Kasutusjuht · Finance Agent
AI-põhine arvete automatiseerimine — väljastamisest sobitamiseni
AI finantsagent valmistab ette arve kogu elutsükli: ta koostab arved tehingu- või tööajaandmete põhjal, valib õige e-arve vormingu (XRechnung, ZUGFeRD või EN 16931), kontrollib neid, teeb maksmata jätmise korral ettepaneku meeldetuletusteks 3., 14., 28. ja 42. päeval, sobitab laekuvad ülekanded avatud arvetega ning kirjutab iga sammu muudatuste protokolli. Arved ja meeldetuletused saadetakse pärast inimese kinnitust — vastavalt Teie ettevõtte autonoomiaseadetele (EU AI Act art 14).
Miks käsitsi arveldamine on kallis
Arveldamise kulu ei ole arve ise — vaid kõik selle ümber.
Kuidas Finance Agent selle ära teeb — 5 sammu
Iga arve läbib sama tsükli, olgu tegemist korduva SaaS-pikendusega või ühekordse nõustamistööga.
- 01
Käivitaja
CRM-is suletud tehing, esitatud tööajaaruanne, saabunud tellimuse pikendamise tähtaeg või otsene käsk: „Pikendus Acme'le, 12.400 €“.
- 02
Mustand
Finance Agent tõmbab kliendi maksuandmed, rakendab hinnareegleid ja maksukoode ning koostab arve õiges vormingus (XRechnung B2G jaoks, ZUGFeRD B2B jaoks, EN 16931 piiriüleste EL-i tehingute jaoks).
- 03
Kinnitamine
Agent esitab mustandi ühe klikiga kinnitamiseks. Üle Teie läve (vaikimisi: 1.000 €) kinnitab alati inimene; kas alla selle tohib saata ilma kinnituseta, otsustab Teie ettevõte autonoomiaseadetes.
- 04
Väljasaatmine
Pärast kinnitust saadab Mail-agent arve viisaka kaaskirjaga. Kohaletoimetamist jälgitakse; kättesaamise kinnitus salvestatakse.
- 05
Sobitamine
Agent kontrollib iga päev OAuthi kaudu pangaväljavõtteid avatud arvete suhtes. Vastete kindlus üle 90% → märgitakse makstuks. Alla selle → suunatakse ülevaatamise järjekorda.
Toetatud e-invoicing vormingud
Õige vormingu valik ei ole enam valikuline. Saksamaa B2B e-arvete kohustus jõustub aastatel 2026–2027; Austria nõuab riigihangete puhul XRechnungi juba praegu.
XRechnung 3.0
DE · AT avalik sektorKohustuslik Saksa ja Austria B2G-arvete puhul. Agent genereerib XML-i otse — ilma kolmanda osapoole konverterita.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BHübriidne PDF + XML vorming. Aktsepteerib enamik Saksa B2B-saajaid. Agent manustab XML-i automaatselt.
EN 16931
EL-i standardE-arvete aluseks olev Euroopa standard. Kõik XRechnungi ja ZUGFeRD vormingud tulenevad sellest.
Meeldetuletuste jada — agendi ettevalmistatud, saatmine pärast kinnitust
Agent valmistab iga meeldetuletuse ette viisakalt ja järjepidevalt. Teie määrate läved ja kinnitate; agent täidab vastavalt Teie autonoomiaseadetele.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| Päev +3 | E-kiri (sõbralik meeldetuletus) | Viisakas, eeldab tähelepanematust. Vihjab, et arve võis kahe silma vahele jääda. |
| Päev +14 | E-kiri (teine meeldetuletus) | Kindlam. Kordab tingimusi, maksetähtaega ja maksevõimalusi. |
| Päev +28 | E-kiri (ametlik meeldetuletus + viivisekulud) | Ametlik sõnastus, viitab lepingutingimustele, rakendab seadistatud meeldetuletustasu. |
| Päev +42 | Telefonikõne (Call Agent) | Kõne inimhäälega. Kontrollib, kas arve jõudis kohale, pakub maksegraafikut, vajadusel annab Teile üle. |
Läved (päevad, summad, meeldetuletustasu protsent, toon) on seadistatavad kliendi või kliendisegmendi kaupa. Iga toiming dokumenteeritakse auditilogis.
Kulunäide — 10-liikmeline nõustamisettevõte, ~80 arvet kuus
Arvud põhinevad Austria/Saksamaa VKE-de võrdlusnäitajatel, seisuga aprill 2026.
Väljastate 80 müügiarvet kuus. 18 % muutub üle tähtaja ja jõuab meeldetuletustsüklisse. Neist 3 vajavad telefonikõnet 42. päeval.
