Vom Beleg zum Monatsabschluss: buchen, auswerten, Dateien für die Steuerberatung, Liquidität und Bankverbindung.
Bereiche
Hauptbuch
Journal, Saldenliste, Kontoblatt, Offene Posten, Monatsabschluss
Anlagenbuchhaltung
Anlagegüter, AfA-Plan linear oder degressiv, AfA-Jahreslauf, Anlagenabgang
Darlehen
Hauptbuch, Reiter „Darlehen“ — verliehenes und geliehenes Geld je Person, offen zum Stichtag
GuV & Bilanz
Hauptbuch, Reiter „GuV & Bilanz“ — Vorschau zum Stichtag und Paket für die Steuerberatung
UVA, ZM, Intrastat
Hauptbuch, Reiter „UVA“ — Zahllast berechnen, U30- bzw. ELSTER-Datei herunterladen
Liquidität
Monatsübersicht und Vorschau für die nächsten 13 Wochen
Bankverbindung
Kontoauszüge und Eingangsrechnungen → Einstellungen → „Bankverbindung“ (Ponto, EBICS)
Personalkosten
Lohnlauf mit Brutto und Arbeitgeber-Anteil buchen (keine Lohnverrechnung)
Steuerberatung
Exporte als Datei, Zugang für die Kanzlei, Verlauf
Hauptbuch: buchen und Monat abschließen
Hauptbuch öffnen
Öffnen Sie Hauptbuch und wählen Sie oben den Zeitraum mit „von“ und „bis“.
„Jetzt buchen“
Der Knopf übernimmt alle Belege, Bankbuchungen, Kassa und Reisekosten des Zeitraums als Buchungssätze mit Soll und Haben.
Prüfen
In den Reitern „Journal“, „Saldenliste“ und „Kontoblatt“ sehen Sie jede Buchung. Ein Klick auf eine Kontonummer öffnet das Kontoblatt. „Offene Posten“ zeigt, was Kunden und Lieferanten noch offen haben.
Monat festschreiben
Im Reiter „Monatsabschluss“ schließt „Festschreiben“ einen Monat endgültig ab. Das lässt sich nicht rückgängig machen; spätere Korrekturen erscheinen als Storno und neuer Satz im nächsten offenen Monat.
Anlagenbuchhaltung: Anlagegüter und AfA
„Neues Anlagegut“
Unter Anlagen legen Sie ein Anlagegut an. Pflicht sind Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und Nutzungsdauer; dazu Kategorie, Restwert, Lieferant und Rechnungsreferenz. Anlegen dürfen Owner und Admin.
AfA-Methode und AfA-Plan
Wählen Sie „Linear“ oder „Degressiv“ mit AfA-Satz, auf Wunsch mit anteiliger Erst-AfA nach Anschaffungsmonat. Der AfA-Plan wird automatisch berechnet; die Detailansicht zeigt ihn neben den tatsächlich gebuchten Posten und den aktuellen Buchwert.
„AfA-Jahreslauf“
Geschäftsjahr wählen (üblich: das vergangene, Stichtag 31.12.), bestätigen und „AfA-Lauf starten“. Der Lauf bucht die AfA für alle aktiven Anlagegüter verbindlich; die Ergebnisliste zeigt den Betrag je Anlagegut, im Hauptbuch erscheint sie im Journal. Starten darf den Lauf nur der Owner.
„Anlagenabgang“
In der Detailansicht Abgangsdatum, Grund (Verkauf, Verschrottung, Spende, Verlust / Diebstahl) und Erlös eingeben, dann „Abgang buchen“ — nur durch den Owner. Löschen lässt sich ein Anlagegut nur, solange keine AfA gebucht wurde.
Methode, Nutzungsdauer und AfA-Satz entscheiden Sie. Stimmen Sie sie mit Ihrer Steuerberatung ab, bevor Sie den ersten Jahreslauf starten.
GuV & Bilanz und Jahresabschluss-Paket
Reiter „GuV & Bilanz“
Zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz zum Stichtag aus dem Hauptbuch, Gliederung verkürzt nach UGB/HGB. Die Zeile „Aktiva = Passiva“ zeigt, dass alles ausgeglichen ist.
Paket für die Steuerberatung
„Jahresabschluss-Paket für die Steuerberatung“ erstellt eine ZIP-Datei für Ihre Kanzlei. Die Meldung sagt, ob die Checkliste vollständig ist oder wie viele Punkte noch offen sind.
GuV und Bilanz in DivineMind sind eine Vorschau. Den Jahresabschluss erstellt Ihre Steuerberatung; stimmen Sie die Zahlen vor jeder Einreichung mit ihr ab.
