Kasutusjuht · Finance Agent
AI-põhine arvete automatiseerimine — väljastamisest sobitamiseni
AI Finance Agent võtab üle arve kogu elutsükli ilma inimese sekkumiseta: koostab arved tehingu- või tööajaandmete põhjal, valib õige e-invoicing vormingu (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol või EN 16931), saadab need välja, eskaleerib maksmata jätmise korral meeldetuletused 3., 14., 28. ja 42. päeval, sobitab laekunud ülekanded avatud arvetega ning kirjutab iga sammu muutumatusse GoBD-nõuetele vastavasse auditilogisse. 10 töötajaga ettevõte säästab tavaliselt 15–25 tundi raamatupidamisaega kuus.
Miks käsitsi arveldamine on kallis
Arveldamise kulu ei ole arve ise — vaid kõik selle ümber.
Kuidas Finance Agent selle ära teeb — 5 sammu
Iga arve läbib sama tsükli, olgu tegemist korduva SaaS-pikendusega või ühekordse nõustamistööga.
- 01
Käivitaja
CRM-is suletud tehing, esitatud tööajaaruanne, saabunud tellimuse pikendamise tähtaeg või otsene käsk: „Pikendus Acme'le, 12.400 €“.
- 02
Mustand
Finance Agent tõmbab kliendi maksuandmed, rakendab hinnareegleid ja maksukoode ning koostab arve õiges vormingus (XRechnung B2G jaoks, ZUGFeRD B2B jaoks, EN 16931 piiriüleste EL-i tehingute jaoks).
- 03
Kinnitamine
Üle Teie läve (vaikimisi: 1.000 €) suunab agent arve inimesele ühe klikiga kinnitamiseks. Alla selle saadab automaatselt.
- 04
Väljasaatmine
Mail Agent saadab arve viisaka kaaskirjaga. Kohaletoimetamist jälgitakse; kättesaamise kinnitus salvestatakse.
- 05
Sobitamine
Agent kontrollib iga päev OAuthi kaudu pangaväljavõtteid avatud arvete suhtes. Vastete kindlus üle 90% → märgitakse makstuks. Alla selle → suunatakse ülevaatamise järjekorda.
Toetatud e-invoicing vormingud
Õige vormingu valik ei ole enam valikuline. Saksamaa B2B e-arvete kohustus jõustub aastatel 2026–2027; Austria nõuab riigihangete puhul XRechnungi juba praegu.
XRechnung 3.0
DE · AT avalik sektorKohustuslik Saksa ja Austria B2G-arvete puhul. Agent genereerib XML-i otse — ilma kolmanda osapoole konverterita.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BHübriidne PDF + XML vorming. Aktsepteerib enamik Saksa B2B-saajaid. Agent manustab XML-i automaatselt.
Peppol BIS
EL piiriüleneEuroopa Peppoli võrk piiriüleste e-arvete jaoks. Agent ühendub Peppol Access Pointiga.
EN 16931
EL-i standardE-arvete aluseks olev Euroopa standard. Kõik Peppoli, XRechnungi ja ZUGFeRD vormingud tulenevad sellest.
Meeldetuletuste jada — täielikult automatiseeritud
Agent eskaleerib viisakalt ja järjepidevalt. Teie määrate läved; tema täidab.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| Päev +3 | E-kiri (sõbralik meeldetuletus) | Viisakas, eeldab tähelepanematust. Vihjab, et arve võis kahe silma vahele jääda. |
| Päev +14 | E-kiri (teine meeldetuletus) | Kindlam. Kordab tingimusi, maksetähtaega ja maksevõimalusi. |
| Päev +28 | E-kiri (ametlik meeldetuletus + viivisekulud) | Ametlik sõnastus, viitab lepingutingimustele, rakendab seadistatud meeldetuletustasu. |
| Päev +42 | Telefonikõne (Call Agent) | Kõne inimhäälega. Kontrollib, kas arve jõudis kohale, pakub maksegraafikut, vajadusel annab Teile üle. |
Läved (päevad, summad, meeldetuletustasu protsent, toon) on seadistatavad kliendi või kliendisegmendi kaupa. Iga toiming dokumenteeritakse auditilogis.
Kulunäide — 10-liikmeline nõustamisettevõte, ~80 arvet kuus
Arvud põhinevad Austria/Saksamaa VKE-de võrdlusnäitajatel, seisuga aprill 2026.
Väljastate 80 müügiarvet kuus. 18 % muutub üle tähtaja ja jõuab meeldetuletustsüklisse. Neist 3 vajavad telefonikõnet 42. päeval.
