Le funzioni Retail nell'app AIRIS e nel Back-Office — dal magazzino alla filiale.
Nell'app AIRIS (Filiale)
- Giacenze di magazzino: Verifichi le giacenze per sede e le richieda ad AIRIS tramite comando vocale.
- Riordino: Identifichi gli articoli sotto scorta minima e li faccia riordinare da AIRIS.
- Ricevimento merce ed etichette: Registri le consegne e stampi le etichette per prezzo/scaffale.
Nel Back-Office (Direzione)
- Prodotti & Catalogo: gestire articoli con EAN, prezzo e aliquota fiscale sotto Prodotti (non ci sono varianti per taglia o colore). Li trasferisce nella cassa nel backoffice cassa sotto "Prodotti".
- Magazzino e filiali: Giacenze, trasferimenti tra sedi e inventario in Gestione magazzino.
- Fornitori: Fonti di approvvigionamento e condizioni di acquisto in Fornitori.
Alla cassa: reso, cauzione, chiusura di cassa, display cliente
- Reso: pulsante „Reso“, scansionare lo scontrino (QR) o inserire il numero di scontrino, selezionare quantità e stato per articolo, rimborsare in contanti, su carta o come buono. Viene generato uno scontrino separato con importo negativo (con firma RKSV); il vecchio scontrino rimane invariato. La merce integra torna subito nella giacenza della filiale, la merce aperta, danneggiata o difettosa passa allo stock bloccato (Magazzino → Resi).
- Cauzione: se all'articolo è associato un tipo di cauzione (Magazzino → Cauzione), la cassa registra automaticamente la cauzione come voce separata. Pulsante „Vuoti“: ritirare i vuoti per tipo di cauzione o riscuotere un buono vuoti dall'emettitore automatico — viene scalato dall'acquisto. Le quantità compaiono nel report dei volumi di cauzione (colonne „Cassa“).
- Chiusura di cassa: pulsante „Chiusura di cassa“, inserire fondo cassa iniziale e quantità per ogni banconota e moneta. L'importo teorico (da incassi in contanti, resi, vuoti a rendere, contanti su fatture, buoni, mance) e la differenza vengono visualizzati immediatamente e salvati come verbale di conteggio. La differenza compare come voce „Differenza“ nel libro cassa della filiale; se conteggiata prima dello scontrino Z, viene registrata con l'incasso giornaliero, mai due volte. Un ammanco superiore alla giacenza di cassa rimane come voce in sospeso („Differenze di cassa aperte“ nel dashboard).
- Display cliente: il pulsante „Display cliente“ apre una finestra per il secondo schermo. Il cliente visualizza articoli, cauzione e totale, dopo il pagamento lo scontrino come codice QR per il proprio smartphone (senza app, senza registrazione).
- Elenco quantità cauzione: in Magazzino › „Quantità cauzione a perdere“ è riportato per ogni mese „Articoli per codice a barre — immessi sul mercato“ con la quantità dichiarata; le colonne „Cassa venduto“ e „Cassa vuoti“ provengono dalla cassa. Esportazione in CSV o PDF, poi „Contrassegna come dichiarato“.
Alla cassa: Buono, carta cliente, scontrino, offline, regole di reso
- Vendere un buono: Il pulsante „Buono“ nella barra della cassa apre „Buono regalo“. Nella scheda „Vendere“ inserire il valore del buono — verrà stampata la ricevuta; „Verificare saldo residuo“ mostra quanto è ancora disponibile su un buono. Riscuotere nella finestra di pagamento con „Riscuoti buono“ → „Riscuoti“, annullare con „Rimuovi buono“.
- Carta cliente e punti fedeltà: Nella finestra di pagamento, sotto „Carta cliente“, scansionare la carta o inserire il numero di telefono e „Aggiungi“; „Nuova carta“ → „Crea carta“ crea una carta, „Riscuoti premio“ riscuote un premio. Impostare i propri programmi nella barra laterale della cassa sotto „Fidelizzazione clienti“.
- Scontrino fiscale: mostra per ogni articolo il prezzo base, più filiale e cassa e il codice QR della firma RKSV. Lo si ottiene stampato, via e-mail o come ricevuta online.
- Ricevuta online via QR: Dopo il pagamento, il display del cliente mostra lo scontrino come codice QR. Il cliente apre la ricevuta con esso sul proprio cellulare — senza app, senza registrazione, senza dati cliente. Un link modificato non apre una ricevuta.
