Další moduly

První obrazovka po přihlášení je zpráva, nikoli stránka menu: Co se stalo od včerejška, co nyní vyžaduje Vaše rozhodnutí, a návrh od AIRIS.

• Od včerejška: zveřejněné příspěvky, noví zájemci, zákaznické dotazy zodpovězené AIRIS, odeslané e-maily, zaplacené faktury s celkovou částkou, dokončené úkoly.
• Čeká na Vás: maximálně tři body, každý klikatelný a přímo na správném místě — otevřená schválení s částkou, končící doklady, zpožděné nedostatky, eskalované rozhovory.
• U nových účtů navíc: uvítací karta s dalším smysluplným krokem a kontrolní seznam nastavení s procentuálním pokrokem.
• Rychlé úspěchy v oboru: až tři úvodní úkoly odpovídající Vašemu oboru, každý vede přímo k funkci.

Pohled auditora na každý hovor, který AIRIS vedla: čas, volající, shrnutí, úplný průběh hovoru — a každá jednotlivá akce AI s argumenty, výsledkem a třídou rizika. Pro vaši kontrolu a jako důkaz pro auditory.

• Seznam všech hovorů s klíčovými ukazateli: kolik jich má mezeru, kolika chybí přepis nebo shrnutí, u kolika byl volající neznámý.
• Jedno kliknutí otevře záznam hovoru — shrnutí, průběh hovoru a akce AI v pořadí hovoru.
• Každá akce nese třídu rizika: Dotaz (pouze čtení), Vytvoření (vzniká datový záznam) nebo Odeslání (něco bylo odesláno zákazníkovi a nelze to vzít zpět).
• Mezery jsou vykazovány, nikoli skryty. Pohled auditora, který zamlčuje chybějící záznamy, by byl bezcenný.
• Upozornění na zveřejnění AI podle článku 50 nařízení EU o AI je v každém záznamu.

Spolupracujte přímo s klienty a dodavateli, kteří rovněž používají DivineMind: objednávejte a prohlížejte si doklady bez nutnosti posílat e-maily s PDF. Důležité: Systém nikdy neprozradí, zda jiná firma DivineMind používá – spojení vznikne pouze tehdy, pokud obě strany vyjádří souhlas.

• Požádání o spojení: Otevřete kontakt nebo dodavatele a klikněte na „Přímé spojení“. Tlačítko vypadá vždy stejně – pokud daná firma používá DivineMind, obdrží vaši žádost; pokud jej ještě nepoužívá, stane se z ní pozvánka.
• Druhá strana žádost potvrdí v sekci „Partnerská síť“ → Žádosti pro vás. Teprve poté se navzájem uvidíte; případné odmítnutí zůstane bez jakéhokoli oznámení.
• Objednávání: Při aktivním spojení otevřete sortiment partnera, zadáte množství a odešlete objednávku. Platí ceny, které pro vás partner nastavil.
• U dodavatele okamžitě vznikne přijatá objednávka s potvrzením objednávky, u vás pak odpovídající odeslaná objednávka – obě jsou spolu vzájemně propojeny.
• Vpravo vedle toho vidíte průběžně zakázky, dodací listy a faktury, které partner vytvořil k Vašim objednávkám.
• Odpojení je možné kdykoli: Spojení bude ukončeno, existující doklady zůstanou beze změny zachovány.

Pro společnosti s několika samostatnými firmami: společný pohled na čísla a přesuny zboží mezi firmami, aniž byste se vzdali oddělení klientů.

• Vytvořit korporátní skupinu — právě aktivní firma se stane centrálou; přidat další firmy s rolí (pobočka, centrální sklad, holding).
• Přehled koncernu: měsíční obrat, otevřené pohledávky, skladové zásoby a velikost týmu jako součet a za každou firmu.
• Vytvořit přesun: zvolit přijímající firmu, produkt a množství — v současné době jedna produktová položka na přesun.
• Přijímající firma zaúčtuje příjem; teprve tím se změní skladové zásoby.
• Poté volitelně vyúčtovat: vytvoří návrh faktury, který zkontrolujete a odešlete v modulu fakturace.

Přehled všech firemních vozidel se třemi záložkami: Přehled, Odpovědnost držitele a Pronájem.