Jahresende: Abgrenzungen und Rückstellungen
- Im Reiter „GuV & Bilanz“ steht unter der Bilanz die Karte „Jahresende …: Abgrenzungen und Rückstellungen“ für das Jahr, das Sie oben bei „bis“ wählen.
- Reicht eine Rechnung über das Jahresende hinaus (z. B. Jahreslizenz oder jährliches Abo), schlägt DivineMind eine aktive bzw. passive Abgrenzung mit Beleg und Begründung vor. „Buchen“ bucht sie zum 31.12. und löst sie zum 01.01. wieder auf. Gibt es nichts abzugrenzen, steht dort „Keine Abgrenzung nötig“.
- Für Rückstellungen (z. B. Kosten der Steuerberatung für den Jahresabschluss) und erwartete Forderungen gibt es Vorschläge. „Als Rückstellung buchen“ bzw. „Als Forderung buchen“ fragt den Betrag ab — Sie entscheiden ihn.
- Buchen dürfen Owner und Admin. Die Vorschläge sind ein Ausgangspunkt für den Abschluss; stimmen Sie sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Darlehen an und von Personen
- Der Reiter „Darlehen“ im Hauptbuch zeigt je Person „Darlehen an die Person (Forderung)“ oder „Darlehen an die Firma (Verbindlichkeit)“ mit ausgezahlt, zurück und offen zum Stichtag — dieselben Zahlen wie im Hauptbuch.
- Eine Überweisung mit „Darlehen“ im Verwendungszweck wird im Kontoauszug-Abgleich als Darlehen vorgeschlagen.
- Je Darlehen halten Sie fest, ob ein Vertrag vorliegt, und den Zins pro Jahr; daraus zeigt die Zeile eine Schätzung des Jahreszinses. Zinsen werden nicht automatisch gebucht.
Bei Darlehen an Gesellschafter oder Geschäftsführer stimmen Sie schriftlichen Vertrag, fremdüblichen Zins und Rückzahlung mit Ihrer Steuerberatung ab. DivineMind zeigt die Prüfpunkte, berät aber nicht.
UVA, Zusammenfassende Meldung und Intrastat
- Reiter „UVA“: Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast (oder Guthaben) aus dem Journal, nach Kennzahlen aufgeschlüsselt. Berechnet wird nur nach Soll-Versteuerung.
- „FinanzOnline-Datei (U30)“ für Österreich bzw. „ELSTER-Datei (UStVA)“ für Deutschland lädt die Datei herunter. DivineMind übermittelt nichts an FinanzOnline oder ELSTER — das machen Sie oder Ihre Steuerberatung.
- „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ listet Lieferungen und Leistungen an EU-Unternehmer; „ZM als CSV“ lädt die Liste herunter. Fehlt beim Kunden die UID, steht er als nicht meldbar darunter.
- „Intrastat (Versendungen)“ rechnet Warenlieferungen in andere EU-Länder je Warennummer aus den Artikel-Stammdaten (Warennummer, Gewicht, Ursprungsland). Die Meldeschwelle prüfen Sie selbst.
Dateien und Zugang für die Steuerberatung
Buchungsdatei aus dem Hauptbuch
In Hauptbuch liefern „Export (CSV)“, „BMD-Import“ und „RZL-Import“ Buchungszeilen mit Konto, Gegenkonto und Steuercode; „Personenkonten“ die Kunden und Lieferanten dazu. Vor dem Download wird Konto für Konto gegen das Journal geprüft.
Export-Einstellungen
Unter Steuerberater im Bereich „Konfiguration“ wählen Sie Format und Rhythmus: DATEV-Buchungsstapel (CSV), ebInterface 6.1, BMD-Paket, XRechnung, CSV oder Excel — manuell oder zeitgesteuert per Mail, mit den PDFs als ZIP.
Kanzlei einladen (optional)
Im Bereich „Zugriff“ lädt „Einladen“ Ihre Steuerberatung mit eigenem Login ein; danach schalten Sie dort ihren Zugriff ein. Die Kanzlei registriert sich über den Link aus der Mail und landet nach der Anmeldung direkt in ihrer Mandantenübersicht. Sie sieht Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Mahnungen, kann Eingangsrechnungen bearbeiten und Exporte ziehen. Für den Mail-Export ist keine Registrierung nötig.
Verlauf
„Verlauf“ zeigt jeden gesendeten Export mit Zeitraum, Format und Status; „Erneut senden“ schickt ihn noch einmal.