- Continuare a incassare offline: In caso di interruzione di Internet, appare il banner „OFFLINE — la cassa continua a funzionare“. Le vendite vengono salvate sul dispositivo, al posto dello scontrino firmato la cassa stampa una ricevuta sostitutiva. Appena la connessione torna, gli scontrini vengono inviati e firmati; sotto „Coda offline“ è possibile avviare il trasferimento anche manualmente con „Trasferisci ora“.
- Regole di reso (Titolare): Alla cassa, sotto Impostazioni › Negozio, sezione „Resi alla cassa“, selezionare quali ruoli possono accettare resi con PIN — il titolare può sempre farlo, l'impostazione predefinita è titolare e manager. L'interruttore „Detrarre punti fedeltà in caso di reso“ stabilisce se i timbri e i punti vengono detratti per gli articoli resi (predefinito: sì, punti proporzionalmente all'importo rimborsato, timbri per ogni pezzo restituito) o se il cliente li conserva.
- Doppia protezione: Un articolo può essere reso solo una volta. Se per uno scontrino esiste già un reso, non può più essere annullato — la cassa segnala „Esiste un reso per questo scontrino — restituire ulteriori articoli tramite „Reso““. Un reso in sé non viene annullato; se è stato un errore, si rivende l'articolo.
- Prezzo per filiale: Alla cassa, sotto Prodotti › „Assortimento filiale“, definire prezzo e assortimento per ogni filiale. Senza prezzo di filiale vale il normale prezzo dell'articolo. Cassa, scontrino ed etichetta („Prezzo di filiale“) calcolano con il prezzo di filiale.
- Entrata merci alla cassa: Alla cassa, sotto „Magazzino“, scheda „Inventario e entrata merci“, registrare una consegna direttamente nel magazzino della filiale di questa cassa.
Variazione di prezzo ed etichette
- Ogni variazione di prezzo (articolo o prezzo di filiale) viene salvata con data. In Magazzino → Etichette, „Variazioni di prezzo (elenco di stampa)“ recupera tutti gli articoli la cui etichetta mostra ancora il vecchio prezzo; dopo la stampa risultano spuntati.
- „Prezzo barrato“: il prezzo barrato è sempre il prezzo più basso degli ultimi 30 giorni prima della riduzione (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Senza una riduzione reale o con meno di 30 giorni di cronologia prezzi, DivineMind non stampa il prezzo barrato e ne indica il motivo.
Vendita al dettaglio & filiali: prezzo unitario, fattura alla cassa, trasferimenti, etichette
- Prezzo unitario (Prodotto → scheda «Prezzo unitario»): inserire quantità e unità di un'unità di vendita (ad es. 200 g). L'etichetta e lo scontrino mostrano quindi il prezzo unitario per 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml o 0,5 l solo dove consentito dalla legge nazionale (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Se in una filiale si applica un prezzo diverso, lo scontrino calcola con quest'ultimo.
- Etichette: «Articoli della consegna odierna» include tutti gli articoli delle entrate merci di oggi; «Prezzo della filiale» stampa il prezzo della filiale. AIRIS: «Stampa etichette prezzo per la consegna di oggi».
- Fogli di etichette: selezionare il formato — „Piccolo (40/foglio)“, „Standard (24/foglio)“ o „Grande (10/foglio)“ —, definire la quantità per articolo e „Stampa (PDF)“. Ogni etichetta mostra nome, prezzo, prezzo unitario base, codice articolo e codice a barre EAN.
- Fattura aperta alla cassa (Cassa → pulsante «Fattura»): cercare la fattura, selezionare Contanti o Carta. L'importo viene ripreso dalla fattura, viene generato uno scontrino con firma fiscale, la fattura risulta quindi pagata — nessun doppio fatturato. Una bozza viene contestualmente emessa e bloccata.
- Trasferimento: creare, una seconda persona verifica (titolari e amministratori possono verificare da soli i propri trasferimenti), quindi eseguire — solo a questo punto la giacenza viene trasferita. AIRIS crea i trasferimenti solo come bozza.
- Vendita in cassa senza scarico di magazzino: se la giacenza dovesse diventare negativa, la cassa incassa comunque — il caso appare in Magazzino → Giacenze, nella campanella e nel report giornaliero finché non lo si contrassegna come risolto dopo la correzione. L'entrata merci alla cassa registra nella filiale selezionata.
Acquisto e riconciliazione a 3 vie
Aprire pagina
La voce di menu „Acquisto e riconciliazione a 3 vie“ apre la pagina „Riconciliazione a 3 vie“. Lì DivineMind confronta ordine, entrata merci e fattura di ricezione — tolleranza sul prezzo ±2 % o ±50 €.