• Přehled s semaforem pro každé vozidlo: technická kontrola po splatnosti červená, splatná za osm týdnů žlutá; dále stav tachometru, kdo je na cestě a náklady za posledních dvanáct měsíců.
• Přiřazování dokladů probíhá ve dvou fázích: nejprve zkušební provoz, který ukáže jednoznačné shody SPZ a sporné případy, poté převzetí stisknutím tlačítka.
• Odpovědnost držitele: dokumentovat kontrolu řidičského průkazu, školení a kontrolu UVV pro každého řidiče a vozidlo, s datem, výsledkem a další splatností.
• Řidiči, kteří nikdy neřídí, mohou být s odůvodněním vyňati z kontroly; doklad lze stáhnout jako soubor CSV.
• Pronájem: vytvořit tarify (denní sazba, volné kilometry, cena za nadlimitní kilometry, kauce), přiřadit ke každému vozidlu a povolit online rezervaci; veřejný odkaz pro pronájem zkopírujete zde.

Každé předání vozidla z vozového parku zákazníkům nebo zaměstnancům jako samostatná operace — od náhradního vozu přes zkušební jízdu až po placený pronájem vozu.

• Vyberte typ operace (šest typů) — nákladový nosič je předvyplněn odpovídajícím způsobem, například záruční případ na náklady výrobce nebo bezplatný náhradní vůz z dílny.
• Zadejte období; nabízena jsou pouze vozidla, která jsou v tomto období skutečně volná.
• Zaznamenejte stav při předání: stav tachometru a stav palivové nádrže; u placených operací navíc denní paušál, zahrnuté kilometry a cena za každý další kilometr.
• Otevřete nájemní smlouvu jako PDF a nechte ji podepsat.
• Při vrácení zaznamenejte kilometry, stav palivové nádrže a poškození — konečnou částku systém vypočítá z dnů a nadlimitních kilometrů.

Veřejná výběrová řízení a soukromé poptávky, filtrované podle toho, co Vám vyhovuje — plus složka pro Vaše probíhající žádosti.

• Filtrovat podle země, typu, velikosti zakázky, zdroje a odvětví; rychlé filtry pro domácí trh, doporučení a uložené položky.
• Tabulka je seřazena podle relevance nebo termínu; termíny kratší než sedm dní jsou zvýrazněny.
• Rozbalit řádek: AIRIS vysvětlí, proč je toto výběrové řízení nyní relevantní, a na požádání napíše návrh žádosti.
• Převzít do spisu: Operace se přesune do Vašeho seznamu žádostí se stavem, termínem a hodnotou.
• Ve spisu: spravovat stav, vytvořit cloudovou složku, nahrát dokumenty a připojit doklady, jako jsou reference nebo videa.

Nástroj pro první rozhovor se zájemcem: vyplňte dotazník během rozhovoru, z toho AIRIS vygeneruje zprávu s konkrétními pákami pro úspory.

• Vytvořte analýzu a zaznamenejte kmenová data: firma, kontaktní osoba, odvětví, počet zaměstnanců.
• Katalog otázek v šesti blocích — provoz, dostupnost, prodej, administrativa, lidé a procesy, cíle; čítač ukazuje, kolik otázek bylo zodpovězeno.
• Vygenerovat zprávu: shrnutí, jak se dnes pracuje, tabulka pák s opatrně odhadovanými úsporami pro každé téma, doporučený výchozí bod a další kroky.
• Uložit jako PDF a předat zájemci — zpráva je navržena na formát A4 s hlavičkovým papírem.

Referenční příručka pro firemní údaje z Rakouska a Německa — pro ověření údajů před prvním kontaktem nebo před zakázkou.

• Vyberte zemi, zadejte název firmy, projděte seznam výsledků: název, stav, číslo obchodního rejstříku, místo, právní forma a příslušný soud.
• Pro Německo navíc filtrujte podle typu rejstříku a přejděte přímo na Bundesanzeiger a Unternehmensregister.
• Pro Rakousko jsou k dispozici podrobné filtry: oblast vyhledávání, právní forma, soud, místo a přesné vyhledávání.

K dnešnímu dni končí proces u seznamu výsledků: detailní zobrazení jednotlivých firem a stahování dokumentů ještě nejsou implementovány, a výsledky nelze přímo převést jako kontakt.

