Toitlustus ja hotellindus

• MHD / FEFO: Varud sorteeritud aegumiskuupäeva järgi — kandke maha või laske AIRISel uuesti tellida.
• HACCP enesekontroll: Sisestage külmiku/sügavkülmiku temperatuurid; kõrvalekalded märgitakse koheselt punaselt.
• Tööaja registreerimine ja vahetuste raamat: Töötajad registreerivad sisse/välja jaamade kaupa — tõeline aja jälgimine.
• Asukohapõhine tembeldamine: jaotises Aja jälgimine saavad omanikud, administraatorid ja juhatajad kaardil „Einstempeln nur am Standort“ aktiveerida reegli iga filiaali kohta ja määrata „Radius in Metern“. Seejärel on tembeldamine võimalik ainult siis, kui telefon asub raadiuses – nii rakenduses kui ka veebis.

• Broneeringuraamat: Päevavaade ajateljega jaotises Broneerimisraamat — Lauad × kellaaeg, vaba välja klõpsamine loob broneeringu (inimesed, kestus, laud automaatselt või fikseeritult).
• Lauad ja alad: jaotises „Halda laudu“ loote lauad koos istekohtadega ja määrate need otse alale (nt söögisaal või terrass) — uusi alasid loote samas dialoogis.
• Külaliste soovid ja allergiad: tegelikud väljad broneeringul ja CRM-kontaktil — allergiateated kuvatakse päevavaates punaselt ja püsiklientide puhul võetakse need automaatselt üle.
• Kinnitamine külalisele: WhatsAppi kinnitust otse broneerimisraamatust veel ei ole (see järgneb alles pärast Meta heakskiitu) – kinnituse saadab Teie meeskond ise.
• Telefonibroneering: Võtke kõne vastu ja sisestage broneering broneerimisraamatusse. AI poolt tehtud telefonivastuvõtt ei ole praegu aktiveeritud.

• Asukohas Üritused määrate sündmuse, kuupäeva, inimeste arvu, ruumi või lauad, menüü kassaartiklitest (hind inimese kohta), joogipaketi, ajakava ja allergiad.
• „Loo pakkumine“ koostab pakkumuse tavapärase funktsiooni kaudu Premium-PDF-ina. Pärast nõustumist blokeerib „Kinnita“ lauad broneeringuraamatus — kattumise korral teavitatakse sellest ja broneeringut ei tehta.
• Seejärel ettemaksuarve (nt 30%, maksumäärade kaupa) ja lõpparve tegeliku inimeste arvu alusel — ettemaks arvestatakse automaatselt maha. Banketileht (BEO PDF) on mõeldud köögile ja teenindusele.
• Kööki ja meeskonda teavitatakse 2 päeva enne ning ürituse päeval kell 08:00 (ettevõtte kohalik aeg) inimeste arvu, menüü ja allergiate kohta.

• Jaotises Pagarikoda → „Seadistus“ määrate, milline asukoht on pagaritöökoda, millised asukohad tellivad, mis ajaks (järgmise päeva tellimuse tähtaeg, teie ettevõtte kohalik aeg) ja millise ringkäiguga neid tarnitakse. Iga toote puhul määrate taigna, ahju, küpsetusaja ja plaadi suuruse.
• Filiaali tellimus: Iga filiaal näeb hommikul eeltäidetud tellimisettepanekut ja saadab selle enne tellimuse tähtaega ära – kassas jaotises „Filiaal“ või veebis jaotises „Filiaali tellimused“. Pärast seda saab muudatusi teha ainult pagaritöökoda/juhtkond; sellised lisandused on tähistatud.
• Küpsetusnimekiri: kõigi saadetud filiaalitellimuste ja ettetellimuste summa, rühmitatud taigna, ahju ja küpsetusaja järgi koos plaadiarvestusega – saadaval ka PDF-ina. „Märgi küpsetatuks“ kannab kauba pagaritöökoja lattu.
• Tarnimine: „Väljasõit“ genereerib igale filiaalile saatelehe (lao ümberpaigutuse); filiaal kinnitab vastuvõtmise ja märgib lahknevused koos põhjusega.
• Õhtused tagastused: toodete kaupa märgitakse ülejäägid ja kuhu need suunatakse (mahakanne, sotsiaalpood, Too Good To Go, personal, pagaritöökoja tagastus) ning millal toode läbi müüdi. Sellest moodustub tagastuste määr filiaali, toote ja päeva lõikes.
• Prognoos: ettepanek arvutatakse läbipaistvalt – samad nädalapäevad, trend, ilm, pühad, läbimüügi kellaaeg ja marginaalist tulenev varuvaru. „Arvutuskäik“ näitab iga sammu; tagasivaade võrdleb prognoosi ja tegelikkust. AIRIS tohib ise tellimuse saata ainult siis, kui olete selle autonoomianupust lubanud.
• Eelnevalt määratud iga filiaali kohta: vahekaardil „Prognoos“ valige jaotises „Vorgabe des Bestellvorschlags“ valikute „ausgewogen“ (võimalikult vähe tagastusi, ilma et oleks sagedamini välja müüdud) ja „sparsam“ (veelgi vähem tagastusi, kuid sagedamini välja müüdud) vahel. Allpool on näidatud, kuidas tagastused ja väljamüüdud tooted oleksid sama perioodi jooksul teise valikuga välja kukkunud. Sama valiku leiate jaotisest „Einrichtung“ veerus „Vorschlag“; see kehtib alates selle filiaali järgmisest tellimisettepanekust.
• Ettetellimused: tordid ja vaagnad koos kättesaamisaja, filiaali ja kliendiga CRM-ist; ettemaks on tavaline ettemaksuarve. Kogus kajastub kättesaamispäeva küpsetusnimekirjas ja meeskonnale saadetakse meeldetuletus kell 07:00.