Avviare riconciliazione
Titolari e amministratori cliccano su „Avvia manualmente“, inseriscono il numero dell'ordine („Purchase-Order-ID“) e, se presente, dell'entrata merci e della fattura e selezionano „Esegui riconciliazione“. È possibile anche affidare la riconciliazione ad AIRIS. Non si avvia da sola quando arriva un'entrata merci o una fattura.
Verificare risultato
L'elenco „Esecuzioni riconciliazione a 3 vie“ mostra per ogni esecuzione gli importi da ordine, entrata merci e fattura, la deviazione e la decisione — filtrabile per „Approvato automaticamente“, „Approvazione necessaria“, „Contrassegnato“ e „Rifiutato“. Se la fattura manca ancora, l'esecuzione rimane almeno su „Approvazione necessaria“.
Deviazioni per posizione
Un clic su un'esecuzione apre „Deviazioni per posizione“: quantità ordinata e ricevuta, prezzo secondo ordine e secondo entrata merci e la differenza per articolo.
Documenti di trasporto e clienti commerciali in fattura
Panoramica
Sotto Documenti di trasporto si trova per ogni cliente la catena di offerta, conferma d'ordine, fattura e documento di trasporto, ciascuno con PDF. Cercare per numero di documento di trasporto, fattura, conferma d'ordine o offerta o per cliente.
Creare documento di trasporto
Un documento di trasporto nasce dalla conferma d'ordine: Nella riga senza documento di trasporto cliccare su „Crea documento di trasporto“, scegliere l'indirizzo di consegna (o „Usare indirizzo di fatturazione“), definire il destinatario e-mail e „Crea e invia“. Se viene superato un limite di credito, DivineMind chiede prima.
Uscita dal magazzino
Con il documento di trasporto la merce viene registrata in uscita dal magazzino, le prenotazioni da offerta e conferma d'ordine vengono annullate, le quantità parziali e residue vengono aggiornate.
Fornire clienti commerciali in fattura
L'intera catena: Offerta → Conferma d'ordine → Documento di trasporto con uscita dal magazzino → Fattura, su richiesta come fattura elettronica XRechnung. I clienti abituali ordinano tramite il proprio link d'ordine (Capitolo Magazzino). Una fattura aperta può essere pagata dal cliente anche alla cassa in contanti o con carta.
E-Commerce: Flusso di reso, avvisi di esaurimento scorte, campagna di recensioni, API
Flusso di reso
La voce di menu „Flusso di reso“ crea un flusso di lavoro dal modello „Flusso di reso“. Viene avviato manualmente sul contatto: Fase 1 crea l'attività „Verificare reso e rimettere a magazzino l'articolo“ (scadenza entro un giorno), Fase 2 un'e-mail formulata dall'IA che conferma la ricezione al cliente e annuncia il rimborso o il cambio. Il flusso di lavoro è disattivato dopo la creazione — verificare le fasi e il testo e attivarlo manualmente. La merce stessa viene registrata in magazzino › Resi come documento di trasporto: nello stock bloccato, con bozza di nota di credito.
Avvisi di esaurimento scorte
„Avvisi di esaurimento scorte“ apre la panoramica del magazzino. La tessera „Scorte basse“ porta all'elenco di tutti gli articoli scarsi (Filtro „Scorte basse“). Con una regola di riordino, DivineMind crea una bozza d'ordine al fornitore per gli articoli sotto il minimo di scorta — l'invio spetta a Lei.
Campagna di recensioni
„Campagna di recensioni“ apre DivineMarketing. Non esiste una campagna di recensioni propria: Chieda ai Suoi clienti una recensione con una campagna e-mail — questa viene inviata solo a destinatari con consenso (Capitolo DivineMarketing).
Ordini tramite API
Titolari e amministratori creano sotto Impostazioni › Scheda „Integrazioni“ nella tessera „Chiavi API (API sviluppatori & MCP)“ una chiave: inserire nome, selezionare l'autorizzazione „orders:write“, „Crea chiave“. La chiave viene visualizzata solo una volta — salvarla subito con „Copia chiave“; „Revoca“ la blocca. Gli ordini che arrivano tramite Interfaccia ordini (API) (JSON, openTRANS o EDIFACT ORDERS), DivineMind li crea come proposta; se vengono accettati senza ulteriori domande, lo decide il Suo interruttore di autonomia.
Collegamento di webshop (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), stato automatico dell'ordine dal corriere, etichetta di reso e rimborso automatico tramite un fornitore di pagamenti. Gli ordini arrivano tramite link d'ordine, API o inserimento; alla spedizione c'è il link di tracciamento.
Lo stesso video è disponibile anche direttamente nell'app AIRIS sotto „Istruzioni“ — in questo modo lo troveranno anche i dipendenti delle filiali senza accesso al Back-Office.