Käsitsi protsess
- 80 arvet × 11 min koostamist14,7 tundi / kuus
- 14 üle tähtaja × 20 min meeldetuletuskirju4,7 tundi / kuus
- 3 eskalatsiooni × 15 min telefonikõnesid0,8 tundi / kuus
- Pangasobitus4,0 tundi / kuus
- Auditilogi haldamine2,0 tundi / kuus
Finance Agentiga
- Agendi töötlus (sisaldub 749 €/kasutaja tellimuses)0 € piirkuluna
- Inimkinnitused arvetele > 1.000 €~30 min / kuus
- Meeldetuletuskõned Call Agenti kauduAinult Voice-krediidid
~1.150 € kuus tööd, mis suunatakse ümber arveldatavale või kasvutegevusele. Finance Agent on üks 28-st 749 €/kasutaja tellimuses — ülejäänud töövõimekus veab paralleelselt CRM-i, e-posti, kõnesid, kalendrit jne.
Eeldus: 80 arvet kuus ja sisemine tööjõukulu 45 €/h (brutokoormusega nooremraamatupidaja). Skaleerige proportsionaalselt oma mahule. Call Agenti meeldetuletuskõnede häälminutid arveldatakse eraldi.
Jälgitav algusest peale
Iga arve, meeldetuletus ja sobitus logitakse. Väljastatud arved blokeeritakse, muudatused luuakse uue versioonina.
Iga arve ja iga muudatus versioonitakse, väljastatud arved on blokeeritud. Ekspordi maksuarvestuse jaoks saate luua nupuvajutusega.
Austria puhul kehtib sama protokoll: iga muudatus jääb jälgitavaks.
Struktureeritud eksport (CSV, XML) DATEV Unternehmen Online'i jaoks — Teie maksunõustaja ei pea midagi käsitsi uuesti sisestama.
Teie arvete sisu ei kasutata kunagi mudelite treenimiseks. Rentniku kaupa isoleeritud, krüpteeritud puhkeolekus (AES-256) ja edastamisel (TLS 1.3).
PSD2-le vastavad OAuth-ühendused Teie pangaga. Ühe klikiga tühistatavad. Minimaalsed õigused — vaikimisi ainult lugemine sobitamiseks.
Korduma kippuvad küsimused
Kas agent töötleb ka ostuarveid?+
Jah. Eraldi voog: Mail Agent tuvastab saabuva arve PDF-i, Document Agent teeb OCR-i ja eraldab read, Finance Agent suunab kinnitamisele ja maksab maksetähtpäeval.
Mis juhtub, kui AI koostab vale arve?+
Teie kinnitusläve (vaikimisi 1.000 €) ületavad arved läbivad enne saatmist alati inimese kontrolli. Alla selle kasutab agent Teie varasemaid arveldusmustreid ja tehinguandmeid — ka siin saadetakse pärast kinnitust, välja arvatud juhul, kui Teie ettevõte on autonoomiaseadetes selgesõnaliselt muud lubanud. Kõik mustandid on enne saatmist armatuurlaual nähtavad.
Kas agent saab töötada minu olemasoleva raamatupidamistarkvaraga?+
Jah. Natiivsed OAuth-integratsioonid on täna QuickBooksi, Xero, Stripe'i ja Molliega. DATEV eksport struktureeritud CSV/XML-ina. HubSpot, Salesforce ja teised on 2026. aasta teekaardil.
Kas häälepõhine meeldetuletamine (42. päeva kõned) on kohustuslik?+
Ei. Telefoniastme saab välja lülitada kliendi kaupa või globaalselt. Häälminuteid müüakse eraldi krediidipakettidena — neid kulub ainult siis, kui Call Agent tegelikult helistab.
Kuidas agent käsitleb vaidlustatud arveid?+
Kui klient vastab vastuväite või vaidlustusega, märgistab Mail Agent arve ja peatab meeldetuletustsükli. Ta suunab selle Teie postkasti inimesepoolseks lahendamiseks — agent ei asu automaatselt vaidlema.
Kas see toimib korduvate tellimuste puhul?+
Jah. Finance-agent koostab korduvad arved graafiku järgi, arvestab tsükli keskel toimuvate muudatustega (uuendused, kreeditarved, pausid) ja esitab need kinnitamiseks — või saadab need vastavalt Teie autonoomiaseadetele. Muster on sama mis ühekordsete arvete puhul.
Aga mitmes valuutas arved?+
Toetatud. Agent rakendab kliendi jurisdiktsiooni kohaseid õigeid maksu- ja valuutareegleid. EL-i piiriülene pöördmaksustamine (reverse charge) käsitletakse automaatselt.
Kui kaua seadistamine aega võtab?+
1–2 tööpäeva pärast ettevõtte staatuse kinnitamist. Agent impordib Teie viimase 12 kuu arved, et õppida hindu, maksukoode ja kliendimustreid, enne kui läheb päris töösse.
Vaadake, kuidas see töötab Teie enda arveandmetega
Broneerige 30-minutiline demo. Võtke kaasa oma viimane arve PDF-ina. Vaadake, kuidas Finance Agent selle otse taasloob ja paremaks teeb.