Käsitsi protsess
- 80 arvet × 11 min koostamist14,7 tundi / kuus
- 14 üle tähtaja × 20 min meeldetuletuskirju4,7 tundi / kuus
- 3 eskalatsiooni × 15 min telefonikõnesid0,8 tundi / kuus
- Pangasobitus4,0 tundi / kuus
- Auditilogi haldamine2,0 tundi / kuus
Finance Agentiga
- Agendi töötlus (sisaldub 749 €/kasutaja tellimuses)0 € piirkuluna
- Inimkinnitused arvetele > 1.000 €~30 min / kuus
- Meeldetuletuskõned Call Agenti kauduAinult Voice-krediidid
~1.150 € kuus tööd, mis suunatakse ümber arveldatavale või kasvutegevusele. Finance Agent on üks 16-st 749 €/kasutaja tellimuses — ülejäänud töövõimekus veab paralleelselt CRM-i, e-posti, kõnesid, kalendrit jne.
Eeldus: 80 arvet kuus ja sisemine tööjõukulu 45 €/h (brutokoormusega nooremraamatupidaja). Skaleerige proportsionaalselt oma mahule. Call Agenti meeldetuletuskõnede häälminutid arveldatakse eraldi.
Vastavus vaikimisi
Iga arve, meeldetuletus ja sobitus kirjutatakse muutumatusse auditilogisse. Finantsjärelevalvel on konkreetsed nõuded; agent täidab need struktuurselt.
Iga arve ja muudatus on versioonitud, muutumatu ja maksukontrolliks valmis. Maksuauditile vastav arhiveerimine 10 aastaks.
Austria vaste maksukontrolliga ühilduvusele. Kehtib sama krüptograafiline auditilogi.
Struktureeritud eksport (CSV, XML) DATEV Unternehmen Online'i jaoks — Teie maksunõustaja ei pea midagi käsitsi uuesti sisestama.
Teie arvete sisu ei kasutata kunagi mudelite treenimiseks. Rentniku kaupa isoleeritud, krüpteeritud puhkeolekus (AES-256) ja edastamisel (TLS 1.3).
PSD2-le vastavad OAuth-ühendused Teie pangaga. Ühe klikiga tühistatavad. Minimaalsed õigused — vaikimisi ainult lugemine sobitamiseks.
Korduma kippuvad küsimused
Kas agent töötleb ka ostuarveid?+
Jah. Eraldi voog: Mail Agent tuvastab saabuva arve PDF-i, Document Agent teeb OCR-i ja eraldab read, Finance Agent suunab kinnitamisele ja maksab maksetähtpäeval.
Mis juhtub, kui AI koostab vale arve?+
Teie kinnitusläve (vaikimisi 1.000 €) ületavad arved läbivad enne väljasaatmist alati inimkontrolli. Alla selle kasutab agent varasemaid arvemustreid ja tehinguandmeid — vead on harvad ning kõik mustandid on enne saatmist töölaual nähtavad.
Kas agent saab töötada minu olemasoleva raamatupidamistarkvaraga?+
Jah. Natiivsed OAuth-integratsioonid on täna QuickBooksi, Xero, Stripe'i ja Molliega. DATEV eksport struktureeritud CSV/XML-ina. HubSpot, Salesforce ja teised on 2026. aasta teekaardil.
Kas häälepõhine meeldetuletamine (42. päeva kõned) on kohustuslik?+
Ei. Telefoniastme saab välja lülitada kliendi kaupa või globaalselt. Häälminuteid müüakse eraldi krediidipakettidena — neid kulub ainult siis, kui Call Agent tegelikult helistab.
Kuidas agent käsitleb vaidlustatud arveid?+
Kui klient vastab vastuväite või vaidlustusega, märgistab Mail Agent arve ja peatab meeldetuletustsükli. Ta suunab selle Teie postkasti inimesepoolseks lahendamiseks — agent ei asu automaatselt vaidlema.
Kas see toimib korduvate tellimuste puhul?+
Jah. Finance Agent koostab korduvad arved graafiku alusel, arvestab tsükli keskel tehtud muudatustega (uuendused, kreeditarved, pausid) ja saadab automaatselt. Muster on ühekordsete arvetega identne.
Aga mitmes valuutas arved?+
Toetatud. Agent rakendab kliendi jurisdiktsiooni kohaseid õigeid maksu- ja valuutareegleid. EL-i piiriülene pöördmaksustamine (reverse charge) käsitletakse automaatselt.
Kui kaua seadistamine aega võtab?+
1–2 tööpäeva pärast ettevõtte staatuse kinnitamist. Agent impordib Teie viimase 12 kuu arved, et õppida hindu, maksukoode ja kliendimustreid, enne kui läheb päris töösse.
Vaadake, kuidas see töötab Teie enda arveandmetega
Broneerige 30-minutiline demo. Võtke kaasa oma viimane arve PDF-ina. Vaadake, kuidas Finance Agent selle otse taasloob ja paremaks teeb.