsigelser og samlede trekk fra leserabonnement endrer abonnementsfakturaen kun slik det er innstilt under „Leserabonnement“.
• E-postsekvenser: flerleddede e-postkjeder, f.eks. for oppfølging av annonsører etter temaplan-anskaffelse. Oppbygging og start står i kapittel DivineMail under „Kampanjer & sekvenser“; reklame-e-poster sender du kun til kontakter med samtykke.
• Leserabonnement: betalte nyhetsbrev, digitalabonnement med betalingsmur og e-avis samt trykte abonnement står i eget kapittel „Forlag: Leserabonnement & betalte nyhetsbrev“.