• Igal kontaktikaardil on vahekaart „Andmekaitse“: teave Art. 15 alusel PDF-ina ja täielik andmekoopia Art. 20 alusel JSON-failina — koos broneeringute, kõnede, e-kirjade, kviitungite ja nõusolekutega.
• Päringud registreeritakse juhtumina koos saabumiskuupäeva ja tähtajaga (1 kuu); omanikule ja administraatoritele saadetakse meeldetuletus 7 päeva enne tähtaega.
• Kustutamine Art. 17 alusel: esmalt näitab testkäivitus, mis kustutatakse, anonümiseeritakse või säilituskohustuse tõttu alles jäetakse. Arved ja kassatšekid jäävad muutmata (pseudonüümitult); toimingut saavad teha ainult omanikud ja administraatorid, kustutamisprotokoll luuakse PDF-ina.

• Auditi eksport: jaotises HACCP-kontrollnimekirjad vahekaardil „Ajalugu“ saate alla laadida kogu kontrollnimekirjade ajaloo CSV- või PDF-vormingus toiduohutuse järelevalve jaoks (periood valitav, kõrvalekalded märgitud).
• Külmutusseadmete sidumine: temperatuuri kontrollpunkte saab jaotises Külmutusseadmed hallatavate seadmetega siduda — seadme nimi kuvatakse sisestamisel, ajaloos ja auditi ekspordis.
• Unustatud kontrollid: Igal hommikul kell 07:00 kontrollib süsteem, millised kontrollnimekirjad on avatud või tähtaja ületanud. Vastutajad saavad ülesande avatud ja tähtaja ületanud kontrollide arvuga ning teate kellukesele – Te ei pea selleks midagi sisse lülitama.

• Mõlemad menüüpunktid avavad töövoo redaktoris valmis malli – veel midagi ei tööta. Kontrollige nime, käivitajat ja samme, salvestage nupuga „Salvesta“ ja seejärel aktiveerige töövoog. Nupuga „Testi“ saate seda eelnevalt proovida (salvestage enne).
• No-Show töövoog (Gastro › No-Show-Workflow): Käivitaja „manuaalselt“ kontakti, st külalise jaoks. Samm 1 kirjutab talle sõbraliku meeldetuletuse tänase broneeringu kohta palvega lühikeseks kinnituseks (tekst AI-lt), samm 2 ootab ühe päeva, samm 3 teatab Teile „No-Show prüfen und ggf. nachfassen“.
• Tellimused (Gastro › Bestellungen): Mall „Nachbestellung auslösen“ iganädalase ajakavaga esmaspäeva hommikul (käivitajas muudetav). See teatab „Bestellbedarf prüfen — Artikel unter Mindestbestand“ ja loob ülesande „Bestellung beim Lieferanten auslösen“, mis on tähtajaga järgmisel päeval. Tellimust ennast see ei loo – seda teeb igapäevane tellimisettepanek laos (vt allpool).
• Kirjad külalistele saadetakse välja ainult nii iseseisvalt, kui Teie autonoomia nupp automatiseerimiseks seda lubab – vastasel juhul ootab kiri Teie heakskiitu. Teostatud käivitusi näete jaotises Automatiseerimine › Käivitused.

