Sortieren und Priorisieren
Statt einer langen Liste sehen Sie zuerst, was eine Antwort braucht: Kundenanfragen, Rückfragen zu Angeboten, Beschwerden. Newsletter und Benachrichtigungen rücken nach hinten. Eigene Kategorien, etwa je Kunde oder Projekt, lassen sich ergänzen.
Antworten vorbereiten
Eine gute E-Mail-KI schreibt nicht ins Blaue, sondern nutzt, was zum Absender bekannt ist: frühere Mails, offene Angebote, Termine. Der Entwurf liegt bereit, Sie ändern ihn oder senden ihn ab. Fremdsprachige Mails können übersetzt und in der Sprache des Absenders beantwortet werden.
Aus Mails wird Arbeit erledigt
Viele Mails sind eigentlich Aufgaben. Eine KI kann daraus direkt den nächsten Schritt machen:
- Terminvorschlag in der Mail: Datum, Uhrzeit und Ort auslesen und in den Kalender übernehmen.
- Rechnung im Anhang: auslesen und als Eingangsrechnung erfassen.
- Neue Anfrage: den Absender als Kontakt anlegen und eine Aufgabe erstellen.
- Unbeantwortetes Angebot: nach einigen Tagen an das Nachfassen erinnern.
Wer macht was?
AIRIS bereitet vor
- Sortieren, zusammenfassen, Entwürfe: Jede Mail wird eingeordnet und mit dem Kontakt verknüpft. Antwortentwürfe entstehen im eigenen Ton.
- Termin aus der Mail: Steht ein Termin in der Mail, liest AIRIS ihn aus. Nach einer Prüfung trägt ein Tipp ihn in Ihren Kalender ein, ohne Einladung an den Absender.
- Eigene Ordner, auch am Handy: Ihre eigenen Ordner stehen als Baum im Mail-Menü der App. Mails lassen sich dort hinein verschieben.
- Rechnungen aus dem Postfach: Rechnungsanhänge werden ausgelesen und als Eingangsrechnung erfasst.
Sie entscheiden
- Automatisches Verschieben von Mails nur mit eindeutiger Regel. Im Zweifel bleibt eine Mail im Posteingang, damit nichts unbemerkt verschwindet.
- Antworten an Kunden erst nach Prüfung senden, bis Sie den Entwürfen vertrauen.
- Vertrauliche Postfächer nur in Systemen mit Auftragsverarbeitungsvertrag verbinden.
