Lieferantenrechnungen erfassen, prüfen und freigeben.
Rechnung erfassen
Eingangsrechnung öffnen
Bereich Eingehende Rechnungen.
Beleg hochladen
PDF/Bild per Drag&Drop in die Upload-Maske ziehen; die KI-Erkennung liest Lieferant, Nummer, Datum, Beträge und Positionen aus.
Lieferant zuordnen
Bekannter Lieferant wird gematcht; bei neuem Lieferanten wird er direkt mit angelegt.
Positionen prüfen
Erkannte Positionen und Steuersätze kontrollieren und korrigieren.
Speichern
Beleg wird verbucht und ist im Workflow für Freigabe/Steuerberater sichtbar.
Gegenrechnung
Eine Gegenrechnung (Gutschrift/Korrektur des Lieferanten) erfassen Sie als negativen Positionstyp innerhalb desselben Belegs. Die Summen werden automatisch verrechnet, der Beleg bleibt 1:1 nachvollziehbar.
Prüfen & weitergeben
- Freigabe — Vier-Augen-Prüfung vor der Verbuchung.
- Steuerberater — Belege gebündelt an die Kanzlei übergeben.
- Analytics — Auswertung nach Lieferant, Konto, Zeitraum.
- Lieferanten — Stammdaten und Detailansicht je Lieferant.
Abos & Verträge der Lieferanten
- Unter Abos & Verträge erkennt DivineMind wiederkehrende Kosten aus Eingangsrechnungen und Bankabbuchungen der letzten 18 Monate — sobald ein Lieferant in mindestens drei Monaten abgerechnet hat oder die Bank angebunden ist.
- Oben stehen Kosten pro Monat, aktive Abos, die nächste Abbuchung und die Kündigungsfristen der nächsten 30 Tage.
- Mit „Frist bearbeiten“ pflegen Sie Kündigungsfrist in Tagen, Vertragsende und Status (z. B. gekündigt oder „kein Abo“). 14 Tage vor „kündigen bis“ kommt eine Erinnerung; Preiserhöhungen werden gemeldet.
- „Neu erkennen“ sucht noch einmal in Belegen und Bank nach wiederkehrenden Kosten.
Lassen Sie immer zuerst die Erkennung laufen. Sie korrigieren danach nur einzelne Felder statt alles manuell zu erfassen.
Die automatische Erkennung ist sehr gut, aber nicht unfehlbar. Prüfen Sie Betrag, Steuersatz und Lieferant vor der Freigabe.