Od dokladu k měsíční uzávěrce: zaúčtování, vyhodnocení, soubory pro daňového poradce, likvidita a bankovní spojení.
Oblasti
Hlavní kniha
Deník, předvaha, obratová předvaha, otevřené položky, měsíční uzávěrka
Evidence majetku
Majetek, plán AfA (odpisů) lineární nebo degresivní, roční běh AfA, vyřazení majetku
Půjčky a úvěry
Hlavní kniha, záložka „Darlehen“ — půjčené a vypůjčené peníze podle osob, otevřené k rozvahovému dni
Výsledovka a rozvaha
Hlavní kniha, záložka „GuV & Bilanz“ — Náhled k rozhodnému dni a balíček pro daňového poradce
UVA, ZM, Intrastat
Hlavní kniha, záložka „UVA“ — Výpočet daňové povinnosti, stažení souboru U30, resp. ELSTER
Likvidita
Měsíční přehled a výhled na příštích 13 týdnů
Bankovní spojení
Výpisy z účtu a Přijaté faktury → Nastavení → „Bankverbindung“ (Ponto, EBICS)
Osobní náklady
Zaúčtování mezd s hrubou mzdou a odvody zaměstnavatele (nikoli mzdové účetnictví)
Daňové poradenství
Exporty do souboru, přístup pro kancelář, historie
Hlavní kniha: zaúčtování a měsíční uzávěrka
Otevřít hlavní knihu
Otevřete Hlavní kniha a nahoře vyberte období pomocí „von“ a „bis“.
„Jetzt buchen“
Tlačítko převezme všechny doklady, bankovní pohyby, pokladnu a cestovní výdaje daného období jako účetní zápisy Má dáti a Dal.
Kontrola
Na záložkách „Journal“, „Saldenliste“ a „Kontoblatt“ vidíte každý zápis. Kliknutím na číslo účtu se otevře obratová předvaha účtu. „Offene Posten“ zobrazuje neuhrazené položky odběratelů a dodavatelů.
Uzamknout měsíc
Na kartě „Měsíční uzávěrka“ volba „Uzamknout“ definitivně uzavře měsíc. Tento krok nelze vrátit zpět; pozdější opravy se zobrazí jako storno a nový záznam v dalším otevřeném měsíci.
Evidence majetku: Dlouhodobý majetek a AfA (odpisy)
„Neues Anlagegut“
V Dlouhodobý majetek vytvoříte položku majetku. Povinné jsou název, datum pořízení, pořizovací cena a doba použitelnosti; dále kategorie, zůstatková hodnota, dodavatel a reference faktury. Vytvářet mohou Owner a Admin.
Metoda AfA a odpisový plán
Zvolte „Linear“ nebo „Degressiv“ se sazbou AfA, volitelně s poměrným prvním odpisem podle měsíce pořízení. Plán AfA se vypočítá automaticky; detailní zobrazení jej ukazuje vedle skutečně zaúčtovaných položek a aktuální účetní hodnoty.
„AfA-Jahreslauf“
Vyberte účetní rok (obvykle minulý, k 31. 12.), potvrďte a klikněte na „AfA-Lauf starten“. Běh závazně zaúčtuje AfA pro veškerý aktivní majetek; výsledný seznam zobrazí částku za každou položku majetku, v hlavní knize se objeví v deníku. Běh smí spustit pouze Owner.
„Anlagenabgang“
V detailním zobrazení zadejte datum vyřazení, důvod (prodej, likvidace, dar, ztráta / krádež) a výnos, poté klikněte na „Abgang buchen“ — přístupné pouze pro Ownera. Smazat majetek lze pouze tehdy, pokud pro něj nebyl zaúčtován žádný odpis AfA.
O metodě, době použitelnosti a sazbě AfA rozhodujete vy. Před spuštěním prvního ročního běhu je zkonzultujte se svým daňovým poradcem.
Výsledovka, rozvaha a balíček pro roční účetní závěrku
Karta „Výsledovka a rozvaha“
Zobrazuje výkaz zisku a ztráty a rozvahu k rozhodnému dni z hlavní knihy, ve zkráceném členění podle UGB/HGB. Řádek „Aktiva = Pasiva“ potvrzuje, že je vše vyrovnané.
Balíček pro daňového poradce
„Balíček pro roční účetní závěrku pro daňového poradce“ vytvoří soubor ZIP pro vaši kancelář. Hlášení uvádí, zda je kontrolní seznam kompletní, nebo kolik bodů ještě zbývá.
