Dossier, délai et note d'honoraires dans un seul système.
Chaque dossier avec numéro de dossier et vérification des conflits avant sa création. Délais et suivis qui ne sont que clôturés ou annulés avec justification, jamais supprimés. Temps saisis sur le dossier, note d'honoraires correspondante. Clients, e-mails, rendez-vous et factures au même endroit.
Dossiers dans des classeurs, délais dans un calendrier, heures sur des bouts de papier.
Du mandat à la note d'honoraires.
Pour les cabinets d'avocats qui souhaitent gérer les dossiers, les délais, les heures et les factures en un seul endroit — dans l'UE, au Royaume-Uni, aux États-Unis et au Canada.
Dossiers avec numéro de dossier et vérification des conflits
↳ Il faut chercher manuellement dans des listes pour savoir si un nouveau client entre en conflit avec un client existant.
→ Chaque dossier a un numéro de dossier, un client et des parties impliquées. Avant la création, la vérification des conflits indique si un nom existe déjà dans un autre dossier et dans quel rôle, en tant que client ou adversaire.
Délais et suivis liés au dossier
↳ Les délais sont dans le calendrier d'une personne. Si une entrée est supprimée, personne ne sait plus qu'elle a existé.
→ Les délais et suivis sont liés au dossier, avec date et responsable. Ils sont clôturés ou annulés avec justification, jamais supprimés. Vous saisissez vous-même les délais ; il n'y a pas de calcul automatique des délais.
Temps saisis sur le dossier, note d'honoraires correspondante
↳ Les heures sont recherchées à la fin du mois à partir de notes et transférées dans une facture.
→ Vous saisissez les temps directement sur le dossier. En un clic, tous les temps non encore facturés sont transférés dans la note d'honoraires, avec votre taux horaire net. Les temps facturés sont marqués et ne sont pas facturés deux fois.
Clients dans le CRM
↳ Les coordonnées, e-mails, documents et factures d'un client se trouvent dans quatre programmes.
→ Les clients sont des contacts et des entreprises dans le CRM. Le dossier affiche les e-mails, documents, factures et rendez-vous. Les documents contenant des données personnelles sont stockés en privé dans le cloud et ne sont accessibles que via des liens à durée limitée.
Consultations à réserver soi-même
↳ Les premières consultations sont convenues par téléphone entre deux rendez-vous.
→ Via une page de réservation, les clients choisissent eux-mêmes un créneau libre, sans compte. Sur demande, le rendez-vous peut inclure un lien pour un appel vidéo avec DivineMeet.
DivineMail lié au dossier
↳ La correspondance relative au dossier se trouve dans des boîtes aux lettres personnelles.
→ Votre boîte aux lettres (Microsoft 365, Gmail ou IMAP) est connectée, les e-mails sont liés au client. Avec AIRIS, une ébauche de réponse est créée dans la langue de l'e-mail ; l'envoi est toujours effectué par un humain.
Factures et export pour la fiscalité
↳ La comptabilité propre du cabinet est préparée chaque mois pour le conseiller fiscal.
→ Les factures, les étapes de relance et les factures d'achat sont gérées dans DivineMind. Pour votre conseiller fiscal, vous exportez des fichiers : lot de transactions DATEV, ebInterface ou le paquet BMD. Il n'y a pas d'interface en direct avec DATEV, RZL ou BMD.
Un prix par utilisateur. Le module cabinet est inclus.
Les dossiers, la vérification des conflits, les délais et les notes d'honoraires ne coûtent rien en supplément. Tous les prix sont HT.
par utilisateur et par mois : DivineMind avec module cabinet, CRM, DivineMail, calendrier, factures et archivage.
par utilisateur et par mois avec l'assistant IA AIRIS dans le chat et par la voix.
Frais d'installation. Vous effectuez l'installation vous-même, avec des instructions et des vidéos dans le manuel.
Questions fréquentes
Y a-t-il une connexion beA ou webERV ?+
Non. Il n'y a pas de connexion à beA (Allemagne) ni à webERV (Autriche), pas plus qu'un calculateur de frais RVG ou RATG, ni de compte séquestre ou de compte de tiers.
DivineMind calcule-t-il les délais automatiquement ?+
Non. Vous saisissez vous-même les délais sur le dossier. DivineMind les affiche sur le dossier avec l'historique et empêche qu'un délai soit supprimé ; le calcul reste de votre ressort.
Puis-je enregistrer des heures pour un client par chat ?+
Non. Vous saisissez les temps sur le dossier. La note d'honoraires en est générée.
DivineMind convient-il également aux cabinets fiscaux ?+
Pour votre propre organisation, oui : clients dans le CRM, e-mails, rendez-vous, tâches, factures. Vous pouvez inviter vos clients via l'accès conseiller fiscal ; vous verrez alors leurs factures et pourrez effectuer des exportations. Il n'y a pas de comptabilité pour de nombreux clients, de transmission à ELSTER ou FinanzOnline, ni d'interface DATEV, RZL ou BMD.
Quel est le coût de DivineMind pour un cabinet ?+
749 € par utilisateur et par mois, avec l'assistant IA AIRIS 999 €, chacun HT. Le module cabinet est inclus.
Où se trouvent les données du mandant ?+
Dans l'UE : base de données à Francfort, fichiers à Berlin. Chaque cabinet est séparé, les documents contenant des données personnelles restent privés.
Insights IA spécifiques à votre secteur — chaque semaine
Chaque mercredi un cas de votre secteur : ce qui marche, ce qui ne marche pas, le coût réel.
Chaque dossier avec date limite, temps et note d'honoraires.
Lors du premier entretien, nous vous présenterons DivineMind sur un exemple de cabinet avec dossiers, dates limites, temps et notes d'honoraires.
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