Modul Kancelář je určen pro advokátní kanceláře: spisy s číslem jednacím, kontrola kolizí, lhůty a termíny, zaznamenávání času na spis a z toho faktura za honorář. V menu advokátní kanceláře jsou pro to „Spisy“ a „Lhůty“; daňoví poradci a jiné firmy otevírají modul přímo v sekci Spisy. Vaši klienti jsou kontakty nebo firmy v CRM.

• Přehled v sekci Spisy: Otevřené spisy, zpožděné lhůty, splatné do 7 dnů a nezúčtovaná částka; vyhledávání spisů podle čísla jednacího, předmětu, klienta nebo protivníka a filtrování podle Otevřené, Pozastavené nebo Archivované.
• „Nahrát dokument“ ve spisu uloží soubor ke spisu a zároveň do klientské složky klienta v CRM; dokumenty lze přejmenovat; „Smazat“ je odstraní i z klientské složky v CRM.
• Pouze časy u spisu v kanceláři se započítávají do faktury za honorář. Časy ze sledování času nebo z DivineTasks nevedou automaticky k fakturaci.

Každá firma pošle své účetnictví daňovému poradci jako soubor – aniž by kancelář potřebovala účet. Rozhraní pro DATEV, RZL nebo BMD neexistuje; kancelář importuje soubory sama.

Pro praxe je DivineMind kancelářský a administrativní software vedle systému pro správu praxe (PVS) – nikoli samotné PVS. Platí obecné moduly popsané v tomto manuálu.

• Pacienti jako kontakty v CRM s e-maily, dokumenty a fakturami – bez lékařské dokumentace.
• Rezervační stránka, kde si pacienti bez účtu sami zvolí termín; v kalendáři pozvete hosty na termín.
• Faktury a nabídky, např. pro samoplátce, stupně upomínek (automaticky pouze, pokud to zapnete), příchozí faktury pomocí AI a export daňovému poradci.
• DivineMail s návrhy odpovědí AI, úkoly, Cloud, sledování času, plán směn a dovolené, DivineMeet a pracovní postupy jako v každé firmě.
• Data jsou uložena v EU (databáze ve Frankfurtu, soubory v Berlíně), každá firma je oddělena od ostatních, nahrávané soubory s osobními údaji jsou soukromé.

Poskytovatelé služeb bez vlastního oborového modulu pracují s obecnými moduly: klientská složka, DivineMail, kalendář s rezervační stránkou, nabídka až po fakturu, úkoly, Cloud, sledování času, pracovní postupy a AIRIS. Zde jsou postupy, které jsou pro poskytovatele služeb obzvláště důležité.

Nejsou k dispozici žádné dodané vzorové šablony – používáte vlastní dokumenty. Pokud zákazník nemá e-mailovou adresu, nabídka zůstane návrhem.

• Razítkování s pravidlem umístění: V uživatelském menu vpravo nahoře klikněte na „Razítko“ nebo „Zrušit razítko“. V sekci Sledování času → „Razítkovací hodiny“ může vedení zapnout „Razítkování pouze na místě“ (poloměr v metrech, výchozí 50); mimo poloměr nebo bez povolení polohy v prohlížeči bude razítkování odmítnuto. Pro haly se doporučuje větší poloměr.
• Týmová schránka: V DivineMail v Nastavení → „Účty“ u schránky zvolte „Sdílet přístup“, vyberte osobu, nastavte „smí pouze číst“ nebo „smí psát“ a klikněte na „Sdílet“. Přístup může udělit nebo odebrat pouze vlastník schránky.
• Soukromé úložiště v DivineCloud: Nové soubory jsou soukromé a zobrazují se pouze prostřednictvím časově omezených odkazů. Navenek sdílíte vědomě složku pomocí „Sdílet“ → „Veřejný odkaz“ – s heslem, datem vypršení platnosti nebo maximálním počtem přístupů; „Odvolat“ odkaz zruší.
• Zápis v DivineMeet pouze se souhlasem: Hostitel spustí „Spustit zápis“, každý účastník zvolí „Souhlasím“ nebo „Nezapisovat mě“. Zapisuje se pouze text, žádný zvuk; pokud je schůzka přiřazena zákazníkovi, zápis se uloží do jeho klientské složky.
• DivineNote: Stránky a podstránky pro protokoly, briefy a znalosti – „Nová stránka“, šablony, oblíbené; pomocí „Sdílet“ pozvete členy týmu k zobrazení, komentování nebo úpravám, export jako PDF nebo Markdown.