Výsledovka a rozvaha v DivineMind slouží jako náhled. Roční účetní závěrku sestavuje váš daňový poradce; před každým podáním s ním čísla zkonzultujte.
Konec roku: Časové rozlišení a rezervy
- V záložce „GuV & Bilanz“ se pod rozvahou nachází karta „Jahresende …: Abgrenzungen und Rückstellungen“ pro rok, který zvolíte nahoře v poli „bis“.
- Pokud faktura přesahuje konec roku (např. roční licence nebo roční předplatné), DivineMind navrhne aktivní či pasivní časové rozlišení včetně dokladu a odůvodnění. „Buchen“ položku zaúčtuje k 31. 12. a k 1. 1. ji opět rozpustí. Pokud není co časově rozlišit, zobrazí se „Keine Abgrenzung nötig“.
- Pro rezervy (např. náklady na daňové poradenství k účetní závěrce) a očekávané pohledávky jsou k dispozici návrhy. „Als Rückstellung buchen“, resp. „Als Forderung buchen“ vyzve k zadání částky — o té rozhodujete vy.
- Účtovat smějí Owner a Admin. Návrhy slouží jako výchozí bod pro závěrku; zkonzultujte je se svým daňovým poradcem.
Půjčky fyzickým a právnickým osobám
- Záložka „Darlehen“ v hlavní knize zobrazuje pro každou osobu „Darlehen an die Person (Forderung)“ nebo „Darlehen an die Firma (Verbindlichkeit)“ s částkami vyplaceno, splaceno a otevřeno k rozvahovému dni — stejná čísla jako v hlavní knize.
- Platba se slovem „Darlehen“ v účelu platby bude při párování bankovních výpisů navržena jako půjčka.
- U každé půjčky evidujete, zda existuje smlouva, a roční úrok; řádek z toho odvodí odhad ročního úroku. Úroky se neúčtují automaticky.
U půjček společníkům nebo jednatelům konzultujte písemnou smlouvu, obvyklý úrok a splácení se svým daňovým poradcem. DivineMind zobrazuje kontrolní body, ale neposkytuje poradenství.
UVA, souhrnné hlášení a Intrastat
- Karta „UVA“: DPH na výstupu, odpočet daně a vlastní daňová povinnost (nebo nadměrný odpočet) z deníku, rozčleněné podle kódů. Počítá se pouze na základě předpisu (fakturační metoda).
- Tlačítko „Soubor FinanzOnline (U30)“ pro Rakousko, resp. „Soubor ELSTER (UStVA)“ pro Německo stáhne příslušný soubor. DivineMind do systémů FinanzOnline ani ELSTER nic neodesílá — podání provádíte vy nebo váš daňový poradce.
- „Souhrnné hlášení (ZM)“ uvádí dodání zboží a služeb podnikatelům v EU; „ZM jako CSV“ stáhne seznam. Pokud odběrateli chybí DIČ, je níže uveden jako nehlásitelný.
- „Intrastat (odeslání)“ počítá dodávky zboží do jiných zemí EU podle jednotlivých celních sazebníků z kmenových dat položek (celní sazebník, hmotnost, země původu). Dosažení prahu pro vykazování si ověřujete sami.
Soubory a přístup pro daňového poradce
Účetní soubor z hlavní knihy
V Hlavní kniha vygenerují volby „Export (CSV)“, „Import BMD“ a „Import RZL“ účetní řádky s účtem, protiúčtem a daňovým kódem; „Saldokonto“ k nim doplní odběratele a dodavatele. Před stažením se provádí kontrola účet po účtu vůči deníku.
Nastavení exportu
V Daňový poradce v sekci „Konfigurace“ zvolte formát a frekvenci: účetní dávka DATEV (CSV), ebInterface 6.1, balíček BMD, XRechnung, CSV nebo Excel — ručně nebo plánovaně e-mailem, s přiloženými PDF v archivu ZIP.
Pozvat kancelář (volitelné)
V sekci „Přístup“ tlačítko „Pozvat“ pozve Vaši daňovou kancelář s vlastním přihlášením; poté tam aktivujete její přístup. Kancelář se zaregistruje prostřednictvím odkazu z e-mailu a po přihlášení se ocitne přímo v přehledu svých klientů. Uvidí přijaté a vydané faktury, dobropisy a upomínky, může zpracovávat přijaté faktury a provádět exporty. Pro export e-mailem není nutná registrace.
