Welche Büroaufgaben KI heute zuverlässig übernimmt
Moderne Sprachmodelle lesen und schreiben Text auf einem Niveau, das für den Büroalltag reicht. Dazu kommen Werkzeuge, mit denen eine KI nicht nur antwortet, sondern etwas tut: einen Termin eintragen, einen Kontakt anlegen, eine Rechnung erfassen.
- Posteingang: Mails nach Anliegen sortieren, lange Verläufe zusammenfassen, Antwortentwürfe im eigenen Ton schreiben.
- Termine: Terminvorschläge aus Mails erkennen und in den Kalender übernehmen, Termine abstimmen und erinnern.
- Belege: Eingangsrechnungen auslesen (Lieferant, Betrag, Steuer, IBAN) und zur Freigabe vorlegen.
- Telefon: Anrufe annehmen, das Anliegen erfassen, Termine buchen und eine Notiz hinterlassen.
- Dokumente: Verträge, Protokolle und PDFs zusammenfassen und Fragen dazu beantworten.
- Nachfassen: Erinnern, wenn ein Angebot unbeantwortet liegt oder eine Rechnung offen ist.
Wo Sie am besten anfangen
Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die täglich anfällt, klare Regeln hat und bei der ein Fehler leicht zu korrigieren ist. Der Posteingang und die Erfassung von Eingangsrechnungen sind fast immer gute Startpunkte, weil sie viel Zeit kosten und das Ergebnis vor dem Absenden geprüft werden kann.
Schwieriger sind Aufgaben, bei denen Wissen nur in Köpfen steckt oder jeder Fall anders ist. Dort hilft KI zuerst als Vorbereiterin: Sie sammelt die Informationen, der Mensch entscheidet.
Warum der Zusammenhang wichtiger ist als das einzelne Werkzeug
Ein Chatfenster, in das man Text kopiert, spart wenig. Der Nutzen entsteht, wenn die KI dort arbeitet, wo die Daten liegen: im Postfach, im Kalender, in der Kundenakte und in der Buchhaltung. Dann kann sie eine Anfrage lesen, den Kunden erkennen, einen Termin vorschlagen und die Antwort vorbereiten, ohne dass jemand zwischen Programmen wechselt.
Wer macht was?
AIRIS bereitet vor
- DivineMail: Sortiert und fasst Mails zusammen, schreibt Antwortentwürfe und übernimmt Termine aus Mails in den Kalender.
- DivineFinance: Liest Eingangsrechnungen aus, erstellt E-Rechnungen, Mahnungen und den DATEV-Export.
- DivineCall: Nimmt Anrufe an, erfasst das Anliegen und bucht Termine.
- AIRIS: Aufgaben in eigenen Worten geben, per Chat oder Sprache, im Web und in der App.
Sie entscheiden
- Mails an Kunden, Zahlungen und Verträge sollte ein Mensch freigeben, bis Sie der KI für genau diese Aufgabe vertrauen.
- KI kann sich irren, besonders bei Zahlen aus schlecht lesbaren Belegen. Prüfen Sie Beträge vor einer Überweisung.
- Vertrauliches gehört nur in Systeme mit Auftragsverarbeitungsvertrag und klarer Datenhaltung.