• AIRIS-i vestluses: saatke arve fotona või PDF-ina, AIRIS küsib „Soll ich das ins Lager buchen?“. Kas AIRIS broneerib otse või ootab Teie heakskiitu, määrab Teie autonoomia nupp lao jaoks.
• Igapäevane tellimisettepanek: jaotises Automaatne järelost kontrollib süsteem igal hommikul aktiivseid järelkordade reegleid ja loob iga tarnija kohta tellimuse mustandi; omanikke, administraatoreid ja juhatajaid teavitatakse. „Jetzt prüfen“ käivitab kontrolli koheselt. Aegunud partiid ei loeta laoseisuks. Kas mustandit ainult pakutakse, esitatakse heakskiitmiseks või saadetakse otse tarnijale, otsustab autonoomia nupp.

Järelkordade reeglid, tellimused ja FEFO on üksikasjalikult kirjeldatud peatükis Ladu ja laoseis.

Seadistamine, lauaplaan, kassasüsteem, köögiekraan ja printer on üksikasjalikult kirjeldatud peatükis DivinePOS — kassasüsteem. Siin on kirjas, mis lisandub igapäevases toitlustuses.

• Mitu ettevõtet: Kui Teil on mitu kassaga ettevõtet, valige pärast sisselogimist aadressil pos.divinemind.ai/firmenwahl ettevõte. Valik jääb meelde; vahetada saate igal ajal tagakontoris profiilimenüü kaudu → „Firma wechseln“. Iga ettevõtte aktiveeritud kassa jätab seadme meelde – tagasi vahetades piisab PIN-koodist.
• Jootraha: Maksmise dialoogis jaotises „Trinkgeld“ valige „Keins“, „Aufrunden“ või „Eigener Betrag“ – ka „Geteilte Zahlung“ (sularaha ja kaart) puhul. Jootraha ei ole käive ja see ei kajastu allkirjastatud summas. Aruannetes näitab „Umsatz je Kellner“ käivet ja jootraha iga isiku kohta; Z-tšekk näitab jootraha iga kelneri kohta, koos „davon unbar, auszuzahlen“. Kuidas Te sularahata jootraha välja maksate (sularahas sahtlist või palgaarvestuse kaudu), otsustate ise – seda ei broneerita automaatselt.
• Avatud arve letis: Kassa → nupp „Rechnung“, otsige arve ja võtke vastu sularahas või kaardiga. Summa tuleb arvelt, tekib allkirjastatud kassa kviitung, arve on seejärel tasutud. Z-tšekil on makse eraldi plokis „Zahlungen auf Rechnungen“ ja seda ei loeta teist korda käibeks.
• Valmisoleku näit: Köögiekraanil avab nupp „Abholung“ kliendiekraani leti ekraani jaoks – „In Zubereitung“ ja „Abholbereit“ koos tellimuse numbriga, kaasa võtmiseks ja leti jaoks. Kui köök teatab tellimuse valmisolekust, hüppab number „Abholbereit“ olekusse.
• Päeva lõpetamine: Z-tšekk luuakse igal hommikul kell 05:00 Teie ettevõtte kohaliku aja järgi automaatselt möödunud äripäeva kohta – koos käibega iga maksumäära ja makseviisi kohta ning jootrahaga iga kelneri kohta. Käsitsi lõpetamise saate endiselt käivitada; ükski tellimus ei loeta topelt.

• Lühendid ilmuvad kassa plaadil, köögikviitungil ja köögiekraanil. Kliendikviitungil, lisadel ja veebimenüüs allergeene ei ole – selleks on allergeenikaart.
• Marginaal iga roa kohta: Aruannetes → vahekaardil „Marge je Gericht“ arvutab kassa netomarginaali retsepti ja viimase ostuhinna alusel – koos kauba maksumuse ja toidukulu osakaaluga iga roa kohta. Kui koostisosal puudub ostuhind, on see roa juures märgitud, selle asemel et leiutada number. Retsepte hallatakse jaotises Lager › Zuordnung.