Historie
„Historie“ zobrazuje každý odeslaný export včetně období, formátu a stavu; tlačítko „Odeslat znovu“ jej odešle ještě jednou.
DATEV, BMD a RZL získávají soubor, nejedná se o přímý přenos v reálném čase. Zda se soubor BMD či RZL bezchybně načte v programu vaší kanceláře, zatím není ověřeno reálným importem — nejprve zašlete zkušební soubor a zkonzultujte jej s kanceláří.
Likvidita: následujících 13 týdnů
Otevřít cash flow
Pod Cash flow vidíte otevřené pohledávky, položky po splatnosti, otevřené závazky a měsíční přehled s očekávanými příjmy a výdaji.
„Likvidita následujících 13 týdnů“
Karta vychází ze stavu účtu plus pokladny a zobrazuje týdenní příjmy, výdaje a stav na konci týdne, dále nejnižší stav a stav po 13 týdnech.
Odkud čísla pocházejí
Od posledního bankovního výpisu pro každý účet: otevřené vydané faktury podle splatnosti a dosavadní platební morálky, otevřené přijaté faktury, předplatná, mzdy, cestovní výdaje a daňová povinnost k DPH. Položky po splatnosti se započítávají do 1. týdne. Opatrný výpočet předpokládá, že zákazníci platí o 14 dní později.
Scénář „Opatrný“
Vedle „Nejnižší stav“ zobrazuje karta „Opatrný (zákazníci platí o 14 dní později), nejnižší stav“. Pokud tato hodnota zčervená, nastane problém, jakmile zákazníci zaplatí o dva týdny později než očekáváno.
Bankovní spojení: soubor, Ponto, EBICS
Soubor s výpisem z účtu (funguje vždy)
Pod Výpisy z účtu načtete MT940, CAMT.053, CSV nebo výpis z účtu v PDF. DivineMind navrhne odpovídající faktury; vy je potvrdíte.
Otevřít „Bankovní spojení“
V přijatých fakturách pod Nastavení → „Bankovní spojení“ jsou dvě možnosti: „Připojit bankovní účet (Ponto)“ a níže EBICS.
Ponto: „Připojit bankovní účet“
Vyberte banku, přihlaste se do banky, povolte účty. DivineMind čte pouze pohyby a zůstatek, platby nejsou možné. „Načíst nyní“ stáhne nové pohyby; po cca 180 dnech autorizaci obnovíte volbou „Znovu připojit“.
„Bankovní stahování (EBICS)“
EBICS si objednáte u své banky. V části „Připojit banku“ zadejte EBICS URL, Host ID, ID zákazníka a ID účastníka, klikněte na „Odeslat klíč bance“, podepište inicializační dopis a zašlete jej bance. Po schválení bankou: „Zkontrolovat aktivaci“ — poté se výpisy z účtu stahují denně.
Párování
Jisté shody (částka souhlasí, velmi vysoká míra shody) zaúčtuje AIRIS automaticky pouze tehdy, pokud to povolují pravidla vaší firmy. Vše ostatní potvrzujete vy.
Ponto je zatím otestováno pouze v testovacím provozu (Sandbox), přístup pro ostrý provoz je zažádán. Pokud přístup ještě není zřízen, karta zobrazuje „Bankovní připojení se právě nastavuje a bude brzy k dispozici.“ Ani EBICS ještě není v ostrém provozu s reálnou bankou ověřen. Soubor s výpisem z účtu funguje s jakoukoli bankou.
Zaúčtovat osobní náklady (mzdový běh)
„Vytvořit mzdový běh“
Pod Mzdové náklady vytvoříte mzdový běh pro dané období. Obsahuje hrubou mzdu za každého zaměstnance a odvody zaměstnavatele na sociální zabezpečení.
Zkontrolovat a „Zaúčtovat (finálně)“
V běhu vidíte položky zaměstnanců a zaúčtování s Má dáti a Dal. „Zaúčtovat (finálně)“ je převede do hlavní knihy; poté je k dispozici pouze volba „Stornovat“, která vytvoří stornovací běh se zápornými částkami. „Export do CSV“ běh stáhne.
DivineMind nepočítá čistou mzdu, daň ze mzdy ani nevytváří hlášení pro sociální pojištění či výplatní pásky. Mzdy zpracovává vaše daňová kancelář nebo mzdový program; hodiny ze sledování času slouží jako podklad.