DATEV, BMD und RZL bekommen eine Datei, keine Live-Übertragung. Ob die BMD- bzw. RZL-Datei im Programm Ihrer Kanzlei fehlerfrei einliest, ist noch nicht mit einem echten Import belegt — schicken Sie zuerst eine Probedatei und stimmen Sie sie mit der Kanzlei ab.
Liquidität: die nächsten 13 Wochen
Cash-Flow öffnen
Unter Cash-Flow sehen Sie offene Forderungen, Überfälliges, offene Verbindlichkeiten und die Monatsübersicht mit erwarteten Einnahmen und Ausgaben.
„Liquidität nächste 13 Wochen“
Die Karte startet beim Kontostand plus Kassa und zeigt je Woche Eingänge, Ausgänge und den Stand am Wochenende, dazu den tiefsten Stand und den Stand nach 13 Wochen.
Woher die Zahlen kommen
Ab dem letzten Kontoauszug je Konto: offene Kundenrechnungen nach Fälligkeit und bisherigem Zahlverhalten, offene Lieferantenrechnungen, Abos, Löhne, Reisekosten und die Umsatzsteuer-Zahllast. Überfälliges zählt in Woche 1. Die vorsichtige Rechnung nimmt an, dass Kunden 14 Tage später zahlen.
Szenario „Vorsichtig“
Neben „Tiefster Stand“ zeigt die Karte „Vorsichtig (Kunden zahlen 14 Tage später), tiefster Stand“. Wird dieser Wert rot, wird es eng, sobald Kunden zwei Wochen später zahlen als erwartet.
Bankverbindung: Datei, Ponto, EBICS
Kontoauszug-Datei (geht immer)
Unter Kontoauszüge lesen Sie MT940, CAMT.053, CSV oder einen PDF-Kontoauszug ein. DivineMind schlägt die passenden Rechnungen vor; Sie ordnen per Bestätigung zu.
„Bankverbindung“ öffnen
In den Eingangsrechnungen unter Einstellungen → „Bankverbindung“ stehen zwei Wege: „Bankkonto verbinden (Ponto)“ und darunter EBICS.
Ponto: „Bankkonto verbinden“
Bank auswählen, bei der Bank anmelden, Konten freigeben. DivineMind liest nur Buchungen und Kontostand, Zahlungen sind nicht möglich. „Jetzt abrufen“ holt neue Buchungen; nach rund 180 Tagen erneuern Sie die Freigabe mit „Neu verbinden“.
„Bankabruf (EBICS)“
EBICS bestellen Sie bei Ihrer Bank. Unter „Bank verbinden“ tragen Sie EBICS-URL, Host-ID, Kunden-ID und Teilnehmer-ID ein, klicken „Schlüssel an die Bank senden“, unterschreiben den Initialisierungsbrief und schicken ihn an die Bank. Nach der Freischaltung durch die Bank: „Freischaltung prüfen“ — danach werden Kontoauszüge täglich abgeholt.
Abgleich
Sichere Treffer (Betrag stimmt, sehr hohe Übereinstimmung) bucht AIRIS nur dann selbst, wenn Ihre Firma das in der Richtlinie erlaubt. Alles andere bestätigen Sie.
Ponto ist bisher nur im Testbetrieb (Sandbox) geprüft, der Zugang für den Echtbetrieb ist beantragt. Ist der Zugang noch nicht eingerichtet, zeigt die Karte „Die Bankanbindung wird gerade eingerichtet und ist bald verfügbar.“ Auch EBICS ist mit einer echten Bank noch nicht im Echtbetrieb belegt. Die Kontoauszug-Datei funktioniert mit jeder Bank.
Personalkosten buchen (Lohnlauf)
„Lohnlauf erstellen“
Unter Personalkosten legen Sie für eine Periode einen Lohnlauf an. Er enthält je Mitarbeiter Brutto und Arbeitgeber-Anteil zur Sozialversicherung.
Prüfen und „Buchen (final)“
Im Lauf sehen Sie die Mitarbeiter-Positionen und die Buchungen mit Soll und Haben. „Buchen (final)“ übernimmt sie ins Hauptbuch; danach ist nur noch „Stornieren“ möglich, das einen Storno-Lauf mit negativen Beträgen anlegt. „CSV-Export“ lädt den Lauf herunter.
DivineMind rechnet keinen Nettolohn, keine Lohnsteuer und erstellt keine SV-Meldung oder Lohnzettel. Den Lohn rechnet Ihre Steuerberatung bzw. Ihr Lohnprogramm; die Stunden aus der Zeiterfassung dienen als Grundlage.