• Väärtuskupongid: Kassas nupp „Gutschein“ → „Verkaufen“ või „Restwert prüfen“. Kood on kviitungil koos QR-koodiga ja seda saab lunastada igas filiaalis, ka mitmes etapis – maksmise dialoogis jaotises „Gutschein einlösen“. Müüdud ja avatud kinkekaarte näete tagakontoris vahekaardil „Gutscheine“.
• Vahekaardil „Bericht“ näete liikmeid, templeid, preemiaid ja kinkekaarte iga filiaali kohta. Reklaam SMS-i või WhatsAppi kaudu kaardiomanikele ainult siis, kui külaline on selleks eraldi nõusoleku andnud.

• Leht „Registrierkasse (RKSV)“ kassa tagakontoris jaotises Einstellungen: iga kassa staatus, andmed FinanzOnline'i jaoks, kviitungite loend, „DEP-Export“ ja „Kette prüfen“. Kontroll kontrollib allkirju, kviitunginumbreid, aheldamist, käibeloendureid, algkviitungit, rikkeid ja QR-koode. Igal kassal on oma allkirjaahel.
• Null-, kuu-, aasta- ja lõppkviitungi loote samal lehel. Lõppkviitung võtab kassa lõplikult kasutusest välja – seda ei saa tagasi võtta.
• Allkirjastamisseadme rike: Kassa jätkab kassasüsteemi tööd; kviitungitel on märge „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Kui seade on tagasi, luuakse allkirjastatud koondkviitung rikke kohta. Demokassas saate seda demonstreerida nupuga „Ausfall vorführen“.
• Jätkake kassasüsteemi tööd ilma internetita – ka brauseris: Kui kassa näitab „Offline bereit“, töötab see võrguühenduse katkemisel edasi, ka pärast lehe uuesti laadimist. Tellimused ja maksed jõuavad selle seadme „Offline-Warteschlange'i“; külaline saab asenduskviitungi ilma QR-koodita („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Kui võrk taastub, esitatakse toimingud sisestamise järjekorras – mitte kunagi topelt – ja allkirjastatakse märkusega „Nacherfassung“ ja tegeliku müügiajaga. Nupuga „Signierten Beleg für den Gast drucken“ saab külaline seejärel oma allkirjastatud kviitungi. Kui seadmel pole printerit, teatab kassa, et tellimus tuleb suuliselt kööki edastada – köögikviitungit ei prindita uuesti.

• Filiaalide tegevus: Kassad, hinnad (kassa tagakontoris jaotises Produkte, Sortiment je Filiale) ja kassaraamatut peetakse iga filiaali kohta. „Ketten-Cockpit“ kassa tagakontoris võrdleb filiaale, sealhulgas kliendilojaalsust.
• Kassaraamat (Gastro & Hotel › Kassenbuch): Päeva lõpetamise sularaha jõuab automaatselt filiaali kassaraamatusse, koos kontrollitud räsi-ahelaga.
• DATEV: Jaotises Maksunõustaja saate eksportida DATEV-i broneerimispaki CSV-failina – koos kassa lahendusega, Austrias kontoplaanis SKR07, Saksamaal SKR03 või SKR04. Kassa kaardikäive broneeritakse raha transiidina. See on fail, mitte liides.

• AIRIS vastab Teie enda andmete põhjal, näiteks: „Kui palju käivet ja jootraha on igal kelneril täna?“, „Kes on täna tööl?“, „Millised road on gluteenivabad?“ või „Mitu sarvesaia peaks filiaal homme tellima?“ – koos arvutuskäiguga.
• AIRIS tohib tegutseda (tellida, broneerida, saata) ainult nii palju, kui Teie autonoomia nupp seda lubab.

Kõik tööriistad iga valdkonna kohta on peatükis Mida AIRIS tegevusalade lõikes suudab — kõik tööriistad.

• Tarnija loomine: Toidutarnijate käsitsi sisestamine jaotises Tarnijad.
• Töötaja loomine: ilma e-posti aadressita → AIRIS-PIN, millega töötaja rakendusse sisse logib.
• Haiguslehe teatis: Esitage puudumise avaldus (haigus) — ilmub koheselt meeskonna nimekirja.
• Vabastage tellimistaotlused: Kontrollige ja vabastage töötajate tellimistaotlused jaotises Tellimuspäringud — ja saatke „Saada tellimus“ nupuga otse e-kirjana tarnijale (staatus muutub automaatselt „tellitud“).